Bạn đang thắc mắc đối chiếu công nợ là gì? Không rõ quy trình thực hiện ra sao và làm thế nào để đối chiếu công nợ một cách chính xác, hiệu quả, tránh rủi ro pháp lý hoặc tranh chấp sau này? Đối chiếu công nợ không chỉ là nghiệp vụ kế toán quan trọng trong doanh nghiệp mà còn là căn cứ xác lập nghĩa vụ thanh toán rõ ràng giữa các bên, đặc biệt trong bối cảnh phát sinh giao dịch kéo dài hoặc công nợ phức tạp.

Bài viết dưới đây do Luật sư Nguyễn Văn Minh từ Luật Thiên Mã biên soạn, dựa trên các quy định pháp lý mới nhất của Bộ luật Dân sự 2015, Luật Kế toán 2015 và Thông tư 200/2014/TT-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp. Nếu bạn đang cần tư vấn chi tiết về mẫu biên bản đối chiếu, thời điểm thực hiện, hoặc cách xử lý khi bên đối tác không phối hợp, hãy đặt lịch tư vấn cùng Luật Thiên Mã để được hỗ trợ tận tình và chính xác.

Đối chiếu công nợ là gì?

1.1. Khái niệm đối chiếu công nợ

Đối chiếu công nợ là quá trình kiểm tra, so sánh và xác nhận số dư nợ phải thu, nợ phải trả giữa các bên có quan hệ giao dịch nhằm đảm bảo số liệu kế toán phản ánh đúng thực tế phát sinh. Đây là một nghiệp vụ quan trọng trong công tác kế toán, quản lý tài chính và kiểm soát rủi ro.

Căn cứ pháp lý: Điều 51 Luật Kế toán 2015 quy định các đơn vị kế toán có trách nhiệm tổ chức kiểm kê và đối chiếu công nợ để bảo đảm sự chính xác giữa sổ sách kế toán và thực tế phát sinh.

1.2. Mục đích của đối chiếu công nợ

Việc đối chiếu công nợ được thực hiện nhằm các mục đích sau:

• Kiểm tra và xác minh tính chính xác của các khoản nợ đã phát sinh trong kỳ;
• Phát hiện và xử lý kịp thời các sai lệch, nhầm lẫn hoặc gian lận kế toán;
• Đảm bảo tính minh bạch và đầy đủ của báo cáo tài chính;
• Là cơ sở để thực hiện thanh toán, thu hồi công nợ hoặc xử lý công nợ quá hạn;
• Giảm thiểu tranh chấp dân sự liên quan đến nghĩa vụ thanh toán trong các giao dịch thương mại.

Đối chiếu công nợ cũng là một bước cần thiết trước khi quyết toán, kiểm toán, hoặc lập báo cáo tài chính định kỳ.

1.3. Phạm vi áp dụng

Đối chiếu công nợ được áp dụng rộng rãi trong các mối quan hệ tài chính, cụ thể:

• Quan hệ giữa các doanh nghiệp trong hoạt động mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
• Quan hệ giữa doanh nghiệp và cá nhân có giao dịch cho vay, ứng trước, hoặc đặt cọc;
• Quan hệ tín dụng giữa tổ chức tài chính và khách hàng vay vốn;
• Quan hệ nội bộ trong doanh nghiệp có phát sinh công nợ giữa các chi nhánh, phòng ban.

Căn cứ pháp lý bổ sung: Điều 463 Bộ luật Dân sự 2015 quy định bên vay có nghĩa vụ hoàn trả tài sản khi đến hạn; việc đối chiếu công nợ là căn cứ để xác định số tiền phải hoàn trả và nghĩa vụ thực tế.

Số liệu thực tiễn: Theo báo cáo của Bộ Tài chính năm 2024, có khoảng 25% doanh nghiệp tại Việt Nam gặp sai sót trong quản lý công nợ do không thực hiện đối chiếu định kỳ, dẫn đến tình trạng ghi nhận sai doanh thu, khó thu hồi nợ và phát sinh tranh chấp trong giao dịch thương mại.

>>> Thanh toán ngay hôm nay để nhận được sự hỗ trợ pháp lý chuyên nghiệp từ đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm, giúp bạn vượt qua mọi thách thức pháp luật!

Đặt lịch tư vấn

Quy định pháp luật về đối chiếu công nợ

3.1. Trách nhiệm đối chiếu công nợ

Theo Điều 55 Luật Kế toán 2015, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có trách nhiệm:

• Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán với các bên liên quan như khách hàng, nhà cung cấp, tổ chức tín dụng;
• Việc đối chiếu công nợ nhằm xác nhận số dư, hạn thanh toán và nghĩa vụ tài chính giữa các bên;
• Kết quả đối chiếu là cơ sở bảo đảm tính trung thực, hợp lý của báo cáo tài chính và minh bạch trong quản trị doanh nghiệp.

Trong thực tiễn, việc không thực hiện đối chiếu định kỳ dễ dẫn đến ghi nhận sai số liệu, gây thiệt hại tài chính và rủi ro tranh chấp pháp lý.

3.2. Biên bản đối chiếu công nợ

Biên bản đối chiếu công nợ là tài liệu xác nhận bằng văn bản giữa hai bên về tình trạng công nợ (còn nợ, đã thanh toán, lãi phạt, thời hạn thanh toán…).

• Văn bản này có giá trị pháp lý như một thỏa thuận dân sự, là căn cứ quan trọng trong việc khởi kiện, yêu cầu thi hành án nếu xảy ra tranh chấp;
• Nếu được ký bởi người đại diện hợp pháp và có dấu mộc đúng quy định, biên bản có thể được sử dụng tại Tòa án, trọng tài hoặc cơ quan thi hành án;
• Căn cứ pháp lý: Bộ luật Dân sự 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2017), về giao dịch dân sự, nghĩa vụ tài chính và xác lập cam kết bằng văn bản.

3.3. Thời hạn đối chiếu

Thời điểm đối chiếu công nợ có thể được thực hiện:

• Theo kỳ kế toán: cuối tháng, quý hoặc năm, đặc biệt quan trọng khi lập báo cáo tài chính cuối năm;
• Khi phát sinh sự kiện tài chính lớn: thay đổi hạn mức tín dụng, mua bán tài sản giá trị lớn, tái cấu trúc doanh nghiệp;
• Theo thỏa thuận giữa các bên hoặc yêu cầu của kiểm toán độc lập, cơ quan thuế.

Đối chiếu định kỳ là biện pháp phòng ngừa rủi ro pháp lý hiệu quả cho cả doanh nghiệp và đối tác.

Theo thống kê của Bộ Tài chính năm 2024, 15% tranh chấp công nợ trong doanh nghiệp phát sinh do thiếu biên bản đối chiếu công nợ hợp lệ, dẫn đến khó chứng minh số dư nợ tại thời điểm tranh chấp.

Các vấn đề thường gặp khi đối chiếu công nợ

4.1. Chênh lệch số liệu

Một trong những vấn đề phổ biến nhất khi đối chiếu công nợ là chênh lệch số liệu giữa hai bên, thường do:

• Sai sót trong hạch toán kế toán, ghi nhận nhầm ngày, nhầm tài khoản hoặc hạch toán thiếu nghiệp vụ;
• Thiếu chứng từ gốc như hóa đơn, phiếu giao hàng, biên bản nghiệm thu, dẫn đến không đủ căn cứ đối chiếu;
• Không thống nhất cách ghi nhận giao dịch, ví dụ: một bên đã ghi nhận doanh thu, bên còn lại chưa ghi nhận công nợ;
• Việc hạch toán tỷ giá, thuế GTGT hoặc chiết khấu cũng dễ gây lệch số liệu nếu không thỏa thuận rõ từ đầu.

4.2. Đối tác không hợp tác

Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi đối tác:

• Từ chối ký xác nhận công nợ, dù đã có đầy đủ chứng từ;
• Không phản hồi hoặc trì hoãn việc đối chiếu, khiến số liệu không được cập nhật kịp thời;
• Thậm chí tranh cãi về tính hợp lệ của giao dịch, dù thực tế đã phát sinh nghĩa vụ thanh toán.

Việc không hợp tác đối chiếu công nợ có thể làm gián đoạn quan hệ thương mại và kéo dài thời gian thu hồi công nợ.

4.3. Tranh chấp phát sinh

Khi không có biên bản đối chiếu công nợ rõ ràng và đầy đủ, rất dễ phát sinh tranh chấp, đặc biệt là:

• Tranh chấp về số tiền nợ, chiết khấu, phạt chậm thanh toán;
• Không xác định được thời điểm đến hạn trả nợ do không ghi nhận thời

gian thanh toán cụ thể trong hợp đồng hoặc hóa đơn;

• Tranh chấp về trách nhiệm giữa các bên khi bên mua không xác nhận đã nhận đủ hàng hóa/dịch vụ hoặc bên bán không có đủ chứng từ chứng minh giao hàng.

Những tranh chấp này có thể dẫn đến khởi kiện dân sự, yêu cầu tòa án giải quyết, kéo dài thời gian thu hồi nợ và ảnh hưởng đến dòng tiền doanh nghiệp.

Số liệu thực tiễn: Theo báo cáo của Tòa án Nhân dân Tối cao năm 2024, khoảng 10% vụ án dân sự về công nợ có nguyên nhân xuất phát từ việc thiếu đối chiếu công nợ minh bạch, phản ánh tầm quan trọng của việc thực hiện công tác đối chiếu định kỳ, đúng quy trình và có chứng từ rõ ràng.

>>> Chỉ một cuộc hẹn với luật sư, mọi vấn đề pháp lý sẽ được giải quyết triệt để, tiết kiệm thời gian và chi phí cho bạn!

  Đặt lịch tư vấn

Vai trò của luật sư trong đối chiếu công nợ

5.1. Hỗ trợ soạn thảo biên bản đối chiếu

Biên bản đối chiếu công nợ là tài liệu quan trọng nhằm xác nhận nghĩa vụ thanh toán giữa các bên trong quan hệ hợp đồng, đặc biệt trong lĩnh vực thương mại, xây dựng và tín dụng. Luật sư có vai trò hỗ trợ doanh nghiệp hoặc cá nhân soạn thảo biên bản đối chiếu công nợ đảm bảo chặt chẽ về nội dung, đầy đủ về căn cứ pháp lý và thể hiện chính xác số liệu. Biên bản nếu được lập đúng quy định sẽ có giá trị làm chứng cứ trong trường hợp phát sinh tranh chấp.

5.2. Tư vấn xử lý chênh lệch

Trong quá trình đối chiếu công nợ, không ít trường hợp phát sinh chênh lệch do khác biệt về cách ghi nhận công nợ, thời điểm hạch toán hoặc thiếu chứng từ đối ứng. Luật sư có thể phân tích nguyên nhân phát sinh chênh lệch, đánh giá tính hợp pháp của từng khoản nợ và đề xuất phương án xử lý phù hợp về mặt pháp lý, giúp các bên nhanh chóng thống nhất số liệu và hạn chế tranh chấp kéo dài.

5.3. Đại diện giải quyết tranh chấp

Khi tranh chấp công nợ không thể giải quyết thông qua đối chiếu hoặc thương lượng, luật sư có thể đại diện thân chủ khởi kiện tại Tòa án để yêu cầu xác nhận công nợ, đòi lại khoản phải thu hoặc bác bỏ yêu cầu không có căn cứ từ phía đối tác. Theo Điều 87 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2017), luật sư được quyền tham gia tố tụng trong các giai đoạn từ khởi kiện, hòa giải đến xét xử sơ thẩm và thi hành án.

Tầm quan trọng của tư vấn pháp lý trong đối chiếu công nợ

Đảm bảo quyền lợi hợp pháp: Tư vấn pháp lý đóng vai trò then chốt trong việc giúp doanh nghiệp và cá nhân bảo vệ quyền lợi khi xảy ra tranh chấp liên quan đến công nợ. Luật sư hỗ trợ kiểm tra, đối chiếu các nghĩa vụ thanh toán, từ đó xác định rõ trách nhiệm của từng bên trong mối quan hệ giao dịch.

Tránh rủi ro pháp lý: Sai sót trong quá trình đối chiếu công nợ, như xác nhận thiếu chứng từ, không đúng thời điểm hoặc vượt quá thẩm quyền, có thể dẫn đến các tranh chấp nghiêm trọng hoặc bị khởi kiện. Luật sư sẽ giúp rà soát tính pháp lý của các chứng từ, hợp đồng, và quy trình đối chiếu để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Tối ưu hóa quản lý tài chính: Một quy trình đối chiếu công nợ hiệu quả giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt dòng tiền, tránh thất thoát và nâng cao năng lực quản lý tài chính. Luật sư có thể tư vấn xây dựng biểu mẫu, quy trình và hướng dẫn nội bộ để tăng tính minh bạch, chính xác trong việc theo dõi và xử lý công nợ.

>>> Thanh toán ngay hôm nay để nhận được sự hỗ trợ pháp lý chuyên nghiệp từ đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm, giúp bạn vượt qua mọi thách thức pháp luật!

[button text=”Đặt lịch tư vấn” letter_case=”lowercase” style=”shade” size=”small” radius=”5″ depth=”3″ depth_hover=”5″ link=”#_datlich_tuvan” class=”btn-dat-lich-tu-van”

Đối chiếu công nợ là một bước quan trọng trong quản lý tài chính, giúp đảm bảo minh bạch và tránh tranh chấp trong quan hệ thương mại. Việc nắm rõ quy định pháp luật và có sự hỗ trợ từ luật sư giúp quá trình đối chiếu công nợ diễn ra hiệu quả và đúng quy định. Hãy đặt lịch tư vấn với Luật Thiên Mã ngay hôm nay để được đội ngũ luật sư đồng hành cùng bạn!