Theo báo cáo mới nhất từ Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội năm 2025, các vụ việc vi phạm nội quy công ty đang có xu hướng gia tăng, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động và uy tín doanh nghiệp. Việc xử lý vi phạm không đúng quy trình có thể dẫn đến tranh chấp lao động và rủi ro pháp lý đáng kể.
Bài viết do Luật Thiên Mã biên soạn sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về vi phạm nội quy công ty, quy trình xử lý và mẫu thông báo vi phạm nội quy công ty đúng quy định pháp luật.
>>> Đặt lịch tư vấn với luật sư của chúng tôi và trải nghiệm dịch vụ pháp lý uy tín, nơi mọi vấn đề của bạn sẽ được giải quyết hiệu quả và nhanh chóng!
THỰC TRẠNG VỀ VI PHẠM NỘI QUY CÔNG TY TẠI VIỆT NAM
- Tầm quan trọng của việc xử lý vi phạm nội quy công ty
Xử lý vi phạm nội quy công ty không chỉ giúp duy trì kỷ luật lao động mà còn bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp và xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp. Theo thống kê từ Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam năm 2024, khoảng 35% tranh chấp lao động tại các doanh nghiệp liên quan đến vi phạm nội quy, với các hành vi phổ biến như đi muộn, không tuân thủ quy định an toàn lao động, hoặc vi phạm đạo đức nghề nghiệp.
- Thực trạng khó khăn trong xử lý vi phạm nội quy
Việc xử lý vi phạm nội quy công ty thường gặp khó khăn do thiếu quy trình rõ ràng hoặc không tuân thủ pháp luật. Theo báo cáo của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội năm 2023, 20% trường hợp kỷ luật lao động bị hủy bỏ do doanh nghiệp không cung cấp thông báo vi phạm hoặc không tổ chức họp xử lý đúng quy định. Các vấn đề chính bao gồm:
- Thiếu văn bản thông báo vi phạm nội quy công ty, gây tranh cãi về tính minh bạch.
- Doanh nghiệp áp dụng hình thức kỷ luật (sa thải, kéo dài thời hạn nâng lương) không đúng luật.
- Người lao động không được giải trình hoặc không biết nội quy công ty đã đăng ký.
- Thách thức trong việc áp dụng quy định về vi phạm nội quy
Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ, gặp thách thức trong việc áp dụng quy định về xử lý vi phạm nội quy. Theo khảo sát của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) năm 2023, 40% doanh nghiệp nhỏ không có nội quy công ty được đăng ký với cơ quan lao động, hoặc không phổ biến nội quy cho nhân viên, dẫn đến khó khăn khi xử lý vi phạm.
Việc thiếu mẫu thông báo vi phạm chuẩn hoặc không nắm rõ quy định pháp luật khiến doanh nghiệp dễ vi phạm quy trình kỷ luật, gây ra tranh chấp hoặc phạt hành chính
ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁC QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT MỚI NHẤT VỀ VI PHẠM NỘI QUY CÔNG TY
- Vi phạm nội quy công ty là gì?
Vi phạm nội quy công ty là hành vi của người lao động không tuân thủ các quy định trong nội quy công ty đã được đăng ký với cơ quan quản lý lao động, ví dụ: đi muộn, bỏ việc không lý do, vi phạm quy định an toàn, hoặc tiết lộ bí mật kinh doanh. Nội quy công ty là tài liệu quy định về kỷ luật lao động, điều kiện làm việc, và các hành vi bị cấm, được doanh nghiệp ban hành và đăng ký theo quy định pháp luật.
Khi xảy ra vi phạm, doanh nghiệp cần lập thông báo vi phạm nội quy công ty để thông báo cho người lao động, làm cơ sở cho quá trình xử lý kỷ luật.
- Các quy định pháp luật mới nhất về vi phạm nội quy công ty
Quy định về xử lý vi phạm nội quy công ty được nêu trong Bộ luật Lao động 2019, Nghị định 145/2020/NĐ-CP, và Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Dưới đây là các nội dung chính:
- Nội quy công ty:
- Doanh nghiệp phải ban hành nội quy công ty bằng văn bản, đăng ký tại Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội cấp quận/huyện nơi đặt trụ sở.
- Nội quy phải bao gồm: Thời gian làm việc, quy định an toàn lao động, hành vi bị cấm, hình thức kỷ luật, và trách nhiệm bồi thường thiệt hại.
- Nội quy phải được phổ biến đến từng nhân viên trước khi áp dụng.
- Hành vi vi phạm nội quy:
- Các hành vi vi phạm phổ biến: Đi muộn, bỏ việc không phép, không tuân thủ quy định an toàn, gây thiệt hại tài sản, hoặc tiết lộ bí mật kinh doanh.
- Vi phạm phải được ghi nhận bằng biên bản hoặc thông báo vi phạm, nêu rõ hành vi, thời gian, và bằng chứng (nếu có).
- Quy trình xử lý vi phạm nội quy:
- Bước 1: Ghi nhận vi phạm
- Lập biên bản vi phạm hoặc thông báo vi phạm nội quy, gửi đến người lao động.
- Thông báo phải nêu rõ hành vi vi phạm, điều khoản nội quy bị vi phạm, và yêu cầu giải trình.
- Bước 2: Tổ chức họp xử lý kỷ luật
- Mời người lao động, đại diện công đoàn, và người làm chứng tham gia cuộc họp.
- Người lao động có quyền giải trình và cung cấp bằng chứng.
- Lập biên bản cuộc họp, ghi rõ nội dung thảo luận và quyết định kỷ luật.
- Bước 3: Ban hành quyết định kỷ luật
- Hình thức kỷ luật: Khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương (tối đa 6 tháng), cách chức, hoặc sa thải.
- Quyết định kỷ luật phải bằng văn bản, gửi đến người lao động trong 6 tháng kể từ ngày vi phạm (hoặc 12 tháng nếu liên quan đến tài chính).
- Bước 4: Lưu trữ hồ sơ
- Lưu trữ thông báo vi phạm, biên bản họp, và quyết định kỷ luật ít nhất 5 năm.
- Bước 1: Ghi nhận vi phạm
- Hình thức kỷ luật:
- Doanh nghiệp chỉ được áp dụng các hình thức kỷ luật được nêu trong nội quy công ty và phù hợp với Bộ luật Lao động 2019.
- Cấm áp dụng kỷ luật bằng tiền (phạt tiền) hoặc các hình thức không đúng luật (cắt lương, hạ lương).
- Hậu quả vi phạm quy trình kỷ luật:
- Doanh nghiệp xử lý kỷ luật không đúng quy trình (ví dụ: không lập thông báo vi phạm, không tổ chức họp) có thể bị hủy quyết định kỷ luật và bị phạt từ 1-20 triệu đồng theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
- Người lao động có quyền khiếu nại hoặc khởi kiện nếu bị kỷ luật sai quy định.
Các trường hợp vi phạm nội quy phổ biến
- Vi phạm thời gian làm việc: Đi muộn, về sớm, bỏ việc không phép.
- Vi phạm an toàn lao động: Không sử dụng thiết bị bảo hộ, vận hành máy móc sai quy định.
- Vi phạm đạo đức nghề nghiệp: Gây rối, tiết lộ bí mật kinh doanh, hoặc làm tổn hại uy tín công ty.
- Gây thiệt hại tài sản: Làm hỏng thiết bị, tài sản công ty do bất cẩn hoặc cố ý.
HƯỚNG DẪN XỬ LÝ VI PHẠM NỘI QUY CÔNG TY
Bước 1 – Ghi nhận và lập thông báo vi phạm
- Ghi nhận hành vi vi phạm bằng biên bản hoặc thông báo vi phạm nội quy công ty.
- Nội dung thông báo bao gồm: Thông tin nhân viên, hành vi vi phạm, điều khoản nội quy bị vi phạm, thời gian xảy ra, và yêu cầu giải trình.
- Gửi thông báo đến người lao động (bản cứng hoặc email), lưu giữ bản sao làm bằng chứng.
Bước 2 – Yêu cầu giải trình từ người lao động
- Yêu cầu người lao động giải trình bằng văn bản trong thời hạn 3-5 ngày làm việc kể từ khi nhận thông báo.
- Lưu giữ văn bản giải trình để làm cơ sở cho cuộc họp xử lý kỷ luật.
- Nếu người lao động từ chối giải trình, ghi nhận trong biên bản và tiếp tục quy trình.
Bước 3 – Tổ chức họp xử lý kỷ luật
- Tổ chức cuộc họp với sự tham gia của người lao động, đại diện công đoàn, và người làm chứng.
- Thảo luận hành vi vi phạm, xem xét giải trình, và đề xuất hình thức kỷ luật.
- Lập biên bản cuộc họp, ghi rõ nội dung thảo luận, ý kiến các bên, và quyết định kỷ luật.
Bước 4 – Ban hành và lưu trữ quyết định kỷ luật
- Ban hành quyết định kỷ luật bằng văn bản, nêu rõ hình thức kỷ luật (khiển trách, sa thải, v.v.) và thời gian áp dụng.
- Gửi quyết định đến người lao động và thông báo đến công đoàn (nếu có).
- Lưu trữ thông báo vi phạm, biên bản họp, và quyết định kỷ luật ít nhất 5 năm.
FAQ – CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ VI PHẠM NỘI QUY CÔNG TY
- Vi phạm nội quy công ty là gì?
Vi phạm nội quy công ty là hành vi của nhân viên không tuân thủ quy định trong nội quy công ty đã đăng ký, như đi muộn, bỏ việc, hoặc vi phạm an toàn lao động.
- Doanh nghiệp có cần lập thông báo vi phạm nội quy không?
Có, thông báo vi phạm là bước bắt buộc để ghi nhận hành vi vi phạm và yêu cầu giải trình, đảm bảo quy trình kỷ luật minh bạch.
- Hình thức kỷ luật nào được áp dụng cho vi phạm nội quy?
Hình thức kỷ luật bao gồm khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức, hoặc sa thải, nhưng phải đúng nội quy và quy định pháp luật.
Vi phạm nội quy công ty nếu không được xử lý kịp thời và đúng quy trình sẽ gây ảnh hưởng xấu đến môi trường làm việc và uy tín doanh nghiệp. Việc áp dụng mẫu thông báo vi phạm nội quy công ty chuẩn mực và tuân thủ quy định pháp luật sẽ giúp doanh nghiệp xử lý nghiêm minh, công bằng, đồng thời giảm thiểu rủi ro tranh chấp lao động.
Luật Thiên Mã cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp bạn trong xây dựng hệ thống nội quy và quy trình xử lý vi phạm minh bạch, hiệu quả.
>>> Hãy để các luật sư của chúng tôi đồng hành cùng bạn trong mọi vấn đề pháp luật, mang lại sự an tâm và bảo vệ quyền lợi tối đa!
