Sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, để phát hành được hóa đơn điện tử, người nộp thuế của doanh nghiệp, cơ quan tổ chức cần thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Quy định về thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử
- Thông tư 32/2011/TT- BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử
- Công văn 2403/BTC – TCT Về việc hướng dẫn hóa đơn điện tử
- Thông tư 37/2017/TT – BTC sửa đổi, bổ sung TT 39/2014/TT – BTC
Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử là gì?
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử là một thủ tục bắt buộc để doanh nghiệp, tổ chức có thể tiến hành sử dụng hóa đơn điện tử. Để tiến hành thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử – có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của tổ chức, doanh nghiệp;
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Mẫu số 02 của TT 32/2011/TT – BTC có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu của tổ chức, doanh nghiệp;
- Mẫu hóa đơn do nhà phân phối cung cấp
Có thể bạn quan tâm: Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử
Các bước thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử?
Việc tiến hành thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Tiến hành thông báo phát hành hóa đơn trên HTKK (Hỗ trợ kê khai)
- Doanh nghiệp, tổ chức đăng nhập vào phần mềm HTKK
- Tiến hành nhập các thông tin bắt buộc
- Chọn kiết xuất dạng “ XML”
Bước 2: Nộp thông báo phát hành hóa đơn
- Doanh nghiệp, tổ chức truy cập vào trang website: http://nhantokhai.gdt.gov.vn có giao diện như sau:
- Điền thông tin đăng nhập của doanh nghiệp:
- Sau đó chọn tài khoản/ Đăng ký tờ khai
- Tiếp theo doanh nghiệp, tổ chức tích chọn “Thông báo phát hành hóa đơn => Tiếp tục”:
- Doanh nghiệp, tổ chức chọn “Nộp thông báo phát hành hóa đơn “. Cuối cùng vào mục “Nộp tờ khai/ Tải lên file thông báo XML”.
Bước 3: Nộp thông báo phát hành, hóa đơn mẫu và quyết định sử dụng bản word
- Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân phải tiến hành scan thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu mà bên nhà phân phối cung cấp cùng với Quyết định sử dụng hóa đơn mà cơ quan thuế cấp cho doanh nghiệp đính kèm các file này trong file Word
- Sau khi nộp xong Thông báo phát hành hóa đơn; Doanh nghiệp, tổ chức vào mục tra cứu:
- Đính kèm file Word vào thông báo phát hành háo đơn vừa nộp qua mạng. Sau đó chọn file Word hóa đơn mẫu để nộp => chọn Ký nộp là hoàn thành
Như vậy, với các bước trên bạn đã hoàn thành thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện thủ tục này, các doanh nghiệp, tổ chức cần chú ý các vấn đề sau:
- Quyết định sử dụng, thông báo phát hành và hóa đơn mẫu là gồm có bản scan và bản word định dạng (.doc)
- Đối với file Thông báo phát hành hóa đơn có thêm một file định dạng “XML”
- Chữ ký số để ký điện tử
- Sau khi nộp xong sau 2 ngày phải tiến hành kiểm tra xem đã phát hành chưa trước khi sử dụng. Cách kiểm tra như sau:
Truy cập vào trang http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn
Nếu kết quả hóa đơn đã có đầy đủ thông tin thì được phép sử dụng. Nếu chưa có kết quả thì phải tiến hành in bản cứng để nộp tại cơ quan Thuế.
Trên đây là những hướng dẫn của Luật Thiên Mã đối với thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Hy vọng bài viết này sẽ giúp một phần nào cho các doanh nghiệp, tổ chức, các nhân khi tiến hành thông báo phát hành hóa đơn điện tử trước khi sử dụng hóa đơn điện tử.