Trong quá trình mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc hợp tác kinh doanh, công nợ giữa các doanh nghiệp là vấn đề thường xuyên phát sinh. Có trường hợp doanh nghiệp đã giao hàng nhưng chưa nhận đủ tiền, có trường hợp bên mua đã thanh toán một phần nên hai bên cần xác định chính xác số tiền còn phải trả.

Lúc này, giấy xác nhận công nợ công ty giúp các bên đối chiếu và ghi nhận lại tình trạng nghĩa vụ thanh toán. Một giấy xác nhận được lập rõ ràng sẽ giúp hạn chế tình trạng mỗi bên ghi nhận một số liệu khác nhau, đặc biệt khi công nợ đã kéo dài qua nhiều đợt giao dịch. Đây cũng là giấy tờ được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi cần quản lý dòng tiền, làm căn cứ thu hồi công nợ hoặc chuẩn bị phương án giải quyết tranh chấp.

Giấy xác nhận công nợ công ty dùng để giải quyết việc gì?

Giấy xác nhận công nợ công ty là văn bản ghi nhận việc các bên xác định và thống nhất về khoản tiền còn phải thanh toán phát sinh từ một hoặc nhiều giao dịch.

Tùy vào quan hệ thực tế, công nợ có thể phát sinh từ:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa.
• Hợp đồng cung cấp dịch vụ.
• Hợp đồng thi công hoặc xây dựng.
• Hợp đồng hợp tác kinh doanh.
• Giao dịch giao hàng nhưng chưa thanh toán đầy đủ.
• Các khoản tiền phải trả theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp và đối tác.

Giấy xác nhận công nợ thường giúp doanh nghiệp giải quyết những nhu cầu như xác định số tiền còn nợ, đối chiếu số liệu kế toán, yêu cầu thanh toán hoặc ghi nhận nghĩa vụ giữa các bên.

Nỗi lo của nhiều doanh nghiệp là công nợ phát sinh qua nhiều lần giao dịch. Một bên có thể cho rằng đã thanh toán đủ trong khi bên còn lại vẫn ghi nhận số dư chưa thanh toán. Nếu không đối chiếu và xác nhận bằng văn bản, việc xử lý sau này có thể mất nhiều thời gian.

Vì vậy, giấy xác nhận công nợ công ty giúp các bên có cơ sở thống nhất về số liệu tại một thời điểm nhất định.

Khi nào công ty nên lập giấy xác nhận công nợ?

Doanh nghiệp nên cân nhắc lập giấy xác nhận công nợ khi cần đối chiếu chính thức tình trạng thanh toán với khách hàng, đối tác hoặc doanh nghiệp khác.

Một số trường hợp thường gặp gồm:

• Đến kỳ đối chiếu công nợ giữa các bên.
• Công nợ phát sinh trong thời gian dài.
• Bên mua hoặc khách hàng đã thanh toán nhiều đợt.
• Cần xác định chính xác số tiền còn phải thanh toán.
• Chuẩn bị gửi yêu cầu thu hồi công nợ.
• Cần làm rõ số liệu trước khi thanh lý hợp đồng.
• Có dấu hiệu phát sinh tranh chấp về số tiền phải trả.

Việc lập giấy xác nhận càng rõ ràng càng giúp doanh nghiệp chủ động. Thay vì chờ đến khi khoản nợ quá hạn mới tìm lại toàn bộ hợp đồng, hóa đơn và chứng từ thanh toán, các bên có thể định kỳ đối chiếu số liệu.

Nội dung cần có trong giấy xác nhận công nợ công ty

Một giấy xác nhận công nợ công ty cần thể hiện rõ thông tin về các bên và khoản nghĩa vụ đang được xác nhận.

Thông tin của các công ty liên quan

Cần ghi đầy đủ thông tin của bên có quyền yêu cầu thanh toán và bên có nghĩa vụ thanh toán.

Thông tin có thể bao gồm:

• Tên công ty.
• Mã số doanh nghiệp hoặc mã số thuế.
• Địa chỉ trụ sở.
• Người đại diện.
• Chức vụ của người ký hoặc người xác nhận.

Việc ghi chính xác thông tin chủ thể giúp xác định rõ doanh nghiệp nào đang có quyền và nghĩa vụ liên quan đến khoản công nợ.

Căn cứ phát sinh công nợ

Giấy xác nhận cần làm rõ khoản công nợ phát sinh từ đâu.

Các bên có thể ghi căn cứ như hợp đồng, đơn đặt hàng, biên bản giao nhận hàng hóa, biên bản nghiệm thu hoặc các thỏa thuận liên quan.

Nếu có nhiều giao dịch, doanh nghiệp nên ghi nhận phạm vi hoặc thời gian đối chiếu để tránh hiểu rằng giấy xác nhận áp dụng cho tất cả giao dịch giữa hai bên.

Số tiền công nợ được xác nhận

Đây là nội dung quan trọng nhất trong giấy xác nhận.

Các bên cần xác định rõ:

• Tổng giá trị nghĩa vụ thanh toán.
• Số tiền đã thanh toán.
• Số tiền còn phải thanh toán.
• Thời điểm xác định công nợ.

Số tiền nên được ghi bằng số và bằng chữ.

Nếu hai bên thống nhất một số liệu cụ thể, nội dung xác nhận cần thể hiện rõ đây là số dư công nợ tại thời điểm lập giấy.

Thời hạn và phương thức thanh toán

Nếu bên còn nợ chưa thanh toán ngay, các bên có thể ghi nhận thời hạn thanh toán.

Ngoài ra, nên làm rõ phương thức trả tiền như chuyển khoản hoặc phương thức khác theo thỏa thuận.

Nếu khoản công nợ được thanh toán thành nhiều đợt, nên ghi cụ thể nghĩa vụ của từng đợt để thuận tiện cho việc theo dõi.

Form giấy xác nhận công nợ công ty tham khảo

Dưới đây là nội dung để doanh nghiệp có thể copy và điều chỉnh theo giao dịch thực tế:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

GIẤY XÁC NHẬN CÔNG NỢ

Hôm nay, ngày … tháng … năm …, tại …, chúng tôi gồm có:

BÊN XÁC NHẬN CÔNG NỢ

Tên công ty: …

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: …

Địa chỉ trụ sở: …

Đại diện bởi ông/bà: …

Chức vụ: …

BÊN CÓ QUYỀN YÊU CẦU THANH TOÁN

Tên công ty: …

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: …

Địa chỉ trụ sở: …

Đại diện bởi ông/bà: …

Chức vụ: …

Căn cứ vào hợp đồng/thỏa thuận số … và các giao dịch phát sinh giữa hai bên, chúng tôi tiến hành đối chiếu và xác nhận công nợ như sau:

Tổng giá trị các khoản phải thanh toán: … đồng.

Số tiền đã thanh toán: … đồng.

Số tiền công nợ còn lại: … đồng.

Bằng chữ: …

Khoản công nợ nêu trên được xác định và đối chiếu đến thời điểm ngày …

Bên có nghĩa vụ thanh toán xác nhận còn phải thanh toán cho bên có quyền yêu cầu thanh toán số tiền là … đồng.

Thời hạn thanh toán: …

Phương thức thanh toán: …

Hai bên xác nhận các thông tin về công nợ nêu trên được lập trên cơ sở đối chiếu các tài liệu, chứng từ và giao dịch thực tế giữa hai bên.

Giấy xác nhận này được lập thành … bản, có giá trị như nhau, mỗi bên giữ … bản để thực hiện và theo dõi.

…, ngày … tháng … năm …

ĐẠI DIỆN BÊN CÓ QUYỀN YÊU CẦU THANH TOÁN

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN XÁC NHẬN CÔNG NỢ

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

Hướng dẫn cách lập giấy xác nhận công nợ công ty

Khi lập giấy xác nhận công nợ công ty, doanh nghiệp cần đối chiếu số liệu trước khi ký.

Đầu tiên, cần kiểm tra toàn bộ hợp đồng và giao dịch liên quan. Nếu công nợ phát sinh từ nhiều lần giao hàng hoặc nhiều lần cung cấp dịch vụ, cần tổng hợp đầy đủ để xác định tổng nghĩa vụ.

Tiếp theo, doanh nghiệp cần kiểm tra các khoản đã thanh toán. Một số trường hợp số tiền chuyển khoản đã được thực hiện nhưng chưa được ghi nhận đầy đủ trong hồ sơ đối chiếu, dẫn đến chênh lệch số liệu.

Sau khi xác định tổng số tiền phải thanh toán và số tiền đã trả, các bên tính toán số dư công nợ còn lại.

Nếu bên nợ chưa thể thanh toán ngay, có thể ghi thêm thời hạn và phương án trả nợ. Những nội dung này nên được thể hiện cụ thể thay vì chỉ ghi chung chung là sẽ thanh toán trong thời gian tới.

Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị để xác nhận công nợ

Để việc đối chiếu và lập giấy xác nhận được chính xác, doanh nghiệp nên chuẩn bị các tài liệu liên quan đến khoản công nợ.

Tùy từng giao dịch, hồ sơ có thể gồm:

• Hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa các bên.
• Phụ lục hợp đồng nếu có.
• Đơn đặt hàng.
• Hóa đơn liên quan đến giao dịch.
• Biên bản giao nhận hàng hóa.
• Biên bản nghiệm thu công việc hoặc dịch vụ.
• Chứng từ thanh toán.
• Biên bản đối chiếu công nợ trước đó.
• Email, văn bản hoặc tài liệu trao đổi liên quan đến nghĩa vụ thanh toán.

Việc lưu giữ đầy đủ tài liệu giúp các bên có căn cứ đối chiếu và hạn chế tranh chấp về số tiền thực tế.

Giấy xác nhận công nợ công ty có ý nghĩa như thế nào?

Giấy xác nhận công nợ giúp các bên ghi nhận lại tình trạng nghĩa vụ thanh toán tại một thời điểm cụ thể.

Đây có thể là căn cứ để doanh nghiệp tiếp tục theo dõi công nợ, yêu cầu thanh toán hoặc xử lý các vấn đề phát sinh sau này.

Tuy nhiên, khi đánh giá giá trị của một giấy xác nhận trong trường hợp cụ thể, cần xem xét toàn bộ nội dung văn bản, thẩm quyền của người ký, giao dịch thực tế và các tài liệu liên quan.

Luật sư Hà Thanh Trang lưu ý: Khi xác nhận công nợ giữa các doanh nghiệp, cần kiểm tra kỹ thẩm quyền của người ký và số liệu được ghi nhận. Một văn bản chỉ thực sự phát huy giá trị khi nội dung phản ánh đúng giao dịch thực tế và có căn cứ từ hợp đồng, chứng từ giao nhận hoặc tài liệu thanh toán liên quan.

Sau khi xác nhận công nợ, bên còn nợ không thanh toán thì làm gì?

Sau khi khoản công nợ đã được đối chiếu và xác nhận nhưng bên có nghĩa vụ vẫn chưa thanh toán đúng thời hạn, các bên nên tiếp tục trao đổi để tìm phương án giải quyết.

Bên có quyền có thể gửi thông báo hoặc văn bản yêu cầu thanh toán, trong đó nêu rõ số tiền còn nợ và thời hạn thực hiện nghĩa vụ.

Nếu các bên thống nhất được phương án trả chậm hoặc trả thành nhiều đợt, nên ghi nhận bằng văn bản để có căn cứ theo dõi.

Trường hợp không thể tự giải quyết, doanh nghiệp có thể xem xét phương thức giải quyết tranh chấp phù hợp với hợp đồng, thỏa thuận và quy định pháp luật có liên quan.

Câu hỏi thường gặp về giấy xác nhận công nợ công ty

Giấy xác nhận công nợ có bắt buộc phải lập không?

Không phải mọi giao dịch giữa các doanh nghiệp đều bắt buộc phải lập riêng một giấy xác nhận công nợ.

Tuy nhiên, việc lập giấy giúp các bên đối chiếu và ghi nhận rõ số tiền còn phải thanh toán, đặc biệt khi giao dịch kéo dài hoặc phát sinh nhiều lần.

Ai có thẩm quyền ký giấy xác nhận công nợ công ty?

Người ký cần có thẩm quyền đại diện hoặc thực hiện công việc liên quan theo cơ cấu và quy định của doanh nghiệp.

Trước khi ký, các bên nên kiểm tra chức vụ, thẩm quyền và quy định nội bộ để tránh tranh chấp về giá trị của văn bản.

Có thể xác nhận công nợ qua email không?

Email có thể được sử dụng để trao đổi và đối chiếu thông tin giữa các bên.

Tuy nhiên, khi cần một văn bản chính thức, doanh nghiệp nên lựa chọn hình thức phù hợp với yêu cầu quản lý hồ sơ và giao dịch thực tế.

Giấy xác nhận công nợ có cần công chứng không?

Thông thường, việc xác nhận công nợ giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp không mặc nhiên phải công chứng.

Tuy nhiên, tùy tính chất giao dịch và yêu cầu của các bên, doanh nghiệp có thể thực hiện các biện pháp phù hợp để tăng mức độ an toàn và rõ ràng của hồ sơ.

Có thể xác nhận công nợ nhiều lần trong năm không?

Các doanh nghiệp hoàn toàn có thể thực hiện đối chiếu công nợ định kỳ nếu có nhu cầu quản lý.

Việc xác nhận thường xuyên giúp doanh nghiệp cập nhật số dư và phát hiện sớm những chênh lệch trong quá trình giao dịch.

Kết luận

Giấy xác nhận công nợ công ty là giấy tờ quan trọng giúp doanh nghiệp và đối tác đối chiếu, ghi nhận chính xác khoản tiền còn phải thanh toán. Việc lập giấy rõ ràng giúp hạn chế tình trạng tranh cãi về số tiền, thời điểm phát sinh và nghĩa vụ thanh toán.

Trước khi ký xác nhận, doanh nghiệp cần rà soát hợp đồng, chứng từ giao nhận và các khoản đã thanh toán để bảo đảm số liệu chính xác. Một giấy xác nhận công nợ được chuẩn bị đầy đủ, đúng thông tin và phù hợp với giao dịch thực tế sẽ giúp doanh nghiệp quản lý công nợ hiệu quả hơn và chủ động khi cần thực hiện các bước xử lý tiếp theo.