Giấy báo nợ là gì? Giấy báo phát hành trong trường hợp nào? Và mẫu giấy nợ mới nhất theo quy định được áp dụng là mẫu giấy nào? Trong lĩnh vực kinh doanh, có lẽ chúng ta đã không còn quá xa lạ với các loại giấy chứng từ phát sinh trong các giao dịch giữa các bên. Đây là thuật ngữ được sử dụng nhiều trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và logistics.
Vậy loại giấy này cụ thể ra sao và có ý nghĩa như thế nào, bài viết dưới đây sẽ giúp các bạn đọc có được câu trả lời chi tiết và chính xác nhất. Trường hợp các bạn cần được các Luật sư Luật Thiên Mã hỗ trợ tư vấn khẩn cấp, hãy đặt lịch tư vấn để nhận được lời giải đáp kịp thời!
>>> Hành động ngay để không mất thêm thời gian, tiền của và sức lực vì rắc rối pháp lý! Đặt lịch tư vấn với Luật sư hôm nay – chỉ một khoản phí nhỏ mang lại giá trị lớn: giải pháp nhanh, lợi ích tối ưu. Hoàn phí nếu chọn gói trọn gói khi thuê luật sư sau thanh toán. Thanh toán và đặt lịch ngay!
Anh Linh (Bình Dương) có câu hỏi như sau:
“Dạ chào Luật sư tư vấn!
Công ty đối tác có bán cho công ty do tôi là người đại diện theo pháp luật 150 chiếc bàn và ghế văn phòng. Trong hợp đồng mua bán hàng hóa, hai bên đã thỏa thuận với nhau sẽ giao hàng tại kho hàng của công ty tôi. Tuy nhiên, công ty đối tác lại giao hàng trễ hơn 02 ngày so với thỏa thuận trước đó.
Khi công ty tôi kiểm tra lô hàng thì phát hiện hàng hóa bị lỗi rất nhiều và không đúng với mẫu mã cũng như chất lượng lúc công ty đối tác chào hàng. Do đó, công ty tôi dự định sẽ viết giấy nợ gửi đến công ty đối tác.
Vậy, Luật sư xin cho tôi hỏi giấy nợ phát hành khi nào? Bao gồm những thông tin cơ bản gì? Mẫu giấy mới nhất theo quy định là mẫu nào? Và cách viết giấy làm sao cho chuẩn xác nhất? Tôi xin chân thành cảm ơn!”.”
Phần trả lời của Luật sư:
“Chào anh Linh! Xin chân thành cảm ơn anh đã tin tưởng và sử dụng dịch vụ tư vấn pháp luật trực tuyến của Luật Thiên Mã. Với những thắc mắc anh đặc ra, Luật sư xin gửi đến anh câu trả lời cụ thể ngay sau đây:
Giấy báo nợ là gì?
Giấy báo nợ được xem là chứng từ do một người cung cấp sử dụng nhằm thực hiện việc thông báo cho người mua về nghĩa vụ nợ của mình hoặc chứng từ do người mua lập khi trả lại hàng hóa đã mượn. Được phát hành trong trường hợp giữa hai doanh nghiệp đã tiến hành giao dịch mua bán với nhau, có nghĩa là chứng từ này sẽ được dùng trong các giao dịch giữa các doanh nghiệp với nhau.
Giấy báo nợ có thể được dùng để cung cấp thông tin về một hóa đơn sắp tới, hoặc có thể đóng vai trò như một lời nhắc nhở về số tiền đến hạn. Trong trường hợp hàng hóa bị trả lại, thì có thể bao gồm cả lý do trả lại, tổng số tiền tín dụng đã thanh toán và hàng hóa đi kèm:
– Các lý do trả hàng hóa phổ biến sẽ bao gồm biên lai không đầy đủ, lô hàng hóa bị hư hỏng, hoặc trường hợp lô hàng được giao không đúng yêu cầu, chất lượng mà khách hàng đặt ra.
– Giấy báo nợ được chuẩn bị tương tự như một hóa đơn thông thường và hiển thị số tiền mặt dương. Đây là loại giấy tờ tùy chọn nên không bắt buộc cần phải có khi thực hiện giao dịch giữa hai bên mua và bán với nhau.
– Trong một số trường hợp, người mua có thể yêu cầu người bán hoặc ngân hàng đại diện của người bán cung cấp giấy này nhằm đáp ứng yêu cầu lưu trữ nội bộ của doanh nghiệp.
Có thể thấy, giấy rất thường xuyên xuất hiện trong các giao dịch mua bán giữa các bên trên thực tế, và việc nắm rõ loại giấy tờ này là điều khá cần thiết.
>>> Thanh toán ngay hôm nay để nhận được sự hỗ trợ pháp lý chuyên nghiệp từ đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm, giúp bạn vượt qua mọi thách thức pháp luật!
Giấy báo nợ phát hành khi nào?
Giấy báo nợ là chứng từ xuất hiện trong trường hợp giữa hai doanh nghiệp thực hiện các giao dịch mua bán với nhau, tức được sử dụng trong các giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp. Ngân hàng sẽ thực hiện việc gửi giấy nhằm cung cấp các thông tin liên quan đến hóa đơn cần thanh toán sắp tới của doanh nghiệp, hoặc đóng vai trò như lời nhắc về các khoản tiền sắp đến hạn của doanh nghiệp.
Theo đó, giấy thông báo nợ là chứng từ không có tính bắt buộc nên không phải tất cả các công ty đều chọn việc gửi cho người mua đang có nghĩa vụ trả nợ. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp, thì giấy này chính là căn cứ quan trọng để kế toán ghi sổ sách và chính là chứng từ để đối chiếu kiểm tra trong trường hợp cần thiết.
Giấy báo nợ gồm những thông tin cơ bản nào?
Căn cứ theo quy định cụ thể về mẫu giấy theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, thì thông thường các ngân hàng sẽ căn cứ vào mẫu giấy này để phát hành một mẫu chuẩn nhất dùng cho các giao dịch của mình. Theo đó, giấy thông báo nợ của ngân hàng phát hành sẽ bao gồm những nội dung cơ bản sau đây:
– Tên của chứng từ: Giấy báo nợ;
– Ngày, tháng, năm in;
– Số tài khoản của doanh nghiệp;
– Tên của doanh nghiệp;
– Mã số của khách hàng;
– Địa chỉ của khách hàng;
– Những nội dung thông báo;
– Những thông tin chi tiết về số tiền, loại tiền, diễn giải rõ lý do, ngày giờ có hiệu lực;
Những thông tin của người lập phiếu, kiểm soát, kế toán trưởng, giám đốc ngân hàng đi kèm chữ ký và ghi rõ họ tên nhằm xác nhận những nội dung.
Mẫu giấy báo nợ mới nhất theo quy định.
Khi gặp phải những tình huống phát sinh trong các giao dịch và cần thể hiện những nội dung liên quan đến nghĩa vụ trả nợ bằng hình thức văn bản, thì việc tìm kiếm và sử dụng đúng mẫu giấy mới nhất phù hợp theo quy định của pháp luật là điều rất cần thiết.
Luật sư Luật Thiên Mã xin được cung cấp đến anh Linh và các bạn đọc Mẫu mới nhất 2023 mà chúng tôi vừa mới cập nhật trong thời gian gần đây để có thể tham khảo và sử dụng trên thực tế.
Giấy báo nợ của ngân hàng.
| Ngân hàng …………………… Chi nhánh ……………………. | GIẤY BÁO NỢ Ngày: ….. / ….. / ….. | Mã GDV: ……………………… Mã KH: ……………………… Số GD: ………………………. |
Kính gửi: ………………….[Tên khách hàng, công ty, doanh nghiệp]…………………………………………………………………………
Mã số thuế: ……………………………………………………………………
Hôm nay chúng tôi xin thông báo đã ghi NỢ tài khoản của khách hàng với nội dung như sau:
– Số tài khoản ghi NỢ: …………………………………………………………………………………
– Số tiền bằng số: …………………………………………………………………………………
– Số tiền bằng chữ: …………………………………………………………………………………
– Nội dung: …………………………………………………………………………………
| Giao dịch viên (Ký, ghi rõ họ tên) | Kiểm soát (Ký, ghi rõ họ tên) |
>>> Đặt lịch tư vấn với luật sư của chúng tôi và trải nghiệm dịch vụ pháp lý uy tín, nơi mọi vấn đề của bạn sẽ được giải quyết hiệu quả và nhanh chóng!
Giấy báo nợ theo thông tư 19.
| Không ghi vào khu vực này | KHO BẠC NHÀ NƯỚC ………… | Mẫu số C6-19/KB (Theo TT số 19/2020/TT-BTC ngày 31/3/2020 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính) Số: ……..………… |
GIẤY BÁO NỢ
Ngày … tháng … năm …..
Kính gửi: ……………………………………………………………………………….
Mã ĐVQHNS: ………………………………………………………………………………..
KBNN ………………….. xin thông báo đã ghi nợ tài khoản………………………. của Quý đơn vị
Số tiền bằng số: …………………………………………………………………………………
Số tiền bằng chữ: ………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………..
Nội dung: ….………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
| KẾ TOÁN (Ký, ghi họ tên) | KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, ghi họ tên, đóng dấu) |
Cách viết giấy báo nợ.
Trong các hoạt động liên quan đến hạch toán kế toán, giấy thông báo nợ rất thường xuyên được sử dụng và để viết giấy một cách chính xác nhất, cá nhân hay doanh nghiệp cần thực hiện việc điền đầy đủ những thông tin sau:
– Tên của nhà cung cấp cùng địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế, số fax.
– Tên văn bản được lập ghi là “Giấy báo nợ”.
– Ngày, tháng, năm phát hành chứng từ có trong tài liệu.
– Thông tin về tên, địa chỉ và số điện thoại hoặc số fax/số Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân của cá nhân người nhận (trong trường hợp đã đăng ký).
– Thông tin về số tài khoản, tên tài khoản và ngân hàng của người chuyển tiền và người thụ hưởng theo quy định.
– Số và thời gian lập của hóa đơn thuế tương ứng, hoặc các loại hóa đơn khác tùy theo từng trường hợp cụ thể.
– Giá trị tính thuế, tỷ lệ và số tiền của hàng hóa hoặc dịch vụ, và nội dung giao dịch được ghi nợ hoặc ghi nợ cho người được thanh toán tùy theo từng trường hợp.
– Chữ ký và đóng dấu xác nhận của nhà cung cấp hoặc đại diện được ủy quyền của nhà cung cấp cùng kế toán trưởng, giám đốc doanh nghiệp và giám đốc ngân hàng.
>>> Chỉ một cuộc hẹn với luật sư, mọi vấn đề pháp lý sẽ được giải quyết triệt để, tiết kiệm thời gian và chi phí cho bạn!
Phân biệt giấy báo nợ với một số loại chứng từ khác.
Mặc dù giấy thông báo nợ rất thường được sử dụng trong các giao dịch giữa các bên trên thực tế, nhưng không phải ai cũng có thể phân biệt được giấy thông báo nợ với một số loại chứng từ khác, bởi giữa các loại giấy tờ này thường gây ra sự nhầm lẫn trong quá trình sử dụng.
Do đó, chúng tôi sẽ thực hiện việc so sánh giấy thông báo nợ với một số loại chứng từ khác để anh Linh và các bạn đọc thấy được những điểm khác biệt thông qua một số tiêu chí so sánh điển hình.
Giấy báo nợ và giấy báo có.
Mặc dù giấy thông thông báo nợ và giấy báo có đều là những loại chứng từ do ngân hàng phát hành nhưng hai loại giấy tờ này có những điểm rất khác nhau, cụ thể như sau:
| Các tiêu chí so sánh | Giấy báo nợ | Giấy báo có |
| Khái niệm | Là loại chứng từ do ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản phát hành nhằm thông báo cho chủ tài khoản biết số tiền trong tài khoản giảm cũng như nội dung của các giao dịch thanh toán trên thực tế. | Là loại chứng từ do ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản phát hành nhằm thông báo cho chủ tài khoản biết số tiền trong tài khoản tăng và nội dung của giao dịch thanh toán trên thực tế. |
| Bên phát hành | Ngân hàng | Ngân hàng |
| Ý nghĩa | Dùng làm căn cứ phục vụ cho việc ghi sổ sách, phản ánh về một khoản nợ được thực hiện vào tài khoản của doanh nghiệp. | Dùng cho mục đích phản ánh một khoản ghi có được thực hiện vào tài khoản của doanh nghiệp. |
| Mục đích sử dụng | Dùng để thông báo về một khoản tiền mà doanh nghiệp cần thanh toán, hoặc nhằm thực hiện việc nhắc nhở về một khoản tiền sắp đến hạn. | Dùng để thông báo về một khoản tiền đã được ghi Có vào tài khoản của doanh nghiệp, bao gồm đơn vị đã trả và nội dung chi trả vì mục đích gì trên thực tế. |
>>>Xem thêm: Giấy đòi nợ được sử dụng khi nào? Hướng dẫn cách viết giấy nhanh chóng nhất
Giấy báo nợ và uỷ nhiệm chi.
Trong nghiệp vụ kế toán công nợ, thì giấy thông báo nợ và ủy nhiệm chi là hai loại chứng từ đóng vai trò quan trọng. Tuy nhiên, hai loại chứng từ này có những điểm khác biệt cơ bản, cụ thể như sau:
| Các tiêu chí so sánh | Giấy báo nợ | Uỷ nhiệm chi |
| Khái niệm | Là loại chứng từ do ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản phát hành nhằm thông báo cho chủ tài khoản biết số tiền trong tài khoản giảm và nội dung của giao dịch thanh toán. | Là một loại chứng từ giao dịch mà phía người trả tiền sẽ lập nhằm mục đích ủy quyền cho ngân hàng thanh toán số tiền cho người thụ hưởng. |
| Mục đích sử dụng | Dùng để thông báo về một khoản tiền mà doanh nghiệp cần thanh toán, hoặc thực hiện việc nhắc nhở về một khoản tiền sắp đến hạn. | Dùng để yêu cầu trích một số tiền trong tài khoản thanh toán của người trả tiền bằng số tiền ghi trên ủy nhiệm chi để trả cho người thụ hưởng theo quy định. |
| Thời điểm phát hành | Được phát hành khi được yêu cầu thanh toán một khoản nợ hoặc một khoản phí mà ngân hàng phải thu theo quy định. | Được phát hành sau khi nhận được giấy từ ngân hàng yêu cầu thanh toán một khoản nợ cho một tài khoản thụ hưởng trên thực tế. |
| Người phát hành | Do ngân hàng lập và phát hành. | Do khách hàng lập, ký và ngân hàng chỉ căn cứ vào loại giấy này để thực hiện lệnh trích tiền thanh toán. |
>>> Thanh toán nhanh, nhận tư vấn chất lượng từ luật sư, giải quyết vấn đề hiệu quả – tất cả chỉ trong một cuộc hẹn!
Như vậy, Luật sư đã vừa trình bày phần phân biệt giấy báo nợ với một số loại chứng từ khác một cách chi tiết nhất để giúp cho anh Linh và các bạn đọc có thể nhận dạng và sử dụng các loại giấy tờ này một cách phù hợp tùy theo từng trường hợp cụ thể. Nếu các bạn còn có bất kỳ vướng mắc nào cần được giải đáp, vui lòng liên hệ với Luật sư qua số hotline 0977.523.155 để được Luật sư tư vấn tận tình và chính xác nhất!
