Biên bản đối chiếu công nợ là một thuật ngữ phổ biến và quen thuộc trong ngành kế toán. Tuy nhiên, việc hiểu biên bản này là gì và lưu ý khi lập biên bản này như thế nào sẽ rất khó khăn nếu bạn không làm việc trong ngành. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ mang đến một cái nhìn tổng quan về bản đối chiếu công nợ , từ khái niệm cơ bản đến các nguyên tắc đối chiếu công nợ.
Song song với đó, chúng tôi sẽ cung cấp thông tin về lý do cần đối chiếu công nợ cùng những lưu ý khi lập biên bản và cung cấp mẫu bản đối chiếu công nợ chi tiết giúp bạn đọc nghiên cứu, tham khảo. Nếu có bất kỳ thắc mắc hay câu hỏi nào muốn đặt ra cho Luật Thiên Mã, quý bạn đọc có thể liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 1900.6174 để được giải đáp!
>>> Liên hệ luật sư tư vấn miễn phí về bản đối chiếu công nợ. Gọi ngay: 1900.6174
Tìm hiểu về đối chiếu công nợ
Đối chiếu công nợ là gì?
Đối chiếu công nợ là quá trình so sánh và kiểm tra các khoản công nợ của doanh nghiệp được ghi trên sổ sách với các số liệu chi tiết trong hợp đồng thực tế, nơi mà các giao dịch đã được thực hiện. Sau khi hoàn tất quá trình đối chiếu công nợ, doanh nghiệp cần tổng hợp một cách chi tiết tất cả thông tin và chứng cứ đã được xác nhận bởi cả hai bên để làm bằng chứng có tính chính xác của các số liệu ghi trên sổ sách.
Ngoài ra, để làm cho khái niệm đối chiếu công nợ trở nên dễ hiểu hơn, chúng ta sẽ mở rộng thêm về định nghĩa của công nợ, đặc biệt là:
Công nợ doanh nghiệp có thể được hiểu là số tiền mà doanh nghiệp vẫn còn phải trả sau khi đã thực hiện thanh toán với một cá nhân hoặc đối tác khác trong quá trình mua bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ,… Cụ thể, đây là số tiền mà doanh nghiệp nợ đối tác của mình sau khi giao dịch kinh doanh đã diễn ra. Kế toán công nợ chính là người đảm nhiệm vai trò theo dõi và quản lý các khoản công nợ trong doanh nghiệp, tổ chức, hoặc công ty nào đó.
Biên bản đối chiếu công nợ là gì?
Biên bản đối chiếu công nợ, còn được gọi là biên bản xác nhận công nợ, là một loại văn bản chi tiết mô tả tình trạng nợ và cho vay của công ty, được các bên liên quan chấp thuận; đối với một doanh nghiệp, đây là một trong những tài liệu kế toán quan trọng nhất.
Để đảm bảo tính chính xác của sổ sách kế toán, tất cả các giao dịch được liệt kê trong bản đối chiếu công nợ phải được chứng minh bằng chứng từ, giấy tờ hoặc sao kê. Trong tiếng Anh, bản đối chiếu công nợ được gọi là Minutes of debt comparison, và cấn trừ công nợ được gọi là Clearing debt.
Như vậy, bản đối chiếu công nợ là biên bản tổng hợp, so sánh và hạch toán toàn diện và chính xác tất cả các khoản phải thu và khoản phải trả của công ty đối với từng giao dịch xảy ra trong kỳ kế toán; các công ty thường lập bản đối chiếu công nợ vào cuối năm.
>>> Luật sư giải đáp miễn phí về bản đối chiếu công nợ. Gọi ngay: 1900.6174
Phân loại công nợ
Có 2 loại công nợ chính đó là công nợ phải thu và công nợ phải trả:
Công nợ phải thu
Công nợ phải thu: Đây là các khoản tiền phát sinh từ việc bán sản phẩm, hàng hóa, hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng mà chưa nhận được thanh toán ngay lập tức. Khi theo dõi công nợ phải thu, kế toán công nợ cần chú ý đến các điểm sau:
- Hạch toán chi tiết theo từng đối tượng và mỗi lần phát sinh công nợ để đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong ghi chú kế toán.
- Theo dõi thanh toán từ phía khách hàng để có thể gửi công văn, giấy đề nghị thanh toán, đồng thời duy trì sự liên lạc hiệu quả.
- Tập hợp và lưu trữ các giấy tờ, chứng từ liên quan đến công nợ, với biên bản đối chiếu cuối tháng được ký kết bởi cả hai bên để tránh các vấn đề sau này.
- Đối với các khoản công nợ quá hạn hoặc khó đòi, kế toán công nợ cần báo cáo lên cấp trên. Sau đó, phát triển phương án xử lý kịp thời để ngăn chặn mất mát tiền của doanh nghiệp.
Công nợ phải trả
Công nợ phải trả bao gồm tất cả các khoản mà doanh nghiệp phải thanh toán cho các đối tác cung cấp vật tư, công cụ, nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ,… mà trước đó chưa thanh toán tiền. Trong quá trình theo dõi công nợ phải trả, kế toán công nợ cần chú ý đến các điểm sau:
- Hạch toán chi tiết từng đối tượng và nhóm đối tượng để đảm bảo sự minh bạch và theo dõi chính xác các khoản nợ.
- Theo dõi chặt chẽ và thanh toán đúng hạn cho các nhóm đối tượng. Điều này không chỉ giữ uy tín của doanh nghiệp mà còn tuân thủ đúng các quy định pháp luật về các khoản phải nộp cho ngân sách nhà nước.
- Với các khoản nợ chưa có hóa đơn, kế toán công nợ vẫn cần theo dõi từng bước. Khi có hóa đơn mới, cần cập nhật ngay vào sổ sách.
Ngoài hai khoản chính trên, kế toán công nợ cũng phải theo dõi các khoản công nợ phải thu khác như thu hộ nội bộ, tạm ứng, thu tiền bồi thường và các khoản công nợ phải trả khác như trả nội bộ, trả lương và trợ cấp cho nhân viên, cũng như các khoản phải nộp cho ngân sách nhà nước.
Nguyên tắc đối chiếu công nợ
Khi đối chiếu và lập biên bản công nợ, cả hai bên phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
Nguyên tắc 1: Phải đáp ứng các điều kiện về chủ thể đối chiếu công nợ theo quy định của pháp luật hiện hành.
Nguyên tắc 2: Nội dung đối chiếu công nợ không trái quy định pháp luật và đạo đức xã hội.
Nguyên tắc 3: Việc đối chiếu công nợ giữa các bên phải hoàn toàn trên tinh thần tự nguyện và công bằng, tôn trọng lẫn nhau.
Nguyên tắc 4: Việc đối chiếu công nợ phải được lập thành văn bản, gọi là bản đối chiếu công nợ, làm căn cứ để kiểm tra tình trạng thanh toán nghĩa vụ tài chính của các bên.
Như vậy, khi lập bản đối chiếu công nợ các bên cần thực hiện các nguyên tắc như trên để đảm bảo sự công bằng trong hoạt động kinh doanh và tuân thủ quy định của pháp luật.
>>> Xem thêm: Công nợ là gì? Làm sao để quản lý công nợ hiệu quả?
Quy trình đối chiếu công nợ
Ngoài việc tuân thủ các nguyên tắc về đối chiếu công nợ, thì việc thực hiện quy trình đối chiếu công nợ theo đúng quy trình cũng là một bước vô cùng quan trọng. Dưới đây là hai quy trình đối chiếu công nợ mà doanh nghiệp nên thực hiện, với chi tiết cụ thể như sau:
Quy trình đối chiếu công nợ phải thu
Để thực hiện quy trình đối chiếu công nợ đúng cách, doanh nghiệp cần chuẩn bị một loạt các chứng từ nhằm hỗ trợ quá trình đối chiếu và xác nhận công nợ phải thu. Chi tiết hơn, doanh nghiệp cần tạo ra các loại chứng từ sau:
- Biên bản đối chiếu công nợ: Đây là một văn bản quan trọng, trong đó khách hàng xác nhận công nợ của mình và sau đó gửi lại cho doanh nghiệp. Biên bản này không chỉ là chứng cứ quan trọng mà còn là cơ sở để giải quyết mọi tranh chấp về công nợ.
- Thông báo về công nợ hoặc sổ chi tiết công nợ phải thu: Thông báo này hoặc sổ chi tiết công nợ giúp khách hàng kiểm tra và đối chiếu thông tin với số liệu mà họ có. Nếu có bất kỳ sai lệch nào, khách hàng sẽ chủ động thực hiện sửa lại dựa trên số liệu thực tế.
- Thực hiện sao lưu biên bản đối chiếu công nợ: Sau khi biên bản đã được khách hàng xác nhận, việc thực hiện sao lưu là quan trọng. Điều này không chỉ giữ lại bản gốc an toàn mà còn phục vụ cho quá trình quyết toán và báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
Quy trình đối chiếu công nợ phải trả
Trong quy trình quản lý công nợ phải trả, các doanh nghiệp cần chuẩn bị một loạt chứng từ quan trọng để gửi lại cho nhà cung cấp, phục vụ cho quá trình đối chiếu và xác nhận công nợ phải trả. Chi tiết như sau:
- Biên bản đối chiếu công nợ: Đây là một văn bản chính thức, trong đó nhà cung cấp kiểm tra và xác nhận số liệu về công nợ. Sau đó, biên bản này được gửi lại cho doanh nghiệp, đặc biệt là đến bộ phận phụ trách công nợ.
- Sổ sách chi tiết về công nợ phải trả: Nhà cung cấp sẽ thực hiện kiểm tra và đối chiếu thông tin trong sổ sách chi tiết về công nợ phải trả với số liệu mà doanh nghiệp ghi nhận. Mọi chênh lệch hay không khớp thông tin sẽ được phát hiện.
- Chỉnh sửa thông tin khi có chênh lệch: Trong trường hợp phát hiện sai sót hoặc chênh lệch, cần thực hiện việc điều chỉnh dữ liệu dựa trên số liệu và thông tin thực tế một cách chính xác nhất. Điều này đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình thanh toán công nợ.
- Lưu trữ biên bản đối chiếu công nợ: Sau khi bên nhà cung cấp đã xác nhận, việc lưu trữ biên bản đối chiếu công nợ là quan trọng để phục vụ cho việc quyết toán và chuẩn bị báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
Tại sao phải lập bản đối chiếu công nợ ?
Dưới đây là các lý do cần phải lập bản đối chiếu công nợ, cụ thể như sau:
Thứ nhất, bản đối chiếu công nợ là một phương pháp chính xác và hợp pháp để kiểm tra xem các giao dịch giữa bên mua và bên bán có đúng quy định hay không, đặc biệt là đối với các khoản nợ khó đòi, nhất là những hóa đơn VAT trị giá 20 triệu đồng trở lên.
Thứ hai, bản đối chiếu công nợ sẽ là công cụ giúp các kế toán kiểm soát các khoản nợ của công ty đối với các đối tác, khách hàng, nhà cung cấp và bên mua có khớp với hợp đồng và bảng cân đối kế toán cuối kỳ hay không.
Thứ ba, bản đối chiếu công nợ là điều kiện cần để doanh nghiệp quyết toán thuế.
Như vậy, bản đối chiếu công nợ rất quan trọng cho các hoạt động kinh doanh và quản lý, kê khai thuế cho cơ quan nhà nước.
>>> Luật sư giải đáp miễn phí về vai trò của việc lập bản đối chiếu công nợ. Gọi ngay: 1900.6174
Những lưu ý khi lập bản đối chiếu công nợ ?
Biên bản đối chiếu công nợ không chỉ mang giá trị quan trọng trong quá trình thanh toán mà còn là bước quan trọng để lập bản thanh lý hợp đồng sau khi quá trình thanh toán kết thúc.
Không cần đi quá sâu, cũng có thể nhận thức được tầm quan trọng của bảng đối chiếu công nợ. Việc không có nó có thể làm cho doanh nghiệp hoặc người trả nợ gặp khó khăn trong việc theo dõi quá trình thanh toán công nợ, đồng thời tăng khả năng xảy ra tranh chấp giữa hai bên.
Khi lập bản đối chiếu công nợ cần chú ý đảm bảo đầy đủ, chính xác các thông tin bao gồm:
- Tên, địa chỉ, thông tin liên hệ của các bên.
- Ngày tháng, thời điểm đối chiếu số dư nợ
- Căn cứ lập bản đối chiếu công nợ.
- Chi tiết tình hình thanh toán, số dư còn phải thanh toán theo hợp đồng.
- Kết luận về số dư tại thời điểm đối chiếu công nợ.
- Xác nhận của các bên tại bản đối chiếu công nợ.
Như vậy, bản đối chiếu công nợ sẽ không có giá trị pháp lý nếu thiếu thông tin, đặc biệt là xác nhận hợp pháp giữa các bên, một bản đối chiếu công nợ khác cần được thực hiện nếu hai bên chưa thanh toán hết công nợ với nhau trước hạn quy định trong biên bản.
>>>Xem thêm: Biên bản cấn trừ công nợ mới nhất năm 2023
Mẫu bản đối chiếu công nợ ?
Mẫu bản đối chiếu công nợ phải bao gồm một bảng giá cả đầy đủ cho thấy số tiền cần thanh toán.
| CÔNG TY…………. | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ………, ngày……. tháng …. năm ……. |
BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ
– Căn cứ vào biên bản giao nhận hàng hóa.
– Căn cứ vào thỏa thuận giữa hai bên.
Hôm nay, ngày…….tháng……..năm…… Tại văn phòng Công ty………., chúng tôi gồm có:
- Bên A (Bên mua): ……………………………………………..
– Địa chỉ: ………………………………………………………………
– Điện thoại. …………………………… Fax: ……………………
– Đại diện: ………………………………… Chức vụ: …………….
- Bên B (Bên bán): ……………………………………………….
– Điện thoại: ……………………………….. Fax: …………………..
– Đại diện: …………………………………… Chức vụ: ………….
Cùng nhau đối chiếu khối lượng và giá trị cụ thể như sau:
- Công nợ đầu kỳ:…….. đồng
- Số phát sinh trong kỳ:
| STT | Tên sản phẩm | Đơn vị tính | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền |
| Tổng cộng |
- Số tiền bên A đã thanh toán: ….. đồng
- Kết luận: Tính đến ngày……….. bên A phải thanh toán cho bên B số tiền là:……………
Biên bản này được lập thành 02 bản có giá trị như nhau. Mỗi bên giữ 01 bản làm cơ sở cho việc thanh toán sau này giữa hai bên. trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được biên bản đối chiếu công nợ này mà bên B không nhận được phản hồi từ quý công ty thì công nợ trên coi như được chấp nhận.
| ĐẠI DIỆN BÊN A | ĐẠI DIỆN BÊN B |
Như vậy, trên đây là mẫu bản đối chiếu công nợ mới nhất để các cá nhân, tổ chức có thể tham khảo và áp dụng trong những trường hợp cần thiết, phục vụ cho yêu cầu cụ thể trong các hoạt động kinh doanh.
>>> Luật sư uy tín giải đáp miễn phí các vấn đề liên quan đến công nợ. Gọi ngay: 1900.6174
Trên đây là những thông tin và tư vấn chính xác và chi tiết đến từ Luật Thiên Mã về biên bản đối chiếu công nợ, từ khái niệm cơ bản đến các nguyên tắc đối chiếu công nợ, đặc biệt mang đến cho bạn đọc thông tin về lý do cần đối chiếu công nợ cùng những lưu ý khi lập biên bản và cung cấp mẫu bản đối chiếu công nợ một cách chi tiết, rõ ràng.
Trong đời sống, nếu bạn cần sự trợ giúp và hỗ trợ pháp lý toàn diện về các dịch vụ tư vấn có thể liên hệ với chúng tôi qua đường dây nóng 1900.6174. Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm của Luật Thiên Mã luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của bạn và hỗ trợ các bạn một cách nhiệt tình, chính xác nhất !
