Trong hoạt động kinh tế hiện đại, đấu thầu đóng vai trò là cơ chế then chốt để đảm bảo tính minh bạch, cạnh tranh và hiệu quả kinh tế cho các dự án đầu tư. Tuy nhiên, đối với nhiều doanh nghiệp và cá nhân, hệ thống văn bản pháp lý về đấu thầu thường khá phức tạp với nhiều loại giấy tờ khác nhau. Việc hiểu rõ đấu thầu gồm những loại hồ sơ nào không chỉ giúp nhà thầu chuẩn bị tốt năng lực cạnh tranh mà còn giúp chủ đầu tư thực hiện đúng quy trình pháp luật.
Bài viết dưới đây từ đội ngũ chuyên gia của Luật Thiên Mã sẽ phân loại đầy đủ, chi tiết các loại hồ sơ trong hoạt động đấu thầu dựa trên cập nhật mới nhất của Luật Đấu thầu 2023 và các văn bản hướng dẫn thi hành năm 2025.
Khái niệm và định nghĩa về các loại hồ sơ trong hoạt động đấu thầu
Trước khi đi sâu vào phân loại, chúng ta cần làm rõ các khái niệm cơ bản được quy định tại Điều 4 Luật Đấu thầu 2023 (đã được sửa đổi, bổ sung năm 2025). Việc nắm vững thuật ngữ giúp các bên tránh được những sai sót hình thức ngay từ bước tiếp cận gói thầu.
1.1. Hồ sơ mời thầu (HSMT)
Đây là toàn bộ tài liệu sử dụng cho các hình thức như đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế hoặc chào hàng cạnh tranh. HSMT bao gồm tất cả các yêu cầu về kỹ thuật, tài chính, năng lực của một gói thầu hoặc dự án đầu tư. Nó đóng vai trò là “đề bài” để nhà thầu căn cứ vào đó chuẩn bị hồ sơ dự thầu.
1.2. Hồ sơ yêu cầu (HSYC)
Khác với hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được sử dụng cho các hình thức ít tính cạnh tranh hơn như chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp hoặc đàm phán giá. Đây là tài liệu chứa đựng các yêu cầu cụ thể để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ đề xuất.
1.3. Hồ sơ dự thầu và hồ sơ đề xuất
Đây là các bộ tài liệu do nhà thầu hoặc nhà đầu tư lập nhằm đáp ứng các yêu cầu của HSMT hoặc HSYC. Đây chính là “bài làm” của doanh nghiệp để chứng minh năng lực và đưa ra mức giá cạnh tranh nhất.
1.4. Hồ sơ quan tâm và hồ sơ dự sơ tuyển
Trong một số gói thầu quy mô lớn hoặc có tính chất đặc thù, chủ đầu tư sẽ thực hiện bước mời quan tâm hoặc sơ tuyển để lọc ra các nhà thầu đủ năng lực trước khi phát hành HSMT chính thức.
Phân loại các loại hồ sơ đấu thầu theo quy định pháp luật mới nhất
Dựa trên diễn biến của một quy trình lựa chọn nhà thầu, các loại hồ sơ có thể được phân chia thành ba nhóm chính: nhóm hồ sơ do bên mời thầu lập, nhóm hồ sơ do nhà thầu chuẩn bị và nhóm hồ sơ quản lý/thẩm định.
Nhóm 1: Hồ sơ do chủ đầu tư và bên mời thầu thiết lập
Đây là nhóm hồ sơ khởi đầu, định hướng cho toàn bộ cuộc thầu. Theo Điều 63 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, việc lập hồ sơ mời thầu phải dựa trên những căn cứ pháp lý nghiêm ngặt:
- Kế hoạch lựa chọn nhà thầu: Đây là văn bản pháp lý cao nhất xác định hình thức, phương thức và thời gian thực hiện gói thầu.
- Phạm vi và yêu cầu công việc: Các thông số kỹ thuật, bản vẽ thiết kế hoặc điều khoản tham chiếu đối với gói thầu tư vấn.
- Quy định pháp luật hiện hành: Bao gồm luật đấu thầu, pháp luật về thuế, phí và các điều ước quốc tế (nếu gói thầu sử dụng vốn ODA).
Một bộ hồ sơ mời thầu được coi là chuẩn chỉnh khi bao gồm đầy đủ các chỉ dẫn nhà thầu, bảng dữ liệu đấu thầu, tiêu chuẩn đánh giá về năng lực, kinh nghiệm, kỹ thuật và các điều kiện hợp đồng.
Nhóm 2: Hồ sơ do nhà thầu/nhà đầu tư chuẩn bị
Nhóm này thể hiện khả năng thực tế của doanh nghiệp. Tùy vào yêu cầu của phương thức đấu thầu (một giai đoạn một túi hồ sơ hoặc một giai đoạn hai túi hồ sơ) mà nhà thầu sẽ chuẩn bị các tài liệu khác nhau.
- Hồ sơ đề xuất kỹ thuật: Tập trung vào giải pháp thực hiện, nhân sự chủ chốt, thiết bị thi công và tiến độ.
- Hồ sơ đề xuất tài chính: Bao gồm đơn dự thầu, biểu giá chi tiết và các đề xuất về thương mại.
>> Đăng ký tư vấn ngay tại Luật Thiên Mã để được hỗ trợ rà soát tính pháp lý và tính đầy đủ của bộ hồ sơ dự thầu trước khi nộp, tránh các sai sót dẫn đến bị loại đáng tiếc.
Quy định chi tiết về nội dung hồ sơ mời thầu hợp lệ
Theo Nghị định 214/2025/NĐ-CP, hồ sơ mời thầu từ ngày 04/8/2025 phải đảm bảo tính công bằng, không được nêu các điều kiện hạn chế sự tham gia của nhà thầu. Để được đánh giá là hợp lệ, các thành phần trong hồ sơ phải đáp ứng:
Bảng: Các tiêu chí đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ đề xuất
| Thành phần hồ sơ | Yêu cầu hợp lệ tối thiểu |
| Đơn dự thầu | Phải được đại diện hợp pháp ký tên, đóng dấu sau thời điểm phát hành HSMT. |
| Thỏa thuận liên danh | (Nếu có) Phải phân chia rõ ràng công việc và trách nhiệm của từng thành viên. |
| Bảo đảm dự thầu | Giá trị và thời gian hiệu lực phải đúng theo quy định trong HSMT. |
| Nghĩa vụ thuế | Nhà thầu phải chứng minh đã hoàn thành nghĩa vụ kê khai và nộp thuế theo quy định. |
| Tư cách pháp nhân | Không trong thời gian bị cấm đấu thầu hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự. |
Ví dụ: Nếu một nhà thầu liên danh gồm Công ty A và Công ty B tham gia gói thầu xây lắp, trong thỏa thuận liên danh phải ghi rõ Công ty A thực hiện 60% khối lượng (phần xây dựng thô), Công ty B thực hiện 40% (phần hoàn thiện). Nếu không phân chia rõ giá trị và khối lượng, hồ sơ có thể bị đánh giá là không hợp lệ.
Các phương pháp đánh giá hồ sơ mời thầu hiện nay
Việc phân loại hồ sơ cũng gắn liền với phương pháp đánh giá mà chủ đầu tư lựa chọn. Hiện nay, có 3 phương pháp phổ biến:
1.1. Phương pháp giá thấp nhất
Thường áp dụng cho các gói thầu mua sắm hàng hóa thông dụng, quy chuẩn. Sau khi các hồ sơ vượt qua bước đánh giá kỹ thuật, nhà thầu nào có giá thấp nhất sau sửa lỗi và hiệu chỉnh sai lệch sẽ được xếp hạng thứ nhất.
1.2. Phương pháp kết hợp giữa kỹ thuật và giá
Đây là phương pháp đòi hỏi sự cân bằng. Điểm tổng hợp được tính theo công thức:
Điểm tổng hợp = K \times Điểm kỹ thuật + G \times Điểm giá
Trong đó, tỷ trọng kỹ thuật (K) thường chiếm 70% – 80%, tỷ trọng giá (G) chiếm 20% – 30%. Điều này đảm bảo chọn được nhà thầu vừa có năng lực tốt vừa có giá cả cạnh tranh.
1.3. Phương pháp dựa trên kỹ thuật
Thường áp dụng cho các gói thầu tư vấn có tính chất đặc thù, đòi hỏi chất lượng chuyên môn cực cao. Việc đánh giá hoàn toàn dựa trên các tiêu chí kỹ thuật khắt khe.
Trách nhiệm của các bên trong việc lập và quản lý hồ sơ đấu thầu
Việc sai sót trong hồ sơ đấu thầu có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng. Do đó, pháp luật quy định rõ trách nhiệm của từng chủ thể:
- Chủ đầu tư: Chịu trách nhiệm toàn diện về chất lượng nội dung HSMT và kết quả lựa chọn nhà thầu. Dù thuê đơn vị tư vấn lập hồ sơ, chủ đầu tư vẫn là người chịu trách nhiệm cuối cùng trước pháp luật.
- Bên mời thầu/Đơn vị tư vấn: Phải đảm bảo HSMT không cài cắm các “giấy phép con” hoặc các điều kiện nhằm tạo lợi thế cho một nhà thầu cụ thể.
- Tổ thẩm định: Có vai trò độc lập, thẩm định lại HSMT trước khi phê duyệt để đảm bảo tính khách quan và tuân thủ Luật Đấu thầu.
>> Đăng ký tư vấn trực tiếp với Luật sư tại Luật Thiên Mã để giải quyết các tranh chấp hoặc kiến nghị liên quan đến nội dung hồ sơ mời thầu không công bằng.
Câu hỏi thường gặp về hồ sơ đấu thầu
1.1. Thời gian kiểm tra hoạt động đấu thầu hiện nay là bao lâu?
Theo quy định mới áp dụng từ tháng 8/2025, thời gian kiểm tra trực tiếp hoạt động đấu thầu đã được kéo dài lên đến 15 ngày (tăng thêm 8 ngày so với trước). Sau khi kết thúc kiểm tra, trong vòng tối đa 45 ngày phải có báo cáo kết quả.
1.2. Một nhà thầu có được nộp hai hồ sơ dự thầu cho cùng một gói thầu không?
Không. Nhà thầu không được có tên trong hai hoặc nhiều hồ sơ dự thầu với tư cách là nhà thầu độc lập hoặc thành viên liên danh để đảm bảo tính cạnh tranh lành mạnh.
1.3. Hồ sơ mời thầu có được yêu cầu nhãn hiệu hàng hóa cụ thể không?
Pháp luật nghiêm cấm việc nêu nhãn hiệu, xuất xứ cụ thể của hàng hóa trong HSMT để hạn chế cạnh tranh. Tuy nhiên, nếu không thể mô tả chi tiết bằng đặc tính kỹ thuật, có thể ghi nhãn hiệu kèm theo cụm từ “hoặc tương đương”.
1.4. Chi phí dịch vụ tư vấn pháp lý về đấu thầu tại Luật Thiên Mã như thế nào?
Luật Thiên Mã cam kết cung cấp dịch vụ tư vấn đấu thầu với chi phí hợp lý, phải chăng, được báo giá minh bạch dựa trên quy mô và độ phức tạp của gói thầu, hỗ trợ tối đa cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Kết luận
Hiểu rõ đấu thầu gồm những loại hồ sơ nào là bước đi đầu tiên và quan trọng nhất để các bên tham gia vào thị trường mua sắm công một cách an toàn và hiệu quả. Việc chuẩn bị hồ sơ đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro bị loại về mặt hình thức mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín đối với chủ đầu tư.
Với đội ngũ luật sư và chuyên gia tư vấn giàu kinh nghiệm, Luật Thiên Mã luôn sẵn sàng đồng hành cùng quý khách hàng trong việc lập, rà soát hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu, cũng như giải quyết các khiếu nại phát sinh trong quá trình đấu thầu.
>>> Đăng ký tư vấn ngay hôm nay qua hệ thống online hoặc trực tiếp tại văn phòng để nhận được giải pháp pháp lý tối ưu với mức chi phí phải chăng nhất.
