Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết và thực hiện dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử. Hình thức này cho phép người lao động và người sử dụng lao động thực hiện việc giao kết, ký, lưu trữ, tra cứu và quản lý hợp đồng trên môi trường điện tử.

Từ ngày 01/7/2026, việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử được triển khai theo cơ chế quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP và văn bản hướng dẫn có liên quan. Nghị định này có hiệu lực từ ngày 01/01/2026; nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải được đưa vào vận hành chậm nhất từ ngày 01/7/2026.

Doanh nghiệp có thể tham khảo văn bản gốc tại:

• Nghị định 337/2025/NĐ-CP trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật.
• Thông tư 08/2026/TT-BNV trên Cổng thông tin điện tử Chính phủ.

1. Hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc không?

Đây là câu hỏi được nhiều doanh nghiệp và người lao động quan tâm khi quy định mới bắt đầu được áp dụng.

Cần phân biệt giữa việc pháp luật công nhận hợp đồng lao động điện tử và việc bắt buộc mọi hợp đồng lao động phải chuyển sang hình thức điện tử.

Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử và việc xây dựng, quản lý, khai thác, sử dụng nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Không nên hiểu quy định này theo hướng mọi doanh nghiệp đều bắt buộc phải chấm dứt sử dụng hợp đồng giấy và chỉ được ký hợp đồng điện tử.

Khi lựa chọn hình thức hợp đồng, doanh nghiệp cần đối chiếu quy định của Bộ luật Lao động, Nghị định 337/2025/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn đang có hiệu lực, đồng thời xem xét loại hợp đồng, trường hợp giao kết cụ thể và điều kiện kỹ thuật thực tế.

>>> Tìm hiểu ngay về: Mẫu hợp đồng lao động file word chuẩn mới nhất

Hợp đồng lao động điện tử đã bắt buộc chưa?

Từ ngày 01/7/2026, cơ chế giao kết, thực hiện và quản lý hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP được triển khai. Theo đó, hợp đồng lao động điện tử thuộc phạm vi điều chỉnh phải thực hiện các yêu cầu tương ứng về giao kết, gửi dữ liệu và cấp mã định danh theo quy định.

Tuy nhiên, không đồng nghĩa mọi hợp đồng lao động đều bắt buộc phải được giao kết dưới hình thức điện tử. Doanh nghiệp cần phân biệt nghĩa vụ tuân thủ quy trình đối với hợp đồng điện tử với việc lựa chọn hình thức giao kết hợp đồng theo pháp luật lao động.

Đối với hợp đồng giấy đã ký trước đây, doanh nghiệp không nên tự động cho rằng hợp đồng mất giá trị hoặc phải ký lại toàn bộ chỉ vì nền tảng điện tử được đưa vào vận hành. Việc chuyển đổi, quản lý và lưu trữ cần thực hiện theo đúng quy định áp dụng cho từng trường hợp.

2. Nghị định 337 về hợp đồng lao động điện tử quy định những gì?

Nghị định 337/2025/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 24/12/2025, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026. Đây là văn bản chuyên biệt điều chỉnh việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử, đồng thời quy định về nền tảng phục vụ quản lý loại hợp đồng này.

Các nội dung chính cần lưu ý gồm:

• Giao kết và thực hiện hợp đồng: quy định cơ chế thực hiện hợp đồng lao động điện tử trên môi trường số.
• Hệ thống eContract: hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử.
• Nền tảng hợp đồng lao động điện tử: hệ thống phục vụ quản lý, khai thác và sử dụng dữ liệu hợp đồng lao động điện tử.
• Chuyển đổi hợp đồng giấy và hợp đồng điện tử: quy định điều kiện, cách thức chuyển đổi theo pháp luật giao dịch điện tử.
• Kết nối, cập nhật và quản lý dữ liệu: tạo cơ sở để dữ liệu hợp đồng được gửi, quản lý và tra cứu theo quy định.

Doanh nghiệp nên đọc trực tiếp nghị định để xác định nghĩa vụ áp dụng, thay vì chỉ dựa vào các bài viết tóm tắt hoặc tài liệu giới thiệu của nhà cung cấp phần mềm.

3. Thông tư 08 về hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực từ khi nào?

Thông tư 08/2026/TT-BNV được Bộ Nội vụ ban hành ngày 15/5/2026 và có hiệu lực từ ngày 01/7/2026. Thông tư hướng dẫn chi tiết một số nội dung của Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

Các nội dung đáng chú ý gồm:

• Cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử (ID).
• Cấp, khóa và mở khóa tài khoản truy cập nền tảng.
• Kết nối giữa nhà cung cấp eContract và nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
• Quản lý, sử dụng và khai thác nền tảng.
• Cập nhật, lưu trữ, chia sẻ và khai thác dữ liệu hợp đồng.

Mã định danh hợp đồng lao động điện tử là gì?

Mã định danh hợp đồng lao động điện tử (ID) là mã được cấp để phục vụ quản lý dữ liệu hợp đồng trên nền tảng theo quy định.

Theo hướng dẫn tại Thông tư 08/2026/TT-BNV, mỗi hợp đồng lao động điện tử được gửi lên nền tảng và đáp ứng yêu cầu sẽ được cấp một ID duy nhất. ID được cấp một lần và không thay đổi khi hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt; phụ lục và thông báo liên quan được gắn với ID của hợp đồng đó.

Việc cấp ID nhằm phục vụ quản lý dữ liệu, không tự làm thay đổi thời điểm giao kết, nội dung hoặc thời điểm có hiệu lực của hợp đồng đã được các bên giao kết.

4. Dự thảo nghị định hợp đồng lao động điện tử và quy định hiện hành

Khi tìm kiếm thông tin, người đọc có thể gặp các bài viết đề cập đến “dự thảo nghị định hợp đồng lao động điện tử”. Đây là cách gọi phù hợp khi văn bản mới đang trong quá trình xây dựng, lấy ý kiến hoặc chưa được ban hành chính thức.

Tuy nhiên, đối với việc áp dụng từ năm 2026, văn bản cần ưu tiên tra cứu là Nghị định 337/2025/NĐ-CP cùng Thông tư 08/2026/TT-BNV và các văn bản hướng dẫn liên quan đã được ban hành.

Khi sử dụng tài liệu pháp lý, doanh nghiệp cần kiểm tra tối thiểu:

1. Số, ký hiệu văn bản.
2. Ngày ban hành và ngày có hiệu lực.
3. Tình trạng hiệu lực tại thời điểm áp dụng.
4. Văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc hướng dẫn có liên quan.

Không nên sử dụng nội dung trong bản dự thảo như quy định bắt buộc nếu nội dung đó chưa được ban hành thành văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực.

5. Quy định về hợp đồng lao động điện tử cần lưu ý

Hợp đồng lao động điện tử không chỉ là bản hợp đồng giấy được chụp ảnh hoặc gửi qua email. Để bảo đảm giá trị pháp lý, việc giao kết phải đáp ứng quy định về hợp đồng lao động và pháp luật về giao dịch điện tử.

5.1. Nội dung hợp đồng

Hợp đồng lao động điện tử cần bảo đảm các nội dung chủ yếu theo Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, gồm:

• Tên, địa chỉ của người sử dụng lao động và họ tên, chức danh của người giao kết bên phía người sử dụng lao động.
• Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú và số giấy tờ pháp lý của người lao động.
• Công việc và địa điểm làm việc.
• Thời hạn của hợp đồng.
• Mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp và các khoản bổ sung khác.
• Chế độ nâng bậc, nâng lương.
• Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi.
• Trang bị bảo hộ lao động.
• Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp.
• Đào tạo, bồi dưỡng và nâng cao trình độ, kỹ năng nghề.

Tùy đặc thù công việc, doanh nghiệp có thể bổ sung các điều khoản phù hợp nhưng không được làm giảm quyền lợi tối thiểu của người lao động theo quy định pháp luật.

5.2. Yêu cầu về chữ ký điện tử

Khi ký hợp đồng lao động điện tử, các bên cần sử dụng phương thức ký điện tử phù hợp với quy định pháp luật và bảo đảm xác định được người ký, sự chấp thuận đối với nội dung hợp đồng cũng như khả năng kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu.

Doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào hình ảnh chữ ký được chèn vào tệp PDF mà mặc nhiên kết luận hợp đồng đã đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp lý. Cần kiểm tra phương thức ký, quy trình xác thực, thẩm quyền ký và khả năng lưu trữ bằng chứng giao dịch.

5.3. Lưu trữ và truy xuất hợp đồng

Doanh nghiệp cần thiết lập quy trình lưu trữ hợp đồng, phụ lục và tài liệu liên quan để có thể truy xuất khi cần thiết. Nên phân quyền người được xem, sửa đổi, tải xuống hoặc quản trị hồ sơ; đồng thời có phương án sao lưu và bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Việc lưu một bản PDF trên máy tính có thể hữu ích cho công tác quản trị nội bộ, nhưng không thay thế các nghĩa vụ gửi dữ liệu, cấp ID hoặc thực hiện quy trình trên nền tảng nếu pháp luật yêu cầu đối với hợp đồng cụ thể.

6. Ký hợp đồng lao động điện tử như thế nào?

Quy trình ký hợp đồng lao động điện tử có thể được triển khai theo các bước cơ bản dưới đây. Trình tự thao tác thực tế phụ thuộc vào nền tảng và nhà cung cấp eContract mà doanh nghiệp sử dụng.

Bước 1: Chuẩn bị thông tin và dự thảo hợp đồng

Bộ phận nhân sự chuẩn bị thông tin của người lao động, người sử dụng lao động, vị trí công việc, tiền lương, thời hạn và các nội dung bắt buộc khác. Dự thảo cần được kiểm tra trước khi chuyển ký.

Bước 2: Chọn nền tảng hoặc nhà cung cấp eContract

Doanh nghiệp kiểm tra điều kiện pháp lý, chức năng xác thực, ký điện tử, lưu trữ và khả năng kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo quy định.

Bước 3: Xác thực người ký và thẩm quyền ký

Cần xác định đúng người lao động, người đại diện hoặc người được ủy quyền hợp pháp của doanh nghiệp. Không sử dụng tài khoản hoặc phương tiện ký của người khác khi chưa có căn cứ và thẩm quyền phù hợp.

Bước 4: Ký và hoàn tất giao kết

Các bên kiểm tra nội dung cuối cùng rồi thực hiện ký điện tử theo quy trình của hệ thống. Cần lưu lại thông tin xác thực và bằng chứng giao kết theo quy định.

Bước 5: Gửi dữ liệu và nhận mã định danh

Đối với hợp đồng thuộc diện áp dụng, thực hiện gửi hợp đồng lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để cấp ID theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP và Thông tư 08/2026/TT-BNV.

Bước 6: Lưu trữ và quản lý vòng đời hợp đồng

Doanh nghiệp lưu hợp đồng đã giao kết, phụ lục, lịch sử xử lý và hồ sơ liên quan. Khi thay đổi, tạm hoãn hoặc chấm dứt hợp đồng, cần thực hiện đúng quy trình và nghĩa vụ cập nhật dữ liệu tương ứng.

7. Nền tảng hợp đồng lao động điện tử và phần mềm eContract

Nền tảng hợp đồng lao động điện tử là hệ thống phục vụ quản lý dữ liệu hợp đồng theo cơ chế của cơ quan nhà nước. Trong khi đó, eContract là hệ thống thông tin hỗ trợ doanh nghiệp và người lao động tạo lập, ký, lưu trữ, tra cứu và quản lý hợp đồng điện tử.

Hai khái niệm này có liên quan nhưng không hoàn toàn đồng nhất.

Phần mềm hợp đồng lao động điện tử cần có chức năng gì?

Khi lựa chọn phần mềm hợp đồng lao động điện tử, doanh nghiệp nên kiểm tra các nhóm chức năng sau:

• Tạo lập hợp đồng từ mẫu và quản lý phiên bản.
• Xác thực danh tính và thẩm quyền của người ký.
• Hỗ trợ ký điện tử phù hợp với pháp luật.
• Ghi nhận lịch sử giao dịch và trạng thái ký.
• Lưu trữ, tìm kiếm, truy xuất hợp đồng và phụ lục.
• Bảo vệ dữ liệu cá nhân, phân quyền truy cập và sao lưu dữ liệu.
• Hỗ trợ kết nối, gửi dữ liệu đến nền tảng theo yêu cầu pháp luật.
• Có quy trình xử lý khi lỗi kết nối, gián đoạn dịch vụ hoặc phát sinh tranh chấp.

Không nên chọn phần mềm chỉ dựa trên giá hoặc giao diện sử dụng. Doanh nghiệp cần xác minh khả năng đáp ứng các điều kiện pháp lý, kỹ thuật và bảo mật áp dụng tại thời điểm sử dụng.

8. Mẫu hợp đồng lao động điện tử tham khảo

Dưới đây là khung nội dung tham khảo để doanh nghiệp xây dựng hợp đồng lao động điện tử. Đây không phải mẫu bắt buộc do cơ quan nhà nước ban hành và cần được điều chỉnh theo vị trí việc làm, loại hợp đồng, chính sách tiền lương và quy trình ký của từng doanh nghiệp.

MẪU HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG ĐIỆN TỬ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG

Số hợp đồng: [Số hợp đồng]

Căn cứ Bộ luật Lao động và các văn bản pháp luật có liên quan;

Hôm nay, ngày [ngày] tháng [tháng] năm [năm], các bên gồm:

BÊN A: NGƯỜI SỬ DỤNG LAO ĐỘNG

Tên doanh nghiệp: [Tên doanh nghiệp]

Mã số doanh nghiệp: [Mã số doanh nghiệp]

Địa chỉ trụ sở: [Địa chỉ]

Người đại diện: [Họ tên, chức vụ]

Căn cứ đại diện hoặc ủy quyền: [Thông tin nếu có]

BÊN B: NGƯỜI LAO ĐỘNG

Họ và tên: [Họ tên]

Ngày sinh: [Ngày sinh]

Số giấy tờ pháp lý: [Thông tin giấy tờ]

Địa chỉ cư trú: [Địa chỉ]

Thông tin liên hệ: [Điện thoại, email]

Hai bên thỏa thuận giao kết hợp đồng lao động với các điều khoản sau:

Điều 1. Công việc và địa điểm làm việc

Chức danh: [Chức danh]

Công việc phải thực hiện: [Mô tả công việc]

Địa điểm làm việc: [Địa điểm]

Điều 2. Thời hạn hợp đồng

Loại hợp đồng: [Không xác định thời hạn/Có xác định thời hạn]

Thời điểm bắt đầu: [Ngày bắt đầu]

Thời điểm kết thúc, nếu có: [Ngày kết thúc]

Điều 3. Tiền lương và các khoản liên quan

Mức lương theo công việc hoặc chức danh: [Số tiền]

Phụ cấp lương: [Thông tin]

Các khoản bổ sung khác: [Thông tin]

Hình thức và thời hạn trả lương: [Thông tin]

Chế độ nâng bậc, nâng lương: [Thông tin]

Điều 4. Thời giờ làm việc và nghỉ ngơi

Thời giờ làm việc: [Thông tin]

Thời giờ nghỉ ngơi: [Thông tin]

Chế độ làm thêm giờ, nếu phát sinh, được thực hiện theo quy định pháp luật.

Điều 5. Bảo hiểm và trang bị lao động

Các bên thực hiện nghĩa vụ về bảo hiểm bắt buộc theo quy định pháp luật. Người sử dụng lao động trang bị phương tiện bảo hộ lao động phù hợp với tính chất công việc và điều kiện làm việc.

Điều 6. Quyền và nghĩa vụ của các bên

Người sử dụng lao động có trách nhiệm bố trí công việc, trả lương và bảo đảm các quyền lợi của người lao động theo hợp đồng và pháp luật.

Người lao động có trách nhiệm thực hiện công việc đã thỏa thuận, tuân thủ nội quy hợp pháp và thực hiện các nghĩa vụ theo hợp đồng.

Điều 7. Giao kết và lưu trữ điện tử

Các bên thực hiện ký hợp đồng bằng phương thức điện tử phù hợp với pháp luật. Hợp đồng, phụ lục và thông tin giao dịch được lưu trữ, truy xuất theo quy định pháp luật và quy trình của hệ thống được sử dụng.

Đối với hợp đồng thuộc diện áp dụng, các bên thực hiện gửi dữ liệu và cấp mã định danh trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo quy định hiện hành.

Điều 8. Sửa đổi, tạm hoãn và chấm dứt hợp đồng

Việc sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt hợp đồng được thực hiện theo Bộ luật Lao động, thỏa thuận hợp pháp của các bên và quy định liên quan đến hợp đồng lao động điện tử.

Điều 9. Điều khoản thi hành

Hợp đồng có hiệu lực từ [thời điểm có hiệu lực]. Các bên xác nhận đã đọc, hiểu và tự nguyện chấp thuận nội dung hợp đồng trước khi ký.

ĐẠI DIỆN NGƯỜI SỬ DỤNG LAO ĐỘNG

Họ tên: [Họ tên]

Chức vụ: [Chức vụ]

Phương thức ký điện tử: [Thông tin xác thực/ký]

NGƯỜI LAO ĐỘNG

Họ tên: [Họ tên]

Phương thức ký điện tử: [Thông tin xác thực/ký]

Lưu ý: Khi sử dụng mẫu này, cần rà soát đầy đủ nội dung bắt buộc theo Bộ luật Lao động 2019, quy định về giao dịch điện tử và quy trình của nền tảng đang áp dụng. Không để các trường thông tin còn trống khi hoàn tất ký kết.

9. Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy không?

Hợp đồng lao động điện tử có thể có giá trị pháp lý khi đáp ứng các điều kiện theo pháp luật về lao động và giao dịch điện tử. Việc hợp đồng được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử không phải là căn cứ duy nhất để phủ nhận giá trị pháp lý của hợp đồng.

Tuy nhiên, khi xảy ra tranh chấp, các bên vẫn có thể cần chứng minh danh tính người ký, thẩm quyền giao kết, nội dung được chấp thuận, thời điểm giao kết và tính toàn vẹn của dữ liệu.

Do đó, doanh nghiệp nên lưu trữ hợp đồng cùng thông tin xác thực, nhật ký giao dịch và hồ sơ có liên quan. Việc sử dụng nền tảng phù hợp và tuân thủ quy trình giao kết sẽ hỗ trợ hạn chế rủi ro pháp lý.

10. Một số câu hỏi thường gặp về hợp đồng lao động điện tử

10.1. Hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc không?

Không nên hiểu rằng mọi hợp đồng lao động đều bắt buộc phải chuyển sang hình thức điện tử. Từ ngày 01/7/2026, quy trình pháp lý về hợp đồng lao động điện tử được triển khai theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP và văn bản hướng dẫn. Nghĩa vụ cụ thể cần xác định theo hình thức giao kết và trường hợp áp dụng.

10.2. Hợp đồng lao động điện tử từ 1/7/2026 có gì thay đổi?

Từ ngày 01/7/2026, việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử được triển khai theo cơ chế mới, trong đó có việc gửi hợp đồng lên nền tảng để cấp ID theo quy định. Thông tư 08/2026/TT-BNV hướng dẫn các nội dung liên quan đến mã định danh, tài khoản truy cập, kết nối và quản lý dữ liệu.

10.3. Có thể ký hợp đồng lao động điện tử bằng điện thoại không?

Có thể thực hiện nếu nền tảng hỗ trợ thiết bị đó và phương thức ký, xác thực đáp ứng quy định pháp luật. Việc thao tác trên điện thoại không tự làm cho hợp đồng hợp pháp nếu thiếu điều kiện về chủ thể, thẩm quyền hoặc phương thức ký.

10.4. Hợp đồng lao động điện tử có cần đóng dấu doanh nghiệp không?

Không nên xem con dấu là điều kiện duy nhất quyết định hiệu lực của hợp đồng điện tử. Doanh nghiệp cần xác định đúng người có thẩm quyền giao kết, phương thức ký điện tử và yêu cầu pháp luật áp dụng đối với trường hợp cụ thể.

10.5. Có phải ký lại hợp đồng giấy đã ký trước ngày 01/7/2026 không?

Không nên kết luận rằng tất cả hợp đồng giấy đã ký đều phải ký lại. Việc tiếp tục thực hiện, chuyển đổi hoặc quản lý hợp đồng cần căn cứ vào quy định chuyển tiếp và nhu cầu thực tế của từng trường hợp.

10.6. Mã ID của hợp đồng lao động điện tử dùng để làm gì?

ID phục vụ quản lý dữ liệu hợp đồng trên nền tảng. Theo Thông tư 08/2026/TT-BNV, mã được cấp một lần và được sử dụng để liên kết hợp đồng với các phụ lục, thông báo hoặc dữ liệu liên quan theo quy định.

10.7. Nghị định 337/2025/NĐ-CP có hiệu lực khi nào?

Nghị định 337/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/01/2026. Việc triển khai giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử theo cơ chế của nghị định được thực hiện từ ngày 01/7/2026 theo quy định.

Kết luận

Hợp đồng lao động điện tử là một phương thức giao kết hợp đồng trên môi trường số, giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ và hỗ trợ người lao động giao kết từ xa. Từ ngày 01/7/2026, doanh nghiệp cần chú ý triển khai đúng quy trình theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, Thông tư 08/2026/TT-BNV và các văn bản liên quan.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên rà soát nội dung hợp đồng, thẩm quyền ký, phương thức xác thực, quy trình gửi dữ liệu, cấp ID và cơ chế lưu trữ. Khi phát sinh tình huống cụ thể, cần đối chiếu văn bản pháp luật hiện hành và hồ sơ thực tế trước khi đưa ra kết luận.