Ký hợp đồng lao động là bước quan trọng để xác lập quyền và nghĩa vụ giữa người lao động và người sử dụng lao động. Việc giao kết đúng quy định giúp bảo vệ quyền lợi, hạn chế tranh chấp về tiền lương, thời hạn làm việc, bảo hiểm và chấm dứt hợp đồng.
Bài viết dưới đây giải đáp các vấn đề thường gặp theo Bộ luật Lao động 2019, Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và các văn bản liên quan đang áp dụng.
1. Quy định về ký hợp đồng lao động mới nhất
Theo Điều 13, Điều 14 và Điều 18 Bộ luật Lao động 2019, trước khi nhận người lao động vào làm việc, người sử dụng lao động và người lao động phải giao kết hợp đồng lao động theo quy định.
Các nguyên tắc cần lưu ý:
- Việc giao kết phải tự nguyện, bình đẳng, thiện chí, hợp tác và trung thực.
- Hợp đồng phải thể hiện những nội dung chủ yếu theo Điều 21 Bộ luật Lao động 2019.
- Hợp đồng có thể được giao kết bằng văn bản giấy, phương tiện điện tử hoặc bằng lời nói trong trường hợp pháp luật cho phép.
- Người ký phải đúng thẩm quyền; trường hợp người lao động chưa thành niên phải tuân thủ quy định riêng.
- Không được dùng tên gọi khác để né tránh nghĩa vụ giao kết hợp đồng lao động nếu thỏa thuận thực tế có bản chất của quan hệ lao động.
>>> Xem chi tiết về: hợp đồng lao động bản chuẩn
2. Ký hợp đồng lao động cần hồ sơ gì?
Hồ sơ ký hợp đồng lao động thường gồm:
- Thông tin định danh của người lao động.
- Hồ sơ ứng tuyển hoặc thông tin nhân sự theo yêu cầu hợp pháp của doanh nghiệp.
- Thông tin tài khoản ngân hàng nếu trả lương qua ngân hàng.
- Thông tin cần thiết để thực hiện thủ tục BHXH, thuế và các chế độ liên quan.
- Giấy phép lao động hoặc giấy tờ chứng minh trường hợp miễn giấy phép nếu là người lao động nước ngoài thuộc diện áp dụng.
- Quyết định bổ nhiệm, giấy ủy quyền hoặc tài liệu chứng minh thẩm quyền ký nếu người ký không phải người đại diện theo pháp luật.
Danh mục hồ sơ cụ thể phụ thuộc vào vị trí việc làm, loại hình doanh nghiệp và trường hợp tuyển dụng. Doanh nghiệp cần thu thập thông tin cần thiết, đúng mục đích và tuân thủ quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân.
>>> Tìm hiểu thêm về: quy định về hợp đồng lao động điện tử
3. Người ký hợp đồng lao động là ai?
Hợp đồng lao động được ký bởi người lao động và người sử dụng lao động hoặc người có thẩm quyền đại diện cho người sử dụng lao động.
Ở phía doanh nghiệp, người ký thường là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp. Ở phía người lao động, người ký là chính người lao động, trừ trường hợp pháp luật quy định cách thức giao kết riêng, chẳng hạn đối với người chưa thành niên.
Không nên để nhân sự ký hợp đồng thay giám đốc nếu không có căn cứ về thẩm quyền hoặc ủy quyền hợp lệ.
4. Giấy ủy quyền ký hợp đồng lao động
Giấy ủy quyền ký hợp đồng lao động cần xác định rõ:
- Người ủy quyền và người được ủy quyền.
- Căn cứ và phạm vi ủy quyền.
- Loại hợp đồng, đối tượng hoặc nhóm người lao động được ký.
- Thời hạn ủy quyền.
- Quyền và trách nhiệm của người được ủy quyền.
- Chữ ký của các bên và hình thức xác lập theo quy định áp dụng.
Việc ủy quyền không làm mất đi trách nhiệm của người sử dụng lao động đối với việc giao kết hợp đồng. Doanh nghiệp nên lưu giấy ủy quyền cùng hồ sơ hợp đồng để chứng minh thẩm quyền khi cần.
5. Ký hợp đồng lao động điện tử như thế nào?
Từ ngày 01/7/2026, việc giao kết hợp đồng lao động điện tử được triển khai theo cơ chế của Nghị định 337/2025/NĐ-CP và Thông tư 08/2026/TT-BNV. Nghị định có hiệu lực từ ngày 01/01/2026; Thông tư 08/2026/TT-BNV có hiệu lực từ ngày 01/7/2026.
Quy trình cơ bản gồm:
- Chuẩn bị và kiểm tra nội dung hợp đồng.
- Xác thực danh tính, thẩm quyền của người ký.
- Sử dụng phương thức ký điện tử phù hợp.
- Lưu trữ hợp đồng và thông tin giao dịch.
- Thực hiện việc gửi dữ liệu, cấp mã định danh theo quy định áp dụng.
Hợp đồng điện tử không đơn thuần là ảnh chụp chữ ký hoặc tệp PDF gửi qua email. Doanh nghiệp cần bảo đảm khả năng xác định người ký, tính toàn vẹn dữ liệu và tuân thủ quy trình pháp luật liên quan.
6. Ký hợp đồng lao động bao lâu thì đóng BHXH?
Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025, người làm việc theo hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc nếu đáp ứng điều kiện luật định. Người sử dụng lao động có trách nhiệm đăng ký và đóng bảo hiểm theo quy định.
Không nên hiểu rằng doanh nghiệp được tùy ý trì hoãn việc tham gia BHXH chỉ vì người lao động mới vào làm. Cần kiểm tra đúng đối tượng tham gia, trường hợp loại trừ và thời hạn thực hiện thủ tục.
7. Được ký hợp đồng lao động mấy lần?
Bộ luật Lao động 2019 không giới hạn một con số chung cho mọi lần ký hợp đồng trong toàn bộ quá trình làm việc. Tuy nhiên, Điều 20 quy định nguyên tắc khi hợp đồng xác định thời hạn hết hạn mà người lao động vẫn tiếp tục làm việc:
- Trong vòng 30 ngày kể từ ngày hợp đồng hết hạn, hai bên phải ký hợp đồng mới.
- Trong thời gian chưa ký hợp đồng mới, quyền và nghĩa vụ của các bên được thực hiện theo quy định tại Điều 20.
- Nếu ký hợp đồng xác định thời hạn mới, thông thường chỉ được ký thêm một lần; sau đó phải ký hợp đồng không xác định thời hạn, trừ các trường hợp ngoại lệ luật định.
Vì vậy, doanh nghiệp cần phân biệt số lần ký hợp đồng trong toàn bộ quan hệ lao động với số lần ký tiếp hợp đồng xác định thời hạn theo quy định pháp luật.
8. Ký hợp đồng lao động 3 năm có được không?
Có. Hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn không quá 36 tháng kể từ thời điểm có hiệu lực. Do đó, các bên có thể thỏa thuận hợp đồng 03 năm nếu nội dung và điều kiện giao kết đáp ứng quy định pháp luật.
9. Ký hợp đồng lao động với người nghỉ hưu, người cao tuổi
Doanh nghiệp có thể ký hợp đồng lao động với người đã nghỉ hưu hoặc người lao động cao tuổi nếu các bên đáp ứng điều kiện pháp luật và công việc phù hợp.
Theo Điều 148 và Điều 149 Bộ luật Lao động 2019, người lao động cao tuổi được hưởng các quyền lợi theo pháp luật; các bên có thể thỏa thuận giao kết hợp đồng phù hợp với sức khỏe và điều kiện làm việc. Việc sử dụng người cao tuổi không làm mất đi nghĩa vụ bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động của doanh nghiệp.
Đối với người đã nghỉ hưu đang hưởng lương hưu, nghĩa vụ BHXH và các loại bảo hiểm khác cần được xác định theo quy định áp dụng cho từng trường hợp, không nên mặc định mọi trường hợp đều giống nhau.
10. Giám đốc có cần ký hợp đồng lao động không?
Cần xác định tư cách pháp lý của giám đốc. Nếu giám đốc làm việc theo quan hệ lao động, việc giao kết hợp đồng được xem xét theo pháp luật lao động và quy định về quản trị doanh nghiệp.
Nếu giám đốc đồng thời là người đại diện theo pháp luật, việc ký hợp đồng với chính mình cần xác định chủ thể có thẩm quyền đại diện cho doanh nghiệp trong giao dịch đó theo pháp luật doanh nghiệp, điều lệ và quy chế nội bộ. Không nên để một người tự ký ở cả hai phía nếu không có căn cứ hợp pháp.
11. Thử việc có ký hợp đồng lao động không?
Các bên có thể thỏa thuận nội dung thử việc trong hợp đồng lao động hoặc giao kết hợp đồng thử việc riêng theo Điều 24 Bộ luật Lao động 2019. Tuy nhiên, không áp dụng thử việc đối với người lao động giao kết hợp đồng lao động có thời hạn dưới 01 tháng.
Khi hết thời gian thử việc, người sử dụng lao động phải thông báo kết quả. Nếu đạt yêu cầu và tiếp tục làm việc, các bên thực hiện giao kết hợp đồng lao động theo quy định nếu chưa giao kết trước đó.
12. Ký hợp đồng lao động không lương có được không?
Hợp đồng lao động là thỏa thuận về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên. Vì vậy, thỏa thuận làm việc không có tiền lương cần được xem xét cẩn trọng; không nên sử dụng hợp đồng lao động “không lương” để né tránh nghĩa vụ trả lương hoặc nghĩa vụ lao động bắt buộc.
Nếu là hoạt động tình nguyện, thực tập hoặc hợp tác không thuộc quan hệ lao động, các bên cần xác định đúng bản chất và tuân thủ quy định tương ứng.
13. Ký hợp đồng lao động bằng bút đen được không?
Có. Pháp luật lao động không đặt ra quy định chung bắt buộc hợp đồng giấy phải được ký bằng bút mực màu cụ thể. Dùng bút mực xanh hoặc đen thường thuận tiện cho việc lưu trữ và sao chụp. Quan trọng là chữ ký rõ ràng, nội dung đầy đủ, không bị sửa chữa trái quy định và người ký đúng thẩm quyền.
14. Ký hợp đồng lao động với hai công ty có được không?
Có thể. Theo Điều 19 Bộ luật Lao động 2019, người lao động có thể giao kết nhiều hợp đồng lao động với nhiều người sử dụng lao động nếu bảo đảm thực hiện đầy đủ các nội dung đã giao kết.
Người lao động cần lưu ý thời giờ làm việc, nghĩa vụ bảo mật, xung đột lợi ích, điều khoản hạn chế cạnh tranh hợp pháp và việc tham gia bảo hiểm theo quy định áp dụng.
15. Doanh nghiệp không ký hợp đồng lao động có vi phạm không?
Có thể vi phạm pháp luật. Theo Điều 14 và Điều 18 Bộ luật Lao động 2019, trước khi nhận người lao động vào làm việc, các bên phải giao kết hợp đồng theo quy định; hợp đồng từ đủ 01 tháng trở lên về nguyên tắc phải được lập thành văn bản, trừ hình thức điện tử hợp pháp.
Nếu doanh nghiệp không ký hợp đồng nhưng vẫn bố trí công việc, trả lương và quản lý người lao động, quan hệ thực tế vẫn có thể được xác định là quan hệ lao động theo Điều 13 Bộ luật Lao động 2019. Người lao động nên lưu giữ bằng chứng về công việc, tiền lương, lịch làm việc và trao đổi với doanh nghiệp để bảo vệ quyền lợi.
16. Ký hợp đồng lao động có được nghỉ ngang không?
Không thể kết luận mọi trường hợp nghỉ việc không báo trước đều hợp pháp. Người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng nhưng thông thường phải tuân thủ thời hạn báo trước theo Điều 35 Bộ luật Lao động 2019.
Một số trường hợp luật định cho phép người lao động nghỉ mà không cần báo trước. Trước khi nghỉ, nên kiểm tra loại hợp đồng, lý do nghỉ và điều kiện báo trước để tránh phát sinh trách nhiệm bồi thường hoặc tranh chấp.
17. Ký hợp đồng lao động tiếng Anh là gì?
“Ký hợp đồng lao động” trong tiếng Anh thường được diễn đạt là “sign an employment contract” hoặc “enter into an employment contract”.
- Sign an employment contract: ký hợp đồng lao động.
- Employment contract: hợp đồng lao động.
- Re-sign an employment contract: ký lại hợp đồng lao động.
- Renew an employment contract: gia hạn hoặc ký tiếp hợp đồng lao động, tùy ngữ cảnh.
Khi dịch văn bản pháp lý, nên phân biệt việc ký lại hợp đồng mới với việc sửa đổi, gia hạn hoặc ký phụ lục hợp đồng.
18. Đơn xin ký hợp đồng lao động – mẫu tham khảo
ĐƠN ĐỀ NGHỊ KÝ HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG
Kính gửi: [Tên doanh nghiệp/Người có thẩm quyền]
Tôi tên là: [Họ và tên]
Ngày sinh: [Ngày/tháng/năm]
Vị trí công việc: [Chức danh]
Bộ phận: [Tên bộ phận]
Thời gian bắt đầu làm việc: [Ngày/tháng/năm]
Sau thời gian làm việc và trao đổi với doanh nghiệp, tôi làm đơn này đề nghị doanh nghiệp xem xét ký kết hợp đồng lao động để xác lập rõ quyền, nghĩa vụ và các điều kiện làm việc của hai bên theo quy định pháp luật.
Tôi cam kết cung cấp thông tin trung thực và thực hiện công việc theo thỏa thuận hợp pháp sau khi hợp đồng được giao kết.
Kính đề nghị Quý doanh nghiệp xem xét, giải quyết.
[Địa danh], ngày [●] tháng [●] năm [●]NGƯỜI LÀM ĐƠN
(Ký và ghi rõ họ tên)
Lưu ý: Mẫu đơn này chỉ là đề nghị hành chính, không thay thế hợp đồng lao động và không làm mất đi nghĩa vụ giao kết hợp đồng theo quy định pháp luật.
19. Biểu mẫu đánh giá tái ký hợp đồng lao động
| Tiêu chí đánh giá | Nội dung ghi nhận |
|---|---|
| Họ tên người lao động | [●] |
| Chức danh/bộ phận | [●] |
| Thời hạn hợp đồng hiện tại | [●] |
| Kết quả công việc | [Đạt/Chưa đạt] |
| Chấp hành nội quy | [Tốt/Đạt/Chưa đạt] |
| Năng lực chuyên môn | [Đánh giá] |
| Nhu cầu tiếp tục sử dụng lao động | [Có/Không] |
| Đề xuất | [Ký tiếp/Không ký tiếp/Trao đổi thêm] |
| Người đánh giá | [Họ tên, chức vụ] |
| Ngày đánh giá | [●] |
Biểu mẫu này phục vụ quản trị nhân sự nội bộ. Kết quả đánh giá không thay thế quy định về thời hạn hợp đồng, thông báo chấm dứt hoặc nghĩa vụ giao kết hợp đồng mới theo Bộ luật Lao động.
20. Ký hợp đồng lao động cần lưu ý gì?
Trước khi ký, người lao động và doanh nghiệp nên kiểm tra:
- Thông tin các bên và thẩm quyền người ký.
- Loại hợp đồng và thời hạn hợp đồng.
- Công việc, địa điểm làm việc và mức lương.
- Thời giờ làm việc, nghỉ ngơi và chế độ làm thêm giờ.
- BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp và các quyền lợi liên quan.
- Điều kiện thử việc, sửa đổi, chấm dứt hợp đồng.
- Bản hợp đồng đã ký và cách lưu trữ, truy xuất.
- Điều khoản bảo mật, trách nhiệm vật chất và thỏa thuận khác nếu có.
Không nên ký hợp đồng còn để trống các nội dung trọng yếu hoặc chấp nhận điều khoản làm giảm quyền lợi bắt buộc của người lao động.
Kết luận
Ký hợp đồng lao động đúng quy định giúp xác lập rõ quyền và nghĩa vụ của các bên, đồng thời hạn chế rủi ro về tiền lương, bảo hiểm và chấm dứt hợp đồng. Doanh nghiệp cần chú trọng thẩm quyền ký, hồ sơ, thời hạn và quy trình lưu trữ; người lao động nên đọc kỹ hợp đồng trước khi ký và giữ bản hợp đồng để đối chiếu khi cần.
Nguồn pháp lý tham khảo
- Bộ luật Lao động 2019 – Luật số 45/2019/QH14.
- Luật Bảo hiểm xã hội 2024 – Luật số 41/2024/QH15.
- Nghị định 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử.
- Thông tư 08/2026/TT-BNV hướng dẫn hợp đồng lao động điện tử.
