Trong thời đại số, việc giới thiệu công ty không chỉ là một hành động truyền thông, mà còn là yêu cầu bắt buộc trong nhiều giao dịch hành chính, ký kết hợp đồng hoặc làm việc với đối tác – đặc biệt qua giấy giới thiệu công ty.
Theo khảo sát năm 2025 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, hơn 80% doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn chưa xây dựng được mẫu giới thiệu công ty chuẩn chỉnh về mặt pháp lý và hình ảnh doanh nghiệp. Điều này tiềm ẩn nguy cơ bị từ chối hồ sơ, mất cơ hội hợp tác hoặc thậm chí là vi phạm quy trình nội bộ.
Bài viết do Luật Thiên Mã cung cấp sẽ cung cấp đầy đủ các hướng dẫn từ cách giới thiệu công ty chuyên nghiệp, soạn giấy giới thiệu công ty, đến quy chuẩn pháp lý về giới thiệu doanh nghiệp.
>>> Đừng để vấn đề pháp lý làm bạn mất thời gian, hao tiền bạc và mệt mỏi thêm nữa! Hãy đặt lịch tư vấn với luật sư ngay hôm nay – Chỉ một khoản phí nhỏ, bạn tiết kiệm công sức và nhận giải pháp chuẩn tốt nhất từ luật sư.
THỰC TRẠNG VỀ GIẤY GIỚI THIỆU CÔNG TY TẠI VIỆT NAM
- Tầm quan trọng của giấy giới thiệu công ty
Giấy giới thiệu công ty là tài liệu chính thức, dùng để giới thiệu thông tin doanh nghiệp, sản phẩm, dịch vụ hoặc ủy quyền nhân sự thực hiện giao dịch. Theo thống kê từ Bộ Kế hoạch và Đầu tư năm 2024, Việt Nam có hơn 900,000 doanh nghiệp đang hoạt động, với 80% sử dụng giấy giới thiệu trong các hoạt động như ký kết hợp đồng, tham gia đấu thầu, hoặc làm việc với cơ quan nhà nước. Giấy giới thiệu mang lại:
- Tăng uy tín và độ tin cậy của doanh nghiệp với đối tác.
- Đảm bảo tính pháp lý khi ủy quyền nhân sự hoặc giới thiệu dịch vụ.
- Tạo ấn tượng chuyên nghiệp, nâng cao cơ hội hợp tác kinh doanh.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp soạn thảo giấy giới thiệu thiếu thông tin hoặc không đúng quy định, ảnh hưởng đến hiệu quả giao dịch.
- Thực trạng khó khăn trong việc soạn thảo giấy giới thiệu công ty
Việc soạn thảo giấy giới thiệu công ty thường gặp nhiều trở ngại, đặc biệt với các doanh nghiệp nhỏ. Theo báo cáo của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) năm 2023, 30% doanh nghiệp nhỏ và vừa gặp vấn đề khi chuẩn bị giấy giới thiệu, với các khó khăn chính:
- Thiếu thông tin cần thiết như mã số doanh nghiệp, phạm vi ủy quyền, hoặc thông tin liên hệ.
- Không biết cách trình bày giấy giới thiệu sao cho chuyên nghiệp và phù hợp với mục đích sử dụng.
- Sai sót trong việc đóng dấu, ký tên, hoặc định dạng, dẫn đến giấy giới thiệu bị từ chối.
Những vấn đề này làm giảm hiệu quả giao dịch và gây ấn tượng thiếu chuyên nghiệp.
- Thách thức trong việc áp dụng quy định về giấy giới thiệu công ty
Nhiều doanh nghiệp chưa nắm rõ quy định pháp luật liên quan đến giấy giới thiệu, đặc biệt khi tài liệu này được sử dụng trong các giao dịch pháp lý. Theo khảo sát của Bộ Tư pháp năm 2023, 40% doanh nghiệp không biết rằng giấy giới thiệu cần có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và con dấu doanh nghiệp để đảm bảo tính hợp lệ. Các thách thức phổ biến:
- Thiếu hướng dẫn chi tiết về nội dung và định dạng giấy giới thiệu.
- Không cập nhật thông tin doanh nghiệp (địa chỉ, mã số thuế) trong giấy giới thiệu, dẫn đến sai lệch pháp lý.
- Thiếu mẫu giấy giới thiệu chuẩn, gây khó khăn trong việc đáp ứng yêu cầu của đối tác hoặc cơ quan nhà nước.
ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁC QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ GIẤY GIỚI THIỆU CÔNG TY
Giấy giới thiệu công ty là gì?
Giấy giới thiệu công ty là văn bản chính thức do doanh nghiệp phát hành, nhằm giới thiệu thông tin về công ty (tên, lĩnh vực kinh doanh, địa chỉ, mã số thuế), sản phẩm/dịch vụ, hoặc ủy quyền cho nhân sự thực hiện công việc cụ thể (ký hợp đồng, nộp hồ sơ, gặp gỡ đối tác). Tài liệu này được sử dụng để:
- Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trước đối tác, khách hàng.
- Xác nhận tính hợp pháp khi ủy quyền nhân sự đại diện công ty.
- Làm cơ sở pháp lý trong các giao dịch hoặc thủ tục hành chính.
Các quy định pháp luật mới nhất về giấy giới thiệu công ty
Mặc dù giấy giới thiệu công ty không có quy định pháp luật cụ thể riêng, việc soạn thảo và sử dụng tài liệu này chịu ảnh hưởng của Luật Doanh nghiệp 2020, Bộ luật Dân sự 2015, và các văn bản hướng dẫn liên quan. Dưới đây là các yêu cầu chính:
- Nội dung giấy giới thiệu:
- Thông tin doanh nghiệp: Tên công ty, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, số điện thoại, email.
- Thông tin người được ủy quyền (nếu có): Họ tên, số CMND/CCCD, chức vụ, phạm vi ủy quyền.
- Mục đích sử dụng: Giới thiệu công ty, sản phẩm/dịch vụ, hoặc ủy quyền thực hiện công việc cụ thể.
- Thời hạn (nếu có): Thời gian giấy giới thiệu có hiệu lực (ví dụ: 30 ngày hoặc đến khi hoàn thành công việc).
- Chữ ký và con dấu: Chữ ký của người đại diện theo pháp luật, đóng dấu doanh nghiệp.
- Trình tự soạn thảo và sử dụng:
- Bước 1: Soạn thảo giấy giới thiệu – Lập văn bản theo mẫu, nêu rõ thông tin doanh nghiệp, mục đích, và phạm vi ủy quyền (nếu có).
- Bước 2: Ký và đóng dấu – Người đại diện theo pháp luật ký tên, đóng dấu doanh nghiệp.
- Bước 3: Công chứng/chứng thực (nếu cần) – Một số trường hợp (ví dụ: ủy quyền giao dịch lớn) yêu cầu công chứng tại văn phòng công chứng hoặc chứng thực tại UBND.
- Bước 4: Sử dụng hoặc gửi – Gửi giấy giới thiệu cho đối tác, khách hàng, hoặc cơ quan liên quan (ngân hàng, Sở Kế hoạch và Đầu tư).
- Yêu cầu pháp lý:
- Giấy giới thiệu phải chứa thông tin chính xác, khớp với giấy đăng ký kinh doanh và điều lệ công ty.
- Người được ủy quyền (nếu có) phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, không thuộc trường hợp bị cấm theo pháp luật.
- Giấy giới thiệu nên được lưu trữ ít nhất 5 năm tại doanh nghiệp để phục vụ kiểm tra hoặc giải quyết tranh chấp.
- Hậu quả vi phạm:
- Giấy giới thiệu thiếu thông tin hoặc không có chữ ký/con dấu có thể bị đối tác/cơ quan nhà nước từ chối.
- Sử dụng giấy giới thiệu giả mạo hoặc sai mục đích có thể bị phạt từ 5-50 triệu đồng theo Nghị định 98/2020/NĐ-CP.
Các trường hợp đặc thù khi sử dụng giấy giới thiệu công ty
- Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ: Giấy giới thiệu cần nêu rõ lĩnh vực kinh doanh, sản phẩm nổi bật, và thông tin liên hệ để thu hút đối tác.
- Ủy quyền nhân sự: Giấy giới thiệu kèm thông tin người được ủy quyền, phạm vi công việc, và thời hạn ủy quyền.
- Tham gia đấu thầu: Giấy giới thiệu cần kèm hồ sơ năng lực công ty và thông tin liên quan đến dự án đấu thầu.
HƯỚNG DẪN SOẠN THẢO VÀ SỬ DỤNG GIẤY GIỚI THIỆU CÔNG TY
Bước 1 – Thu thập thông tin cần thiết
- Thu thập thông tin doanh nghiệp: Tên công ty, mã số doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại, email, lĩnh vực kinh doanh.
- Xác định mục đích sử dụng: Giới thiệu công ty, sản phẩm/dịch vụ, hoặc ủy quyền nhân sự (họ tên, CMND/CCCD, chức vụ).
- Quyết định thời hạn (nếu có): Thời gian giấy giới thiệu có hiệu lực (ví dụ: 30 ngày hoặc đến khi hoàn thành công việc).
Tham khảo Mẫu giấy giới thiệu từ Mẫu văn bản cung cấp bố cục chuẩn, giúp doanh nghiệp ghi chép thông tin chính xác.
Bước 2 – Soạn thảo giấy giới thiệu theo mẫu
- Sử dụng mẫu giấy giới thiệu, điền đầy đủ thông tin: Tên công ty, mã số doanh nghiệp, mục đích giới thiệu, thông tin người được ủy quyền (nếu có), thời hạn.
- Kiểm tra kỹ thông tin để tránh sai sót, đặc biệt là mã số doanh nghiệp, địa chỉ, và thông tin người được ủy quyền.
- Đóng dấu doanh nghiệp và ký tên người đại diện theo pháp luật.
Bước 3 – Công chứng/chứng thực (nếu cần)
- Đối với các trường hợp yêu cầu công chứng (như ủy quyền giao dịch lớn hoặc làm việc với cơ quan nhà nước), mang giấy giới thiệu đến văn phòng công chứng hoặc UBND để chứng thực.
- Chuẩn bị bản sao CMND/CCCD của người được ủy quyền (nếu có) và giấy đăng ký kinh doanh của công ty.
- Thời gian công chứng: 1-2 ngày làm việc, tùy cơ quan.
Bước 4 – Sử dụng và lưu trữ giấy giới thiệu
- Sử dụng giấy giới thiệu để gửi đối tác, khách hàng, hoặc nộp cho cơ quan liên quan (ngân hàng, cơ quan hành chính).
- Lưu trữ giấy giới thiệu (bản cứng hoặc bản mềm) ít nhất 5 năm tại trụ sở công ty để phục vụ kiểm tra hoặc giải quyết tranh chấp.
- Cập nhật giấy giới thiệu khi có thay đổi về thông tin doanh nghiệp (địa chỉ, mã số thuế) hoặc người được ủy quyền.
>>> Vấn đề pháp lý kéo dài khiến bạn mất việc, tốn tiền và kiệt sức? Đặt lịch tư vấn với luật sư giỏi ngay bây giờ! Chỉ một phí nhỏ, bạn được hỗ trợ tận tình, bảo vệ quyền lợi tối đa. Hoàn phí tư vấn khi thuê luật sư trọn gói. Điền form và thanh toán để gặp luật sư!
Dù ở bất kỳ quy mô nào, doanh nghiệp cũng cần có hồ sơ giới thiệu công ty chuyên nghiệp và hợp lệ nhằm khẳng định vị thế trên thương trường. Một giấy giới thiệu công ty đầy đủ nội dung, trình bày rõ ràng và tuân thủ pháp luật sẽ tạo ấn tượng tích cực với đối tác và các cơ quan chức năng, đồng thời bảo vệ quyền lợi pháp lý của doanh nghiệp.
Luật Thiên Mã sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng nội dung và mẫu giới thiệu doanh nghiệp bài bản, rõ ràng, đúng quy định – giúp bạn tự tin trong mọi giao dịch.
