Giấy ủy quyền ký hợp đồng lao động là văn bản ghi nhận việc một cá nhân có thẩm quyền giao cho người khác thay mặt mình thực hiện việc ký kết hợp đồng lao động trong phạm vi được phép. Văn bản này thường được doanh nghiệp sử dụng khi người đại diện theo pháp luật hoặc người đứng đầu đơn vị không trực tiếp ký hợp đồng với người lao động.

Tuy nhiên, việc ủy quyền ký hợp đồng lao động phải tuân thủ quy định về thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động. Không phải mọi chức danh quản lý đều mặc nhiên có quyền ký, và người được ủy quyền không được tự ý ủy quyền lại cho người khác.

1. Giấy ủy quyền ký hợp đồng lao động là gì?

Giấy ủy quyền ký hợp đồng lao động là văn bản xác lập phạm vi ủy quyền để người được ủy quyền thay mặt người có thẩm quyền thực hiện việc giao kết hợp đồng lao động.

Trong doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật có thể ủy quyền cho người khác ký hợp đồng lao động nếu đáp ứng điều kiện pháp luật. Người được ủy quyền chỉ được thực hiện công việc trong phạm vi và thời hạn được giao.

Theo Điều 18 Bộ luật Lao động 2019, người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động có thể là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền theo quy định pháp luật; quy định cũng áp dụng đối với người đứng đầu cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân và một số chủ thể sử dụng lao động khác.

Cần phân biệt giấy ủy quyền ký hợp đồng lao động với giấy ủy quyền thực hiện các công việc nhân sự khác. Nếu văn bản chỉ cho phép tiếp nhận hồ sơ, trao đổi điều kiện tuyển dụng hoặc làm thủ tục hành chính, thì không đương nhiên bao gồm quyền ký hợp đồng lao động.

2. Khi nào cần lập giấy ủy quyền ký hợp đồng lao động?

Doanh nghiệp có thể cân nhắc lập văn bản ủy quyền khi người có thẩm quyền không trực tiếp ký hợp đồng và cần giao cho người khác thực hiện công việc này trong phạm vi pháp luật cho phép.

Một số tình huống thường gặp gồm:

• Người đại diện theo pháp luật ủy quyền cho người quản lý có thẩm quyền ký hợp đồng lao động.
• Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân ủy quyền cho người khác ký hợp đồng thuộc phạm vi quản lý.
• Doanh nghiệp cần quy định rõ người được ký, loại hợp đồng được ký, phạm vi công việc và thời hạn ủy quyền.

Việc ủy quyền cần được xác lập rõ ràng trước khi người được ủy quyền ký hợp đồng. Doanh nghiệp nên kiểm tra điều lệ, quy chế nội bộ, hồ sơ đại diện và các quy định pháp luật có liên quan để bảo đảm người ủy quyền có thẩm quyền giao quyền ký kết.

3. Mẫu giấy ủy quyền ký hợp đồng lao động

Dưới đây là mẫu tham khảo dành cho trường hợp người có thẩm quyền phía người sử dụng lao động ủy quyền cho cá nhân khác ký hợp đồng lao động.

TÊN DOANH NGHIỆP: ………………………………………

Số: ……/GUQ-……

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

………, ngày …… tháng …… năm ……

GIẤY ỦY QUYỀN

Về việc ký kết hợp đồng lao động

I. NGƯỜI ỦY QUYỀN

Họ và tên: ………………………………………………………………

Chức vụ: …………………………………………………………………

Đại diện cho: ……………………………………………………………

Căn cứ thẩm quyền: ……………………………………………………

II. NGƯỜI ĐƯỢC ỦY QUYỀN

Họ và tên: ………………………………………………………………

Chức vụ: …………………………………………………………………

Bộ phận công tác: ………………………………………………………

Số giấy tờ tùy thân: ………………… cấp ngày ……………………

III. NỘI DUNG ỦY QUYỀN

Bằng văn bản này, người ủy quyền giao cho người được ủy quyền thực hiện việc ký kết hợp đồng lao động với người lao động thuộc phạm vi sau:

1. Phạm vi người lao động hoặc vị trí được ký: ……………………
2. Loại hợp đồng lao động được ký: …………………………………
3. Phạm vi công việc được thực hiện: ………………………………
4. Giới hạn hoặc điều kiện khi ký kết: ………………………………

Người được ủy quyền có trách nhiệm thực hiện đúng phạm vi được giao, tuân thủ quy định pháp luật và quy chế hợp pháp của doanh nghiệp.

IV. THỜI HẠN ỦY QUYỀN

Thời hạn ủy quyền từ ngày ……/……/…… đến hết ngày ……/……/……, trừ trường hợp chấm dứt hoặc thay đổi theo quy định pháp luật và văn bản hợp lệ của người có thẩm quyền.

V. TRÁCH NHIỆM THỰC HIỆN

Người được ủy quyền chịu trách nhiệm về việc thực hiện đúng nội dung, phạm vi và thời hạn ủy quyền. Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác giao kết hợp đồng lao động.

Giấy ủy quyền được lập thành …… bản, mỗi bên giữ …… bản và được lưu tại hồ sơ có liên quan.

NGƯỜI ỦY QUYỀN
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

NGƯỜI ĐƯỢC ỦY QUYỀN
(Ký, ghi rõ họ tên)

Lưu ý: Mẫu trên là mẫu tham khảo. Cần điều chỉnh theo tư cách pháp lý của người sử dụng lao động, thẩm quyền của người ký và phạm vi ủy quyền thực tế. Không nên ghi phạm vi quá chung chung như “được ký mọi giấy tờ nhân sự” nếu mục đích chỉ là ký hợp đồng lao động.

4. Nội dung cần có trong mẫu giấy ủy quyền ký hợp đồng lao động

Một giấy ủy quyền nên có những nội dung cơ bản sau:

Nội dung	Yêu cầu
Thông tin người ủy quyền	Họ tên, chức vụ, tư cách và căn cứ thẩm quyền
Thông tin người được ủy quyền	Họ tên, chức vụ, thông tin nhận diện cần thiết
Phạm vi ủy quyền	Nêu rõ loại hợp đồng, đối tượng hoặc phạm vi công việc được ký
Thời hạn ủy quyền	Ngày bắt đầu, ngày kết thúc hoặc điều kiện chấm dứt
Giới hạn thực hiện	Điều kiện, hạn mức hoặc yêu cầu phê duyệt nếu có
Trách nhiệm	Nghĩa vụ tuân thủ pháp luật và quy định nội bộ hợp pháp
Chữ ký	Chữ ký của người có thẩm quyền và các bên theo yêu cầu áp dụng

Phạm vi ủy quyền càng rõ ràng thì càng thuận lợi cho việc xác định trách nhiệm khi phát sinh tranh chấp. Nếu người được ủy quyền chỉ được ký một nhóm hợp đồng hoặc một số hợp đồng cụ thể, nên ghi rõ nội dung đó trong văn bản.

5. Ai có quyền ủy quyền ký hợp đồng lao động?

Theo Điều 18 Bộ luật Lao động 2019, người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động có thể là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền hợp pháp; người đứng đầu cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân hoặc người được ủy quyền; người đại diện của hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân hoặc người được ủy quyền; và cá nhân trực tiếp sử dụng lao động trong trường hợp luật quy định.

Do đó, trước khi lập giấy ủy quyền, cần xác định:

• Người ủy quyền có quyền đại diện hoặc quyền giao kết hợp đồng lao động hay không.
• Việc ủy quyền có phù hợp với quy định pháp luật và hồ sơ quản trị của tổ chức không.
• Người được ủy quyền có được xác định rõ về phạm vi, thời hạn và trách nhiệm hay không.

Việc một người giữ chức danh giám đốc nhân sự, trưởng bộ phận hoặc quản lý cấp cao không tự động đồng nghĩa người đó có quyền ký hợp đồng lao động thay mặt doanh nghiệp. Cần có căn cứ về thẩm quyền hoặc văn bản ủy quyền phù hợp.

6. Người được ủy quyền ký hợp đồng lao động có được ủy quyền lại không?

Theo khoản 5 Điều 18 Bộ luật Lao động 2019, người được ủy quyền giao kết hợp đồng lao động không được ủy quyền lại cho người khác giao kết hợp đồng lao động.

Vì vậy, doanh nghiệp cần lựa chọn đúng người được ủy quyền ngay từ đầu. Nếu người được ủy quyền không thể thực hiện công việc, doanh nghiệp nên xem xét việc người có thẩm quyền trực tiếp ký hoặc lập văn bản ủy quyền mới theo đúng quy định, thay vì để người được ủy quyền tự chuyển giao quyền ký kết.

7. Người lao động có được ủy quyền cho người khác ký hợp đồng lao động không?

Nguyên tắc chung tại Điều 18 Bộ luật Lao động 2019 là người lao động trực tiếp giao kết hợp đồng lao động. Ngoại lệ được quy định đối với công việc theo mùa vụ hoặc công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng: nhóm người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên có thể ủy quyền cho một người lao động trong nhóm giao kết hợp đồng. Hợp đồng phải được lập bằng văn bản và kèm danh sách ghi rõ họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú và chữ ký của từng người lao động.

Vì vậy, không nên hiểu rằng một người lao động trong mọi trường hợp đều có thể ủy quyền cho người khác ký hợp đồng lao động thay mình. Cần xác định đúng trường hợp ngoại lệ và đáp ứng các điều kiện luật định.

8. Những lưu ý khi sử dụng giấy ủy quyền ký hợp đồng lao động

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên chú ý:

1. Xác định đúng thẩm quyền của người ủy quyền.
2. Ghi cụ thể phạm vi và thời hạn ủy quyền.
3. Không cho phép người được ủy quyền ủy quyền lại việc giao kết hợp đồng lao động.
4. Lưu giấy ủy quyền cùng hợp đồng lao động đã ký và hồ sơ liên quan.
5. Kiểm tra thẩm quyền ký tại thời điểm giao kết, nhất là khi có thay đổi người đại diện hoặc chức vụ.
6. Bảo đảm hợp đồng lao động được ký đúng hình thức và nội dung theo quy định.

Giấy ủy quyền không thể hợp pháp hóa việc ký kết nếu người ủy quyền không có thẩm quyền hoặc việc ủy quyền trái quy định pháp luật. Khi phát sinh tranh chấp về thẩm quyền, doanh nghiệp cần rà soát cả văn bản ủy quyền, hồ sơ đại diện và quá trình giao kết hợp đồng.

9. Câu hỏi thường gặp

9.1. Giấy ủy quyền ký hợp đồng lao động có bắt buộc công chứng không?

Điều 18 Bộ luật Lao động 2019 quy định về thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động nhưng không đặt ra yêu cầu chung rằng mọi giấy ủy quyền ký hợp đồng lao động đều phải công chứng. Hình thức và yêu cầu cụ thể cần được xem xét theo quy định pháp luật áp dụng, tư cách chủ thể và trường hợp thực tế.

9.2. Có thể ủy quyền cho trưởng phòng nhân sự ký hợp đồng lao động không?

Có thể nếu người ủy quyền có thẩm quyền và việc ủy quyền được thực hiện hợp pháp. Chức danh trưởng phòng nhân sự tự thân không thay thế căn cứ xác lập quyền đại diện hoặc quyền ký hợp đồng.

9.3. Có thể ủy quyền ký tất cả hợp đồng lao động không?

Phạm vi ủy quyền do người có thẩm quyền xác định trong giới hạn pháp luật cho phép. Tuy nhiên, để dễ kiểm soát, doanh nghiệp nên quy định rõ đối tượng, loại hợp đồng, thời hạn và giới hạn ký kết thay vì sử dụng nội dung quá rộng hoặc không xác định được phạm vi.

9.4. Hợp đồng lao động do người được ủy quyền ký có giá trị không?

Hợp đồng có thể được giao kết hợp pháp thông qua người được ủy quyền nếu người ủy quyền có thẩm quyền, việc ủy quyền hợp lệ và người ký thực hiện đúng phạm vi được giao. Nếu có sai sót về thẩm quyền hoặc nội dung, cần đánh giá hồ sơ và quy định áp dụng cụ thể.

9.5. Có thể dùng một giấy ủy quyền cho nhiều hợp đồng lao động không?

Có thể xác định phạm vi ủy quyền bao gồm nhiều hợp đồng nếu phù hợp với thẩm quyền và được mô tả rõ trong văn bản. Doanh nghiệp nên quy định thời hạn, loại hợp đồng và giới hạn ký để thuận tiện kiểm soát, lưu trữ và xác định trách nhiệm.

10. Kết luận

Giấy ủy quyền ký hợp đồng lao động là văn bản hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức việc giao kết hợp đồng khi người có thẩm quyền không trực tiếp ký. Để bảo đảm hiệu lực và hạn chế tranh chấp, doanh nghiệp cần xác định đúng người ủy quyền, người được ủy quyền, phạm vi, thời hạn và trách nhiệm thực hiện.

Đặc biệt, người được ủy quyền giao kết hợp đồng lao động không được ủy quyền lại cho người khác. Trước khi sử dụng mẫu, doanh nghiệp nên rà soát Điều 18 Bộ luật Lao động 2019 và hồ sơ thẩm quyền nội bộ để bảo đảm việc ký kết được thực hiện đúng quy định.

Căn cứ pháp lý tham khảo:

• Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, Điều 18 về thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động.
• Nghị định số 145/2020/NĐ-CP và các quy định hướng dẫn liên quan, trong phạm vi áp dụng.