Chấm dứt hợp đồng lao động là sự kiện pháp lý làm kết thúc quan hệ lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động. Việc chấm dứt có thể phát sinh do hợp đồng hết hạn, hai bên thỏa thuận, người lao động đơn phương nghỉ việc hoặc doanh nghiệp đơn phương chấm dứt hợp đồng theo căn cứ pháp luật.
Để bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của các bên, việc chấm dứt hợp đồng lao động cần được thực hiện đúng căn cứ, thời hạn báo trước, thủ tục thông báo và nghĩa vụ thanh toán theo quy định. Bài viết dưới đây phân tích các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động, quy trình thực hiện, trách nhiệm bồi thường và những biểu mẫu thường dùng.
1. Chấm dứt hợp đồng lao động là gì?
Chấm dứt hợp đồng lao động là việc kết thúc hiệu lực thực hiện hợp đồng lao động theo một căn cứ được pháp luật công nhận. Kể từ thời điểm chấm dứt, các bên không tiếp tục thực hiện những nghĩa vụ lao động thông thường theo hợp đồng, nhưng vẫn phải hoàn thành các nghĩa vụ còn tồn tại theo quy định pháp luật và thỏa thuận hợp pháp.
Căn cứ pháp lý quan trọng là Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, đặc biệt các Điều 34 đến Điều 48 về chấm dứt hợp đồng lao động, đơn phương chấm dứt hợp đồng và trách nhiệm của các bên khi chấm dứt.
Cần phân biệt hai trường hợp:
- Chấm dứt hợp đồng lao động theo căn cứ pháp luật: Có thể do hết hạn hợp đồng, hoàn thành công việc, hai bên thỏa thuận hoặc các sự kiện pháp lý khác.
- Đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động: Một bên chủ động chấm dứt quan hệ lao động mà không cần bên còn lại đồng ý, nhưng phải đáp ứng điều kiện pháp luật áp dụng đối với trường hợp cụ thể.
Không phải mọi trường hợp chấm dứt trước thời hạn đều trái pháp luật. Tính hợp pháp phụ thuộc vào căn cứ chấm dứt, điều kiện thực hiện và nghĩa vụ báo trước nếu pháp luật yêu cầu.
2. Các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động
Theo Điều 34 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động có thể chấm dứt trong nhiều trường hợp, bao gồm:
- Hết hạn hợp đồng lao động, trừ trường hợp pháp luật quy định ngoại lệ.
- Đã hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động.
- Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động.
- Người lao động bị kết án phạt tù không được hưởng án treo hoặc không được trả tự do theo quy định, bị kết án tử hình hoặc bị cấm làm công việc ghi trong hợp đồng theo bản án, quyết định có hiệu lực pháp luật thuộc trường hợp luật định.
- Người lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam bị trục xuất theo bản án, quyết định có hiệu lực pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền theo quy định.
- Người lao động chết; bị Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc đã chết.
- Người sử dụng lao động là cá nhân chết, bị Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc đã chết; người sử dụng lao động không phải cá nhân chấm dứt hoạt động hoặc bị cơ quan đăng ký kinh doanh thông báo không có người đại diện theo pháp luật theo quy định.
- Người lao động bị xử lý kỷ luật sa thải theo đúng trình tự pháp luật.
- Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo Điều 35.
- Người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo Điều 36.
- Người sử dụng lao động cho người lao động thôi việc theo các trường hợp luật định về thay đổi cơ cấu, công nghệ, lý do kinh tế hoặc chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, chuyển quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản theo quy định.
- Giấy phép lao động hết hiệu lực đối với người lao động nước ngoài thuộc trường hợp luật định.
- Trường hợp thỏa thuận thử việc ghi trong hợp đồng lao động mà thử việc không đạt yêu cầu hoặc một bên hủy bỏ thỏa thuận thử việc theo quy định.
Khi xác định căn cứ chấm dứt, doanh nghiệp cần đối chiếu chính xác điều khoản áp dụng và hồ sơ chứng minh. Không nên chỉ ghi chung chung “theo nhu cầu công ty” hoặc “theo quyết định của cấp quản lý” nếu chưa xác định được căn cứ pháp luật phù hợp.
3. Quy định về đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động
3.1. Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động
Theo Điều 35 Bộ luật Lao động 2019, người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động mà không phải nêu lý do, nhưng thông thường phải tuân thủ thời hạn báo trước.
Thời hạn báo trước thông thường được xác định như sau:
| Loại hợp đồng lao động | Thời hạn báo trước |
|---|---|
| Hợp đồng không xác định thời hạn | Ít nhất 45 ngày |
| Hợp đồng xác định thời hạn từ 12 đến 36 tháng | Ít nhất 30 ngày |
| Hợp đồng xác định thời hạn dưới 12 tháng | Ít nhất 03 ngày làm việc |
| Một số ngành, nghề, công việc đặc thù | Theo quy định riêng của Chính phủ |
Đối với một số công việc đặc thù, thời hạn báo trước có thể khác thời hạn thông thường. Vì vậy, người lao động cần kiểm tra loại hợp đồng và quy định áp dụng trước khi xác định ngày làm việc cuối cùng.
Người lao động còn có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động không cần báo trước trong các trường hợp được Điều 35 quy định, chẳng hạn không được bố trí đúng công việc, địa điểm hoặc điều kiện làm việc đã thỏa thuận; không được trả đủ lương hoặc trả lương không đúng hạn, trừ trường hợp luật định; bị ngược đãi, cưỡng bức lao động hoặc quấy rối tình dục tại nơi làm việc; hoặc một số trường hợp đặc biệt khác.
3.2. Công ty đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động
Doanh nghiệp không được tùy ý chấm dứt hợp đồng lao động chỉ vì không còn nhu cầu sử dụng người lao động hoặc vì người lao động không đáp ứng mong muốn chủ quan của người quản lý.
Theo Điều 36 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động chỉ được đơn phương chấm dứt hợp đồng trong những trường hợp luật định. Các trường hợp tiêu biểu gồm:
- Người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo tiêu chí đánh giá hợp pháp.
- Người lao động bị ốm đau, tai nạn đã điều trị trong thời gian luật định mà khả năng lao động chưa hồi phục.
- Do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm, địch họa hoặc việc di dời, thu hẹp sản xuất, kinh doanh theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, doanh nghiệp đã tìm mọi biện pháp khắc phục nhưng vẫn buộc phải giảm chỗ làm việc.
- Người lao động không có mặt tại nơi làm việc sau thời hạn luật định trong trường hợp phải trở lại làm việc.
- Người lao động đủ tuổi nghỉ hưu, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.
- Người lao động tự ý bỏ việc không có lý do chính đáng từ 05 ngày làm việc liên tục trở lên.
- Người lao động cung cấp thông tin không trung thực khi giao kết hợp đồng, thuộc trường hợp luật định và làm ảnh hưởng đến việc tuyển dụng.
Ngoài việc xác định đúng căn cứ, doanh nghiệp cần kiểm tra nghĩa vụ báo trước. Đối với các trường hợp pháp luật yêu cầu báo trước, thời hạn thông thường là 45 ngày với hợp đồng không xác định thời hạn, 30 ngày với hợp đồng xác định thời hạn từ 12 đến 36 tháng và 03 ngày làm việc với hợp đồng xác định thời hạn dưới 12 tháng. Một số trường hợp có quy định riêng hoặc không phải báo trước.
3.3. Những trường hợp doanh nghiệp không được đơn phương chấm dứt hợp đồng
Điều 37 Bộ luật Lao động 2019 quy định những trường hợp người sử dụng lao động không được thực hiện quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng, chẳng hạn người lao động đang điều trị, điều dưỡng theo chỉ định của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền do ốm đau hoặc tai nạn, trừ ngoại lệ luật định; người lao động đang nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng hoặc nghỉ khác được người sử dụng lao động đồng ý; lao động nữ mang thai, người lao động đang nghỉ thai sản hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi theo phạm vi luật định.
Doanh nghiệp nên rà soát cả căn cứ chấm dứt, thời điểm thực hiện và tình trạng pháp lý của người lao động. Một căn cứ có thể hợp lệ trong hoàn cảnh này nhưng không được phép sử dụng nếu rơi vào thời gian pháp luật bảo vệ đặc biệt.
4. Chấm dứt hợp đồng lao động trước hạn có phải bồi thường không?
Bồi thường chấm dứt hợp đồng lao động trước hạn không được áp dụng tự động trong mọi trường hợp. Nghĩa vụ tài chính phụ thuộc vào việc chấm dứt theo thỏa thuận, đơn phương đúng luật hay đơn phương trái pháp luật.
4.1. Người lao động đơn phương chấm dứt trái pháp luật
Theo Điều 40 Bộ luật Lao động 2019, người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật có thể phải thực hiện các nghĩa vụ sau:
- Không được hưởng trợ cấp thôi việc.
- Bồi thường cho người sử dụng lao động nửa tháng tiền lương theo hợp đồng lao động.
- Bồi thường một khoản tiền tương ứng với tiền lương theo hợp đồng lao động trong những ngày không báo trước.
- Hoàn trả chi phí đào tạo theo Điều 62 nếu thuộc trường hợp phải hoàn trả.
Việc tính bồi thường cần căn cứ vào mức tiền lương, số ngày không báo trước và hồ sơ thực tế. Không nên mặc nhiên yêu cầu người lao động bồi thường toàn bộ tiền lương của thời gian còn lại trong hợp đồng nếu không có căn cứ pháp luật.
4.2. Doanh nghiệp đơn phương chấm dứt trái pháp luật
Theo Điều 41 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật có thể phải nhận người lao động trở lại làm việc, trả tiền lương và đóng các khoản bảo hiểm bắt buộc cho thời gian người lao động không được làm việc, đồng thời trả thêm khoản tiền ít nhất bằng 02 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động.
Nếu người lao động không muốn trở lại làm việc hoặc hai bên không tiếp tục quan hệ lao động, nghĩa vụ thanh toán được xác định theo từng trường hợp cụ thể tại Điều 41. Nếu vi phạm thời hạn báo trước, doanh nghiệp còn có thể phải bồi thường khoản tiền tương ứng với tiền lương của những ngày không báo trước theo quy định.
4.3. Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động
Nếu người lao động và doanh nghiệp tự nguyện thỏa thuận chấm dứt hợp đồng, các bên nên lập văn bản ghi rõ ngày chấm dứt, khoản tiền phải thanh toán, việc bàn giao công việc và các quyền, nghĩa vụ còn tồn tại.
Pháp luật không mặc nhiên yêu cầu một bên phải bồi thường chỉ vì hai bên đồng ý chấm dứt trước ngày hết hạn. Tuy nhiên, nếu có thỏa thuận thanh toán hợp pháp hoặc nghĩa vụ độc lập còn tồn tại, các bên phải thực hiện theo quy định áp dụng.
5. Quy trình chấm dứt hợp đồng lao động đúng luật
Để hạn chế tranh chấp, doanh nghiệp và người lao động nên thực hiện quy trình có hồ sơ chứng minh rõ ràng.
Bước 1: Xác định căn cứ chấm dứt. Kiểm tra hợp đồng lao động, thời hạn hợp đồng, thỏa thuận giữa hai bên và điều khoản pháp luật có liên quan.
Bước 2: Kiểm tra điều kiện và thời hạn báo trước. Nếu đơn phương chấm dứt, cần xác định bên thực hiện có quyền chấm dứt trong trường hợp đó hay không, thời hạn báo trước và các trường hợp không được chấm dứt.
Bước 3: Gửi thông báo hoặc lập văn bản thỏa thuận. Văn bản nên nêu rõ căn cứ, ngày chấm dứt, thời điểm làm việc cuối cùng và các công việc cần hoàn thành. Nếu chấm dứt theo thỏa thuận, cần thể hiện rõ sự đồng ý của cả hai bên.
Bước 4: Bàn giao công việc, tài sản và hồ sơ. Lập biên bản bàn giao nếu cần, đối chiếu tài sản, công cụ lao động, hồ sơ khách hàng và các khoản tạm ứng.
Bước 5: Thanh toán quyền lợi. Xác định tiền lương, tiền phép năm chưa nghỉ, trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc nếu đủ điều kiện, khoản bồi thường nếu có và những khoản phải khấu trừ hợp pháp.
Bước 6: Hoàn tất hồ sơ lao động và bảo hiểm. Thực hiện xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại giấy tờ bản chính đã giữ của người lao động theo quy định.
Theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, các khoản liên quan đến quyền lợi của hai bên về nguyên tắc phải được thanh toán trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng. Một số trường hợp luật định được kéo dài nhưng không quá 30 ngày. Doanh nghiệp cần kiểm tra đúng trường hợp ngoại lệ trước khi áp dụng thời hạn kéo dài.
6. Thông báo và quyết định chấm dứt hợp đồng lao động
6.1. Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động
Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động được sử dụng để ghi nhận việc thông báo cho bên còn lại về thời điểm và căn cứ chấm dứt. Nội dung nên có:
- Thông tin người lao động và người sử dụng lao động.
- Số, ngày ký hợp đồng lao động.
- Căn cứ chấm dứt.
- Ngày dự kiến chấm dứt và ngày làm việc cuối cùng.
- Thời hạn báo trước, nếu áp dụng.
- Công việc bàn giao và đầu mối liên hệ để hoàn tất thủ tục.
Thông báo có thể được gửi bằng văn bản hoặc qua email nếu hình thức đó phù hợp với quy định áp dụng và bảo đảm chứng cứ về nội dung, thời điểm gửi, nhận. Đối với quyết định quan trọng, nên lưu lại bằng chứng giao nhận.
6.2. Email thông báo chấm dứt hợp đồng lao động
Email thông báo có thể dùng để trao đổi thông tin và lưu vết việc thông báo. Tuy nhiên, người gửi cần bảo đảm nội dung rõ ràng, xác định được người gửi, người nhận và thời điểm gửi.
Nếu pháp luật hoặc tình huống cụ thể yêu cầu hình thức văn bản nhất định, email không đương nhiên thay thế được mọi tài liệu cần thiết. Doanh nghiệp nên kiểm tra yêu cầu về hình thức, thẩm quyền ký và cách lưu trữ chứng cứ.
6.3. Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động
Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động thường được doanh nghiệp sử dụng để ghi nhận việc chấm dứt trong hồ sơ nhân sự, phân công trách nhiệm bàn giao và làm cơ sở triển khai các công việc nội bộ.
Văn bản cần thể hiện tối thiểu thông tin người lao động, chức danh, căn cứ pháp lý, ngày chấm dứt và trách nhiệm của các bộ phận liên quan. Cần lưu ý rằng quyết định nội bộ không thể tự tạo ra quyền chấm dứt nếu doanh nghiệp không có căn cứ pháp luật phù hợp.
7. Các biểu mẫu chấm dứt hợp đồng lao động thường dùng
Tùy căn cứ chấm dứt và cách thức thực hiện, các bên có thể tham khảo những biểu mẫu sau:
| Tên biểu mẫu | Mục đích sử dụng |
|---|---|
| Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động | Ghi nhận sự thống nhất của hai bên về việc chấm dứt và các nội dung liên quan |
| Đơn xin chấm dứt hợp đồng lao động | Người lao động đề nghị chấm dứt hợp đồng hoặc thông báo nguyện vọng nghỉ việc |
| Mẫu quyết định chấm dứt hợp đồng lao động | Doanh nghiệp ghi nhận việc chấm dứt và phân công thực hiện thủ tục nội bộ |
Khi sử dụng mẫu, cần điều chỉnh căn cứ pháp luật, thời hạn báo trước, ngày chấm dứt và nghĩa vụ thanh toán cho phù hợp với hồ sơ thực tế. Không nên sử dụng cùng một mẫu cho mọi trường hợp, đặc biệt giữa chấm dứt theo thỏa thuận và đơn phương chấm dứt.
8. Sau khi chấm dứt hợp đồng lao động cần làm gì?
Sau khi chấm dứt hợp đồng lao động, người lao động và doanh nghiệp cần kiểm tra các nghĩa vụ còn tồn tại.
Đối với người lao động:
- Hoàn tất bàn giao công việc, tài sản và hồ sơ được giao quản lý.
- Kiểm tra tiền lương, tiền phép năm chưa nghỉ và các khoản thanh toán khác.
- Nhận lại giấy tờ bản chính đã giao cho doanh nghiệp, nếu có.
- Kiểm tra việc xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội và thông tin liên quan đến bảo hiểm thất nghiệp.
- Lưu hợp đồng lao động, thông báo chấm dứt, bảng lương và chứng từ thanh toán để đối chiếu khi cần.
Đối với doanh nghiệp:
- Hoàn thành thanh toán quyền lợi theo thời hạn luật định.
- Thực hiện thủ tục về bảo hiểm và trả lại giấy tờ theo quy định.
- Lưu trữ hồ sơ chấm dứt, chứng cứ báo trước và biên bản bàn giao.
- Rà soát các khoản phải trả, khoản bồi thường và nghĩa vụ bảo mật hoặc bàn giao còn hiệu lực theo thỏa thuận hợp pháp.
Việc hoàn tất thủ tục không đồng nghĩa mọi tranh chấp tự động chấm dứt. Nếu có bất đồng về căn cứ chấm dứt hoặc tiền lương, các bên nên lưu giữ chứng cứ và thực hiện cơ chế giải quyết tranh chấp lao động theo quy định.
9. Câu hỏi thường gặp về chấm dứt hợp đồng lao động
9.1. Chấm dứt hợp đồng lao động có bắt buộc phải lập quyết định không?
Không phải mọi trường hợp chấm dứt đều có cùng yêu cầu về hồ sơ. Tùy căn cứ chấm dứt, doanh nghiệp cần lập hoặc lưu giữ tài liệu phù hợp để chứng minh việc chấm dứt được thực hiện đúng pháp luật. Quyết định nội bộ không thay thế căn cứ pháp luật bắt buộc.
9.2. Chấm dứt hợp đồng lao động 45 ngày áp dụng trong trường hợp nào?
Thời hạn báo trước ít nhất 45 ngày thường áp dụng khi người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng không xác định thời hạn. Thời hạn tương tự cũng áp dụng với một số trường hợp doanh nghiệp đơn phương chấm dứt hợp đồng không xác định thời hạn theo Điều 36. Cần phân biệt thời hạn báo trước thông thường với những trường hợp được miễn báo trước hoặc có quy định đặc thù.
9.3. Người lao động nghỉ việc trước hạn có phải bồi thường không?
Có thể phải bồi thường nếu người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật. Nghĩa vụ có thể gồm nửa tháng tiền lương, khoản tiền tương ứng với tiền lương trong những ngày không báo trước và chi phí đào tạo thuộc trường hợp phải hoàn trả. Nếu người lao động chấm dứt đúng luật hoặc hai bên thỏa thuận chấm dứt, kết quả sẽ khác.
9.4. Công ty có thể chấm dứt hợp đồng vì người lao động không hoàn thành công việc không?
Có thể, nếu đáp ứng điều kiện tại Điều 36 Bộ luật Lao động 2019. Việc đánh giá phải dựa trên tiêu chí hợp pháp và quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc theo quy định; không nên chỉ dựa vào nhận xét chủ quan hoặc lý do không được chứng minh.
9.5. Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng có cần báo trước 45 ngày không?
Không mặc nhiên phải báo trước 45 ngày nếu hai bên thực sự thỏa thuận chấm dứt và thống nhất được ngày chấm dứt. Nên lập văn bản ghi nhận sự tự nguyện, ngày có hiệu lực và các khoản thanh toán để tránh tranh chấp.
9.6. Doanh nghiệp không thanh toán khi chấm dứt hợp đồng thì xử lý thế nào?
Người lao động nên gửi yêu cầu bằng văn bản, kèm hợp đồng, bảng lương, thông báo chấm dứt và chứng cứ liên quan. Nếu không được giải quyết, người lao động có thể tìm đến cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc sử dụng cơ chế giải quyết tranh chấp lao động theo pháp luật.
10. Kết luận
Chấm dứt hợp đồng lao động cần được thực hiện trên cơ sở đúng căn cứ, đúng trình tự và hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ của các bên. Đặc biệt, khi người lao động hoặc doanh nghiệp đơn phương chấm dứt hợp đồng, cần xác định chính xác quyền chấm dứt, thời hạn báo trước, trường hợp được miễn báo trước và hậu quả pháp lý nếu chấm dứt trái luật.
Việc chuẩn bị thông báo, quyết định, biên bản thỏa thuận và hồ sơ bàn giao đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự minh bạch, đồng thời giúp người lao động bảo vệ quyền lợi hợp pháp. Trước khi ký hoặc ban hành văn bản chấm dứt, nên đối chiếu tình huống thực tế với Bộ luật Lao động 2019 và các quy định liên quan đang có hiệu lực.
Căn cứ pháp lý tham khảo:
- Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, đặc biệt các Điều 34–48.
- Văn bản Bộ luật Lao động được công bố trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ và Công báo để đối chiếu nội dung pháp luật chính thức.
