Theo thống kê mới nhất của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam năm 2025, việc quản lý giờ công và thời gian làm việc của nhân viên đang trở thành thách thức lớn với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt trong bối cảnh tăng cường kiểm soát lao động và tuân thủ pháp luật lao động.
Bảng chấm công không chỉ là công cụ quản lý nội bộ mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng để giải quyết tranh chấp về tiền lương, thời gian làm việc và nghỉ ngơi của người lao động.
Bài viết do Luật Thiên Mã biên soạn sẽ giúp bạn nắm rõ các quy định pháp lý về bảng chấm công cũng như cung cấp mẫu bảng chấm công chuyên nghiệp, chuẩn xác nhất dành cho nhân viên.
>>> Đặt lịch ngay để được tư vấn bởi đội ngũ luật sư hàng đầu, giúp bạn giải quyết mọi khó khăn pháp lý một cách hiệu quả!
THỰC TRẠNG VỀ BẢNG CHẤM CÔNG TẠI VIỆT NAM
Tầm quan trọng của bảng chấm công
Bảng chấm công là cơ sở để doanh nghiệp tính lương, quản lý giờ làm việc, và giải quyết các quyền lợi như bảo hiểm xã hội (BHXH), nghỉ phép, hoặc làm thêm giờ. Theo thống kê từ Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội năm 2024, khoảng 60% doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam sử dụng bảng chấm công để theo dõi thời gian làm việc, nhưng chỉ 30% trong số đó áp dụng mẫu bảng chấm công chuyên nghiệp, dẫn đến sai sót trong tính lương hoặc tranh chấp lao động.
Việc sử dụng bảng chấm công không chuẩn hoặc thiếu thông tin khiến doanh nghiệp gặp rủi ro pháp lý.
Thực trạng khó khăn liên quan đến bảng chấm công
Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc thiết kế và sử dụng bảng chấm công đúng quy định. Theo khảo sát của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam năm 2023, 25% tranh chấp lao động liên quan đến giờ làm việc và lương thưởng xuất phát từ việc thiếu bảng chấm công hoặc ghi chép không chính xác, với các vấn đề chính:
- Bảng chấm công thiếu thông tin cần thiết như giờ làm thêm, ngày nghỉ, hoặc chữ ký xác nhận.
- Doanh nghiệp không lưu trữ bảng chấm công đúng quy định, gây khó khăn khi kiểm tra BHXH hoặc thanh tra lao động.
- Thiếu mẫu bảng chấm công phù hợp với quy mô và đặc thù doanh nghiệp.
Những vấn đề này ảnh hưởng đến quyền lợi của cả doanh nghiệp và người lao động.
Thách thức trong việc áp dụng bảng chấm công
Doanh nghiệp nhỏ thường gặp thách thức trong việc triển khai bảng chấm công chuyên nghiệp do thiếu nguồn lực hoặc thông tin về quy định pháp luật. Theo báo cáo của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) năm 2023, 45% doanh nghiệp nhỏ không sử dụng bảng chấm công điện tử hoặc mẫu chuẩn, dẫn đến tốn thời gian xử lý thủ công và dễ xảy ra sai sót.
ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁC QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT MỚI NHẤT VỀ BẢNG CHẤM CÔNG
Bảng chấm công là gì?
Bảng chấm công là tài liệu ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên, bao gồm giờ làm việc chính thức, làm thêm giờ, ngày nghỉ, và các thông tin liên quan như chữ ký xác nhận của nhân viên và quản lý. Bảng chấm công được sử dụng để:
- Tính lương, thưởng, và các chế độ phúc lợi.
- Theo dõi tuân thủ quy định về thời gian làm việc (giới hạn giờ làm, nghỉ ngơi).
- Làm cơ sở báo cáo BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT), và kiểm tra lao động.
Bảng chấm công có thể được thiết kế dưới dạng giấy, Excel, hoặc phần mềm điện tử, tùy theo quy mô doanh nghiệp.
Các quy định pháp luật mới nhất về bảng chấm công
Quy định về bảng chấm công được nêu trong Bộ luật Lao động 2019, Nghị định 145/2020/NĐ-CP, và Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH. Dưới đây là các nội dung chính:
- Yêu cầu bắt buộc:
- Doanh nghiệp phải lập bảng chấm công để ghi nhận thời gian làm việc của từng nhân viên, bao gồm giờ làm việc bình thường, làm thêm giờ, và ngày nghỉ.
- Bảng chấm công phải có chữ ký xác nhận của nhân viên và người quản lý để đảm bảo tính minh bạch.
- Lưu trữ bảng chấm công ít nhất 5 năm kể từ ngày lập, hoặc lâu hơn nếu liên quan đến BHXH.
- Nội dung bảng chấm công:
- Thông tin nhân viên: Họ tên, mã nhân viên, bộ phận.
- Thời gian làm việc: Ngày, giờ bắt đầu, giờ kết thúc, tổng giờ làm.
- Làm thêm giờ: Ghi rõ giờ làm thêm, đảm bảo không vượt quá 300 giờ/năm theo quy định.
- Ngày nghỉ: Nghỉ phép, nghỉ lễ, nghỉ ốm, hoặc các loại nghỉ khác.
- Chữ ký: Nhân viên và quản lý ký xác nhận hàng tháng.
- Quy định về thời gian làm việc:
- Thời gian làm việc bình thường: Không quá 8 giờ/ngày hoặc 48 giờ/tuần (trừ ngành nghề đặc thù).
- Làm thêm giờ: Phải có sự đồng ý của nhân viên, trả lương ít nhất 150% tiền lương giờ làm việc bình thường.
- Nghỉ ngơi: Nhân viên được nghỉ ít nhất 24 giờ liên tục/tuần và các ngày lễ theo quy định.
- Hình thức bảng chấm công:
- Có thể sử dụng bảng chấm công giấy, Excel, hoặc phần mềm điện tử, miễn là đảm bảo đầy đủ thông tin và dễ kiểm tra.
- Khi nộp báo cáo BHXH hoặc kiểm tra lao động, doanh nghiệp phải cung cấp bảng chấm công dưới dạng bản cứng hoặc điện tử (PDF).
- Hậu quả vi phạm:
- Doanh nghiệp không lập hoặc lưu trữ bảng chấm công có thể bị phạt từ 2-20 triệu đồng theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
- Sai sót trong bảng chấm công (ví dụ: không ghi làm thêm giờ) có thể dẫn đến tranh chấp lương thưởng hoặc mất quyền lợi BHXH của nhân viên.
Các loại bảng chấm công phổ biến
- Bảng chấm công thủ công: Ghi chép bằng giấy, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ (dưới 10 nhân viên).
- Bảng chấm công Excel: Sử dụng file Excel, dễ chỉnh sửa, phù hợp với doanh nghiệp vừa (10-50 nhân viên).
- Bảng chấm công điện tử: Sử dụng phần mềm hoặc máy chấm công, phù hợp với doanh nghiệp lớn hoặc có nhiều ca làm việc.
>>> Đừng chần chừ, giải pháp pháp lý tốt nhất từ luật sư đang chờ bạn – đặt lịch tư vấn ngay hôm nay!
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG BẢNG CHẤM CÔNG HIỆU QUẢ
Bước 1 – Lựa chọn mẫu bảng chấm công phù hợp
- Xác định quy mô và đặc thù doanh nghiệp: Số lượng nhân viên, loại hình công việc (văn phòng, sản xuất, ca kíp).
- Chọn mẫu bảng chấm công phù hợp: Thủ công, Excel, hoặc tích hợp với phần mềm chấm công.
- Đảm bảo mẫu bảng chấm công có đầy đủ thông tin: Họ tên, ngày giờ làm, làm thêm giờ, ngày nghỉ, chữ ký xác nhận.
Bước 2 – Ghi chép và cập nhật thông tin
- Ghi nhận thời gian làm việc hàng ngày: Giờ vào, giờ ra, làm thêm giờ, nghỉ phép.
- Yêu cầu nhân viên kiểm tra và ký xác nhận hàng tuần hoặc hàng tháng để tránh tranh chấp.
- Cập nhật thông tin kịp thời nếu có thay đổi (nghỉ ốm, nghỉ phép đột xuất).
Bước 3 – Kiểm tra và lưu trữ bảng chấm công
- Kiểm tra bảng chấm công hàng tháng, đảm bảo không có sai sót về giờ làm, làm thêm giờ, hoặc ngày nghỉ.
- Lưu trữ bảng chấm công dưới dạng bản cứng (in ra) hoặc bản mềm (PDF, Excel) ít nhất 5 năm.
- Chuẩn bị bảng chấm công khi nộp báo cáo BHXH hoặc kiểm tra lao động.
Mẫu bảng chấm công từ Luật Thiên Mã hỗ trợ định dạng lưu trữ tiện lợi, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
Bước 4 – Xử lý tranh chấp liên quan đến bảng chấm công
- Nếu xảy ra tranh chấp về giờ làm hoặc lương, sử dụng bảng chấm công làm bằng chứng pháp lý.
- Tổ chức đối chiếu bảng chấm công với nhân viên và quản lý để giải quyết mâu thuẫn.
- Nếu cần, tham khảo ý kiến pháp lý hoặc liên hệ Thanh tra Lao động để được hỗ trợ.
FAQ – CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ BẢNG CHẤM CÔNG
- Bảng chấm công là gì?
Bảng chấm công là tài liệu ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên, dùng để tính lương, báo cáo BHXH, và quản lý giờ làm.
- Doanh nghiệp có bắt buộc phải lập bảng chấm công không?
Có, theo Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp phải lập bảng chấm công cho nhân viên để đảm bảo minh bạch và tuân thủ pháp luật.
- Bảng chấm công cần lưu trữ bao lâu?
Lưu trữ ít nhất 5 năm kể từ ngày lập, hoặc lâu hơn nếu liên quan đến BHXH.
- Làm thêm giờ có cần ghi vào bảng chấm công không?
Có, làm thêm giờ phải ghi rõ trong bảng chấm công, kèm chữ ký xác nhận của nhân viên, đảm bảo trả lương ít nhất 150%.
>>> Hãy để các luật sư của chúng tôi đồng hành cùng bạn trong mọi vấn đề pháp luật, mang lại sự an tâm và bảo vệ quyền lợi tối đa!
Bảng chấm công không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý chính xác thời gian làm việc mà còn là tài liệu pháp lý quan trọng bảo vệ quyền lợi cho cả người lao động và người sử dụng lao động. Việc áp dụng mẫu bảng chấm công chuyên nghiệp, tuân thủ luật định sẽ giúp doanh nghiệp tránh được nhiều rủi ro về pháp lý và nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự.
Luật Thiên Mã sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp bạn trong việc xây dựng hệ thống bảng chấm công bài bản, minh bạch, và pháp lý hoàn chỉnh.
