Trong thời đại công nghệ 4.0 mọi thứ ngày càng được mã hóa dưới dạng dữ liệu điện tử – chứng từ dùng trong mua bán hàng hóa, dịch vụ cũng vậy. Sau thời gian thí điểm các đơn vị đã buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên hiện nay, nhiều đơn vị vẫn còn lúng túng trong về cách đăng ký và cách sử dụng hóa đơn điện tử. Vậy, hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử được hiểu chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ lập và ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nhưng dữ liệu được thể hiện ở dạng điện tử bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối để chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử có nhiều loại, cụ thể như sau: hóa đơn điện tử chứa mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
Những lợi ích thiết thực của hóa đơn điện tử
- Giảm chi phí in ấn, lưu trữ, khai thác hóa đơn, gửi, bảo quản
- Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, quản trị kinh doanh, đối chiếu dữ liệu
- Thông qua phương tiện điện tử nên thời gian giao dịch sẽ được rút ngắn.
- Hiện đại hóa công tác quản trị doanh nghiệp cũng như góp phần bảo vệ môi trường.
Văn bản pháp luật quy định tại
- Luật Quản lý thuế năm 2019;
- Luật Kế toán năm 2015;
- Luật Giao dịch điện tử năm 2006;
- Luật Công nghệ thông tin năm 2016;
- Nghị định 119/2018/NĐ – CP Quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
- Thông tư 32/2011/TT – BTC Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử?
Người bán hàng nói chung (các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, cá nhân, hộ kinh doanh) để sử dụng hóa đơn điện tử phải đáp ứng được các điều kiện sau:
- Có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thế hoặc có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng
- Có địa điểm cùng với đường truyền tải thông tin, mạng thông tin và thiết bị truyền tin đáp ứng nhu cầu khai thác.
- Có nhân sự đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập sử dụng hóa đơn điện tử
- Có chữ ký điện tử.
- Có quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ.
Phần mềm hóa đơn điện tử là gì
Phần mềm hóa đơn điện tử là phần mềm hỗ trợ việc nhập liệu và truy xuất tất cả những thông tin về hóa đơn: tên sản phẩm, mã sản phẩm, số lượng, khối lượng, các thành phần, đơn giá, tổng giá….
Bạn có thể tham khảo một vài phần mềm hỗ trợ.
- Phần mềm hóa đơn điện tử einvoice.vn
- Phần mềm hoá đơn điện tử Invoice
- Phần mềm hoá đơn điện tử S-Invoice
- Phần mềm hoá đơn điện tử EasyInvoice
Có thể bạn chưa biết: doanh nghiệp mới thành lập nên chọn phần mềm hóa đơn điện tử nào?
Các bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử?
Bước 1
- : Doanh nghiệp truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng Cục Thuế và điền vào Tờ khai Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu sau:
Bước 2
- : Cơ quan thuế gửi Thông báo về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thế trong 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký của doanh nghiệp.
Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử?
Việc phát hành hóa đơn điện tử được tiến hành theo các bước sau:
Bước 3
- : Doanh nghiệp (người bán hàng, cung cấp dịch vụ) có quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế thông qua cổng thông tin điện tử theo mẫu sau:
Chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy
- Nguyên tắc chuyển đổi: Doanh nghiệp được chuyển đổi với mục đích chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông.
- Điều kiện: Khi chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy cần đảm bảo các điều kiện sau: Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
- Giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử được chuyển sang hóa đơn giấy có giá trị như hóa đơn điện tử chưa chuyển đổi.
Qua bài viết hóa đơn điện tử là gì này chúng tôi giúp bạn nhận thấy hóa đơn điện tử ngày càng thay thế hóa đơn giấy. Tuy nhiên đang trong quá trình chuyển đổi nên việc áp dụng hóa đơn điện tử vẫn còn một số trở ngại, vì vậy hy vọng qua bài viết này mọi người có thể hiểu được một số vấn đề cơ bản khi sử dụng hóa đơn điện tử.
Bạn đang xem bài viết “Tổng hợp những thông tin đẩy đủ về hóa đơn điện tử mới nhất 2020” tại chuyên mục “dịch vụ doanh nghiệp”
