Sử dụng hóa đơn điện tử đang là xu thế của tất cả các doanh nghiệp trong thời điểm hiện tại. Vậy để sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần đáp ứng được những điều kiện gì? Để giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc sử dụng hóa đơn điện tử và chuẩn bị những điều kiện để tiến hành chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Trong bài viết này Công ty Luật Doanh Nghiệp Thiên Mã sẽ giải đáp cho các bạn về điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử.
Cần đáp ứng điều kiện gì khi sử dụng hóa đơn điện tử?
Theo quy định hiện hành của pháp luật, việc sử dụng hóa đơn điện tử phải đáp ứng được các điều kiện chung như sau:
- Một là, tổ chức doanh nghiệp có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử khi tiến hành kê khai thuế với cơ quan thuế hoặc tiến hành sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng;
- Hai là, có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát sử lý và sử dụng, bảo quản cũng như việc lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Ba là, có quy trình sao lưu, phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố để bảo đảm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
- Bốn là, có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, có khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử. Nghĩa là có bộ phận, người kế toán có khả năng thực hiện việc khởi tạo, lập cũng như sử dụng hóa đơn điện tử.
- Năm là, có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ, đó là: Hệ thống lưu trữ phải đáp ứng được hoặc chứng minh là có sự tương thức với các chuẩn mực về hệ thông lưu trữ dữ liệu.
- Sáu là, có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
- Bảy là, có phần mềm bán hàng, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán bảo đảm dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ tự đồng chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.
Đó là những điều kiện chung của một doanh nghiệp khi có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy. Bên cạnh những điều kiện này, tùy thuộc vào từng loại hóa đơn khác nhau mà doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện khác nhau. Cụ thể: Khi doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực phải đáp ứng một số điều kiện khác.
Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực là gì?
Hóa đơn điện tử có mã xác thực là hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Để sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, doanh nghiệp, tổ chức bán hàng hóa cung cấp dịch vụ phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Là doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế và đang hoạt động
- Có chứng thư số theo quy định của pháp luật.Chứng thư số phải có thông tin mã số thuế của doanh nghiệp và đang còn hiệu lực.
- Hoạt động ở địa bàn có khả năng truy cập, sử dụng mạng Internet
Một điều quan trọng nữa là bạn cần biết những nguyên tắc khi xuất hóa đơn điện tử trong quá trình sử dụng.
Trên đây là những điều kiện mà doanh nghiệp cần đáp ứng khi sử dụng hóa đơn điện tử. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho các doanh nghiệp đang trong quá trình chuyển đổi từ sử dụng hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.