Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử là việc doanh nghiệp, tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát hành hóa đơn cho người sử dụng dịch vụ, mua hàng hóa. Theo quy định của pháp luật hiện hành, việc xuất hành hóa đơn điện tử cần phải tuân thủ những nguyên tắc nào? Cty Luật Thiên Mã sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi này.
Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử là gì?
Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử là những quy định mà doanh nghiệp, tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải tuân thủ xuyên suốt trong quá trình tiến hành xuất hóa đơn cho người sử dụng dịch vụ hoặc mua hàng hóa. Nguyên tắc xuất hóa đơn là một trong những nội dung quan trọng được quy định trong nhiều văn bản pháp luật khác nhau, cụ thể như:
Hóa đơn điện tử phải đảm bảo hai nguyên tắc: xác định được số hóa đơn
- Thông tư 32/2011/TT – BTC Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành, sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
- Thông tư 39/2019/TT – BTC hướng dẫn thi hành NĐ 51/201/NĐ – CP và NĐ 04/2014/NĐ – CP về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ;
- Thông tư 26/2015/TT – BTC sửa đổi, bổ sung một số điều của TT 39/2014/TT – BTC;
- Nghị định 119/2018/NĐ – CP Quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
Xem thêm: Điều kiện và đối tượng áp dụng Hóa đơn điện tử từ 01/11/2020
Các nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử hiện hành?
Theo quy định hiện hành của pháp luật thì hiện nay khi tiến hành xuất hóa đơn điện tử, người bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
Lập hóa đơn theo định dạng chuẩn dữ liệu mà cơ quan thuế quy định
Nguyên tắc này được quy định tại Khoản 1 Điều 4 NĐ 119/2018/NĐ – CP. Theo nguyên tắc này thì khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ người bán phải tiến hành lập hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu do cơ quan thuế quy định và phải ghi đầy đủ các nội dung về tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua;… cùng với tổng số tiền thanh toán, thời điểm lập hóa đơn;….
Tuân theo các quy định về giao dịch điện tử, thuế và kế toán khi lập hóa đơn
Đây là một trong những nguyên tắc cơ bản của hóa đơn điện tử, nguyên tắc này cũng là một trong những nguyên tắc mà người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải tuân thủ khi tiến hành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Việc tuân thủ nguyên tắc này đảm bảo lợi ích của các bên khi tham gia giao dịch
Một số nguyên tắc khác
Ngoài những nguyên tắc trên trong quá trình xuất hóa đơn điện tử người bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ còn phải tuân theo các nguyên tắc sau:
doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc nhất định để chúng có thể mang đầy đủ giá trị pháp lý
Xem thêm: Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
Đối với ngày tháng năm lập hóa đơn
- Đối với bán hàng thì ngày tháng năm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua không phân biệt người mua đã thanh toán hay chưa.
- Đối với cung ứng dịch vụ ngày lập hóa đơn là ngày hoàn thành dịch vụ cũng không phân biệt là người sử dụng dịch vụ đã thanh toán hay chưa thanh toán. Nếu người cung ứng dịch vụ thu tiền trước thì ngày lập hóa đơn sẽ là ngày thu tiền.
- Đối với các hoạt động xây dựng, lắp đặt thì ngày lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình không phân biệt là đã thu tiền hay chưa thu tiền. Nếu việc bàn giao được thực hiện theo từng hạng mục hoặc công đoạn thì mỗi lần bàn giao đều phải lập hóa đơn.
Đối với tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán, cung ứng dịch vụ và người mua hoặc người sử dụng dịch vụ cần tuân thủ nguyên tắc sau:
- Người bán, cung ứng dịch vụ phải ghi đúng mã số thuế của hai bên
- Tên, địa chỉ của người mua và người bán phải được ghi đầy đủ và đảm bảo chính xác; có thể viết tắt trong trường hợp quá dài.
- Trong trường hợp người bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp thì ghi tên, địa chỉ và mã số thuế của đơn vị trực thuộc trừ trường hợp đơn vị trực thuộc không có mã số thuế.
- Khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200. 000 VNĐ/ lần mà người mua không lấy hóa đơn thì vẫn phải xuất hóa đơn và ghi rõ người mua không lấy hóa đơn hoặc người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế
- Trong trường hợp có sự sai sót tên, địa chỉ, mã số thuế của một trong hai bên trong quá trình xuất hóa đơn thì phải tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.
Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử được áp dụng cho tất cả các loại hóa đơn. Tuy nhiên theo quy định của pháp luật hiện hành, trong nhiều trường hợp đối với các loại hóa đơn khác nhau cũng có sự khác biệt và được áp dụng riêng biệt trong nhiều trường hợp. Vì vậy khi xuất hóa đơn điện tử người bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cần áp dụng đúng quy định của pháp luật để tránh trường hợp bị xử phạt trong trường hợp không cần thiết.
Bạn đang xem bài viết “Quy định về nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử | Hướng dẫn thực hiện” tại chuyên mục “Kiến thức chung về doanh nghiệp”