Khi cho người thân, bạn bè hoặc người quen vay tiền, nhiều người chỉ thỏa thuận bằng lời nói vì tin tưởng nhau. Tuy nhiên, đến thời điểm cần đối chiếu số tiền còn nợ hoặc yêu cầu thanh toán, các bên có thể không nhớ chính xác số tiền đã vay, đã trả và số tiền còn phải thanh toán. Đây là lý do nhiều người tìm kiếm mẫu giấy xác nhận nợ cá nhân để ghi nhận lại nghĩa vụ bằng văn bản.

Một giấy xác nhận được soạn rõ ràng sẽ giúp các bên xác định chính xác khoản tiền còn nợ, thời hạn trả tiền và trách nhiệm của từng người. Bài viết dưới đây cung cấp form tham khảo có thể copy, hướng dẫn cách viết và những vấn đề cần lưu ý khi sử dụng mẫu giấy xác nhận nợ cá nhân.

Mẫu giấy xác nhận nợ cá nhân dùng để giải quyết việc gì?

Mẫu giấy xác nhận nợ cá nhân được sử dụng để ghi nhận việc một người đang có nghĩa vụ thanh toán một khoản tiền cho người khác. Văn bản có thể được lập ngay sau khi phát sinh khoản vay hoặc được lập sau một thời gian để hai bên đối chiếu và xác nhận lại số tiền còn nợ.

Trong thực tế, biểu mẫu này thường được sử dụng khi đã có khoản vay nhưng giấy vay trước đó ghi chưa đầy đủ, người vay đã thanh toán một phần tiền hoặc hai bên muốn xác nhận lại chính xác số dư công nợ.

Việc lập giấy xác nhận đặc biệt cần thiết khi các bên muốn hạn chế tình trạng sau này một bên cho rằng khoản tiền đã được trả hết, trong khi bên còn lại cho rằng nghĩa vụ vẫn chưa hoàn thành.

Giấy xác nhận nợ cũng có thể được dùng để ghi nhận một thỏa thuận mới về thời hạn thanh toán. Nhờ đó, người có quyền nhận tiền và người có nghĩa vụ trả tiền đều có căn cứ rõ ràng để tiếp tục thực hiện thỏa thuận.

Nội dung cần có trong mẫu giấy xác nhận nợ cá nhân

Một mẫu giấy xác nhận nợ cá nhân không nhất thiết phải sử dụng ngôn ngữ quá phức tạp. Tuy nhiên, nội dung cần đủ rõ để xác định khoản nợ và trách nhiệm thanh toán.

Thông tin của các bên và khoản tiền còn nợ

Đây là phần quan trọng nhất của giấy xác nhận.

Người lập giấy cần ghi rõ họ tên, thông tin giấy tờ tùy thân và địa chỉ của người xác nhận nợ và người có quyền nhận tiền.

Đối với khoản nợ, nên ghi rõ:

• Khoản nợ phát sinh từ giao dịch nào.
• Tổng số tiền đã vay hoặc phải thanh toán.
• Số tiền đã thanh toán, nếu có.
• Số tiền còn nợ tại thời điểm xác nhận.
• Số tiền bằng số và bằng chữ.

Cách ghi cụ thể sẽ giúp các bên dễ đối chiếu hơn thay vì chỉ ghi chung chung rằng “còn nợ một khoản tiền”.

Thời hạn và phương thức thanh toán khoản nợ

Các bên nên xác định rõ thời gian trả tiền.

Nếu trả một lần, cần ghi cụ thể thời điểm thanh toán. Nếu trả nhiều đợt, nên ghi rõ số tiền và thời gian của từng đợt.

Phương thức thanh toán cũng nên được thể hiện rõ, chẳng hạn trả bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.

Cam kết của người xác nhận nợ

Người đang có nghĩa vụ nên xác nhận rõ khoản nợ là đúng và cam kết thực hiện nghĩa vụ thanh toán.

Giấy xác nhận nên được lập trên cơ sở tự nguyện. Trước khi ký, người xác nhận nợ cần đọc lại toàn bộ số tiền và các điều khoản để tránh phát sinh tranh chấp về nội dung sau này.

Form mẫu giấy xác nhận nợ cá nhân tham khảo

Người dùng có thể tham khảo và copy nội dung dưới đây để điều chỉnh phù hợp với giao dịch thực tế:

GIẤY XÁC NHẬN NỢ CÁ NHÂN

Hôm nay, ngày … tháng … năm …, tại …, tôi gồm có:

BÊN XÁC NHẬN NỢ

Họ và tên: …

Ngày sinh: …

Số giấy tờ tùy thân: …

Địa chỉ: …

BÊN CÓ QUYỀN NHẬN TIỀN

Họ và tên: …

Ngày sinh: …

Số giấy tờ tùy thân: …

Địa chỉ: …

Nay tôi xác nhận với ông/bà … về khoản nợ như sau:

Trước đây, tôi đã nhận tiền hoặc phát sinh nghĩa vụ thanh toán với ông/bà … theo thỏa thuận giữa hai bên.

Tổng số tiền phát sinh nghĩa vụ là: … đồng.

Số tiền tôi đã thanh toán là: … đồng.

Tính đến thời điểm lập giấy xác nhận này, tôi còn nợ ông/bà … số tiền là: … đồng.

Bằng chữ: …

Tôi xác nhận số tiền nêu trên là đúng và chưa được thanh toán đầy đủ.

Tôi cam kết thanh toán toàn bộ số tiền còn nợ cho ông/bà … vào thời hạn: …

Phương thức thanh toán: …

Trường hợp hai bên có thỏa thuận về lãi hoặc các khoản phát sinh khác, nội dung được thực hiện theo thỏa thuận phù hợp với quy định pháp luật.

Tôi cam kết nội dung xác nhận trong giấy này là đúng sự thật, được lập hoàn toàn tự nguyện và không bị ép buộc.

Giấy xác nhận nợ được lập thành … bản, mỗi bên giữ … bản.

NGƯỜI XÁC NHẬN NỢ

(Ký và ghi rõ họ tên)

NGƯỜI CÓ QUYỀN NHẬN TIỀN

(Ký và ghi rõ họ tên)

Hướng dẫn cách viết và điền mẫu giấy xác nhận nợ cá nhân

Khi điền mẫu giấy xác nhận nợ cá nhân, các bên nên đối chiếu lại toàn bộ quá trình giao dịch trước khi ghi số tiền.

Trước hết, cần xác định chính xác khoản tiền ban đầu. Nếu khoản nợ phát sinh từ việc vay tiền, có thể ghi rõ thời điểm hoặc giấy vay tiền trước đó để làm rõ nguồn gốc nghĩa vụ.

Tiếp theo, nếu người vay đã trả một phần tiền, cần ghi đúng số tiền đã thanh toán. Từ đó xác định số dư còn nợ tại thời điểm lập giấy.

Về thời hạn thanh toán, không nên ghi chung chung như “sẽ trả sớm” hoặc “sẽ trả khi có điều kiện”. Các bên nên thống nhất một mốc thời gian cụ thể. Nếu trả thành nhiều lần thì cần ghi rõ từng đợt.

Trước khi ký, người lập giấy nên kiểm tra lại họ tên, số tiền bằng số và bằng chữ, thời hạn thanh toán cũng như các thỏa thuận liên quan.

Việc sử dụng một mẫu văn bản có cấu trúc đầy đủ sẽ giúp người dùng tránh bỏ sót những thông tin quan trọng khi tự soạn giấy tờ.

Hồ sơ, giấy tờ liên quan khi lập giấy xác nhận nợ cá nhân

Thông thường, việc lập giấy xác nhận nợ giữa các cá nhân không yêu cầu phải chuẩn bị một bộ hồ sơ thủ tục riêng. Tuy nhiên, các bên nên lưu giữ các tài liệu liên quan đến khoản tiền để thuận tiện cho việc đối chiếu.

Các giấy tờ có thể bao gồm giấy vay tiền hoặc hợp đồng vay trước đó, biên nhận giao nhận tiền, sao kê chuyển khoản, giấy tờ thể hiện các lần thanh toán và các tài liệu khác liên quan đến nguồn gốc khoản nợ.

Nếu khoản tiền đã được thanh toán nhiều lần, việc lưu lại chứng từ từng lần trả tiền sẽ giúp xác định chính xác số dư khi lập giấy xác nhận công nợ cá nhân.

Giá trị và những lưu ý khi sử dụng mẫu giấy xác nhận nợ cá nhân

Theo nguyên tắc của Bộ luật Dân sự, các bên trong quan hệ dân sự có quyền xác lập thỏa thuận và thực hiện nghĩa vụ phù hợp với quy định pháp luật. Giấy xác nhận nợ có thể là tài liệu thể hiện việc một người ghi nhận nghĩa vụ thanh toán của mình.

Giá trị của văn bản trong từng trường hợp còn phụ thuộc vào nội dung cụ thể, việc ký xác nhận và những tài liệu liên quan đến khoản nợ.

Luật sư Nguyễn Trường Minh lưu ý: Khi lập giấy xác nhận nợ, các bên nên ghi cụ thể nguồn gốc khoản nợ, số tiền còn phải thanh toán và thời hạn trả nợ. Một văn bản ghi quá chung chung có thể gây khó khăn khi cần xác định chính xác nghĩa vụ của mỗi bên.

Người sử dụng không nên ký vào giấy còn để trống những nội dung quan trọng. Nếu có sửa chữa, các bên nên cùng xác nhận phần được thay đổi. Đối với khoản nợ có giá trị lớn, việc lưu giữ giấy tờ gốc và các chứng từ giao nhận tiền cũng rất quan trọng.

Kết luận

Mẫu giấy xác nhận nợ cá nhân giúp các bên ghi nhận rõ khoản tiền còn phải thanh toán và trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ. Đây là giải pháp phù hợp khi cần đối chiếu công nợ, xác nhận lại khoản vay hoặc thống nhất thời hạn trả tiền.

Khi sử dụng biểu mẫu, người lập cần đặc biệt chú ý đến thông tin của các bên, nguồn gốc khoản nợ, số tiền thực tế còn lại và thời hạn thanh toán. Một văn bản được chuẩn bị đầy đủ, rõ ràng và phù hợp với giao dịch thực tế sẽ giúp hạn chế những tranh chấp không đáng có về sau.