Trong bối cảnh kinh tế – thương mại ngày càng phát triển, việc lập bản đề nghị thanh toán đúng chuẩn không chỉ là yêu cầu nội bộ giữa các bên giao dịch mà còn là cơ sở pháp lý quan trọng khi phát sinh tranh chấp. Theo thống kê của Bộ Kế hoạch và Đầu tư năm 2024, hơn 37% hợp đồng chậm thanh toán liên quan đến việc không có giấy đề nghị thanh toán hoặc lập không đúng quy định. Đây là một thực trạng đáng lo ngại, đặc biệt với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Được thực hiện bởi đội ngũ chuyên gia pháp lý tại Luật Thiên Mã, bài viết này cung cấp hướng dẫn toàn diện về đề nghị thanh toán.
>>> Nhanh tay đặt lịch tư vấn với luật sư của chúng tôi để được giải đáp mọi thắc mắc pháp lý, đảm bảo quyền lợi và sự an tâm cho bạn!
ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN LÀ GÌ? – KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ
- Định nghĩa giấy đề nghị thanh toán
Giấy đề nghị thanh toán là một văn bản chính thức được lập ra nhằm yêu cầu tổ chức, doanh nghiệp hoặc bộ phận có thẩm quyền thực hiện việc thanh toán các khoản chi phí mà người đề nghị đã phát sinh nhưng chưa được chi trả hoặc đã tạm ứng trước đó. Đây là cơ sở để kế toán và bộ phận tài chính tiến hành xử lý thanh toán một cách minh bạch, chính xác và đúng quy trình.
- Vai trò của giấy đề nghị thanh toán
2.1. Kiểm soát chi phí hiệu quả:
Giấy đề nghị thanh toán giúp doanh nghiệp kiểm soát các khoản chi phí phát sinh một cách chặt chẽ, tránh việc chi sai mục đích hoặc chi vượt mức cho phép. Khi có giấy đề nghị thanh toán, các khoản chi được kiểm tra, xác nhận trước khi thực hiện thanh toán.
2.2. Làm căn cứ thanh toán:
Đây là tài liệu bắt buộc để bộ phận kế toán và tài chính thực hiện thanh toán cho các bên liên quan (nhà cung cấp, nhân viên, đối tác…). Giấy đề nghị thanh toán đảm bảo rằng khoản chi đã được phê duyệt và có đầy đủ hồ sơ liên quan.
2.3. Ghi sổ kế toán:
Giấy đề nghị thanh toán là một trong những chứng từ kế toán quan trọng, giúp ghi nhận chính xác các khoản chi phí vào sổ sách kế toán, phục vụ cho công tác kiểm toán, báo cáo tài chính và quản lý tài chính doanh nghiệp.
CÁC TRƯỜNG HỢP SỬ DỤNG GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN PHỔ BIẾN TRONG DOANH NGHIỆP
- Thanh toán chi phí mua hàng hóa, dịch vụ: Khi doanh nghiệp mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ, sau khi nhận hóa đơn và nghiệm thu, sẽ lập giấy đề nghị thanh toán để thanh toán cho nhà cung cấp.
- Thanh toán chi phí công tác, đi lại, ăn ở: Nhân viên đi công tác sẽ lập giấy đề nghị thanh toán các khoản chi phí phát sinh như vé máy bay, khách sạn, ăn uống… để được hoàn trả.
- Thanh toán tạm ứng: Khi nhân viên hoặc bộ phận được tạm ứng tiền để thực hiện công việc, sau khi hoàn thành sẽ lập giấy đề nghị thanh toán để quyết toán số tiền đã tạm ứng.
- Thanh toán các khoản chi phí khác: Bao gồm chi phí văn phòng phẩm, chi phí quảng cáo, chi phí đào tạo, chi phí sửa chữa bảo trì…
NỘI DUNG CẦN CÓ TRONG GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Một giấy đề nghị thanh toán đầy đủ và hợp lệ cần bao gồm các nội dung chính sau đây để đảm bảo tính minh bạch, chính xác và thuận tiện cho việc xử lý thanh toán:
- Thông tin người đề nghị thanh toán
- Họ tên người lập giấy đề nghị thanh toán.
- Bộ phận công tác của người đề nghị.
- Chức vụ hiện tại của người đề nghị.
- Tên và địa chỉ đơn vị đề nghị thanh toán
- Tên đầy đủ của tổ chức, doanh nghiệp hoặc bộ phận nhận thanh toán.
- Địa chỉ trụ sở hoặc địa điểm liên hệ của đơn vị đó.
- Nội dung thanh toán rõ ràng, chi tiết
- Mục đích thanh toán (ví dụ: thanh toán hợp đồng, chi phí công tác, mua vật tư…).
- Các khoản chi cụ thể, chi tiết từng mục (tên khoản chi, số lượng, đơn giá nếu có).
- Số hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hoặc các chứng từ liên quan đến khoản chi.
- Các hóa đơn, chứng từ kèm theo làm căn cứ thanh toán.
- Số tiền đề nghị thanh toán
- Ghi rõ số tiền đề nghị thanh toán bằng số.
- Ghi rõ số tiền đề nghị thanh toán bằng chữ để tránh nhầm lẫn hoặc gian lận.
- Phương thức thanh toán
- Ghi rõ phương thức thanh toán: chuyển khoản hoặc tiền mặt.
- Nếu thanh toán chuyển khoản, cần cung cấp đầy đủ thông tin tài khoản ngân hàng của bên nhận thanh toán (tên ngân hàng, số tài khoản, tên chủ tài khoản).
- Số lượng và loại chứng từ kèm theo
- Liệt kê số lượng và loại chứng từ đính kèm (ví dụ: 3 hóa đơn, 1 biên bản nghiệm thu, 1 hợp đồng…).
- Các chứng từ này là căn cứ quan trọng để kế toán và bộ phận tài chính kiểm tra, đối chiếu trước khi thanh toán.
- Chữ ký xác nhận
- Chữ ký của người đề nghị thanh toán (người lập giấy đề nghị).
- Chữ ký của kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán.
- Chữ ký của người duyệt chi (thường là cấp quản lý hoặc lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt khoản chi).
QUY TRÌNH LẬP VÀ XỬ LÝ ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Quy trình lập và xử lý giấy đề nghị thanh toán trong doanh nghiệp thường được thực hiện theo các bước cơ bản sau để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ quy định tài chính kế toán:
Bước 1: Lập giấy đề nghị thanh toán
- Người thực hiện chi tiêu hoặc bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm lập giấy đề nghị thanh toán.
- Giấy đề nghị phải ghi đầy đủ, rõ ràng các thông tin theo quy định (xem mục 4 về nội dung cần có).
- Kèm theo các chứng từ liên quan như hóa đơn, hợp đồng, biên bản nghiệm thu…
Bước 2: Trình duyệt giấy đề nghị thanh toán
- Người lập giấy đề nghị chuyển hồ sơ cho kế toán trưởng để xem xét, kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ.
- Kế toán trưởng ghi ý kiến, xác nhận và trình lãnh đạo có thẩm quyền duyệt chi.
- Lãnh đạo duyệt chi ký xác nhận trên giấy đề nghị thanh toán, đồng ý cho thanh toán khoản chi đó.
Bước 3: Lập phiếu chi và xuất quỹ
- Sau khi được duyệt, kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị thanh toán đã được duyệt.
- Phiếu chi và giấy đề nghị thanh toán được chuyển đến thủ quỹ để làm thủ tục xuất quỹ hoặc thực hiện thanh toán qua chuyển khoản theo phương thức đã đăng ký.
- Thủ quỹ kiểm tra phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan trước khi chi tiền.
Bước 4: Lưu trữ hồ sơ và chứng từ
- Toàn bộ hồ sơ liên quan đến đề nghị thanh toán, phiếu chi, chứng từ kèm theo được lưu trữ theo quy định kế toán và pháp luật hiện hành.
- Việc lưu trữ đảm bảo thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu, kiểm toán và báo cáo tài chính.
Quy trình này giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt các khoản chi, tránh sai sót, gian lận, đồng thời đảm bảo các khoản thanh toán được thực hiện đúng quy trình, có đầy đủ căn cứ pháp lý.
>>> Hành động ngay để không mất thêm thời gian, tiền của và sức lực vì rắc rối pháp lý! Đặt lịch tư vấn với Luật sư hôm nay – chỉ một khoản phí nhỏ mang lại giá trị lớn: giải pháp nhanh, lợi ích tối ưu. Hoàn phí nếu chọn gói trọn gói khi thuê luật sư sau thanh toán. Thanh toán và đặt lịch ngay!
NHỮNG LƯU Ý VÀ LỖI THƯỜNG GẶP KHI LẬP GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Để đảm bảo giấy đề nghị thanh toán được lập chính xác, hợp lệ và nhanh chóng được xử lý, người thực hiện cần lưu ý các điểm sau và tránh các lỗi phổ biến:
- Những lưu ý quan trọng
Đảm bảo thông tin chính xác, đầy đủ, tránh tẩy xóa:
- Mọi thông tin trên giấy đề nghị thanh toán phải được ghi rõ ràng, chính xác, không sai sót.
- Tuyệt đối không được tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định, vì điều này có thể làm mất giá trị pháp lý của giấy tờ.
Số tiền ghi bằng số và bằng chữ phải trùng khớp:
- Số tiền đề nghị thanh toán phải được ghi đầy đủ bằng số và bằng chữ.
- Hai phần này phải hoàn toàn khớp nhau để tránh nhầm lẫn hoặc gian lận.
Cung cấp đầy đủ chứng từ gốc hoặc bản sao hợp lệ:
- Kèm theo giấy đề nghị thanh toán phải có các chứng từ hợp lệ như hóa đơn, biên bản nghiệm thu, hợp đồng…
- Các chứng từ phải là bản gốc hoặc bản sao có chứng thực, sao y theo đúng quy định.
Không lập giấy đề nghị thanh toán khi chưa có sự đồng ý của cấp trên:
- Việc lập giấy đề nghị thanh toán phải dựa trên sự phê duyệt hoặc đồng ý của người có thẩm quyền.
- Lập giấy đề nghị thanh toán khi chưa được duyệt có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại hoặc không được thanh toán.
Tuân thủ quy định về hình thức, ngôn ngữ và trình bày văn bản:
- Giấy đề nghị thanh toán phải được trình bày theo mẫu chuẩn, đúng quy định về font chữ, cỡ chữ, bố cục.
- Ngôn ngữ sử dụng phải trang trọng, rõ ràng, dễ hiểu, tránh viết tắt hoặc dùng từ ngữ không chuẩn mực.
- Các lỗi thường gặp
- Ghi sai hoặc thiếu thông tin quan trọng như họ tên, số tiền, mục đích chi.
- Số tiền bằng số và bằng chữ không trùng khớp hoặc thiếu một trong hai.
- Thiếu hoặc nộp chứng từ kèm theo không hợp lệ, không đúng quy định.
- Lập giấy đề nghị thanh toán không có chữ ký hoặc xác nhận của người có thẩm quyền.
- Tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy trình gây mất tính hợp lệ của giấy tờ.
- Trình bày không rõ ràng, lộn xộn, gây khó khăn cho việc kiểm tra, xử lý.
Việc chú ý đến các lưu ý trên và tránh các lỗi phổ biến sẽ giúp quá trình xử lý giấy đề nghị thanh toán diễn ra nhanh chóng, chính xác, tránh sai sót và đảm bảo tính pháp lý của hồ sơ thanh toán trong doanh nghiệp.
Trong hoạt động giao dịch, đề nghị thanh toán không chỉ là thủ tục hành chính mà là “vũ khí pháp lý” cần thiết để chứng minh quyền được thanh toán, giúp doanh nghiệp tránh thất thoát và bảo vệ quyền lợi chính đáng. Việc sử dụng giấy đề nghị thanh toán đúng chuẩn còn tạo nền tảng minh bạch tài chính, thuận lợi cho kiểm toán và quản lý dòng tiền.
Đừng để thiếu sót trong đề nghị thanh toán khiến doanh nghiệp của bạn thiệt hại!
>>> Đặt lịch tư vấn với luật sư của chúng tôi và trải nghiệm dịch vụ pháp lý uy tín, nơi mọi vấn đề của bạn sẽ được giải quyết hiệu quả và nhanh chóng!
