Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động là văn bản ghi nhận sự thống nhất giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc kết thúc quan hệ lao động. Văn bản này giúp xác định thời điểm chấm dứt, trách nhiệm bàn giao, các khoản thanh toán và những nghĩa vụ còn tồn tại sau khi nghỉ việc.
Để hạn chế tranh chấp, các bên cần bảo đảm việc thỏa thuận là tự nguyện, nội dung rõ ràng và không trái quy định pháp luật lao động. Bài viết dưới đây trình bày những nội dung cần biết khi lập biên bản chấm dứt hợp đồng lao động và các lưu ý quan trọng khi sử dụng văn bản.
1. Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động là gì?
Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động là văn bản ghi nhận ý chí thống nhất của người lao động và người sử dụng lao động về việc chấm dứt hợp đồng lao động trước hoặc tại thời điểm các bên xác định.
Theo khoản 3 Điều 34 Bộ luật Lao động 2019, một trong những trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động là hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động. Đây là căn cứ pháp lý để các bên chủ động thống nhất thời điểm kết thúc quan hệ lao động và xử lý các quyền, nghĩa vụ liên quan.
Trong thực tế, văn bản có thể được đặt tên là “Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động”, “Văn bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động” hoặc tên gọi tương đương. Điều quan trọng là nội dung phải thể hiện rõ sự đồng thuận của hai bên, không chỉ dựa vào tên gọi của văn bản.
2. Khi nào cần lập biên bản chấm dứt hợp đồng lao động?
Biên bản thường được lập khi người lao động và doanh nghiệp cùng thống nhất kết thúc hợp đồng lao động, chẳng hạn:
- Người lao động có nguyện vọng nghỉ việc và doanh nghiệp đồng ý với ngày chấm dứt cụ thể.
- Doanh nghiệp và người lao động thống nhất kết thúc quan hệ lao động trước ngày hết hạn hợp đồng.
- Hai bên cần ghi nhận rõ các khoản tiền phải thanh toán, trách nhiệm bàn giao tài sản và hồ sơ.
- Các bên muốn lưu hồ sơ chứng minh thời điểm chấm dứt cũng như những nội dung đã thống nhất.
Cần phân biệt thỏa thuận chấm dứt với việc đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động. Nếu chỉ một bên muốn chấm dứt và bên còn lại không đồng ý, không thể mặc nhiên coi đó là trường hợp hai bên thỏa thuận. Khi đó, bên có nhu cầu chấm dứt phải xem xét căn cứ và điều kiện đơn phương chấm dứt theo Bộ luật Lao động.
>>> Tìm hiểu chi tiết về: chấm dứt hợp đồng lao động
3. Giá trị pháp lý của văn bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động
Văn bản thỏa thuận có thể là chứng cứ quan trọng để xác định ý chí của các bên, ngày chấm dứt hợp đồng và cách thức xử lý quyền, nghĩa vụ liên quan.
Để văn bản phát huy giá trị, cần lưu ý:
- Thứ nhất, bảo đảm tính tự nguyện. Hai bên cần thực sự đồng ý với việc chấm dứt. Việc ký văn bản do bị ép buộc, đe dọa hoặc có yếu tố vi phạm pháp luật có thể dẫn đến tranh chấp về hiệu lực và hậu quả pháp lý.
- Thứ hai, xác định rõ thời điểm chấm dứt. Văn bản cần ghi ngày hợp đồng chấm dứt và, nếu khác nhau, ngày làm việc cuối cùng của người lao động.
- Thứ ba, quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ. Các khoản lương, tiền phép năm chưa nghỉ, trợ cấp nếu đủ điều kiện, khoản thanh toán khác và nghĩa vụ bàn giao cần được xác định rõ.
- Thứ tư, không loại trừ quyền lợi bắt buộc theo luật. Thỏa thuận không thể được sử dụng để hợp pháp hóa việc không thanh toán các quyền lợi mà pháp luật bắt buộc người lao động được hưởng.
Pháp luật không quy định mọi trường hợp thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động đều bắt buộc phải có một văn bản mang tên “biên bản”. Tuy nhiên, lập văn bản và lưu giữ đầy đủ chứng cứ là cách thức phù hợp để giảm rủi ro tranh chấp.
4. Nội dung cần có trong biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động
Một biên bản chấm dứt hợp đồng lao động nên có các nhóm nội dung sau:
| Nội dung | Thông tin cần thể hiện |
|---|---|
| Thông tin các bên | Tên doanh nghiệp, người đại diện, thông tin người lao động |
| Thông tin hợp đồng | Số hợp đồng, ngày ký, loại hợp đồng và công việc đảm nhiệm |
| Căn cứ chấm dứt | Sự thống nhất của hai bên về việc kết thúc hợp đồng |
| Thời điểm chấm dứt | Ngày hợp đồng chấm dứt và ngày làm việc cuối cùng |
| Thanh toán quyền lợi | Tiền lương, phép năm chưa nghỉ, trợ cấp và khoản liên quan nếu có |
| Bàn giao | Công việc, tài sản, hồ sơ, thiết bị và các khoản tạm ứng |
| Nghĩa vụ còn lại | Bảo mật, hoàn trả tài sản hoặc nghĩa vụ hợp pháp khác nếu có |
| Cam kết và chữ ký | Xác nhận đã đọc, hiểu, tự nguyện ký và chữ ký của các bên |
Tùy tình huống, các bên có thể bổ sung phụ lục hoặc tài liệu đối chiếu khoản thanh toán, danh mục tài sản bàn giao và thời hạn hoàn thành từng công việc.
Không nên ghi chung chung rằng “hai bên không còn bất kỳ quyền và nghĩa vụ nào” khi vẫn còn tiền lương, tiền phép năm, nghĩa vụ bảo hiểm hoặc khoản thanh toán chưa hoàn tất. Nếu cần xác nhận đã thanh toán, nên ghi rõ khoản tiền, thời điểm và chứng từ tương ứng.
>>> Tìm hiểu về: hợp đồng lao động và mâu chuẩn
5. Quy trình lập văn bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động
Bước 1: Thống nhất nhu cầu và căn cứ chấm dứt
Người lao động và doanh nghiệp trao đổi về việc kết thúc hợp đồng, ngày chấm dứt dự kiến và các vấn đề cần giải quyết. Cần xác định đây là thỏa thuận thực sự giữa hai bên, không phải quyết định đơn phương được trình bày dưới hình thức thỏa thuận.
Bước 2: Đối chiếu quyền lợi và nghĩa vụ
Các bên rà soát hợp đồng, tiền lương còn phải trả, ngày nghỉ hằng năm chưa sử dụng, tài sản được giao, khoản tạm ứng và các quyền lợi khác. Việc tính toán nên dựa trên bảng đối chiếu cụ thể.
Bước 3: Soạn thảo biên bản
Văn bản cần thể hiện đầy đủ thông tin, ngày chấm dứt, khoản thanh toán, trách nhiệm bàn giao và thời hạn thực hiện. Nội dung nên ngắn gọn, dễ hiểu và không sử dụng điều khoản mơ hồ.
Bước 4: Kiểm tra và ký xác nhận
Hai bên đọc kỹ toàn bộ nội dung trước khi ký. Người ký đại diện doanh nghiệp cần có thẩm quyền phù hợp; người lao động cần được cung cấp cơ hội xem xét và giữ một bản văn bản đã ký.
Bước 5: Thực hiện thỏa thuận và hoàn tất hồ sơ
Các bên thực hiện việc bàn giao, thanh toán và những thủ tục liên quan. Doanh nghiệp cần lưu hồ sơ chấm dứt, chứng từ thanh toán và tài liệu bàn giao để phục vụ việc đối chiếu khi cần.
Theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, các bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ những khoản liên quan đến quyền lợi của mình trong thời hạn luật định; thời hạn thông thường là 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, một số trường hợp được kéo dài nhưng không quá 30 ngày. Việc lập biên bản không tự động làm thay đổi thời hạn này.
6. Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động có phải báo trước không?
Nếu người lao động và người sử dụng lao động thực sự thống nhất việc chấm dứt, ngày chấm dứt có thể được xác định theo thỏa thuận hợp pháp của hai bên. Thời hạn báo trước 45 ngày áp dụng trong một số trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng không xác định thời hạn, không phải là yêu cầu mặc nhiên cho mọi trường hợp thỏa thuận chấm dứt.
Tuy nhiên, nếu không đạt được thỏa thuận và một bên chuyển sang đơn phương chấm dứt hợp đồng, bên đó phải tuân thủ căn cứ, điều kiện và thời hạn báo trước tương ứng theo pháp luật.
Vì vậy, doanh nghiệp không nên yêu cầu người lao động ký biên bản thỏa thuận chỉ để thay thế thủ tục đơn phương chấm dứt mà pháp luật yêu cầu. Tương tự, người lao động cũng nên giữ lại tài liệu thể hiện rõ việc doanh nghiệp đã đồng ý với ngày nghỉ việc nếu đây là thỏa thuận giữa hai bên.
7. Những lưu ý để tránh tranh chấp khi ký biên bản
Khi lập và ký văn bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động, cần chú ý các vấn đề sau:
- Ghi chính xác thông tin các bên và hợp đồng lao động.
- Xác định rõ ngày chấm dứt, tránh ghi ngày không thống nhất với thời điểm làm việc thực tế.
- Thể hiện cụ thể khoản thanh toán, thời hạn trả và cách thức thanh toán.
- Không ghi nhận đã nhận đủ tiền nếu khoản tiền thực tế chưa được thanh toán.
- Lập danh mục bàn giao riêng nếu có nhiều tài sản, hồ sơ hoặc thiết bị.
- Chỉ ghi nhận việc miễn trừ hoặc kết thúc nghĩa vụ trong phạm vi pháp luật cho phép.
- Mỗi bên nên giữ một bản đã ký và các chứng từ liên quan.
Nếu phát sinh bất đồng, biên bản, email trao đổi, bảng lương, chứng từ chuyển khoản và biên bản bàn giao có thể là các tài liệu quan trọng để xác định diễn biến sự việc.
8. Câu hỏi thường gặp
8.1. Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động có bắt buộc công chứng không?
Thông thường, pháp luật lao động không yêu cầu biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động phải được công chứng hoặc chứng thực. Các bên cần chú trọng tính tự nguyện, thẩm quyền ký, nội dung hợp pháp và việc lưu giữ chứng cứ.
8.2. Người lao động có được giữ một bản biên bản không?
Có. Người lao động nên giữ một bản đã được các bên ký xác nhận để làm căn cứ đối chiếu ngày chấm dứt, khoản thanh toán và các nghĩa vụ đã thống nhất.
8.3. Có thể dùng đơn xin nghỉ việc thay cho biên bản thỏa thuận không?
Đơn xin nghỉ việc thường thể hiện đề nghị hoặc ý chí của người lao động. Nếu doanh nghiệp đồng ý chấm dứt theo thỏa thuận, các bên nên có tài liệu thể hiện rõ sự đồng ý, ngày chấm dứt và cách xử lý quyền lợi. Đơn xin nghỉ việc không phải lúc nào cũng đủ để chứng minh mọi nội dung đã được hai bên thống nhất.
8.4. Biên bản thỏa thuận có thể ghi người lao động từ bỏ toàn bộ quyền lợi không?
Không nên sử dụng điều khoản từ bỏ quyền lợi một cách chung chung. Các quyền lợi bắt buộc theo pháp luật vẫn phải được bảo đảm. Nếu các bên thống nhất về một khoản thanh toán hoặc xử lý nghĩa vụ cụ thể, cần ghi rõ nội dung, số tiền và căn cứ thỏa thuận.
8.5. Nếu một bên không thực hiện đúng biên bản thì giải quyết thế nào?
Bên còn lại nên gửi yêu cầu thực hiện bằng văn bản, lưu giữ biên bản và chứng cứ liên quan. Nếu không đạt được kết quả, các bên có thể xem xét cơ chế giải quyết tranh chấp phù hợp theo pháp luật lao động và quy định liên quan.
9. Kết luận
Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động là tài liệu hữu ích để ghi nhận việc hai bên tự nguyện kết thúc quan hệ lao động, đồng thời xác định thời điểm chấm dứt, quyền lợi phải thanh toán và trách nhiệm bàn giao.
Để hạn chế tranh chấp, văn bản cần có nội dung rõ ràng, không trái pháp luật và phản ánh đúng sự thống nhất thực tế của người lao động và người sử dụng lao động. Trước khi ký, các bên nên rà soát hợp đồng, đối chiếu các khoản phải trả và bảo đảm mỗi bên được lưu một bản văn bản hoàn chỉnh.
Căn cứ pháp lý tham khảo: Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, đặc biệt Điều 34 về các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động và Điều 48 về trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động.
