Thực tế hiện nay, sai sót trong hồ sơ khai thuế đang là một trong những nguyên nhân phổ biến dẫn đến xử phạt vi phạm hành chính về thuế. Theo Tổng cục Thuế, hơn 12% hồ sơ khai thuế doanh nghiệp nộp trong quý I năm nay có lỗi kỹ thuật hoặc sai biểu mẫu.
Bài viết được thực hiện bởi đội ngũ Luật sư Thuế tại Luật Thiên Mã, nhằm giúp doanh nghiệp và cá nhân nắm rõ các quy định pháp luật mới nhất về hồ sơ khai thuế.
Chúng tôi sẽ cung cấp thông tin chi tiết về thành phần hồ sơ, thủ tục khai thuế đúng chuẩn, cách xử lý khi có sai sót, đồng thời hỗ trợ bạn đặt lịch tư vấn khai thuế nhanh chóng tại Luật Thiên Mã.
>>> Đừng để rắc rối pháp lý làm bạn kiệt sức, hao tiền và mất cơ hội! Đặt lịch tư vấn với Luật sư ngay hôm nay – chỉ một phí nhỏ, luật sư uy tín giúp bạn xử lý nhanh gọn. Hoàn phí khi dùng thuê luật sư trọn gói sau tư vấn. Thanh toán gấp để tư vấn pháp lý tránh thiệt hại thêm!
HỒ SƠ KHAI THUẾ LÀ GÌ? QUY ĐỊNH HỒ SƠ KHAI THUẾ HIỆN HÀNH THEO PHÁP LUẬT VIỆT NAM
Thế nào là hồ sơ khai thuế?
Theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định về hồ sơ khai thuế như sau:
Hồ sơ khai thuế là tờ khai thuế và các chứng từ, tài liệu liên quan làm căn cứ để xác định nghĩa vụ thuế của người nộp thuế với ngân sách nhà nước do người nộp thuế lập và gửi đến cơ quan quản lý thuế bằng phương thức điện tử hoặc giấy.
Người nộp thuế phải khai tờ khai thuế, bảng kê, phụ lục (nếu có) theo đúng mẫu quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực, đầy đủ các nội dung trong tờ khai thuế, bảng kê, phụ lục; nộp đầy đủ các chứng từ, tài liệu quy định trong hồ sơ khai thuế với cơ quan quản lý thuế.
Đối với một số loại giấy tờ trong hồ sơ khai thuế mà Bộ Tài chính không ban hành mẫu nhưng pháp luật có liên quan có quy định mẫu thì thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan.
Hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm bao gồm những gì?
Theo Điều 43 Luật Quản lý thuế 2019 quy định về hồ sơ khai thuế như sau:
Hồ sơ khai thuế
- Hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai và nộp theo tháng là tờ khai thuế tháng.
- Hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai và nộp theo quý là tờ khai thuế quý.
- Hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm bao gồm:
- a) Hồ sơ khai thuế năm gồm tờ khai thuế năm và các tài liệu khác có liên quan đến xác định số tiền thuế phải nộp;
- b) Hồ sơ khai quyết toán thuế khi kết thúc năm gồm tờ khai quyết toán thuế năm, báo cáo tài chính năm, tờ khai giao dịch liên kết; các tài liệu khác có liên quan đến quyết toán thuế.
- Hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai và nộp theo từng lần phát sinh nghĩa vụ thuế bao gồm:
- a) Tờ khai thuế;
- b) Hóa đơn, hợp đồng và chứng từ khác có liên quan đến nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật.
…
Như vậy, hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm bao gồm:
– Hồ sơ khai thuế năm gồm tờ khai thuế năm và các tài liệu khác có liên quan đến xác định số tiền thuế phải nộp.
– Hồ sơ khai quyết toán thuế khi kết thúc năm gồm tờ khai quyết toán thuế năm, báo cáo tài chính năm, tờ khai giao dịch liên kết; các tài liệu khác có liên quan đến quyết toán thuế.
THỦ TỤC HỒ SƠ KHAI THUẾ: TRÌNH TỰ VÀ THỜI HẠN CẦN LƯU Ý
Việc thực hiện thủ tục hồ sơ khai thuế đúng trình tự và thời hạn không chỉ là nghĩa vụ pháp lý của người nộp thuế mà còn giúp tránh được các khoản phạt đáng tiếc do nộp muộn, sai mẫu, thiếu thành phần hồ sơ.
Dưới đây là các bước cụ thể theo đúng hướng dẫn từ Tổng cục Thuế và Thông tư 80/2021/TT-BTC:
Bước 1: Xác định loại thuế cần kê khai
Tùy theo hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc nguồn thu, bạn cần xác định các loại thuế liên quan như:
- Thuế giá trị gia tăng (GTGT)
- Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)
- Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
- Lệ phí môn bài
- Thuế nhà thầu, thuế tài nguyên, tiêu thụ đặc biệt…
Mỗi loại thuế có bộ hồ sơ khai thuế riêng và thời hạn nộp khác nhau.
Bước 2: Lập hồ sơ khai thuế theo biểu mẫu chuẩn
Hồ sơ khai thuế phải tuân theo biểu mẫu quy định tại các Phụ lục ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC, ví dụ:
- Mẫu 01/GTGT: Tờ khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
- Mẫu 03/TNDN: Tờ khai quyết toán thuế TNDN
- Mẫu 05/KK-TNCN: Tờ khai khấu trừ thuế TNCN
Tùy trường hợp, hồ sơ có thể kèm theo:
- Phụ lục hóa đơn, bảng kê chi tiết
- Bảng tính thuế, bảng lương, báo cáo tài chính, hợp đồng, hóa đơn đầu vào – đầu ra…
Lưu ý: Người nộp thuế cần ký số (chữ ký điện tử) vào hồ sơ trước khi nộp để đảm bảo giá trị pháp lý.
Bước 3: Nộp hồ sơ khai thuế theo đúng kênh và đúng hạn
Hiện nay, cơ quan thuế khuyến nghị sử dụng hệ thống điện tử, cụ thể:
- Doanh nghiệp: Nộp qua Cổng Thuế điện tử https://thuedientu.gdt.gov.vn
- Cá nhân: Có thể dùng ứng dụng eTax Mobile, nộp qua tổ chức ủy nhiệm thu, hoặc trực tiếp tại Chi cục Thuế
Sau khi nộp xong hồ sơ, bạn sẽ nhận được thông báo xác nhận của Tổng cục Thuế, là căn cứ pháp lý chứng minh đã kê khai đúng hạn.
Bước 4: Nộp thuế và lưu trữ hồ sơ
- Nộp tiền thuế phát sinh (nếu có) trong cùng thời hạn nộp hồ sơ
- Lưu trữ hồ sơ khai thuế (bản cứng hoặc bản điện tử) ít nhất 10 năm, theo Điều 42 Luật Quản lý thuế
Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế – cần đặc biệt lưu ý:
- Theo tháng: Nộp chậm nhất vào ngày 20 của tháng sau
- Theo quý: Nộp chậm nhất vào ngày 30 của quý sau
- Theo năm: Nộp chậm nhất vào ngày 31/03 năm kế tiếp
Trường hợp nộp muộn có thể bị phạt từ 2 triệu đến 25 triệu đồng tùy mức độ chậm, theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
NHỮNG SAI SÓT PHỔ BIẾN TRONG HỒ SƠ KHAI THUẾ VÀ CÁCH KHẮC PHỤC
Trong quá trình thực hiện thủ tục hồ sơ khai thuế, nhiều tổ chức, cá nhân vẫn thường xuyên mắc phải các lỗi phổ biến do chưa nắm rõ quy định hồ sơ khai thuế hiện hành. Những sai sót này có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng như bị xử phạt vi phạm hành chính, truy thu thuế, thậm chí bị thanh tra thuế bất ngờ.
- Sai thông tin định danh người nộp thuế
Lỗi phổ biến: Sử dụng sai mã số thuế, ghi nhầm tên đơn vị, địa chỉ cũ chưa cập nhật.
Cách khắc phục:
- Kiểm tra kỹ thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký thuế trước khi kê khai
- Tra cứu mã số thuế chính xác tại https://tracuunnt.gdt.gov.vn
- Nếu có thay đổi địa chỉ, tên doanh nghiệp, phải cập nhật hồ sơ với cơ quan thuế trước khi nộp
- Kê khai sai biểu mẫu hoặc sai kỳ tính thuế
Lỗi phổ biến: Kê khai biểu mẫu không đúng với phương pháp tính thuế (ví dụ: nhầm giữa khấu trừ và trực tiếp); hoặc chọn nhầm kỳ kê khai (tháng – quý – năm).
Cách khắc phục:
- Đọc kỹ hướng dẫn kê khai theo loại thuế tại Phụ lục Thông tư 80/2021/TT-BTC
- Hệ thống kê khai điện tử hiện nay đã có cảnh báo thông minh – bạn nên dùng để hạn chế lỗi
- Nếu lỡ gửi nhầm, cần nộp Tờ khai bổ sung kèm công văn giải trình ngay trong kỳ tính thuế đó
- Thiếu hoặc sai phụ lục bắt buộc
Lỗi phổ biến: Không nộp kèm bảng kê hóa đơn, bảng tính lương, phụ lục doanh thu – chi phí đi kèm tờ khai thuế.
Cách khắc phục:
- Thường xuyên cập nhật quy định hồ sơ khai thuế mới nhất từ Tổng cục Thuế
- Sử dụng phần mềm khai thuế tích hợp để hệ thống nhắc phụ lục cần đính kèm
- Nếu thiếu, bổ sung ngay lập tức bằng công văn và nộp lại hồ sơ đầy đủ
- Kê khai sai số liệu, chênh lệch báo cáo tài chính
Lỗi phổ biến: Doanh thu kê khai trên tờ khai thuế không khớp với báo cáo tài chính nộp cuối năm.
Cách khắc phục:
- Trước khi nộp tờ khai thuế, nên đối chiếu số liệu với bộ phận kế toán tổng hợp
- Sử dụng bảng kiểm tra nội bộ và chữ ký xác nhận để tránh sai sót
- Nếu đã nộp sai, thực hiện nộp Tờ khai điều chỉnh bổ sung theo đúng mẫu, đính kèm bảng giải trình
- Nộp hồ sơ trễ hạn
Lỗi phổ biến: Bỏ quên kỳ hạn nộp hồ sơ, nộp sau hạn quy định khiến bị xử phạt hành chính từ 2 triệu – 25 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Cách khắc phục:
- Thiết lập lịch nhắc định kỳ trước 3–5 ngày hạn cuối
- Sử dụng chữ ký số để nộp hồ sơ online vào bất cứ lúc nào, không phụ thuộc giờ hành chính
- Trường hợp bất khả kháng (dịch bệnh, thiên tai), cần có công văn xin gia hạn gửi cơ quan thuế
CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP
- Hồ sơ khai thuế ban đầu khi đăng ký kinh doanh cần những gì?
– Gồm: tờ khai đăng ký thuế, giấy phép kinh doanh, CMND/CCCD người đại diện, thông tin tài khoản ngân hàng, đăng ký chữ ký số.
- Có bắt buộc sử dụng phần mềm HTKK để lập hồ sơ khai thuế không?
– Không bắt buộc, nhưng HTKK là phần mềm do Tổng cục Thuế phát hành, được sử dụng phổ biến và dễ tích hợp với hệ thống nộp thuế điện tử.
- Không có doanh thu, có cần lập hồ sơ khai thuế không?
– Có. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh không phát sinh doanh thu vẫn phải nộp tờ khai thuế “trạng thái không phát sinh” để tránh bị xử phạt.
- Có thể ủy quyền lập và nộp hồ sơ khai thuế cho đơn vị khác không?
– Có. Người nộp thuế có thể ủy quyền cho tổ chức hành nghề luật, kế toán hoặc đại lý thuế thực hiện thay.
- Trường hợp lập sai hồ sơ khai thuế nhiều lần có bị truy cứu trách nhiệm không?
– Nếu sai sót gây thất thoát thuế lớn hoặc vi phạm có dấu hiệu gian lận, có thể bị xử lý hành chính hoặc hình sự tùy mức độ theo Luật Quản lý thuế.
Việc lập hồ sơ khai thuế đúng quy định không chỉ giúp người nộp thuế thực hiện nghĩa vụ pháp luật một cách minh bạch mà còn tránh được rủi ro phạt vi phạm, truy thu. Tuy nhiên, để hiểu và áp dụng đầy đủ các quy định về quy trình – biểu mẫu – thời hạn – hình thức nộp hồ sơ khai thuế, đòi hỏi sự am hiểu pháp lý chuyên sâu.
Hãy để Luật Thiên Mã đồng hành cùng bạn trong mọi vấn đề về hồ sơ khai thuế. Đăng ký tư vấn ngay hôm nay để được hỗ trợ bởi đội ngũ luật sư – chuyên gia thuế hàng đầu.
>>> Đừng chần chừ, giải pháp pháp lý tốt nhất từ luật sư đang chờ bạn – đặt lịch tư vấn ngay hôm nay!
