Trong hoạt động dân sự, thương mại và tố tụng, việc ủy quyền cho người khác đại diện là một cơ chế hợp pháp và linh hoạt. Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp và cá nhân vẫn nhầm lẫn giữa người đại diện theo pháp luật và người đại diện theo ủy quyền, dẫn đến sai phạm, tranh chấp và thậm chí khiến các thủ tục pháp lý bị đình trệ.
Bài viết do Luật Thiên Mã biên soạn dưới đây sẽ giúp bạn:
- Hiểu đúng người đại diện theo ủy quyền là gì
- Phân tích kỹ vai trò của người đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp
- Cảnh báo rủi ro khi thay đổi người đại diện theo ủy quyền sai thủ tục
- Làm rõ trường hợp người đại diện theo ủy quyền của đương sự không có quyền kháng cáo thay đương sự
>>> Đừng để rắc rối pháp lý làm bạn kiệt sức, hao tiền và mất cơ hội! Đặt lịch tư vấn với Luật sư ngay hôm nay – chỉ một phí nhỏ, luật sư uy tín giúp bạn xử lý nhanh gọn. Hoàn phí khi dùng thuê luật sư trọn gói sau tư vấn. Thanh toán gấp để tư vấn pháp lý tránh thiệt hại thêm!
NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO ỦY QUYỀN LÀ AI? NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO ỦY QUYỀN CỦA DOANH NGHIỆP: QUY ĐỊNH VÀ LƯU Ý
Điều 14 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định: Người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty là tổ chức phải là cá nhân được ủy quyền bằng văn bản nhân danh chủ sở hữu, thành viên, cổ đông đó thực hiện quyền và nghĩa vụ theo quy định của Luật này.
Người đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện sau đây:
– Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
– Không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp;
– Thành viên, cổ đông là công ty có phần vốn góp hay cổ phần do Nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều lệ không được cử vợ hoặc chồng, cha đẻ, cha nuôi, mẹ đẻ, mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi, anh ruột, chị ruột, em ruột của người quản lý và của người có thẩm quyền bổ nhiệm người quản lý công ty làm người đại diện theo ủy quyền tại công ty khác;
– Các điều kiện khác theo điều lệ công ty
- Văn bản ủy quyền
Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
- a) Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông;
- b) Số lượng người đại diện theo ủy quyền và tỷ lệ sở hữu cổ phần, phần vốn góp tương ứng của mỗi người đại diện theo ủy quyền;
- c) Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân từng người đại diện theo ủy quyền;
- d) Thời hạn ủy quyền tương ứng của từng người đại diện theo ủy quyền; trong đó ghi rõ ngày bắt đầu được đại diện;
đ) Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông và của người đại diện theo ủy quyền.
Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền phải được thông báo cho công ty và chỉ có hiệu lực đối với công ty kể từ ngày công ty nhận được văn bản
- Số lượng người đại diện theo ủy quyền
Nếu Điều lệ công ty không có quy định khác, số lượng người đại diện theo ủy quyền được xác định như sau:
– Doanh nghiệp sở hữu ít nhất 35% vốn điều lệ của công ty TNHH nhiều thành viên thì có thể cử tối đa 03 người đại diện theo ủy quyền;
– Doanh nghiệp sở hữu ít nhất 10% cổ phần phổ thông của công ty cổ phần có thể cử tối đa 03 người đại diện theo ủy quyền.
Trên đây, pháp luật chỉ quy định số lượng người đại diện theo ủy quyền nếu doanh nghiệp sở hữu ít nhất 35% vốn điều lệ công ty TNHH nhiều thành viên và ít nhất 10% cổ đông phổ thông của công ty cổ phần. Nếu doanh nghiệp sở hữu ít hơn tỷ lệ này thì Điều lệ công ty phải quy định số lượng người đại diện theo ủy quyền.
Doanh nghiệp cử nhiều người đại diện thì phải xác định cụ thể phần góp vốn góp, số cổ phần cho từng người đại diện. Nếu như doanh nghiệp không xác định phần vốn góp, cổ phần cho từng người đại diện thì phần vốn góp và số cổ phần sẽ được chia đều cho từng người đại diện.
- Trách nhiệm của người đại diện theo ủy quyền
– Người đại diện theo ủy quyền nhân danh chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty thực hiện quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông tại Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông theo quy định của Luật này. Mọi hạn chế của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông đối với người đại diện theo ủy quyền trong việc thực hiện quyền, nghĩa vụ của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty tương ứng tại Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông đều không có hiệu lực đối với bên thứ ba.
– Người đại diện theo ủy quyền có trách nhiệm tham dự đầy đủ cuộc họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông; thực hiện quyền và nghĩa vụ được ủy quyền một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất, bảo vệ lợi ích hợp pháp của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông cử đại diện.
– Người đại diện theo ủy quyền chịu trách nhiệm trước chủ sở hữu, thành viên, cổ đông cử đại diện do vi phạm trách nhiệm quy định tại Điều này. Chủ sở hữu, thành viên, cổ đông cử đại diện chịu trách nhiệm trước bên thứ ba đối với trách nhiệm phát sinh liên quan đến quyền và nghĩa vụ được thực hiện thông qua người đại diện theo ủy quyền.
THAY ĐỔI NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO ỦY QUYỀN: CẦN TUÂN THỦ QUY TRÌNH GÌ?
Để thay đổi người đại diện theo ủy quyền doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi người đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp
Hồ sơ bao gồm:
– Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu Phụ lục II-1 ban hành kèm theo thông tư 01/2021/TT-BKHĐT)
– Danh sách người đại diện theo ủy quyền
– Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ (nếu người đại diện theo pháp luật/ chủ sở hữu không trực tiếp nộp hồ sơ) và kèm theo bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân sau:
+ Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.
+ Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực
– Đối với trường hợp doanh nghiệp đang hoạt động theo giấy phép đầu tư, giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy tờ pháp lý tương đương thì phải nộp kèm theo các giấy tờ sau:
+ Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đầu tư;
+ Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thuế
+ Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp đối với doannh nghiệp hoạt động theo giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư (Mẫu Phụ lục II-14 ban hành kèm theo thông tư 01/2021/TT-BKHĐT)
Bước 2: Nộp hồ sơ
Sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ như đã nêu trên, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Hoặc có thể nộp qua mạng trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp theo địa chỉ (https://dangkykinhdoanh.gov.vn)
Bước 3: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Nếu hồ sơ hợp lệ, bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ tiếp nhận, trao giấy biên nhận và tiến hành xử lý hồ sơ. Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, phòng đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện điều chỉnh nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ thì sẽ ra văn bản yêu cầu doanh nghiệp bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ.
Bước 4: Nhận kết quả
Căn cứ vào thời gian ghi trên phiếu hẹn, doanh nghiệp sẽ đến nhận kết quả tại bộ phận một cửa phòng đăng ký kinh doanh.
Sau khi được cấp giấy xác nhận thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp thì công ty phải thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP
- Có thể thay đổi người đại diện theo ủy quyền trong thời hạn ủy quyền không?
Có. Người ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt ủy quyền bất kỳ lúc nào, trừ trường hợp có thỏa thuận khác. Tuy nhiên, nên lập văn bản thông báo rõ ràng và cập nhật thông tin đến các bên liên quan để tránh nhầm lẫn pháp lý.
- Văn bản ủy quyền có bắt buộc phải công chứng không?
Không bắt buộc với mọi trường hợp, nhưng nên công chứng hoặc chứng thực nếu ủy quyền liên quan đến:
- Bất động sản
- Giao dịch có giá trị lớn
- Đại diện trong tố tụng
- Thủ tục hành chính tại cơ quan nhà nước
- Người đại diện theo ủy quyền có được quyền kháng cáo thay đương sự không?
Không, nếu trong văn bản ủy quyền không ghi rõ quyền này. Theo pháp luật tố tụng dân sự, quyền kháng cáo là quyền nhân thân, chỉ được thực hiện bởi đương sự hoặc người đại diện hợp lệ có quyền kháng cáo được ủy quyền rõ ràng. Nếu không đủ điều kiện, Tòa án sẽ bác đơn kháng cáo.
- Người đại diện theo ủy quyền có phải chịu trách nhiệm nếu gây thiệt hại không?
Có thể. Nếu người đại diện vượt quá phạm vi ủy quyền, gây hậu quả cho bên thứ ba hoặc chính người ủy quyền, họ phải chịu trách nhiệm bồi thường hoặc bị truy cứu trách nhiệm dân sự theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015.
- Có thể ủy quyền cho người ngoài công ty làm đại diện doanh nghiệp được không?
Có, nhưng cần đảm bảo văn bản ủy quyền rõ ràng, hợp pháp và phù hợp với quy định nội bộ của doanh nghiệp, đặc biệt là không trái với Điều lệ công ty hoặc quy định của Luật Doanh nghiệp về người đại diện.
Người đại diện theo ủy quyền là công cụ hữu hiệu giúp cá nhân, tổ chức mở rộng khả năng hành động, tiết kiệm thời gian và xử lý công việc linh hoạt. Tuy nhiên, nếu không kiểm soát đúng phạm vi, hình thức và quy định liên quan, chính người ủy quyền cũng có thể phải chịu hậu quả pháp lý từ những hành vi “vượt quyền”.
Để đảm bảo văn bản ủy quyền có giá trị pháp lý, tránh sai phạm trong giao dịch, tranh tụng và hành chính, hãy để Luật Thiên Mã hỗ trợ bạn từ khâu soạn thảo, rà soát đến xử lý tranh chấp phát sinh.
>>> Cơ hội thoát khỏi vòng xoáy mất tiền, mất sức và trì hoãn vì pháp lý! Đặt lịch tư vấn với Luật sư hôm nay – chỉ một phí nhỏ, bạn được luật sư hàng đầu hỗ trợ, bảo vệ lợi ích tối đa. Thanh toán ngay để thay đổi tình thế!
