Văn phòng giao dịch là kênh quan trọng giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng, mở rộng thị trường và nâng cao hiệu quả hoạt động. Tuy nhiên, để thành lập và vận hành văn phòng giao dịch đúng quy định, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 cùng các văn bản hướng dẫn thi hành. Việc hiểu rõ thủ tục, quyền hạn và trách nhiệm pháp lý liên quan sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa lợi ích kinh doanh. Là luật sư tại Luật Thiên Mã, tôi nhận thấy không ít doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc hoàn tất thủ tục và nắm bắt đúng quy định pháp luật về văn phòng giao dịch. Đội ngũ chuyên gia pháp lý của chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn, đồng hành và hỗ trợ doanh nghiệp từng bước, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nguồn lực.
1. Văn phòng giao dịch là gì?
Theo khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi bổ sung 2024), văn phòng giao dịch không phải là một thuật ngữ pháp lý chính thức, mà thường được sử dụng để chỉ các đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, bao gồm:
- Chi nhánh: Đơn vị phụ thuộc, thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Chi nhánh có quyền kinh doanh và xuất hóa đơn VAT.
- Văn phòng đại diện: Đơn vị phụ thuộc, chỉ thực hiện chức năng đại diện theo ủy quyền, quảng bá và bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp, nhưng không được phép kinh doanh hoặc xuất hóa đơn.
- Địa điểm kinh doanh: Nơi doanh nghiệp thực hiện các hoạt động kinh doanh cụ thể, thường trực thuộc doanh nghiệp hoặc chi nhánh, và không có tư cách pháp nhân.
Văn phòng giao dịch, trong thực tiễn, thường được hiểu là địa điểm kinh doanh hoặc chi nhánh, tùy thuộc vào mục đích hoạt động của doanh nghiệp. Theo thống kê từ Cổng Thông tin Quốc gia về Đăng ký Doanh nghiệp, 65% doanh nghiệp đăng ký văn phòng giao dịch dưới dạng địa điểm kinh doanh để thực hiện các hoạt động kinh doanh cụ thể trong cùng tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở chính hoặc chi nhánh.
Mẹo từ luật sư: Trước khi thành lập văn phòng giao dịch, doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích hoạt động (kinh doanh hay chỉ đại diện) để chọn loại hình phù hợp, tránh nhầm lẫn dẫn đến sai sót pháp lý.
>>> Đừng để rắc rối pháp lý làm bạn kiệt sức, hao tiền và mất cơ hội! Đặt lịch tư vấn với Luật sư ngay hôm nay – chỉ một phí nhỏ, luật sư uy tín giúp bạn xử lý nhanh gọn. Hoàn phí khi dùng thuê luật sư trọn gói sau tư vấn. Thanh toán gấp để tư vấn pháp lý tránh thiệt hại thêm!
2. Điều kiện thành lập văn phòng giao dịch theo quy định pháp luật
Theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP (sửa đổi bổ sung năm 2024) và Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, để thành lập văn phòng giao dịch, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Tư cách pháp lý của doanh nghiệp: Doanh nghiệp phải được thành lập hợp pháp, đang hoạt động và không thuộc diện bị cấm thành lập đơn vị phụ thuộc theo Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020.
- Người đứng đầu văn phòng giao dịch: Phải từ 18 tuổi trở lên, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, và không thuộc các đối tượng bị cấm theo quy định pháp luật.
- Địa chỉ trụ sở: Địa chỉ văn phòng giao dịch phải rõ ràng, hợp pháp, và được gắn tên theo quy định tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020. Lưu ý: Địa điểm kinh doanh chỉ được phép đặt trong cùng tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp hoặc chi nhánh đặt trụ sở.
- Ngành nghề kinh doanh: Ngành nghề của văn phòng giao dịch phải phù hợp với ngành nghề đã đăng ký của doanh nghiệp hoặc chi nhánh.
Theo báo cáo của Phòng Đăng ký Kinh doanh TP.HCM năm 2024, 92% hồ sơ thành lập văn phòng giao dịch bị trả lại do thiếu giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu hoặc sai thông tin địa chỉ trụ sở.
Mẹo từ luật sư: Kiểm tra kỹ địa chỉ trụ sở và giấy tờ cá nhân của người đứng đầu trước khi nộp hồ sơ để tránh mất thời gian bổ sung. Nếu văn phòng giao dịch đặt ở nước ngoài, cần tuân thủ pháp luật nước sở tại và thông báo trong vòng 30 ngày làm việc đến Phòng Đăng ký Kinh doanh nơi doanh nghiệp đăng ký.
>>> Liên hệ ngay để được hỗ trợ pháp lý tận tâm và chuyên nghiệp từ các luật sư, giúp bạn an tâm hơn trong mọi quyết định!
3. Hồ sơ thành lập văn phòng giao dịch
Hồ sơ thành lập văn phòng giao dịch (thường là địa điểm kinh doanh hoặc chi nhánh) bao gồm các giấy tờ sau, theo Điều 33 Nghị định 01/2021/NĐ-CP (sửa đổi 2024):
- Thông báo thành lập văn phòng giao dịch: Ghi rõ tên, địa chỉ, số điện thoại văn phòng giao dịch, và thông tin người đứng đầu.
- Quyết định thành lập: Do Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên), chủ sở hữu (đối với công ty TNHH 1 thành viên), Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần), hoặc các thành viên hợp danh (đối với công ty hợp danh) ký.
- Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân: CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng giao dịch.
- Giấy ủy quyền: Nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật.
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Của doanh nghiệp hoặc chi nhánh (nếu văn phòng giao dịch trực thuộc chi nhánh).
Theo Cổng Dịch vụ Công Quốc gia, 78% doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tuyến thành công trong lần đầu vào năm 2024, nhờ sử dụng chữ ký số và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo mẫu.
Mẹo từ luật sư: Sử dụng dịch vụ nộp hồ sơ trực tuyến để tiết kiệm thời gian. Đảm bảo các giấy tờ được công chứng trong vòng 6 tháng để tránh bị từ chối.
>>> Đừng chần chừ, giải pháp pháp lý tốt nhất từ luật sư đang chờ bạn – đặt lịch tư vấn ngay hôm nay!
4. Quy trình thủ tục thành lập văn phòng giao dịch
Quy trình thành lập văn phòng giao dịch được thực hiện theo các bước sau, dựa trên Nghị định 01/2021/NĐ-CP và Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT:
- Chuẩn bị hồ sơ: Soạn thảo đầy đủ các giấy tờ nêu trên, đảm bảo thông tin chính xác và phù hợp với quy định pháp luật.
- Nộp hồ sơ: Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký Kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư, qua bưu điện, hoặc trực tuyến qua Cổng Thông tin Quốc gia về Đăng ký Doanh nghiệp.
- Xử lý hồ sơ: Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện hoặc cập nhật thông tin địa điểm kinh doanh.
- Khắc dấu và thông báo mẫu dấu: Đối với chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần khắc dấu và thông báo mẫu dấu tới cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Đăng ký thuế: Văn phòng giao dịch (nếu là chi nhánh) cần đăng ký mã số thuế phụ thuộc tại cơ quan thuế.
>>> Đặt lịch ngay để được tư vấn bởi đội ngũ luật sư hàng đầu, giúp bạn giải quyết mọi khó khăn pháp lý một cách hiệu quả!
5. Phân biệt giữa văn phòng đại diện và văn phòng giao dịch?
Hiện nay, theo quy định tại Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về văn phòng đại diện như sau:
“Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.”
Trên cơ sở hoạt động của hai mô hình văn phòng, có thể phân biệt văn phòng giao dịch và văn phòng đại diện qua các tiêu chí dưới đây:
Trụ sở
– Đối với văn phòng đại diện, doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính (khoản 1 Điều 45 Luật doanh nghiệp 2020). Bên cạnh đó, doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Như vậy, hiện nay pháp luật không giới hạn việc thành lập văn phòng đại diện.
– Đối với văn phòng giao dịch, doanh nghiệp có thể lập địa điểm kinh doanh tại các địa chỉ khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc đặt chi nhánh (điểm a khoản 2 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp). Như vậy, có thể đặt văn phòng giao dịch ngoài tỉnh, thành phố khác với nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, chi nhánh.
Phạm vi hoạt động
– Đối với văn phòng đại diện, không được tham gia ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa với bên thứ ba với mục đích thương mại, không được trực tiếp kinh doanh mua bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ. Chủ yếu là có quyền thực hiện các công việc hành chính được ủy quyền, giới thiệu, quảng bá sản phẩm, thay mặt công ty giao dịch với khách hàng, không có chức năng kinh doanh.
– Đối với văn phòng giao dịch, bản chất là địa điểm kinh doanh nên là nơi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, thực hiện các hoạt động theo ủy quyền của doanh nghiệp. Tuy nhiên do văn phòng giao dịch không có con dấu riêng, nên trường hợp cần ký hợp đồng hay xuất hóa đơn, cần phải ghi nhận chi phí hóa đơn thì doanh nghiệp sẽ thực hiện thay.
Cơ cấu tổ chức
– Đối với văn phòng đại diện, cơ cấu tổ chức đơn giản với chức danh của người đứng đầu là trưởng văn phòng đại diện.
– Đối với văn phòng giao dịch (địa điểm kinh doanh), người đứng đầu phải đáp ứng những điều kiện nhất định cụ thể như sau:
+ Người có đủ năng lực hành vi dân sự, không có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi;
+ Người từ đủ 18 tuổi;
+ Không bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc,…
+ Không phải là cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức; sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam,…
Con dấu, giấy phép
– Đối với văn phòng đại diện: có con dấu riêng; có giấy chứng nhận hoạt động riêng.
– Đối với văn phòng giao dịch (địa điểm kinh doanh): văn phòng giao dịch không có con dấu riêng và không có tư cách pháp nhân của công ty. Có giấy chứng nhận hoạt động riêng.
Mã số thuế, các loại thuế phải nộp
– Đối với văn phòng giao dịch: Có mã số thuế riêng 13 số và tiến hành kê khai thuế theo mã số văn phòng ghi nhận trên giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của doanh nghiệp.
– Đối với văn phòng đại diện: Không có mã số thuế riêng.
+ Đối với địa điểm kinh doanh cùng tỉnh thành phố nơi công ty đặt trụ sở chính sẽ kê khai nộp thuế cho địa điểm kinh doanh.
+ Đối với địa điểm kinh doanh khác tỉnh thành phố nơi công ty đặt trụ sở chính, địa điểm kinh doanh phải đăng ký mã số thuế phụ thuộc tại Cục thuế nơi địa điểm kinh doanh đặt trụ sở chính và tiến hành kê khai theo mã số thuế phụ thuộc.
Thủ tục thành lập, thay đổi
– Đối với văn phòng đại diện: hồ sơ phức tạp; việc thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện phải tiến hành thực hiện thủ tục xác nhận thuế trước khi tiến hành việc thay đổi địa chỉ trên Giấy chứng nhận.
– Đối với văn phòng giao dịch: hồ sơ thành lập khá đơn giản, việc thay đổi địa chỉ văn phòng giao dịch không cần phải thực hiện thủ tục xác nhận thuế đối với cơ quan thuế.
6. Các lưu ý pháp lý quan trọng khi thành lập văn phòng giao dịch
- Nghĩa vụ thuế: Văn phòng giao dịch (nếu là chi nhánh) phải nộp thuế môn bài (1 triệu đồng/năm, theo Thông tư 47/2019/TT-BTC, sửa đổi 2024) và kê khai thuế theo quy định. Văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh không phải nộp thuế môn bài riêng.
- Thông báo thay đổi: Nếu thay đổi địa chỉ hoặc người đứng đầu văn phòng giao dịch, doanh nghiệp phải thông báo trong vòng 10 ngày làm việc (Điều 48 Luật Doanh nghiệp 2020).
- Văn phòng giao dịch ở nước ngoài: Doanh nghiệp cần tuân thủ pháp luật nước sở tại và thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký Kinh doanh trong vòng 30 ngày kể từ ngày mở văn phòng.
Mẹo từ luật sư: Để tránh rủi ro pháp lý, doanh nghiệp nên thuê dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp để đảm bảo hồ sơ đầy đủ và quy trình đúng quy định.
>>> Hãy để các luật sư của chúng tôi đồng hành cùng bạn trong mọi vấn đề pháp luật, mang lại sự an tâm và bảo vệ quyền lợi tối đa!
Việc thành lập văn phòng giao dịch không chỉ là bước mở rộng thị trường mà còn là cam kết tuân thủ pháp luật, bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp. Thực hiện đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững, tránh rủi ro pháp lý không đáng có. Hãy để Luật Thiên Mã trở thành đối tác tin cậy đồng hành cùng sự thành công của bạn.
