Bản sao hợp đồng dân sự là bản sao chép nguyên văn từ bản chính hợp đồng, được sử dụng trong các thủ tục hành chính, tranh chấp dân sự, hồ sơ ngân hàng, thuế hoặc công chứng. Theo quy định tại Luật Công chứng 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành, bản sao hợp đồng dân sự có thể được chia thành: bản sao y chứng thực từ bản gốc và bản sao không có giá trị pháp lý (chỉ để lưu hành nội bộ).

Giai đoạn 2022–2024, thống kê từ ngành Tư pháp cho thấy có hơn 7 triệu bản sao hợp đồng, văn bản dân sự được chứng thực tại các UBND xã, phường và phòng công chứng tư, trong đó phần lớn phục vụ các giao dịch mua bán, chuyển nhượng, thuê nhà, đặt cọc, vay mượn tài sản, hợp đồng lao động…

Tuy nhiên, nhiều người vẫn nhầm lẫn giữa bản sao công chứng và bản photo thông thường, hoặc không biết bản sao nào được Tòa án, ngân hàng, cơ quan thuế chấp nhận.

Dự báo đến năm 2030, tài liệu dân sự và hợp đồng sẽ dần được số hóa hoàn toàn, cho phép cung cấp bản sao điện tử qua nền tảng dữ liệu công, có mã định danh, mã xác thực QR, ký số được chấp nhận thay cho bản giấy. Tuy vậy, trong giai đoạn chuyển đổi, việc hiểu rõ cách lập – dùng – nộp bản sao hợp đồng vẫn là kỹ năng quan trọng trong mọi giao dịch dân sự.

👉 Luật Thiên Mã hỗ trợ trọn gói pháp lý hợp đồng dân sự, gồm:

✅ Soạn thảo, rà soát và công chứng hợp đồng dân sự

✅ Tư vấn khi nào cần bản sao công chứng, bản chính hay bản lưu hành nội bộ

✅ Hướng dẫn xin bản sao tại phòng công chứng hoặc trích lục hồ sơ lưu trữ

✅ Đại diện chuẩn bị hồ sơ trong vụ việc tranh chấp cần nộp bản sao hợp đồng

Bài viết này, được biên soạn bởi Luật sư của Luật Thiên Mã, sẽ làm rõ khái niệm bản sao, giá trị pháp lý của các loại bản sao, cũng như quy định sử dụng theo Bộ luật Dân sự 2015, Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Để đảm bảo quyền lợi và sử dụng tài liệu đúng quy định, hãy đặt lịch tư vấn ngay hôm nay!

>>> Chỉ một cuộc hẹn với luật sư dân sự, mọi vấn đề pháp lý về bản sao hợp đồng dân sự – hợp đồng dân sự sẽ được giải quyết triệt để, tiết kiệm thời gian và chi phí cho bạn!

  Đặt lịch tư vấn

Bản sao hợp đồng dân sự là gì là gì?

Bản sao hợp đồng dân sự là bản chép lại toàn bộ nội dung của hợp đồng dân sự gốc, được lập lại trên giấy hoặc dưới dạng điện tử để lưu trữ, cung cấp hoặc sử dụng thay thế khi cần.

Về mặt pháp lý, bản sao có thể chia thành:

Bản sao y (bản sao chứng thực)

Do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền (UBND, phòng công chứng, văn phòng luật sư,…) xác nhận là đúng với bản chính.

Có giá trị pháp lý như bản chính trong các giao dịch, thủ tục hành chính.

Bản sao không chứng thực

Do cá nhân hoặc tổ chức tự sao chép từ bản gốc.

Chỉ có giá trị tham khảo hoặc lưu trữ nội bộ, không thay thế được bản chính khi cần chứng minh quyền và nghĩa vụ pháp lý.

Ví dụ thực tế:

Khi ký hợp đồng mua bán nhà, ngoài bản chính, các bên thường giữ thêm bản sao chứng thực để nộp cho cơ quan thuế hoặc ngân hàng.

Doanh nghiệp khi ký hợp đồng cung cấp dịch vụ có thể gửi bản sao không chứng thực cho bộ phận kế toán để theo dõi thanh toán.

Nếu bạn muốn, tôi có thể viết luôn mẫu bản sao hợp đồng dân sự chuẩn, gồm đầy đủ phần tiêu đề, nội dung sao y, phần xác nhận của cơ quan chứng thực.

Dẫn chứng thực tế: Theo thống kê từ Bộ Tư pháp năm 2024, khoảng 80% giao dịch dân sự và thủ tục hành chính tại Việt Nam sử dụng bản sao có chứng thực nhằm đảm bảo tính pháp lý và tránh rủi ro trong xử lý hồ sơ.

Các lĩnh vực sử dụng nhiều nhất gồm: đăng ký quyền sở hữu, hành chính công, công chứng, và giao dịch ngân hàng.

>>> Chỉ một cuộc hẹn với luật sư dân sự, mọi vấn đề pháp lý về bản sao hợp đồng dân sự – hợp đồng dân sự sẽ được giải quyết triệt để, tiết kiệm thời gian và chi phí cho bạn!

  Đặt lịch tư vấn

2 Giá trị pháp lý cơ bản của bản sao hợp đồng dân sự 

2.1. Quy định pháp luật

Theo Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, thì:

Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ khi pháp luật có quy định khác.

Nói cách khác, bản sao có chứng thực được coi là tương đương với bản chính về mặt pháp lý trong hầu hết các thủ tục hành chính, giao dịch dân sự, tố tụng, thi hành án và đăng ký tài sản.

Ngược lại:

• Bản sao không chứng thực (tự in, chụp, sao chép không có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền) chỉ có giá trị tham khảo, không thể dùng để thay thế bản chính trong các thủ tục pháp lý chính thức.
• Một số trường hợp pháp luật yêu cầu bắt buộc phải nộp bản chính, như: kiểm tra giấy tờ gốc tại phiên tòa, công chứng chuyển nhượng bất động sản, nhận bằng tốt nghiệp, v.v.

2.2. Ứng dụng trong thực tế

Bản sao có chứng thực được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực như:

• Tố tụng dân sự: Nộp kèm hồ sơ khởi kiện, chứng minh quyền lợi, nghĩa vụ;
• Thi hành án: Gửi bản sao hợp đồng, quyết định có hiệu lực pháp luật;
• Đăng ký quyền sở hữu tài sản: Sử dụng bản sao hợp đồng chuyển nhượng, bản sao CMND/CCCD, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn,… đã được chứng thực;
• Giao dịch hành chính: Làm hồ sơ vay vốn ngân hàng, xin cấp giấy phép kinh doanh, hồ sơ xin việc, hồ sơ du học,…

Ví dụ thực tiễn:

Bản sao hợp đồng mua bán nhà ở có chứng thực từ văn phòng công chứng hoặc UBND cấp xã/phường là tài liệu bắt buộc khi đăng ký sang tên quyền sử dụng đất tại Văn phòng đăng ký đất đai.

Dẫn chứng thực tiễn: Theo Tổng cục Quản lý Đất đai năm 2024, có đến 90% hồ sơ đăng ký quyền sử dụng đất yêu cầu nộp bản sao hợp đồng chuyển nhượng có chứng thực, cho thấy tính phổ biến và giá trị pháp lý cao của bản sao trong hoạt động hành chính và dân sự.

Thẩm quyền cấp bản sao

3.1. Cơ quan có thẩm quyền

Theo quy định tại Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, quyền chứng thực bản sao từ bản chính được trao cho các cơ quan, tổ chức sau:

• Văn phòng công chứng: Công chứng viên có thẩm quyền chứng thực các loại giấy tờ dân sự, hợp đồng, tài liệu phục vụ giao dịch pháp lý.
• UBND cấp xã, phường, thị trấn: Cán bộ tư pháp – hộ tịch thực hiện chứng thực bản sao giấy tờ cá nhân, giấy tờ hành chính, hợp đồng đơn giản…
• Cơ quan, tổ chức đang quản lý bản chính: Cơ quan cấp giấy tờ (như trường học, cơ quan công an, cơ quan cấp bằng, chứng chỉ…) được phép cấp bản sao từ sổ gốc, hồ sơ gốc.

Lưu ý: Việc chứng thực bản sao chỉ hợp lệ khi có bản chính để đối chiếu và bản sao phù hợp nội dung bản chính.

3.2. Quy trình chứng thực

Quy trình chứng thực bản sao từ bản chính được thực hiện theo các bước đơn giản, quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Nghị định 104/2022/NĐ-CP:

1. Xuất trình bản chính và bản sao cần chứng thực để cán bộ đối chiếu;
2. Cán bộ tiếp nhận kiểm tra tính hợp lệ của bản chính và đối chiếu nội dung bản sao;
3. Ghi lời chứng, ký tên và đóng dấu chứng thực lên bản sao;
4. Nộp lệ phí chứng thực theo biểu phí do nhà nước quy định (thường từ 2.000 – 5.000 đồng/trang);
5. Nhận lại bản sao có chứng thực, dùng thay bản chính trong nhiều trường hợp hành chính, pháp lý.

Số liệu thực tiễn:: Theo báo cáo của Bộ Tư pháp năm 2024, 70% bản sao chứng thực tại Việt Nam được thực hiện tại UBND cấp xã, tập trung chủ yếu vào các giao dịch dân sự như chuyển nhượng đất, vay mượn tài sản, xác lập quyền sở hữu tài sản.

>>> Đặt lịch tư vấn với luật sư của chúng tôi và trải nghiệm dịch vụ pháp lý uy tín, nơi mọi vấn đề của bạn sẽ được giải quyết hiệu quả và nhanh chóng!

  Đặt lịch tư vấn

Phân biệt bản sao hợp đồng dân sự và bản chụp hợp đồng dân sự

4.1. Khái niệm bản chụp

Bản chụp là bản sao thông tin được tạo ra bằng các phương tiện kỹ thuật như máy ảnh, máy photocopy, máy scan, điện thoại,… mà không có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.

• Đây là hình thức phổ biến trong giao tiếp cá nhân, giao dịch sơ bộ hoặc trao đổi qua mạng.
• Không có giá trị pháp lý độc lập trong các thủ tục hành chính, tố tụng hoặc giao dịch chính thức.

4.2. Sự khác biệt giữa bản chụp và bản sao chứng thực

>>> Thanh toán phí tư vấn hôm nay để nhận được giải pháp pháp lý tối ưu từ luật sư, bảo vệ quyền lợi của bạn một cách tốt nhất!

  Đặt lịch tư vấn

Rủi ro pháp lý khi sử dụng bản sao hợp đồng dân sự

5.1. Rủi ro thường gặp

Việc sử dụng bản sao thay thế bản chính hợp đồng dân sự trong các giao dịch hành chính, tố tụng hoặc làm chứng cứ là phổ biến. Tuy nhiên, nếu không tuân thủ đúng quy định pháp luật, bên sử dụng bản sao có thể đối mặt với nhiều rủi ro nghiêm trọng:

• Bản sao không được chứng thực bị từ chối trong thủ tục hành chính hoặc tố tụng

Theo Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chỉ bản sao được chứng thực bởi cơ quan có thẩm quyền (UBND cấp xã, phòng công chứng, tổ chức hành nghề công chứng…) mới có giá trị sử dụng chính thức trong các thủ tục hành chính và tố tụng. Việc nộp bản sao không chứng thực có thể khiến hồ sơ bị trả lại, thủ tục bị đình trệ hoặc không được chấp nhận làm chứng cứ.

• Sử dụng bản sao giả mạo hoặc chỉnh sửa sai lệch

Bản sao bị làm giả, tẩy xóa hoặc in từ nguồn không xác minh được có thể bị cơ quan nhà nước xử lý theo quy định pháp luật. Hành vi cố tình sử dụng bản sao giả mạo còn có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự (tùy theo mức độ thiệt hại và hành vi).

• Mất bản chính khiến không thể chứng thực lại bản sao

Trong trường hợp mất bản gốc mà không còn bản sao chứng thực hợp lệ, các bên không thể tái lập lại chứng cứ hợp pháp. Điều này gây khó khăn trong chứng minh quyền và nghĩa vụ, nhất là khi xảy ra tranh chấp hợp đồng.

5.2. Giải pháp phòng tránh

Để đảm bảo tính pháp lý khi sử dụng bản sao hợp đồng dân sự, cần tuân thủ các giải pháp sau:

• Lưu giữ bản chính hợp đồng một cách cẩn trọng

Mỗi bên trong hợp đồng nên giữ một bản chính và lưu trữ tại nơi an toàn, đặc biệt đối với hợp đồng giá trị lớn hoặc có thời hạn lâu dài.

• Thực hiện chứng thực bản sao tại cơ quan có thẩm quyền ngay khi có nhu cầu sử dụng

Khi cần dùng bản sao cho thủ tục hành chính, tố tụng hoặc giao dịch, nên thực hiện chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng. Bản sao có chứng thực mới được pháp luật công nhận giá trị tương đương bản chính trong phạm vi sử dụng.

• Kiểm tra tính hợp pháp của bản sao và đối chiếu với bản gốc trước khi sử dụng

Tránh sử dụng bản sao không rõ nguồn gốc, bị mờ, tẩy xóa hoặc không có dấu chứng thực hợp lệ. Trường hợp nghi ngờ về giá trị pháp lý, cần đối chiếu với bản chính hoặc xác minh tại cơ quan công chứng.

• Nhờ luật sư tư vấn trước khi sử dụng bản sao trong các giao dịch có yếu tố pháp lý phức tạp

Luật sư sẽ hỗ trợ kiểm tra giá trị pháp lý của bản sao, xác định mức độ rủi ro và đưa ra giải pháp xử lý phù hợp nếu bản chính đã mất hoặc không thể tìm lại.

5.3. Dịch vụ tư vấn tại Luật Thiên Mã

Luật Thiên Mã cung cấp dịch vụ hỗ trợ pháp lý toàn diện liên quan đến việc sử dụng và bảo vệ giá trị pháp lý của hợp đồng dân sự, bao gồm:

• Tư vấn kiểm tra giá trị pháp lý của bản sao và bản chính hợp đồng

Luật sư rà soát nội dung hợp đồng, hình thức chứng thực, tính hợp lệ của chữ ký, con dấu và điều kiện sử dụng trong các thủ tục hành chính, tố tụng.

• Hướng dẫn thủ tục chứng thực bản sao và cấp lại hợp đồng bị mất

Hỗ trợ làm việc với các bên trong hợp đồng, cơ quan công chứng, cơ quan tư pháp hoặc tòa án để xác minh, sao lục hoặc phục hồi hợp đồng dân sự hợp pháp.

• Soạn thảo hợp đồng mới thay thế bản bị mất, theo dõi chứng thực và lưu trữ an toàn

Đảm bảo quyền lợi của khách hàng được bảo vệ thông qua hợp đồng có giá trị pháp lý tương đương, hạn chế rủi ro về tranh chấp, tố tụng về sau.

• Tư vấn và đại diện pháp lý khi xảy ra tranh chấp liên quan đến bản sao hoặc bản chính hợp đồng

Luật sư Luật Thiên Mã sẵn sàng đại diện đàm phán, hòa giải hoặc khởi kiện để bảo vệ quyền lợi hợp pháp khi phát sinh khiếu kiện liên quan đến giá trị hợp đồng.

Số liệu dẫn chứng: Theo báo cáo của Bộ Tư pháp năm 2024, có đến 50% hồ sơ hành chính bị trả lại do sử dụng bản sao không chứng thực hoặc không hợp lệ, đặc biệt trong các giao dịch nhà đất, thủ tục thừa kế, hoặc chứng minh quyền sở hữu tài sản.

Thủ tục sử dụng và lưu giữ bản sao hợp đồng dân sự

Trong thực tiễn giao dịch, bản sao hợp đồng dân sự thường được sử dụng khi nộp hồ sơ tại cơ quan nhà nước, tham gia tố tụng, thi hành án, hoặc giao dịch ngân hàng. Việc sử dụng bản sao cần tuân thủ quy định pháp luật để đảm bảo tính hợp pháp, tránh bị từ chối tiếp nhận hồ sơ hoặc rủi ro pháp lý phát sinh do sử dụng bản sao không hợp lệ.

6.1. Quy trình sử dụng bản sao

Để sử dụng bản sao hợp đồng dân sự trong các thủ tục pháp lý, người dân và tổ chức cần thực hiện đúng trình tự sau:

1. Chứng thực bản sao hợp đồng

Theo Điều 17 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao hợp đồng dân sự muốn có giá trị pháp lý phải được chứng thực từ bản chính tại một trong các cơ quan sau:

• Ủy ban nhân dân cấp xã/phường
• Phòng Tư pháp cấp huyện
• Tổ chức hành nghề công chứng

Hồ sơ yêu cầu chứng thực bao gồm:

• Bản chính hợp đồng cần sao
• Bản photo hợp đồng
• Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu (CMND/CCCD)

Sau khi chứng thực, bản sao sẽ được đóng dấu xác nhận và ghi rõ thời điểm chứng thực, cơ quan chứng thực và người thực hiện.

2. Sử dụng bản sao chứng thực trong thủ tục pháp lý

Các bản sao đã được chứng thực hợp lệ có thể được sử dụng trong:

• Hồ sơ hành chính: đăng ký kinh doanh, sang tên tài sản, kê khai thuế…
• Thủ tục tố tụng: nộp kèm đơn khởi kiện, hồ sơ kháng cáo, yêu cầu thi hành án…
• Giao dịch dân sự: nộp cho ngân hàng, công ty bảo hiểm, đối tác kinh doanh để đối chiếu, lưu hồ sơ

Lưu ý: Trong một số trường hợp, cơ quan tiếp nhận vẫn có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu, đặc biệt khi bản sao không rõ ràng hoặc có dấu hiệu bị sửa chữa.

6.2. Lưu giữ và quản lý bản sao hợp đồng

1. Lưu bản sao cùng bản chính để tiện đối chiếu

• Bản sao chứng thực nên được đánh dấu thời gian, ghi chú mục đích sử dụng, và lưu giữ kèm theo bản chính trong hồ sơ pháp lý.
• Nên phân loại theo từng loại hợp đồng (mua bán, cho thuê, ủy quyền, hợp tác…) để thuận tiện trong tra cứu.

2. Lưu trữ bản sao theo hình thức điện tử

• Nên scan bản sao đã chứng thực thành tệp PDF, lưu trữ trong hệ thống lưu trữ nội bộ (máy tính, phần mềm quản lý văn bản, dịch vụ đám mây…)
• Đặt tên tệp rõ ràng (ví dụ: “HDMBNhaPho_2024_chungthuc.pdf”) để dễ dàng tra cứu
• Tuy nhiên, bản sao điện tử chỉ có giá trị pháp lý nếu được ký số hoặc số hóa từ bản gốc theo quy định của pháp luật điện tử

3. Bảo quản bản sao vật lý

• Bản sao chứng thực bằng giấy cần được bảo quản cẩn thận trong hồ sơ có phân loại, ghi nhãn, chống ẩm mốc, hư hỏng
• Không sử dụng bản sao đã rách, nhòe mực, tẩy xóa để nộp cho cơ quan nhà nước

>>> Chỉ một cuộc hẹn với luật sư, mọi vấn đề pháp lý sẽ được giải quyết triệt để, tiết kiệm thời gian và chi phí cho bạn!

  Đặt lịch tư vấn

Bản sao hợp đồng dân sự đóng vai trò quan trọng trong các giao dịch và thủ tục pháp lý, nhưng cần được chứng thực đúng quy định để đảm bảo giá trị pháp lý, theo Bộ luật Dân sự 2015 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Việc hiểu rõ thẩm quyền cấp bản sao, phân biệt bản sao và bản chụp, cũng như lưu giữ hợp lý sẽ giúp tránh rủi ro pháp lý.

Luật Thiên Mã, với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm, sẵn sàng hỗ trợ bạn tư vấn pháp lý, chứng thực bản sao, và xử lý các vấn đề liên quan đến hợp đồng dân sự. Hãy đặt lịch tư vấn ngay hôm nay để nhận giải pháp pháp lý tối ưu!