Mẫu quyết định chấm dứt hợp đồng lao động là văn bản thường được doanh nghiệp sử dụng để ghi nhận việc kết thúc quan hệ lao động và triển khai các thủ tục nhân sự liên quan. Văn bản cần thể hiện chính xác thông tin người lao động, căn cứ chấm dứt, ngày có hiệu lực và trách nhiệm của các bộ phận liên quan.

Tuy nhiên, quyết định chấm dứt hợp đồng lao động không thể tự tạo ra căn cứ chấm dứt nếu doanh nghiệp không đáp ứng điều kiện pháp luật. Khi lập văn bản, doanh nghiệp cần phân biệt quyết định nội bộ với văn bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng và giấy xác nhận chấm dứt hợp đồng lao động.

1. Mẫu quyết định chấm dứt hợp đồng lao động là gì?

Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động là văn bản do người sử dụng lao động hoặc người có thẩm quyền ban hành để ghi nhận việc chấm dứt hợp đồng lao động trong phạm vi quản lý của doanh nghiệp.

Văn bản thường được sử dụng để xác định người lao động thuộc diện chấm dứt hợp đồng, căn cứ áp dụng, thời điểm chấm dứt và trách nhiệm thực hiện các thủ tục tiếp theo.

Theo Điều 34 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động có thể chấm dứt do nhiều căn cứ khác nhau, như hết hạn hợp đồng, hoàn thành công việc, hai bên thỏa thuận hoặc một bên đơn phương chấm dứt theo quy định. Vì vậy, nội dung quyết định phải phù hợp với căn cứ thực tế của từng trường hợp.

Cần lưu ý rằng pháp luật không yêu cầu mọi trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động đều phải có một quyết định riêng mang tên “Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động”. Hình thức hồ sơ cần được xác định theo căn cứ chấm dứt và thủ tục áp dụng.

2. Mẫu quyết định chấm dứt hợp đồng lao động tham khảo

Dưới đây là mẫu tham khảo dành cho doanh nghiệp. Khi sử dụng, cần điều chỉnh căn cứ, điều khoản và nội dung cho phù hợp với hồ sơ thực tế.

TÊN DOANH NGHIỆP: ………………………………………

Số: ……/QĐ-……

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

………, ngày …… tháng …… năm ……

QUYẾT ĐỊNH

Về việc chấm dứt hợp đồng lao động

NGƯỜI ĐẠI DIỆN CÓ THẨM QUYỀN CỦA DOANH NGHIỆP

Căn cứ Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 và các văn bản hướng dẫn có liên quan;

Căn cứ Hợp đồng lao động số …… ký ngày ……/……/…… giữa Công ty ……………………… và ông/bà ………………………;

Căn cứ ………………………………………… (ghi rõ căn cứ chấm dứt phù hợp với trường hợp thực tế);

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Chấm dứt hợp đồng lao động

Chấm dứt Hợp đồng lao động số …… ký ngày ……/……/…… giữa Công ty ……………………… và ông/bà ………………………, chức danh ………………………, bộ phận ……………………….

Thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động: ngày ……/……/…….

Lý do/căn cứ chấm dứt: ………………………………………………….

Điều 2. Trách nhiệm bàn giao và giải quyết quyền lợi

Ông/bà ……………………… có trách nhiệm bàn giao công việc, hồ sơ, tài sản và các nội dung được giao quản lý theo quy định, thỏa thuận hợp pháp giữa các bên.

Bộ phận nhân sự và các bộ phận liên quan phối hợp đối chiếu tiền lương, các khoản quyền lợi còn phải thanh toán, hồ sơ bảo hiểm và những thủ tục cần thiết theo quy định pháp luật.

Điều 3. Tổ chức thực hiện

Các cá nhân, bộ phận có liên quan và ông/bà ……………………… chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này trong phạm vi nhiệm vụ được giao.

Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ……/……/……, trừ trường hợp nội dung hoặc căn cứ pháp luật áp dụng quy định khác.

Nơi nhận:

• Người lao động có tên tại Điều 1;
• Bộ phận nhân sự;
• Bộ phận liên quan;
• Lưu hồ sơ doanh nghiệp.

NGƯỜI CÓ THẨM QUYỀN

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu áp dụng)

Lưu ý: Đây là mẫu tham khảo, không phải mẫu bắt buộc áp dụng cho mọi trường hợp. Đối với trường hợp hai bên thỏa thuận chấm dứt, nên có văn bản thể hiện rõ sự thống nhất. Đối với trường hợp doanh nghiệp đơn phương chấm dứt, cần xác định đúng căn cứ và thực hiện nghĩa vụ báo trước nếu pháp luật yêu cầu.

3. Nội dung cần có trong quyết định chấm dứt hợp đồng lao động

Một quyết định được soạn thảo rõ ràng nên bao gồm các nội dung sau:

Nội dung	Yêu cầu
Thông tin doanh nghiệp	Tên, số văn bản, ngày ban hành
Người có thẩm quyền	Chức vụ, căn cứ thẩm quyền ký
Thông tin người lao động	Họ tên, chức danh, bộ phận công tác
Thông tin hợp đồng	Số hợp đồng, ngày ký, loại hợp đồng nếu cần
Căn cứ chấm dứt	Nêu đúng trường hợp pháp luật hoặc thỏa thuận áp dụng
Thời điểm chấm dứt	Ghi rõ ngày chấm dứt hợp đồng
Trách nhiệm liên quan	Bàn giao, thanh toán quyền lợi, hồ sơ và tài sản
Hiệu lực và nơi nhận	Xác định thời điểm hiệu lực, cá nhân hoặc bộ phận thực hiện

Doanh nghiệp cần tránh sử dụng căn cứ chung chung như “theo yêu cầu của công ty” mà không chỉ rõ cơ sở pháp lý. Nếu quyết định liên quan đến việc đơn phương chấm dứt hợp đồng, hồ sơ cần có tài liệu chứng minh căn cứ và việc tuân thủ các điều kiện tương ứng.

4. Phân biệt quyết định chấm dứt, giấy xác nhận và văn bản thỏa thuận

Các cụm từ “giấy chấm dứt hợp đồng lao động”, “giấy quyết định chấm dứt hợp đồng lao động” và “giấy xác nhận chấm dứt hợp đồng lao động” thường được sử dụng khi tìm kiếm biểu mẫu. Tuy nhiên, cần lựa chọn đúng loại văn bản theo mục đích.

Loại văn bản	Mục đích chính
Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động	Ghi nhận việc chấm dứt trong hồ sơ và quản lý nhân sự của doanh nghiệp
Văn bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động	Ghi nhận sự thống nhất giữa người lao động và người sử dụng lao động
Giấy xác nhận chấm dứt hợp đồng lao động	Xác nhận thông tin hoặc tình trạng chấm dứt để phục vụ nhu cầu chứng minh, đối chiếu
Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động	Thông báo cho bên liên quan về việc chấm dứt theo căn cứ và điều kiện áp dụng

Tên gọi của văn bản không quyết định hoàn toàn giá trị pháp lý. Nội dung, căn cứ chấm dứt, thẩm quyền ký và tình huống thực tế mới là những yếu tố cần được xem xét.

5. Giấy xác nhận chấm dứt hợp đồng lao động dùng khi nào?

Giấy xác nhận chấm dứt hợp đồng lao động có thể được sử dụng khi người lao động cần tài liệu xác nhận thông tin về quá trình làm việc hoặc tình trạng chấm dứt hợp đồng tại doanh nghiệp cũ.

Nội dung thường gồm:

• Thông tin doanh nghiệp và người xác nhận.
• Họ tên, chức danh và thông tin nhận diện hồ sơ người lao động.
• Thông tin hợp đồng lao động đã giao kết.
• Thời gian làm việc và ngày chấm dứt hợp đồng.
• Thông tin xác nhận theo phạm vi hồ sơ doanh nghiệp quản lý.
• Ngày cấp, chữ ký của người có thẩm quyền.

Cần phân biệt giấy xác nhận do doanh nghiệp cấp với các giấy tờ về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp hoặc hồ sơ lao động khác. Một giấy xác nhận không tự động thay thế mọi thủ tục mà pháp luật yêu cầu.

Theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, khi chấm dứt hợp đồng, người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại giấy tờ bản chính đã giữ của người lao động theo quy định. Khi người lao động yêu cầu, doanh nghiệp còn có trách nhiệm cung cấp bản sao tài liệu liên quan đến quá trình làm việc; chi phí sao, gửi do người sử dụng lao động chi trả.

6. Quy trình ban hành quyết định chấm dứt hợp đồng lao động

Để hồ sơ được thực hiện thống nhất, doanh nghiệp có thể áp dụng quy trình sau:

Bước 1: Xác định căn cứ chấm dứt. Rà soát hợp đồng, thời hạn hợp đồng, thỏa thuận giữa hai bên và điều khoản pháp luật có liên quan.

Bước 2: Kiểm tra điều kiện thực hiện. Nếu doanh nghiệp đơn phương chấm dứt, cần xác định căn cứ có thuộc trường hợp luật cho phép hay không, đồng thời kiểm tra thời hạn báo trước và các trường hợp không được đơn phương chấm dứt.

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ. Tập hợp hợp đồng lao động, văn bản thỏa thuận hoặc thông báo, tài liệu chứng minh căn cứ chấm dứt và các giấy tờ liên quan.

Bước 4: Soạn thảo và kiểm tra quyết định. Đối chiếu thông tin người lao động, căn cứ pháp lý, ngày chấm dứt, thẩm quyền ký và trách nhiệm thực hiện.

Bước 5: Thông báo và lưu hồ sơ. Gửi văn bản đến người lao động theo cách thức phù hợp, đồng thời lưu chứng cứ giao nhận.

Bước 6: Hoàn tất nghĩa vụ sau chấm dứt. Thực hiện bàn giao, thanh toán quyền lợi, thủ tục bảo hiểm và trả lại giấy tờ theo quy định.

Theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, các khoản liên quan đến quyền lợi của hai bên về nguyên tắc phải được thanh toán trong 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng; một số trường hợp luật định được kéo dài nhưng không quá 30 ngày. Việc ban hành quyết định không làm mất đi nghĩa vụ thanh toán và thủ tục còn lại.

7. Những lưu ý pháp lý khi sử dụng mẫu quyết định

Khi lập quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp cần chú ý:

• Xác định đúng căn cứ chấm dứt, tránh dùng quyết định nội bộ để thay thế điều kiện pháp luật bắt buộc.
• Kiểm tra thẩm quyền của người ký và quy định phân cấp trong doanh nghiệp.
• Ghi rõ ngày chấm dứt, tránh mâu thuẫn với thông báo hoặc thỏa thuận đã lập.
• Không ghi nhận người lao động đã nhận đủ quyền lợi khi việc thanh toán chưa hoàn tất.
• Lưu hồ sơ chứng minh việc thông báo, bàn giao và thanh toán.
• Bảo đảm quyết định không chứa điều khoản loại trừ quyền lợi bắt buộc của người lao động.

Nếu doanh nghiệp đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật, việc có quyết định bằng văn bản không làm cho hành vi đó trở thành hợp pháp. Hậu quả pháp lý có thể phát sinh theo Điều 41 Bộ luật Lao động 2019, tùy tình huống cụ thể.

8. Câu hỏi thường gặp

8.1. Mẫu quyết định chấm dứt hợp đồng lao động có bắt buộc theo một mẫu thống nhất không?

Không phải mọi trường hợp đều có một mẫu quyết định thống nhất bắt buộc áp dụng. Doanh nghiệp có thể xây dựng mẫu nội bộ, nhưng nội dung phải phù hợp với căn cứ chấm dứt, thẩm quyền ký và quy định pháp luật liên quan.

8.2. Người lao động có bắt buộc phải ký vào quyết định chấm dứt không?

Không thể mặc nhiên coi chữ ký của người lao động là điều kiện bắt buộc cho mọi quyết định chấm dứt. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu bằng chứng về việc thông báo hoặc giao nhận văn bản. Nếu chấm dứt theo thỏa thuận, sự đồng thuận của hai bên cần được thể hiện rõ.

8.3. Giấy xác nhận chấm dứt hợp đồng lao động có thay thế quyết định không?

Không nhất thiết. Giấy xác nhận thường nhằm xác nhận một thông tin hoặc tình trạng đã xảy ra; quyết định có thể được sử dụng để ghi nhận việc chấm dứt trong hồ sơ quản lý. Cần xác định mục đích sử dụng và tài liệu mà cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu.

8.4. Khi hợp đồng hết hạn có nhất thiết phải ban hành quyết định chấm dứt không?

Không phải mọi trường hợp hết hạn hợp đồng đều bắt buộc phải có quyết định riêng mang tên này. Doanh nghiệp vẫn cần hoàn tất các thủ tục và nghĩa vụ liên quan theo quy định, đồng thời lưu hồ sơ phù hợp để chứng minh thời điểm và căn cứ chấm dứt.

8.5. Có thể dùng quyết định chấm dứt để xác nhận đã thanh toán hết quyền lợi không?

Chỉ nên xác nhận việc thanh toán khi đã có căn cứ thực tế, chẳng hạn bảng đối chiếu và chứng từ thanh toán. Nếu còn khoản chưa trả, quyết định nên ghi rõ trách nhiệm và thời hạn hoàn tất thay vì xác nhận đã thanh toán đầy đủ.

9. Kết luận

Mẫu quyết định chấm dứt hợp đồng lao động là tài liệu hữu ích trong công tác quản lý nhân sự, nhưng cần được sử dụng đúng mục đích và đúng căn cứ. Doanh nghiệp nên phân biệt quyết định chấm dứt với văn bản thỏa thuận, thông báo chấm dứt và giấy xác nhận để lựa chọn hồ sơ phù hợp.

Trước khi ban hành, cần kiểm tra căn cứ pháp luật, thẩm quyền ký, thời điểm chấm dứt và các nghĩa vụ về tiền lương, bảo hiểm, giấy tờ và quyền lợi của người lao động. Việc lập hồ sơ đầy đủ, rõ ràng sẽ góp phần hạn chế tranh chấp và bảo đảm quá trình chấm dứt hợp đồng được thực hiện minh bạch.

Căn cứ pháp lý tham khảo:

• Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, đặc biệt Điều 34 về các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động.
• Điều 41 về nghĩa vụ của người sử dụng lao động khi đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật.
• Điều 48 về trách nhiệm của các bên khi chấm dứt hợp đồng lao động.