Biên bản cấn trừ công nợ là một thuật ngữ phổ biến và quen thuộc. Doanh nghiệp nào cũng nên quan tâm đến công nợ trong quá trình kinh doanh. Đây là một khái niệm phổ biến trong kinh doanh vì trong các giao dịch giữa các bên có giá trị lớn, bên có nghĩa vụ trả tiền thường khó có thể trả toàn bộ cho bên kia cùng một lúc. Tuy nhiên, việc hiểu biên bản cấn trừ công nợ là gì và lưu ý khi lập biên bản này như thế nào sẽ rất khó khăn nếu bạn không làm việc trong ngành.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ mang đến một cái nhìn tổng quan về biên bản cấn trừ công nợ, từ khái niệm cơ bản đến các loại chứng từ cần cho biên bản cấn trừ công nợ. Song song với đó, chúng tôi sẽ cung cấp thông tin về những lưu ý khi cấn trừ công nợ và cung cấp mẫu biên bản cấn trừ công nợ chi tiết giúp bạn đọc nghiên cứu, tham khảo. Nếu có bất kỳ thắc mắc hay câu hỏi nào muốn đặt ra cho Luật Thiên Mã, quý bạn đọc có thể liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 1900.6174 để được giải đáp!
>>> Liên hệ luật sư tư vấn miễn phí về biên bản để cấn trừ công nợ. Gọi ngay: 1900.6174
Cấn trừ công nợ là gì?
Bù trừ công nợ, còn được gọi là cấn trừ công nợ, là một loại giao dịch, hoạt động mua bán, cung cấp dịch vụ và hàng hóa giữa hai bên; những tổ chức này sẽ là người bán và người mua; hai bên phải tạo biên bản bù trừ công nợ nếu có giao dịch trong quá trình hợp tác.
Đối với một người vừa là khách hàng, vừa là bên cung cấp sản phẩm có cả nợ phải thu và nợ phải trả; nhân viên kế toán thường có những yêu cầu sau đây để bù trừ công nợ của họ:
- Xác định các loại chứng từ công nợ của đối tượng.
- Tiến hành bù trừ công nợ thu được và phải trả
- Cập nhật công việc cấn trừ công nợ vào sổ theo dõi cá nhân.
Các đơn vụ sẽ lập biên bản đối chiếu công nợ hàng tháng bao gồm số dư đầu kỳ, phát sinh có trong tháng và tổng tiền trong tháng; kế toán sẽ cần kiểm tra lại toàn bộ hóa đơn, bao gồm các chứng từ mua hàng của các đơn vị thành viên có công nợ phải đối chiếu.
Kế toán cần đối chiếu công nợ lại một lần nữa trong trường hợp có sai sót giữa hai bên; điều này sẽ làm rõ nguyên nhân của sai sót.
- Ví dụ: Bên AB có quyền hủy biên bản đối chiếu công nợ trong trường hợp bên CD phát hiện ra sai sót liên quan đến số lượng hàng hóa và bên CD sẽ chịu trách nhiệm xác nhận lại, làm lại bản đối chiếu.
Như vậy, cấn trừ công nợ là một thuật ngữ chỉ đề cập đến các giao dịch giữa các bên có nội dung mua bán, trao đổi hàng hóa hoặc dịch vụ, trong đó các bên đóng cả vai trò người mua và người bán; hai bên sẽ phải tạo biên bản khấu trừ công nợ nếu xảy ra vấn đề trong quá trình giao dịch; mỗi chủ thể sẽ có công nợ phải trả và công nợ phải thu.
>>> Xem thêm: Văn Phòng luật sư Thái Nguyên nổi tiếng nhiều kinh nghiệm hiện nay
Các loại chứng từ cần có khi cấn trừ công nợ
Để quá trình cấn trừ công nợ được thực hiện, bạn phải có đầy đủ các loại chứng từ cần thiết theo đúng quy định như sau:
- Các hợp đồng mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (ghi rõ, cụ thể về hình thức thanh toán bù trừ công nợ)
- Các loại chứng từ hoặc biên bản giao hàng, xuất kho
- Các hóa đơn giá trị gia tăng VAT
- Các chứng từ hoặc biên bản đối chiếu công nợ của các bên
- Các chứng từ hoặc biên bản bù trừ công nợ đã được các bên xác nhận
- Các loại chứng từ hoặc biên lai thanh toán như: phiếu chi, phiếu thu (chênh lệch ít hơn 20 triệu) và giấy báo nợ (chênh lệch 20 triệu đồng).
Như vậy, các chứng từ được nêu trên là các minh chứng vô cùng cần thiết và quan trọng trong quá trình cấn trừ công nợ, các bên cần đảm bảo đầy đủ các chứng từ trên để quá trình khấu trừ công nợ diễn ra nhanh chóng và thuận lợi.
>>> Các loại chứng từ cần có khi cấn trừ công nợ hiện nay? Gọi ngay: 1900.6174
Mẫu biên bản cấn trừ công nợ mới nhất
| Công ty Cổ phần X
—————– Số: 02/BB |
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự Do – Hạnh Phúc —–o0o—– Hà nội, ngày … tháng …. năm….. |
BIÊN BẢN CẤN TRỪ CÔNG NỢ
Hôm nay, ngày …tháng …. năm….. tại văn phòng Công ty cổ phần X, chúng tôi gồm có:
| BÊN A (BÊN BÁN) | : | |
| Địa chỉ | : | |
| Mã số thuế | : | |
| BÊN B (BÊN MUA) | : | |
| Địa chỉ | : | |
| Mã số thuế | : |
Cùng nhau thoả thuận về việc cấn trừ công nợ như sau:
1./ Tính đến hết ngày…./…./….
– Số bên B còn phải trả bên A là:…đồng
– Số tiền bên B đã đặt cọc cho bên A là:.. đồng
2./ Hai bên thống nhất cấn trừ khoản tiền bên B còn phải trả bên A với số tiền bên B đã đặt cọc cho bên A. Sau khi cấn trừ:
– Số tiền bên B còn phải trả bên A là:..đồng
– Số tiền bên A còn phải trả bên B là:..đồng
Biên bản này được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản làm căn cứ thực hiện./.
| ĐẠI DIỆN BÊN A | ĐẠI DIỆN BÊN B |
Như vậy, trên đây là mẫu biên bản cấn trừ công nợ mới nhất để các cá nhân, tổ chức có thể tham khảo và áp dụng trong những trường hợp cần thiết, phục vụ cho yêu cầu cụ thể trong các hoạt động kinh doanh.
>>> Xem thêm: Luật sư Tuyên Quang – Văn phòng luật sư Tuyên Quang nào uy tín nhất hiện nay?
Mẫu biên bản cấn trừ công nợ Tiếng Anh mới nhất
ANNEX OF SALE CONTRACT NO. 01/AC-GFS/20…
BẢN XÁC NHẬN CÔNG NỢ
No/Số: 01/20….
Date/ngày:30/10/20….
This is signed between:
PARTY A: ………………………………….…………….
(Beân A) Địa chỉ :…………………………………………
Represented by (Đại diện):…………………………………
Director ( Giám đốc): ……………………………..
Hereinafter called: the seller
Dưới đây gọi là bên bán
PARTY B: ……………………………………………….
(Bên B) Địa chỉ: ………………………………………….
Represented by (Đại diện):…………………………………
Director: ……………………………………………………….
Hereinafter called: the buyer
Dưới đây gọi là bên mua
PARTY C: DPC FOOD CO., LTD
(Beân C) 28/56 MOO 1, KOKKARM, MUANGSAMUTSAKORN 74000, THAILAND
Represented by (Đại diện ): ………………………………………………
Director …………………………………………………………………..
Hereinafter called: the assigned personal partnership payer
Dưới đây gọi là bên được ủy quyền thanh toán
This comes into effect the first annex of the signed contract between Part A, Party B and Party C on the following terms and conditions:
Bên A , Bên B , Bên C cùng ký vào bản xác nhận công nợ với nội dung như sau:
I:IMPLEMENTATION VALUE (GIÁTRỊ THỰC HIỆN):
The sale contract of 01/AC-GFS/20…dated October 01, 20… with value: ………….. USD. Total implementation value in this annex is ………….. USD ( Say US dollar : Eight thousand seven hundred fifty four dollar
Hợp đồng cố 1/AC-GFS/20… ngày 01/10/20…. trị giá là ……………… USD. Trong đó, Tổng cộng trị giá thực hiện đối với bảng xác nhận công nợ này là ……………USD( Viết bằng chữ : ………………………………………..)
II: PAYMENT TERMS (THANH TOÁN):
Party C agree to complement amounts ……………… USD to party A which party B has not paid for party A yet.
Bên C đồng ý cấn trừ công nợ mà bên B chưa thanh toán cho bên A , tổng số tiền là ………………………………
III. GENERAL TERMS (THỎA THUẬN CHUNG)
This Annex is an indispensable part of the signed Sale contract of 01/AC-GFS/…….., dated …….., ………. Other terms and conditions attached to the said contract, but not mentioned in this Annex still remain validity until the expiration day.
This annex is made in 3 copies of equal value, each hold 1 copy, and comes into effect since the signing date.
Biên bản này là một phần không thể thiếu của hợp đồng số 01/AC-GFS/……….., ngày…………. Các điều khoản và điều kiện kèm theo hợp đồng nói trên, nhưng không được đề cập trong Phụ lục này vẫn còn hiệu lực cho đến ngày hết hạn.
Biên bản này được lập thành 3 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 1 bản, và có hiệu lực từ ngày ký
| For and on behalf of Party A
Đại diện bên A |
For and on behalf of Party B
Đại diện bên B |
[TBODY] [/TBODY]
| For and on behalf of Party C Đại diện bên C |
Như vậy, trên đây là mẫu biên bản cấn trừ công nợ mới nhất để các cá nhân, tổ chức có thể tham khảo và áp dụng trong những trường hợp cần thiết, phục vụ cho yêu cầu cụ thể trong các hoạt động kinh doanh.
>>>> Mẫu biên bản cấn trừ công nợ Tiếng Anh mới nhất? Liên hệ ngay: 1900.6174
Những lưu ý khi đối chiếu, cấn trừ công nợ
Khi cấn trừ công nợ, chủ kinh doanh và kế toán cần đặc biệt lưu ý các yếu tố sau:
Lưu ý khi đối chiếu công nợ
- Quá trình đối chiếu công nợ sẽ được thực hiện một khi một bên đã hoàn thành mọi nghĩa vụ theo quy định trong hợp đồng, trong khi bên kia vẫn chưa thực hiện thanh toán.
- Để đảm bảo tính chính xác và tránh sai sót, các loại sổ sách, hóa đơn, và chứng từ sẽ được kiểm tra một cách tỉ mỉ và hạch toán một cách chính xác.
- Quy trình đối chiếu công nợ sẽ áp dụng cho toàn bộ số tiền liên quan đến quá trình thực hiện hợp đồng. Tất cả các yếu tố như số hợp đồng, hóa đơn, công nợ, và tiền thanh toán hay chưa, đều phải được giải trình một cách cụ thể và chi tiết, kèm theo tài liệu chứng minh và đối chứng.
- Cuối cùng, quá trình này sẽ được kết luận khi cả hai bên đều đã kiểm tra và xác nhận tính chính xác của thông tin. Kết luận này sẽ được thể hiện thông qua việc cả hai bên ký vào tài liệu và xác nhận rằng mọi chi tiết trong quá trình đối chiếu công nợ đã được xác minh và chấp nhận.
Lưu ý khi cấn trừ công nợ
- Quá trình cấn trừ công nợ thường diễn ra khi cả hai bên tham gia giao dịch đều đã chi tiền để thực hiện hợp đồng. Tuy nhiên, việc quyết toán thường chưa được thực hiện ngay lập tức do đòi hỏi phải xác định lại các khoản bù trừ công nợ cho bên còn lại. Điều này nhằm đảm bảo quyền lợi của cả hai bên và giảm thiểu mức độ rủi ro.
- Công nợ sẽ được diễn giải theo ba loại số dư đầu kỳ, bao gồm số tăng, số giảm và số dư cuối kỳ. Công nợ phát sinh tăng thường đòi hỏi việc đính kèm hóa đơn và biên bản giao nhận, nhằm chứng minh rằng bên đối tác đã thực hiện việc thanh toán để đảm bảo sự tuân thủ theo hợp đồng.
- Công nợ phát sinh giảm chủ yếu là khoản tiền chiết khấu thanh toán so với tổng số tiền thanh toán ban đầu. Trong quá trình cấn trừ công nợ, chỉ có thể tiến hành cấn trừ công nợ đối với cùng một đối tượng, nhằm đảm bảo tính công bằng và chính xác trong quá trình giải quyết nghĩa vụ tài chính.
Như vậy, khi cấn trừ công nhợ, các bên cần lưu ý các điều kiện trên để quá trình đề nghị thanh toán công nợ diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian của đổi bên.
>>> Liên hệ luật sư tư vấn miễn phí về biên bản để cấn trừ công nợ. Gọi ngay: 1900.6174
Cách hạch toán cấn trừ công nợ
Trong quá trình cấn trừ công nợ, một đối tượng đóng vai trò là người cần phải thu tiền và đồng thời là người phải trả tiền. Để thực hiện quy trình cấn trừ công nợ này, bộ phận kế toán sẽ tiến hành các bước sau:
- Xác định các chứng từ công nợ phải thu và chứng từ công nợ phải trả: Kế toán sẽ phải xác định rõ các chứng từ liên quan đến nghĩa vụ phải thu và phải trả của đối tượng đó.
- Thực hiện bù trừ công nợ phải thu, phải trả của đối tượng: Bằng cách bù trừ các khoản nợ và phải trả của đối tượng, kế toán đảm bảo rằng mọi chi tiết liên quan đều được cập nhật chính xác.
- Cập nhật tiến độ bù trừ công nợ vào sổ theo dõi công nợ của từng đối tượng: Kế toán sẽ ghi nhận quá trình cấn trừ công nợ vào sổ theo dõi để theo dõi và kiểm soát tình hình tài chính của đối tượng.
Trong trường hợp cả hai bên tham gia giao dịch là người bán và người mua đồng thời, việc lập biên bản cấn trừ công nợ là cần thiết để bù trừ các nghĩa vụ tài chính phát sinh.
Hàng tháng, các đơn vị sẽ thực hiện biên bản đối chiếu công nợ cho khách hàng, bao gồm số dư đầu kỳ, số phát sinh trong tháng và tổng số tiền. Kế toán cần kiểm tra hóa đơn mua hàng của các đơn vị để đảm bảo tính chính xác.
Trong trường hợp phát sinh sai lệch, bộ phận kế toán của cả hai bên cần phải đối chiếu và làm rõ nguyên nhân. Ví dụ, nếu có lỗi từ chi nhánh B đối với chi nhánh A về số lượng hàng, chi nhánh A sẽ hủy biên bản đối chiếu và yêu cầu chi nhánh B xác nhận và thực hiện lại biên bản đối chiếu.
Các loại chứng từ cần chuẩn bị
Các loại chứng từ cần thiết để thực hiện quá trình cấn trừ công nợ phải đầy đủ thông tin. Dưới đây là danh sách chi tiết các loại chứng từ cần có:
- Hợp đồng mua bán hàng hóa: Tài liệu quan trọng xác định các điều khoản và điều kiện của giao dịch, đồng thời nêu rõ nghĩa vụ thanh toán và cung cấp hàng hóa.
- Biên bản giao hàng, xuất kho: Ghi chép chi tiết về quá trình giao nhận hàng hóa, xác nhận số lượng, chất lượng, và điều kiện của hàng hóa tại thời điểm giao hàng.
- Hóa đơn GTGT (Giá trị gia tăng): Chứng từ này cần được cung cấp để chứng minh số tiền phải thanh toán và bao gồm thuế GTGT nếu có.
- Biên bản đối chiếu công nợ có xác nhận của cả hai bên: Tài liệu này mô tả chi tiết về quá trình đối chiếu công nợ và được xác nhận bởi cả hai bên để đảm bảo tính chính xác.
- Biên bản cấn trừ công nợ có xác nhận của cả hai bên: Ghi chép quá trình cấn trừ công nợ và được xác nhận là đồng thuận bởi cả người phải trả và người phải thu.
- Chứng từ thanh toán:
- Phiếu chi, phiếu thu nếu chênh lệch dưới 20 triệu đồng.
- Giấy báo nợ/báo có của ngân hàng nếu chênh lệch từ 20 triệu trở lên. Đây là bằng chứng cụ thể của các giao dịch tài chính được thực hiện qua ngân hàng.
Đảm bảo sự tồn tại và tính hợp lý của các chứng từ này là quan trọng để đảm bảo quá trình cấn trừ công nợ diễn ra một cách minh bạch và chính xác.
Trên đây là những thông tin và tư vấn chính xác và chi tiết đến từ Luật Thiên Mã về biên bản cấn trừ công nợ, từ khái niệm cơ bản đến các loại chứng từ cần cho biên bản cấn trừ công nợ, đặc biệt mang đến cho bạn đọc thông tin về những lưu ý khi cấn trừ công nợ cung cấp mẫu biên bản cấn trừ công nợ một cách chi tiết, rõ ràng. Khi nghiên cứu và tìm hiểu thông tin nếu gặp phải khó khăn cần giải đáp về việc, bạn đọc có thể gọi ngay đến số hotline 1900.6174 để được hỗ trợ kịp thời và mau chóng nhất.
Qua bài viết trên, chúng tôi đã cung cấp những thông tin pháp lý vô cùng bổ ích theo các quy định mới nhất nhằm giúp cho quý bạn đọc có thể tìm hiểu chi tiết và giải đáp rõ ràng về biên bản cấn trừ công nợ. Trong đời sống, nếu bạn cần sự trợ giúp và hỗ trợ pháp lý toàn diện về các dịch vụ tư vấn có thể liên hệ với chúng tôi qua đường dây nóng 1900.6174. Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm của Luật Thiên Mã luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của bạn và hỗ trợ các bạn một cách nhiệt tình, chính xác nhất !
