Khi giải quyết việc thừa kế, không phải người thừa kế nào cũng có điều kiện trực tiếp đến tổ chức hành nghề công chứng để thực hiện thủ tục. Vì vậy, nhiều người lựa chọn ủy quyền cho người thân hoặc người khác thay mặt mình xử lý hồ sơ. Tuy nhiên, ủy quyền khai nhận di sản thừa kế được không, người được ủy quyền có thể ký văn bản phân chia di sản và thực hiện thủ tục sang tên tài sản hay không vẫn là những vấn đề cần làm rõ.

Pháp luật dân sự cho phép cá nhân ủy quyền cho người khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự trong phạm vi được giao. Tuy nhiên, thủ tục thừa kế còn liên quan đến quyền của những người thừa kế, hình thức văn bản và yêu cầu công chứng. Bài viết dưới đây phân tích 5 quy định quan trọng để bạn hiểu rõ cách ủy quyền, hồ sơ cần chuẩn bị và những rủi ro cần tránh.

Ủy quyền khai nhận di sản thừa kế được không?

Có thể ủy quyền cho người khác thực hiện các công việc liên quan đến thủ tục thừa kế, nếu nội dung ủy quyền phù hợp với quy định pháp luật và không thuộc trường hợp bắt buộc người có quyền, nghĩa vụ phải tự mình thực hiện.

Theo Điều 138 và Điều 562 Bộ luật Dân sự năm 2015, cá nhân có thể ủy quyền cho cá nhân hoặc pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự. Theo đó, người thừa kế có thể lập văn bản ủy quyền để người khác thay mặt mình thực hiện những công việc được xác định rõ trong phạm vi đại diện.

Ví dụ, A đang sinh sống tại nước ngoài nhưng được hưởng một phần di sản là quyền sử dụng đất tại Việt Nam. A có thể xem xét lập văn bản ủy quyền cho người thân tại Việt Nam thực hiện các công việc như liên hệ tổ chức hành nghề công chứng, nộp hồ sơ, nhận kết quả hoặc thực hiện thủ tục đăng ký biến động theo phạm vi được ủy quyền.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng từ ngày 01/07/2025, Luật Công chứng năm 2024 sử dụng thủ tục công chứng văn bản phân chia di sản, áp dụng cả trường hợp chỉ có một người thừa kế. Vì vậy, cụm từ “khai nhận di sản thừa kế” vẫn thường được sử dụng trong giao tiếp, nhưng khi thực hiện thủ tục cần xác định đúng loại văn bản và yêu cầu công chứng hiện hành.

Việc có thể ủy quyền hay không và người được ủy quyền có thể thực hiện đến đâu phải căn cứ vào nội dung cụ thể của văn bản ủy quyền, loại tài sản thừa kế và yêu cầu của tổ chức hành nghề công chứng.

Những công việc nào có thể ủy quyền khi làm thủ tục thừa kế?

Phạm vi ủy quyền do các bên thỏa thuận, nhưng cần được ghi rõ để tránh phát sinh tranh chấp hoặc bị từ chối thực hiện thủ tục.

Ủy quyền nộp và nhận hồ sơ

Người thừa kế có thể ủy quyền cho người khác thực hiện các công việc hành chính như:

• Nộp hồ sơ yêu cầu công chứng văn bản phân chia di sản;
• Bổ sung giấy tờ theo yêu cầu hợp pháp của tổ chức hành nghề công chứng;
• Nhận văn bản, giấy tờ và kết quả giải quyết hồ sơ;
• Liên hệ cơ quan có thẩm quyền để thực hiện các thủ tục liên quan đến di sản.

Đây là những công việc thường được lựa chọn khi người thừa kế ở xa, đang sinh sống tại nước ngoài hoặc không thể trực tiếp đi lại.

Ủy quyền tham gia thủ tục công chứng văn bản phân chia di sản

Người thừa kế có thể xem xét ủy quyền cho người khác đại diện thực hiện các công việc liên quan đến việc lập và công chứng văn bản phân chia di sản trong phạm vi pháp luật cho phép.

Tuy nhiên, không nên mặc nhiên cho rằng chỉ cần có giấy ủy quyền là người được ủy quyền có thể thay người thừa kế quyết định mọi vấn đề. Công chứng viên vẫn phải kiểm tra tư cách người thừa kế, giấy tờ về di sản, phạm vi đại diện và tính hợp pháp của giao dịch.

Nếu nội dung văn bản có việc thỏa thuận phân chia tài sản, tặng cho phần quyền hưởng di sản hoặc xác lập quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản thì phạm vi ủy quyền cần thể hiện rõ quyền thực hiện những công việc đó. Những vấn đề liên quan đến ý chí, quyền lợi riêng của người thừa kế phải được xử lý theo đúng quy định áp dụng cho từng trường hợp.

Ủy quyền thực hiện thủ tục sang tên tài sản thừa kế

Sau khi hoàn tất thủ tục công chứng, người thừa kế có thể ủy quyền cho người khác thực hiện các công việc đăng ký chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản nếu đáp ứng điều kiện pháp luật.

Chẳng hạn, người được ủy quyền có thể nộp hồ sơ đăng ký biến động đối với nhà đất thừa kế, bổ sung giấy tờ và nhận kết quả theo nội dung được giao.

Cần phân biệt rõ giữa ủy quyền thực hiện thủ tục và chuyển giao quyền hưởng di sản. Việc ủy quyền không làm cho người được ủy quyền trở thành người thừa kế hoặc chủ sở hữu tài sản. Người này chỉ hành động nhân danh người ủy quyền trong phạm vi được xác lập hợp pháp.

Hồ sơ ủy quyền khai nhận di sản thừa kế gồm những gì?

Thành phần hồ sơ phụ thuộc vào loại di sản, tình trạng thừa kế và công việc được ủy quyền. Trên thực tế, người yêu cầu thường cần chuẩn bị các nhóm giấy tờ sau.

Giấy tờ của người ủy quyền và người được ủy quyền

Thông thường, cần có giấy tờ nhận dạng hợp lệ của các bên theo yêu cầu của tổ chức hành nghề công chứng, chẳng hạn căn cước hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng.

Nếu người ủy quyền đang ở nước ngoài, cần kiểm tra yêu cầu đối với giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp và thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật hoặc chứng thực, trừ trường hợp được miễn theo quy định áp dụng.

Giấy tờ chứng minh quyền hưởng di sản

Tùy từng trường hợp, hồ sơ có thể gồm:

• Giấy chứng tử hoặc giấy tờ hợp pháp chứng minh người để lại di sản đã chết;
• Di chúc, nếu thừa kế theo di chúc;
• Giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người thừa kế, nếu thừa kế theo pháp luật;
• Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở hoặc quyền sở hữu tài sản khác của người để lại di sản;
• Những giấy tờ liên quan khác theo yêu cầu hợp pháp của cơ quan giải quyết.

Đây là nhóm giấy tờ quan trọng để xác định người để lại di sản, người được hưởng di sản và tài sản thực tế thuộc khối di sản.

Văn bản ủy quyền

Văn bản ủy quyền nên xác định rõ:

• Thông tin của người ủy quyền và người được ủy quyền;
• Di sản và vụ việc thừa kế liên quan;
• Các công việc được phép thực hiện;
• Quyền ký, nộp, nhận hồ sơ hoặc thực hiện thủ tục đăng ký tài sản, nếu có;
• Thời hạn ủy quyền;
• Quyền và nghĩa vụ của các bên;
• Điều kiện chấm dứt hoặc sửa đổi việc ủy quyền.

Không nên chỉ ghi chung chung rằng “ủy quyền giải quyết việc thừa kế”. Nếu người được ủy quyền cần ký văn bản phân chia di sản, thỏa thuận về phần tài sản được hưởng hoặc thực hiện thủ tục sang tên, nội dung ủy quyền cần thể hiện đủ rõ và phù hợp với quy định pháp luật.

>> Đặt lịch tư vấn với luật sư của chúng tôi và trải nghiệm dịch vụ pháp lý uy tín, nơi mọi vấn đề của bạn sẽ được giải quyết hiệu quả và nhanh chóng!

Đặt lịch tư vấn

Thủ tục ủy quyền khai nhận di sản thừa kế thực hiện thế nào?

Để hạn chế việc phải bổ sung hồ sơ nhiều lần, người thừa kế nên thực hiện theo các bước sau.

Bước 1: Xác định quyền hưởng di sản và phạm vi ủy quyền

Trước tiên, cần xác định người ủy quyền được hưởng di sản theo di chúc hay theo pháp luật; tài sản thừa kế gồm những gì; có bao nhiêu người thừa kế và những người này đã thống nhất cách xử lý di sản hay chưa.

Sau đó, xác định người được ủy quyền sẽ chỉ nộp, nhận hồ sơ hay được đại diện thực hiện các công việc rộng hơn liên quan đến văn bản phân chia di sản và thủ tục sang tên.

Bước 2: Lập văn bản ủy quyền phù hợp

Các bên lập văn bản ủy quyền với nội dung rõ ràng, xác định đúng người, đúng tài sản và đúng phạm vi đại diện.

Nếu công việc yêu cầu văn bản phải được công chứng hoặc chứng thực, các bên cần thực hiện theo đúng hình thức pháp luật quy định. Trường hợp người ủy quyền đang ở nước ngoài, cần kiểm tra trước thủ tục lập và sử dụng văn bản ủy quyền tại quốc gia đó để bảo đảm giấy tờ có thể được sử dụng tại Việt Nam.

Bước 3: Nộp hồ sơ thừa kế tại tổ chức hành nghề công chứng

Người thừa kế hoặc người đại diện hợp pháp nộp hồ sơ theo yêu cầu. Công chứng viên kiểm tra giấy tờ, xác định người để lại di sản có quyền đối với tài sản và những người yêu cầu công chứng có quyền hưởng di sản hay không.

Theo Luật Công chứng năm 2024, việc công chứng văn bản phân chia di sản phải tuân thủ quy định về hồ sơ, kiểm tra và niêm yết. Công chứng viên chỉ thực hiện công chứng khi đáp ứng các điều kiện pháp luật đặt ra.

Bước 4: Thực hiện thủ tục đăng ký tài sản sau công chứng

Sau khi văn bản phân chia di sản được công chứng, người thừa kế hoặc người được ủy quyền có thể thực hiện các thủ tục đăng ký chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản theo quy định.

Nếu hồ sơ còn thiếu giấy tờ hoặc tài sản đang có tranh chấp, việc đăng ký có thể chưa được giải quyết cho đến khi vấn đề liên quan được làm rõ.

Những lưu ý quan trọng khi ủy quyền khai nhận di sản thừa kế

Không được tự ý quyết định vượt quá phạm vi ủy quyền

Người được ủy quyền phải thực hiện công việc trong phạm vi đại diện. Nếu tự ý chuyển nhượng, tặng cho hoặc thỏa thuận về tài sản ngoài phạm vi được giao, giao dịch có thể phát sinh tranh chấp và hậu quả pháp lý bất lợi.

Vì vậy, người ủy quyền nên đọc kỹ văn bản trước khi ký, đặc biệt với các nội dung liên quan đến quyền định đoạt tài sản.

Ủy quyền không đồng nghĩa với từ chối nhận di sản

Người thừa kế ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục không có nghĩa là họ từ bỏ quyền hưởng di sản.

Nếu muốn từ chối nhận di sản, người thừa kế cần thực hiện theo quy định riêng của Bộ luật Dân sự. Hai việc này có mục đích và hậu quả pháp lý khác nhau, không nên gộp chung trong một nội dung ủy quyền không rõ ràng.

Cần xử lý đúng khi có nhiều người thừa kế

Nếu di sản có nhiều người cùng được hưởng, việc ủy quyền của một người không tự động đại diện cho tất cả những người còn lại. Mỗi người cần xác lập việc đại diện theo đúng quy định nếu muốn người khác thay mình thực hiện công việc.

Trường hợp các đồng thừa kế không thống nhất về người được hưởng, tỷ lệ hưởng hoặc cách phân chia tài sản, việc ủy quyền không thể thay thế sự đồng thuận cần thiết hoặc giải quyết tranh chấp giữa họ.

Luật sư Nguyễn Văn Hùng lưu ý: Trước khi ký văn bản ủy quyền liên quan đến nhà đất hoặc tài sản có giá trị lớn, người thừa kế nên xác định rõ người được ủy quyền có quyền nộp hồ sơ, ký văn bản phân chia di sản, thỏa thuận về phần hưởng hay thực hiện thủ tục sang tên đến mức nào. Nội dung càng cụ thể thì càng hạn chế nguy cơ bị từ chối hồ sơ hoặc phát sinh tranh chấp về sau.

Ví dụ thực tế về ủy quyền khai nhận di sản thừa kế

Ông A qua đời, để lại một căn nhà tại Việt Nam. Con gái ông A là chị B đang sinh sống ở nước ngoài và được xác định là một trong những người thừa kế. Do không thể về Việt Nam trực tiếp giải quyết thủ tục, chị B muốn ủy quyền cho em trai là anh C hỗ trợ.

Trong tình huống này, chị B có thể xem xét lập văn bản ủy quyền cho anh C thực hiện những công việc phù hợp với quy định, như nộp hồ sơ, nhận giấy tờ hoặc thực hiện thủ tục đăng ký tài sản. Nếu phạm vi đại diện bao gồm việc ký văn bản phân chia di sản hoặc thỏa thuận liên quan đến quyền tài sản, nội dung ủy quyền cần được xác định cụ thể và được tổ chức hành nghề công chứng kiểm tra theo quy định.

Nếu các đồng thừa kế chưa thống nhất về việc chia căn nhà, anh C không thể chỉ dựa vào giấy ủy quyền của chị B để tự quyết định thay quyền lợi của những người còn lại.

Kết luận

Ủy quyền khai nhận di sản thừa kế được không? Người thừa kế có thể ủy quyền cho người khác thực hiện các công việc liên quan đến thủ tục thừa kế trong phạm vi pháp luật cho phép. Tuy nhiên, cần xác định đúng thủ tục công chứng hiện hành, phạm vi đại diện và các yêu cầu về hồ sơ. Từ ngày 01/07/2025, Luật Công chứng năm 2024 quy định thủ tục công chứng văn bản phân chia di sản, áp dụng cả trường hợp chỉ có một người thừa kế.

Để tránh phát sinh tranh chấp, người thừa kế nên chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, ghi rõ nội dung ủy quyền và kiểm tra yêu cầu của tổ chức hành nghề công chứng trước khi thực hiện. Với trường hợp có nhiều đồng thừa kế, người thừa kế ở nước ngoài hoặc di sản là nhà đất có giá trị lớn, nên rà soát hồ sơ với luật sư hoặc công chứng viên để xác định cách thực hiện phù hợp.