Hóa Đơn Điện Tử Và Những Lợi Ích Mang Lại

0

Hóa đơn điện tử là gì và việc ứng dụng nó trong đời sống mang lại những giá trị gì thiết thực?

Trong thời đại công nghệ 4.0 mọi thứ ngày càng được mã hóa dưới dạng dữ liệu điện tử – chứng từ dùng trong mua bán hàng hóa, dịch vụ cũng vậy. Sau thời gian thí điểm các đơn vị đã buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên hiện nay, nhiều đơn vị vẫn còn lúng túng trong về cách đăng ký và cách sử dụng hóa đơn điện tử. Trong bài viết này chuyên viên tại Cty Luật Thiên Mã sẽ giải đáp mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử được hiểu chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ lập và ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nhưng dữ liệu được thể hiện ở dạng điện tử bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối để chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử có nhiều loại, cụ thể như sau: hóa đơn điện tử chứa mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Khái niệm về hoá đơn điện tử. Nguồn Internet

Những lợi ích thiết thực của hóa đơn điện tử

  • Giảm chi phí in ấn, lưu trữ, khai thác hóa đơn, gửi, bảo quản
  • Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, quản trị kinh doanh, đối chiếu dữ liệu
  • Thông qua phương tiện điện tử nên thời gian giao dịch sẽ được rút ngắn.
  • Hiện đại hóa công tác quản trị doanh nghiệp cũng như góp phần bảo vệ môi trường.

Văn bản pháp luật quy định tại

  • Luật Quản lý thuế năm 2019;
  • Luật Kế toán năm 2015;
  • Luật Giao dịch điện tử năm 2006;
  • Luật Công nghệ thông tin năm 2016;
  • Nghị định 119/2018/NĐ – CP Quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
  • Thông tư 32/2011/TT – BTC Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử?

Người bán hàng nói chung (các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, cá nhân, hộ kinh doanh) để sử dụng hóa đơn điện tử phải đáp ứng được các điều kiện sau:

  • Có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thế hoặc có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng
  • Có địa điểm cùng với đường truyền tải thông tin, mạng thông tin và thiết bị truyền tin đáp ứng nhu cầu  khai thác, kiểm soát xử lý, sử dụng và bảo quản cũng như lưu trữ hóa đơn điện tử
  • Có nhân sự đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập sử dụng hóa đơn điện tử
  • Có chữ ký điện tử.
  • Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, bảo đảm dữ diệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm tại thời điểm lập hóa đơn
  • Có quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ.

Phần mềm hóa đơn điện tử là gì

Phần mềm hóa đơn điện tử là phần mềm hỗ trợ việc nhập liệu và truy xuất tất cả những thông tin về hóa đơn: tên sản phẩm, mã sản phẩm, số lượng, khối lượng, các thành phần, đơn giá, tổng giá….

Bạn có thể tham khảo một vài phần mềm hỗ trợ.

  • Phần mềm hóa đơn điện tử einvoice.vn
  • Phần mềm hoá đơn điện tử Invoice
  • Phần mềm hoá đơn điện tử S-Invoice
  • Phần mềm hoá đơn điện tử EasyInvoice

Các bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử?

Bước 1:  Doanh nghiệp truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng Cục Thuế và điền vào Tờ khai Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu sau:

HOẶC

Bước 2: Cơ quan thuế gửi Thông báo về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thế trong 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký của doanh nghiệp.

Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử?

Việc phát hành hóa đơn điện tử được tiến hành theo các bước sau:

Bước 1: Doanh nghiệp (người bán hàng, cung cấp dịch vụ) có quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế thông qua cổng thông tin điện tử theo mẫu sau:

Bước 2: Gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử tới cơ quan quản lý thuế và trang thông tin điện tử của Tổng Cục thuế theo mẫu số 02 tại TT32/2011/TT-BTC:

Bước 3: Tiến hành ký số vào hóa đơn mẫu rồi gửi tới cơ quan thuế.

  • Chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy
  • Nguyên tắc chuyển đổi: Doanh nghiệp được chuyển đổi với mục đích chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông.
  • Điều kiện: Khi chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy cần đảm bảo các điều kiện sau: Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc; Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy; Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
  • Giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử được chuyển sang hóa đơn giấy có giá trị như hóa đơn điện tử chưa chuyển đổi.
  • Kí hiệu riêng đối với hóa đơn chuyển đổi: Khi chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy bao gồm đầy đủ các thông tin: dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc (ghi rõ: “ HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi, thời gian thực hiện chuyển đổi.

Với những ưu điểm của mình như tiết kiệm chi phí, thuận lợi trong việc hạch toán; hóa đơn điện tử ngày càng thay thế hóa đơn giấy. Tuy nhiên đang trong quá trình chuyển đổi nên việc áp dụng hóa đơn điện tử vẫn còn một số trở ngại, vì vậy hy vọng qua bài viết này mọi người có thể hiểu được một số vấn đề cơ bản khi sử dụng hóa đơn điện tử.

Điểm: 4.5 (20 bình chọn)

Chuyên Viên Pháp Lý, Biên Tập Viên: Nguyễn Thị Đoan

Chào quý Doanh Nghiệp. Tôi là Đoan một chuyên viên pháp lý với nhiều hoài bão. Tôi thật vinh dự khi được đồng hành cùng bạn để đưa ra những giải pháp về bản quyền ( sở hữu trí tuệ ). Cảm ơn bạn đã đến với Luật Thiên Mã.

Liên Hệ Tư Vấn Giải Đáp

Cảm ơn bạn! Chúng tôi sẽ liên lạc cho bạn trong thời gian sớm nhất.

Để lại số điện thoại của quý khách
Chúng tôi sẽ gọi lại để tư vấn cụ thể

Nhân viên sẽ liên hệ lại cho bạn sớm nhất!

Cám ơn bạn.
Chúng tôi sẽ gọi lại cho bạn sau

Yêu cầu gọi lại

Zalo

Liên hệ