Khi người thân qua đời và để lại nhà đất, tiền gửi ngân hàng, xe hoặc tài sản có giá trị khác, người thừa kế cần chuẩn bị hồ sơ để xác định quyền hưởng di sản và thực hiện các thủ tục liên quan. Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ giúp quá trình công chứng văn bản phân chia di sản, nhận tài sản và đăng ký sang tên được thuận lợi hơn.

Vậy làm di sản thừa kế cần những giấy tờ gì, trường hợp có di chúc và không có di chúc cần chuẩn bị hồ sơ ra sao? Nếu mất giấy tờ nhà đất hoặc không có giấy tờ chứng minh quan hệ với người để lại di sản thì phải xử lý thế nào? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn 7 loại giấy tờ quan trọng và những vấn đề cần lưu ý khi thực hiện thủ tục thừa kế.

Làm di sản thừa kế cần những giấy tờ gì?

Hồ sơ nhận di sản thừa kế phụ thuộc vào loại tài sản, hình thức thừa kế và tình trạng pháp lý của di sản. Thông thường, người thừa kế nên chuẩn bị 7 nhóm giấy tờ sau:

Giấy chứng tử hoặc giấy tờ chứng minh người để lại di sản đã chết

Đây là giấy tờ quan trọng để xác định thời điểm mở thừa kế và làm căn cứ giải quyết quyền thừa kế.

Người thừa kế thường cần chuẩn bị trích lục khai tử hoặc giấy tờ hộ tịch hợp lệ chứng minh người để lại di sản đã qua đời. Nếu người chết ở nước ngoài, hồ sơ có thể cần giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp và thực hiện các thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật theo quy định, trừ trường hợp được miễn.

Thông tin trên giấy tờ cần thống nhất với giấy tờ nhân thân, hồ sơ tài sản và các tài liệu liên quan. Nếu có sai lệch về họ tên, ngày sinh hoặc thông tin cá nhân, người thừa kế nên kiểm tra và xử lý trước khi nộp hồ sơ.

Giấy tờ tùy thân của những người thừa kế

Người yêu cầu giải quyết di sản cần chuẩn bị giấy tờ xác định nhân thân, chẳng hạn:

• Thẻ căn cước hoặc giấy tờ tùy thân hợp lệ khác;
• Hộ chiếu còn giá trị sử dụng, nếu phù hợp với trường hợp cụ thể;
• Giấy tờ chứng minh thông tin cá nhân theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận hồ sơ;
• Giấy tờ của người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền, nếu có.

Nếu một trong những người thừa kế đang ở nước ngoài, người đó cần kiểm tra yêu cầu về giấy tờ nhân thân, việc ký văn bản và chứng nhận chữ ký theo quy định áp dụng cho trường hợp của mình.

Trường hợp người thừa kế là trẻ chưa thành niên hoặc người cần có người đại diện theo pháp luật, hồ sơ cần có thêm giấy tờ chứng minh tư cách đại diện tương ứng.

Di chúc của người để lại di sản

Nếu người chết có để lại di chúc, người thừa kế cần cung cấp bản di chúc để làm căn cứ xác định ý chí định đoạt tài sản của người đã mất.

Di chúc có thể được lập bằng văn bản có công chứng, chứng thực hoặc bằng hình thức khác đáp ứng điều kiện pháp luật. Không phải mọi di chúc đều bắt buộc phải công chứng mới có giá trị; hiệu lực của di chúc phải được xem xét theo hình thức, điều kiện lập và các quy định liên quan.

Khi chuẩn bị hồ sơ, cần lưu ý:

• Cung cấp bản di chúc đang được lưu giữ và các tài liệu liên quan nếu có;
• Kiểm tra thông tin người lập di chúc, người được hưởng và tài sản được định đoạt;
• Xác định di chúc có bị sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc hủy bỏ hay không;
• Làm rõ phạm vi tài sản được định đoạt và phần tài sản thuộc quyền sở hữu của người chết.

Nếu có nhiều bản di chúc hoặc phát sinh nghi vấn về tính hợp pháp, người thừa kế cần được hướng dẫn giải quyết trước khi tiến hành phân chia di sản.

Giấy tờ chứng minh quan hệ với người để lại di sản

Nếu thừa kế theo pháp luật, người thừa kế cần có giấy tờ chứng minh quan hệ với người chết để xác định hàng thừa kế và quyền hưởng di sản.

Các giấy tờ thường gặp gồm:

• Giấy khai sinh để chứng minh quan hệ cha mẹ, con;
• Giấy chứng nhận kết hôn hoặc trích lục đăng ký kết hôn để chứng minh quan hệ vợ chồng;
• Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi hoặc giấy tờ hợp lệ chứng minh quan hệ nuôi con nuôi;
• Trích lục hộ tịch, giấy tờ hộ tịch khác hoặc tài liệu có giá trị chứng minh quan hệ gia đình;
• Các giấy tờ khác có thể được sử dụng để xác minh quan hệ giữa người thừa kế và người để lại di sản.

Trong một số trường hợp, cần làm rõ quan hệ với cha mẹ, con, vợ chồng hoặc những người thuộc hàng thừa kế khác. Nếu giấy tờ cũ bị thất lạc, người thừa kế có thể đề nghị cơ quan hộ tịch tra cứu, cấp trích lục hoặc xác minh theo thủ tục phù hợp.

Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở hoặc giấy tờ về tài sản

Nếu di sản là bất động sản, người thừa kế cần chuẩn bị Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất hoặc giấy tờ pháp lý khác liên quan đến quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở.

Nếu di sản là tài sản khác, cần chuẩn bị giấy tờ tương ứng, chẳng hạn:

• Giấy đăng ký xe đối với ô tô, xe máy;
• Sổ tiết kiệm hoặc tài liệu xác nhận số dư tiền gửi;
• Giấy chứng nhận cổ phần, chứng khoán hoặc tài liệu chứng minh quyền sở hữu tài sản;
• Hợp đồng, giấy tờ mua bán hoặc tài liệu chứng minh quyền đối với tài sản khác.

Cần lưu ý rằng không phải mọi tài sản đều được xác định là di sản chỉ vì người chết đứng tên trên một giấy tờ. Nếu tài sản thuộc sở hữu chung, người thừa kế phải xác định phần quyền sở hữu của người chết trước khi phân chia.

Giấy tờ về tài sản chung, nghĩa vụ tài sản và các quyền liên quan

Một số trường hợp cần cung cấp thêm giấy tờ để xác định chính xác khối di sản và những nghĩa vụ liên quan.

Ví dụ, nếu người chết có tài sản chung với vợ hoặc chồng, các thành viên gia đình hoặc người khác, hồ sơ cần có tài liệu làm rõ phần tài sản thuộc quyền sở hữu của người chết.

Ngoài ra, nếu có khoản vay, nghĩa vụ trả nợ, tranh chấp về quyền sở hữu hoặc tài sản đang được thế chấp, người thừa kế cần chuẩn bị hợp đồng, giấy xác nhận công nợ, hồ sơ thế chấp hoặc tài liệu có liên quan.

Việc xác định đúng phần tài sản được để lại thừa kế giúp hạn chế tranh chấp và tránh phân chia vượt quá quyền của người chết.

Phiếu yêu cầu công chứng và dự thảo văn bản phân chia di sản

Khi thực hiện thủ tục công chứng, người thừa kế thường cần lập phiếu yêu cầu công chứng và cung cấp thông tin để công chứng viên kiểm tra, soạn thảo hoặc tiếp nhận dự thảo văn bản theo quy định.

Từ ngày 01/07/2025, Luật Công chứng năm 2024 quy định thủ tục công chứng văn bản phân chia di sản. Thủ tục này được áp dụng cả khi chỉ có một người thừa kế, nếu đáp ứng các điều kiện pháp luật.

Văn bản phân chia di sản là căn cứ quan trọng để xác định người được nhận tài sản và thực hiện thủ tục đăng ký chuyển quyền đối với tài sản thuộc diện phải đăng ký.

Người thừa kế không nên tự ý ký văn bản khi chưa xác định đầy đủ người có quyền hưởng di sản, phạm vi tài sản hoặc khi vẫn còn tranh chấp chưa được giải quyết.

>> Đặt lịch tư vấn với luật sư của chúng tôi và trải nghiệm dịch vụ pháp lý uy tín, nơi mọi vấn đề của bạn sẽ được giải quyết hiệu quả và nhanh chóng!

Đặt lịch tư vấn

Hồ sơ làm di sản thừa kế khi có di chúc và không có di chúc khác nhau thế nào?

Hồ sơ có thể khác nhau tùy căn cứ xác định người thừa kế.

Trường hợp thừa kế theo di chúc

Người thừa kế cần chuẩn bị giấy tờ nhân thân, giấy chứng tử, di chúc và giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản của người chết.

Nếu di chúc chỉ định người hưởng một phần tài sản, cần làm rõ phần tài sản đó và những quyền lợi liên quan. Đồng thời, phải xem xét người thừa kế không phụ thuộc vào nội dung di chúc theo quy định của Bộ luật Dân sự, nếu có.

Nếu di chúc có nội dung không rõ ràng, có dấu hiệu bị sửa chữa hoặc có người phản đối hiệu lực, việc phân chia có thể cần được làm rõ trước khi công chứng.

Trường hợp thừa kế theo pháp luật

Nếu người chết không để lại di chúc, di chúc không hợp pháp hoặc thuộc trường hợp thừa kế theo pháp luật, người thừa kế cần chuẩn bị tài liệu để chứng minh quan hệ gia đình và xác định những người thuộc hàng thừa kế.

Theo Bộ luật Dân sự, hàng thừa kế thứ nhất gồm vợ, chồng, cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, con đẻ và con nuôi của người chết. Những người cùng hàng thừa kế được hưởng phần di sản bằng nhau, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Vì vậy, cần rà soát đầy đủ người có quyền hưởng di sản, tránh bỏ sót người thừa kế. Nếu có người đã chết trước hoặc cùng thời điểm với người để lại di sản, cần xem xét thêm trường hợp thừa kế thế vị khi đủ điều kiện.

Thiếu giấy tờ làm di sản thừa kế thì phải xử lý thế nào?

Không phải mọi trường hợp mất hoặc thiếu giấy tờ đều khiến việc nhận di sản không thể thực hiện. Tuy nhiên, người thừa kế cần xác định loại giấy tờ bị thiếu và tìm phương án bổ sung phù hợp.

Mất giấy chứng tử hoặc giấy tờ hộ tịch

Người thừa kế có thể liên hệ cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền để tra cứu, xin cấp trích lục hoặc thực hiện thủ tục hộ tịch tương ứng.

Nếu người chết ở nước ngoài, cần kiểm tra giấy tờ khai tử và các thủ tục ghi nhận hộ tịch tại Việt Nam theo trường hợp cụ thể.

Không tìm thấy di chúc

Trước tiên, nên rà soát hồ sơ gia đình, tổ chức hành nghề công chứng hoặc nơi có thể đang lưu giữ di chúc. Nếu không tìm được di chúc hoặc không có căn cứ chứng minh di chúc hợp pháp, việc xác định người thừa kế cần được xem xét theo quy định pháp luật.

Không nên tự suy đoán nội dung di chúc hoặc phân chia tài sản chỉ dựa trên lời kể của một thành viên gia đình.

Không có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

Trường hợp di sản là đất chưa có Giấy chứng nhận, người thừa kế cần thu thập các giấy tờ về nguồn gốc đất, quá trình sử dụng, giấy tờ giao đất hoặc chuyển quyền và các tài liệu liên quan.

Việc có thể nhận thừa kế, đăng ký quyền sử dụng đất hay phải giải quyết tranh chấp trước còn phụ thuộc vào nguồn gốc, tình trạng pháp lý của thửa đất và điều kiện theo pháp luật đất đai.

Nếu có tranh chấp về người sử dụng đất hoặc phạm vi di sản, nên làm rõ trước khi tiến hành phân chia.

Thủ tục làm di sản thừa kế được thực hiện như thế nào?

Sau khi chuẩn bị hồ sơ, người thừa kế có thể thực hiện theo trình tự cơ bản sau:

Bước 1: Xác định người thừa kế và khối di sản. Rà soát di chúc, quan hệ gia đình, tài sản riêng, phần tài sản chung và các nghĩa vụ liên quan.

Bước 2: Chuẩn bị giấy tờ. Thu thập giấy tờ nhân thân, giấy chứng tử, giấy tờ về quan hệ thừa kế, di chúc và tài liệu chứng minh quyền đối với tài sản.

Bước 3: Yêu cầu công chứng văn bản phân chia di sản. Nộp hồ sơ tại tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền tiếp nhận theo quy định. Công chứng viên kiểm tra giấy tờ và hướng dẫn bổ sung nếu cần.

Bước 4: Thực hiện việc niêm yết và hoàn tất công chứng. Việc niêm yết được thực hiện theo quy định pháp luật. Nếu phát sinh khiếu nại, tố cáo hoặc tranh chấp thuộc trường hợp phải xử lý, thủ tục có thể bị tạm dừng để xác minh, giải quyết.

Bước 5: Đăng ký nhận tài sản hoặc sang tên. Sau khi có văn bản phân chia di sản hợp lệ, người thừa kế thực hiện thủ tục tại cơ quan có thẩm quyền, chẳng hạn đăng ký biến động đất đai, sang tên xe hoặc làm việc với ngân hàng để nhận tài sản.

Thời gian giải quyết phụ thuộc vào tính đầy đủ của hồ sơ, việc niêm yết, loại tài sản và tình trạng tranh chấp. Nếu hồ sơ phức tạp hoặc có người không đồng ý phân chia, thời gian thực hiện có thể kéo dài.

Làm di sản thừa kế có mất phí không?

Khi thực hiện thủ tục nhận di sản, người thừa kế có thể phải chi trả một số khoản tùy loại tài sản và thủ tục thực tế.

Các khoản thường gặp gồm:

• Phí công chứng văn bản phân chia di sản theo quy định về phí công chứng;
• Thù lao soạn thảo, sao chụp hoặc các chi phí hợp lệ khác theo mức được niêm yết;
• Phí, lệ phí đăng ký tài sản hoặc đăng ký biến động nếu thuộc trường hợp phải nộp;
• Thuế, lệ phí liên quan đến việc nhận và đăng ký tài sản nếu pháp luật quy định phải nộp.

Một số trường hợp thừa kế giữa những người có quan hệ gia đình nhất định được miễn thuế thu nhập cá nhân hoặc lệ phí trước bạ theo điều kiện pháp luật. Tuy nhiên, người thừa kế cần xác định đúng quan hệ và thực hiện kê khai, cung cấp giấy tờ để được áp dụng chính sách miễn phù hợp.

Do đó, không nên mặc định mọi trường hợp nhận thừa kế đều phải nộp thuế hoặc đều được miễn toàn bộ các khoản phí, lệ phí.

Những lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ thừa kế

Để hạn chế việc phải bổ sung giấy tờ nhiều lần, người thừa kế nên lưu ý:

• Kiểm tra sự thống nhất về họ tên, ngày sinh và thông tin cá nhân giữa các giấy tờ.
• Xác định đầy đủ người có quyền hưởng di sản, kể cả người thừa kế đang ở nước ngoài hoặc người chưa thành niên.
• Làm rõ phần tài sản thuộc quyền sở hữu của người chết nếu tài sản là tài sản chung.
• Không tự ý phân chia, chuyển nhượng hoặc sử dụng tài sản khi quyền hưởng di sản vẫn chưa được xác định rõ.
• Nếu có tranh chấp về di chúc, quan hệ thừa kế hoặc quyền sở hữu tài sản, cần xác định phương án giải quyết phù hợp trước khi tiếp tục thủ tục công chứng.

Luật sư Nguyễn Văn Hùng lưu ý: Giấy tờ đầy đủ là điều kiện quan trọng nhưng không tự động bảo đảm hồ sơ được giải quyết ngay. Nếu có dấu hiệu bỏ sót người thừa kế, di chúc bị tranh chấp hoặc tài sản không hoàn toàn thuộc quyền sở hữu của người chết, cần làm rõ các vấn đề này trước khi ký văn bản phân chia di sản.

Kết luận

Để làm thủ tục nhận di sản thừa kế, người thừa kế thường cần chuẩn bị 7 nhóm giấy tờ gồm giấy chứng tử, giấy tờ tùy thân, di chúc nếu có, giấy tờ chứng minh quan hệ thừa kế, giấy tờ về tài sản, tài liệu liên quan đến tài sản chung hoặc nghĩa vụ tài sản và hồ sơ yêu cầu công chứng văn bản phân chia di sản. Danh mục cụ thể có thể thay đổi tùy loại tài sản, hình thức thừa kế và tình trạng pháp lý của vụ việc.

Trước khi nộp hồ sơ, nên rà soát đầy đủ người được hưởng di sản, quyền sở hữu đối với tài sản và tính hợp lệ của các giấy tờ. Nếu bị mất giấy tờ, không có di chúc hoặc phát sinh tranh chấp giữa những người thừa kế, cần xác định phương án xử lý phù hợp để tránh kéo dài thời gian và phát sinh rủi ro pháp lý.