Quy chế lương thưởng không chỉ là công cụ quản lý nhân sự mà còn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc công bằng, minh bạch và tạo động lực phát triển bền vững. Theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản pháp luật liên quan, việc xây dựng quy chế lương thưởng hợp lý và tuân thủ pháp luật giúp doanh nghiệp tránh những rủi ro tranh chấp, đồng thời nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự.
Là luật sư tại Luật Thiên Mã, tôi hiểu rõ những khó khăn và thách thức trong việc thiết kế quy chế lương thưởng phù hợp với đặc thù doanh nghiệp và luật pháp hiện hành. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng tư vấn chi tiết, hỗ trợ xây dựng quy chế lương thưởng minh bạch, đảm bảo quyền lợi cho cả người lao động và doanh nghiệp.
Quy chế lương thưởng là gì?
Quy chế lương thưởng là văn bản nội bộ của doanh nghiệp, quy định chi tiết về cơ chế trả lương, thưởng, phụ cấp, và các khoản phúc lợi khác cho người lao động. Theo Bộ luật Lao động 2019 (sửa đổi, bổ sung 2020) và các văn bản hướng dẫn năm 2024, quy chế này phải được xây dựng dựa trên thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.
Theo thống kê từ Báo cáo Thị trường Lao động Việt Nam 2024 của Navigos Group, 78% doanh nghiệp Việt Nam đã điều chỉnh quy chế lương thưởng trong năm 2023-2024 để phù hợp với mức lương tối thiểu vùng mới (tăng trung bình 6% so với năm 2022) và nhu cầu giữ chân nhân tài trong bối cảnh cạnh tranh nhân sự ngày càng gay gắt. Quy chế lương thưởng không chỉ là công cụ quản lý mà còn là yếu tố then chốt để xây dựng văn hóa doanh nghiệp minh bạch.
Mẹo từ luật sư: Để đảm bảo tính pháp lý, quy chế lương thưởng cần được đăng ký với cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019. Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến luật sư để tránh các sai sót pháp lý, đặc biệt khi áp dụng các khoản thưởng biến đổi theo hiệu suất.
>>> Liên hệ ngay để được hỗ trợ pháp lý tận tâm và chuyên nghiệp từ các luật sư, giúp bạn an tâm hơn trong mọi quyết định!
Quy định pháp luật mới nhất về lương thưởng
Chính phủ vừa ban hành Nghị định 44/2025/NĐ-CP quản lý lao động, tiền lương, thù lao, tiền thưởng trong doanh nghiệp nhà nước.
Trả lương, thưởng thỏa đáng đối với chuyên gia, người có tài năng
Nghị định 44/2025/NĐ-CP quy định trong doanh nghiệp nhà nước bao gồm: doanh nghiệp do nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ; doanh nghiệp do nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều lệ hoặc tổng số cổ phần có quyền biểu quyết.
Nghị định nêu rõ, doanh nghiệp quyết định việc tuyển dụng, sử dụng lao động, xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động, xác định quỹ tiền lương, tiền thưởng và trả lương, thưởng cho người lao động theo vị trí chức danh hoặc công việc, bảo đảm trả lương, thưởng thỏa đáng, không hạn chế mức tối đa đối với chuyên gia, người có tài năng, có trình độ chuyên môn, kỹ thuật cao, đóng góp nhiều cho doanh nghiệp.
Nghị định cũng quy định thực hiện tách bạch tiền lương, thù lao của thành viên hội đồng, kiểm soát viên với tiền lương của ban điều hành, trong đó tiền lương của ban điều hành được tính chung với quỹ tiền lương của người lao động.
Đối với thành viên hội đồng, kiểm soát viên làm việc chuyên trách, tiền lương được xác định trên cơ sở mức lương cơ bản, tiền lương tăng thêm gắn với quy mô, mức độ phức tạp quản lý, hiệu quả sản xuất, kinh doanh, hiệu quả sử dụng vốn nhà nước.
Bãi bỏ 11 quy định về tiền lương, tiền thưởng
Đáng chú ý, nghị định mới bãi bỏ 11 nghị định về quản lý lao động, tiền lương, tiền thưởng gồm:
- Nghị định 51/2016/NĐ-CP quy định quản lý lao động, tiền lương và tiền thưởng đối với người lao động làm việc trong công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ.
- Nghị định 52/2016/NĐ-CP quy định tiền lương, thù lao, tiền thưởng đối với người quản lý công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ.
- Nghị định 53/2016/NĐ-CP quy định về lao động, tiền lương, thù lao, tiền thưởng đối với công ty có cổ phần, vốn góp chi phối của nhà nước.
- Nghị định 21/2024/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 51/2016/NĐ-CP quy định quản lý lao động, tiền lương và tiền thưởng đối với người lao động làm việc trong công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ và Nghị định 52/2016/NĐ-CP quy định tiền lương, thù lao, tiền thưởng đối với người quản lý công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ.
- Nghị định 20/2020/NĐ-CP thực hiện thí điểm quản lý lao động, tiền lương, tiền thưởng đối với một tập đoàn kinh tế, tổng công ty nhà nước.
- Nghị định 87/2021/NĐ-CP về kéo dài thời gian thực hiện và sửa đổi, bổ sung một điều của Nghị định 20/2020/NĐ-CP thực hiện thí điểm quản lý lao động, tiền lương, tiền thưởng đối với một tập đoàn kinh tế, tổng công ty nhà nước.
- Nghị định 64/2023/NĐ-CP bổ sung Nghị định 87/2021/NĐ-CP về kéo dài thời gian thực hiện và sửa đổi, bổ sung Nghị định 20/2020/NĐ-CP thực hiện thí điểm quản lý lao động, tiền lương, tiền thưởng đối với một tập đoàn kinh tế, tổng công ty nhà nước.
- Nghị định 121/2016/NĐ-CP thực hiện thí điểm quản lý lao động, tiền lương đối với Tập đoàn Viettel giai đoạn 2016 – 2020.
- Nghị định 74/2020/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 121/2016/NĐ-CP thực hiện thí điểm quản lý lao động, tiền lương đối với Tập đoàn Viettel giai đoạn 2016 – 2020.
- Nghị định 82/2021/NĐ-CP về kéo dài thời gian thực hiện và sửa đổi Nghị định 121/2016/NĐ-CP đã được sửa đổi tại Nghị định 74/2020/NĐ-CP về thực hiện thí điểm quản lý lao động, tiền lương đối với Tập đoàn Viettel.
- Nghị định 79/2024/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 121/2016/NĐ-CP đã được sửa đổi tại Nghị định 74/2020/NĐ-CP và Nghị định 82/2021/NĐ-CP về thực hiện thí điểm quản lý lao động, tiền lương đối với Tập đoàn Viettel.
Có bắt buộc công khai quy chế thưởng không?
Theo tại khoản 1 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm quy định về tiền lương như sau:
- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
- a) Không công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện: thang lương, bảng lương; mức lao động; quy chế thưởng;
- b) Không xây dựng thang lương, bảng lương hoặc định mức lao động; không áp dụng thử mức lao động trước khi ban hành chính thức;
- c) Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương; định mức lao động; quy chế thưởng;
- d) Không thông báo bảng kê trả lương hoặc có thông báo bảng kê trả lương cho người lao động nhưng không đúng theo quy định;
đ) Không trả lương bình đẳng hoặc phân biệt giới tính đối với người lao động làm công việc có giá trị như nhau.
Như vậy, doanh nghiệp không công khai quy chế thưởng đến người lao động sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đến 10.000.000 đồng.
Lưu ý: Mức phạt trên được áp dụng đối với người sử dụng lao động là cá nhân. Người sử dụng lao động là tổ chức khi vi phạm bị phạt tiền từ 10.000.000 đến 20.000.000 đồng
>>> Đừng để rắc rối pháp lý làm bạn kiệt sức, hao tiền và mất cơ hội! Đặt lịch tư vấn với Luật sư ngay hôm nay – chỉ một phí nhỏ, luật sư uy tín giúp bạn xử lý nhanh gọn. Hoàn phí khi dùng thuê luật sư trọn gói sau tư vấn. Thanh toán gấp để tư vấn pháp lý tránh thiệt hại thêm!
Cách xây dựng quy chế lương thưởng hiệu quả
Căn cứ để xây dựng quy chế lương thưởng cho người lao động
➤ Căn cứ các quy định pháp lý
Phải tuân thủ quy định của pháp luật liên quan đến việc áp dụng và xây dựng chính sách quy chế lương thưởng công ty. Điều này bao gồm tuân thủ quy định về mức lương tối thiểu, quyền lợi của người lao động, các khoản thuế và quy định khác liên quan.
➤ Căn cứ chính sách và chiến lược tổ chức
Chế độ lương thưởng phải phù hợp với chiến lược và chính sách của tổ chức. Đảm bảo hệ thống lương thưởng được xây dựng dựa trên mục tiêu, giá trị cốt lõi và tài chính của doanh nghiệp.
➤ Căn cứ phân tích công việc và định vị chức năng
Để tính toán mức lương thích hợp cho mỗi vị trí công việc, doanh nghiệp cần tiến hành phân tích chi tiết công việc và chức vụ của từng nhân viên. Từ đó xác định được các yếu tố như trình độ, trách nhiệm, kỹ năng đóng góp của từng vị trí công việc.
➤ Căn cứ hiệu suất lao động
Quy chế lương thưởng của công ty nên căn cứ theo hiệu suất công việc và kết quả làm việc của nhân viên để xác định các mức thưởng phù hợp.
Ngoài ra, quy chế lương thưởng còn được xây dựng dựa vào các yếu tố sau – cũng ảnh hưởng khá nhiều đến mức lương thưởng của mỗi doanh nghiệp, cụ thể:
- Trình độ học vấn;
- Số năm kinh nghiệm làm việc;
- Thị trường và tài chính của doanh nghiệp.
Trình tự quy trình xây dựng cơ chế lương thưởng cho người lao động
Doanh nghiệp có thể thực hiện các bước xây dựng quy chế trả lương, thưởng như sau:
➤ Thu thập thông tin
Thu thập các thông tin liên quan đến chính sách lương thưởng hiện tại của tổ chức, xem lại các quy định pháp lý, thông tin về thị trường lao động, yếu tố cạnh tranh và tài chính của doanh nghiệp.
➤ Phân tích chi tiết công việc
Tiến hành phân tích công việc và chức danh của nhân viên để xác định các yếu tố như trình độ, chuyên môn, trách nhiệm và mức độ đóng góp của từng vị trí. Điều này giúp doanh nghiệp quyết định được mức lương cơ bản cho từng nhân viên và vị trí làm việc.
➤ Đặt ra mục tiêu và các tiêu chí đánh giá
Dựa vào mục tiêu và tiêu chí đánh giá để xác định hiệu suất công việc của nhân viên bao gồm kết quả làm việc, đóng góp của cá nhân, năng lực về chuyên môn, đánh giá khả năng làm việc nhóm và các yếu tố khác tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh của tổ chức.
➤ Thiết kế hệ thống mức lương và thưởng
Xây dựng hệ thống lương thưởng dựa trên các yếu tố như lương cơ bản, các khoản phụ cấp, thưởng năng suất làm việc, khen thưởng đặc biệt… Đồng thời, doanh nghiệp cần xác định tỷ lệ phần trăm thưởng, mức lương và các điều kiện khác.
➤ Kiểm tra và sửa đổi bổ sung
Đưa ra bản dự thảo ban đầu của quy chế lương thưởng, kiểm tra và đánh giá tính công bằng, minh bạch, khả năng tài chính và thực thi của tổ chức. Sau đó tiến hành điều chỉnh và sửa đổi đảm bảo phù hợp với mục tiêu và điều kiện cụ thể của doanh nghiệp.
➤ Thông báo và đào tạo nhân viên
Thông báo quy chế lương thưởng và đào tạo quy chế cần thiết cho nhân viên đảm bảo hiểu rõ các quy định và quy tắc liên quan.
Mẫu quy chế lương thưởng cho người lao động
Mẫu quy chế lương thưởng cho người lao động thông thường sẽ bao gồm các mục sau:
- Mục đích;
- Căn cứ pháp lý;
- Phạm vi áp dụng;
- Nội dung về quy chế lương thưởng;
- Khoản trợ cấp, phụ cấp;
- Tính và chi lương;
- Thủ tục xét chế độ tăng lương;
- Chế độ thưởng.
>>> Đặt lịch ngay để được tư vấn bởi đội ngũ luật sư hàng đầu, giúp bạn giải quyết mọi khó khăn pháp lý một cách hiệu quả!
Cơ chế lương thưởng minh bạch và hiện đại
Ứng dụng công nghệ trong quản lý lương thưởng
Theo Báo cáo Chuyển đổi số trong Quản trị Nhân sự 2024 của PwC Việt Nam, 45% doanh nghiệp đã áp dụng phần mềm quản lý lương thưởng để tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót. Các công cụ như SAP SuccessFactors, BambooHR, hoặc các giải pháp nội địa như Base HRM giúp doanh nghiệp quản lý lương thưởng hiệu quả hơn.
Các loại thưởng phổ biến
- Thưởng hiệu suất: Dựa trên KPI hoặc OKR, chiếm 60% các loại thưởng theo khảo sát của VietnamWorks.
- Thưởng sáng kiến: Khuyến khích nhân viên đóng góp ý tưởng cải tiến, áp dụng tại 25% doanh nghiệp công nghệ năm 2024.
- Thưởng lễ, Tết: Phổ biến tại 90% doanh nghiệp Việt Nam, với mức thưởng trung bình từ 1-3 tháng lương.
Mẹo từ luật sư: Doanh nghiệp nên quy định rõ ràng các tiêu chí thưởng trong hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận riêng để tránh tranh chấp. Theo Điều 96 Bộ luật Lao động 2019, thưởng là quyền tự chủ của doanh nghiệp nhưng phải được nêu rõ trong quy chế.
>>> Hãy để các luật sư của chúng tôi đồng hành cùng bạn trong mọi vấn đề pháp luật, mang lại sự an tâm và bảo vệ quyền lợi tối đa!
Những lưu ý pháp lý khi xây dựng quy chế lương thưởng
Tuân thủ mức lương tối thiểu
Theo Nghị định 38/2022/NĐ-CP, mức lương tối thiểu vùng được điều chỉnh định kỳ. Năm 2024, mức lương tối thiểu vùng I là 4.980.000 VNĐ/tháng, vùng II là 4.420.000 VNĐ/tháng. Doanh nghiệp vi phạm quy định này có thể bị phạt từ 20-75 triệu đồng theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
Tránh phân biệt đối xử
Điều 90 Bộ luật Lao động 2019 nghiêm cấm phân biệt đối xử trong trả lương dựa trên giới tính, độ tuổi, hoặc các yếu tố cá nhân khác. Theo báo cáo của chúng tôi, các tranh chấp về lương thưởng thường xuất phát từ sự thiếu minh bạch trong cơ chế trả lương.
Hợp đồng lao động và quy chế lương thưởng
Quy chế lương thưởng phải được đề cập trong hợp đồng lao động hoặc phụ lục hợp đồng. Theo Điều 15 Bộ luật Lao động 2019, mọi thay đổi trong quy chế phải được thông báo trước ít nhất 15 ngày cho người lao động.
Mẹo từ luật sư: Hãy lưu trữ biên bản đối thoại và thỏa thuận lương thưởng để làm bằng chứng trong trường hợp xảy ra tranh chấp. Điều này giúp bảo vệ doanh nghiệp trước các khiếu nại pháp lý.
>>> Chỉ một cuộc hẹn với luật sư, mọi vấn đề pháp lý sẽ được giải quyết triệt để, tiết kiệm thời gian và chi phí cho bạn!
Xây dựng quy chế lương thưởng đúng luật không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định trong nội bộ mà còn góp phần nâng cao năng suất và sự gắn kết của người lao động. Tuân thủ các quy định pháp luật sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và phát triển bền vững. Hãy để Luật Thiên Mã đồng hành cùng bạn trong việc thiết lập nền tảng quản trị nhân sự vững chắc và hiệu quả.
