Việc thành lập văn phòng đại diện không chỉ mở rộng mạng lưới kinh doanh mà còn giúp doanh nghiệp tiếp cận thị trường hiệu quả hơn. Tuy nhiên, để thực hiện đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 cùng các nghị định hướng dẫn liên quan. Việc hiểu rõ quy trình, thủ tục và quyền hạn của văn phòng đại diện là điều kiện tiên quyết để tránh rủi ro pháp lý và vận hành hiệu quả. Là luật sư tại Luật Thiên Mã, tôi nhận thấy nhiều doanh nghiệp còn bỡ ngỡ với các quy định và thủ tục thành lập văn phòng đại diện. Đội ngũ luật sư của chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn chi tiết, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và tối ưu mọi thủ tục pháp lý.
Văn phòng đại diện là gì?
Theo khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh trực tiếp, mà chủ yếu đảm nhận các hoạt động như:
- Liên lạc và xúc tiến thương mại: Thực hiện các hoạt động nghiên cứu thị trường, quảng bá thương hiệu, hoặc hỗ trợ giao dịch mà không trực tiếp ký kết hợp đồng thương mại.
- Hỗ trợ hoạt động của công ty mẹ: Theo dõi, giám sát và phối hợp thực hiện các hợp đồng đã ký kết bởi công ty mẹ.
- Đại diện pháp lý: Bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp tại địa phương nơi đặt văn phòng.
Mẹo từ luật sư: Văn phòng đại diện không được phép phát sinh lợi nhuận trực tiếp, do đó doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích thành lập để tránh vi phạm quy định pháp luật. Hãy cân nhắc lựa chọn giữa văn phòng đại diện và chi nhánh, vì chi nhánh có thể thực hiện hoạt động kinh doanh, trong khi văn phòng đại diện thì không.
>>> Đặt lịch ngay để được tư vấn bởi đội ngũ luật sư hàng đầu, giúp bạn giải quyết mọi khó khăn pháp lý một cách hiệu quả!
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện theo quy định pháp luật mới nhất
Để thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 07/2016/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 14/2024/NĐ-CP). Dưới đây là các điều kiện cơ bản:
- Đối với doanh nghiệp trong nước:
- Doanh nghiệp được quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài theo địa giới hành chính (Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020).
- Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện phải hợp pháp và được chứng minh bằng hợp đồng thuê hoặc thỏa thuận sử dụng địa điểm.
- Tên văn phòng đại diện phải bao gồm cụm từ “văn phòng đại diện” và tuân thủ quy định tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020.
- Đối với thương nhân nước ngoài:
- Thương nhân nước ngoài phải được thành lập hợp pháp theo quy định của quốc gia hoặc vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
- Đã hoạt động ít nhất 1 năm kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký.
- Giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài phải có thời hạn hoạt động còn lại ít nhất 1 năm tính từ ngày nộp hồ sơ.
- Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế.
Số liệu minh họa: Theo thống kê từ Cổng Dịch vụ công Quốc gia, trong năm 2024, hơn 5.000 hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện đã được xử lý trực tuyến, giúp tiết kiệm 30% thời gian so với phương thức nộp hồ sơ truyền thống.
Mẹo từ luật sư: Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng điều ước quốc tế liên quan nếu là thương nhân nước ngoài, vì nếu nội dung hoạt động không phù hợp, hồ sơ có thể bị từ chối hoặc yêu cầu ý kiến từ Bộ quản lý chuyên ngành. Hãy chuẩn bị tài liệu chứng minh địa chỉ trụ sở rõ ràng để tránh bổ sung hồ sơ nhiều lần.
>>> Hãy để các luật sư của chúng tôi đồng hành cùng bạn trong mọi vấn đề pháp luật, mang lại sự an tâm và bảo vệ quyền lợi tối đa!
Hồ sơ cần chuẩn bị để thành lập văn phòng đại diện
Hồ sơ thủ tục thành lập văn phòng đại diện bao gồm các tài liệu sau, tùy thuộc vào đối tượng là doanh nghiệp trong nước hay thương nhân nước ngoài:
Đối với doanh nghiệp trong nước
Theo Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 và Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, hồ sơ bao gồm:
- Thông báo thành lập văn phòng đại diện (theo mẫu Phụ lục II-7).
- Nghị quyết, quyết định và biên bản họp của:
- Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty hợp danh).
- Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần).
- Chủ sở hữu (đối với công ty TNHH một thành viên).
- Bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu văn phòng đại diện (CMND/CCCD/hộ chiếu).
- Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật).
Đối với thương nhân nước ngoài
Theo Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, hồ sơ bao gồm:
- Đơn đề nghị cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện (theo mẫu MĐ-1, Thông tư 11/2016/TT-BCT).
- Bản sao giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương của thương nhân nước ngoài, được hợp pháp hóa lãnh sự.
- Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất.
- Tài liệu chứng minh quyền sử dụng địa điểm đặt trụ sở (hợp đồng thuê, thỏa thuận sử dụng).
Mẹo từ luật sư: Đối với thương nhân nước ngoài, việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ là bắt buộc và có thể mất từ 7-15 ngày. Hãy chuẩn bị sớm để tránh chậm trễ. Ngoài ra, doanh nghiệp trong nước nên sử dụng dịch vụ nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia để tiết kiệm thời gian.
>>> Chỉ một cuộc hẹn với luật sư, mọi vấn đề pháp lý sẽ được giải quyết triệt để, tiết kiệm thời gian và chi phí cho bạn!
Quy trình thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Quy trình thủ tục thành lập văn phòng đại diện được thực hiện như sau:
- Chuẩn bị và nộp hồ sơ:
- Doanh nghiệp trong nước nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt văn phòng đại diện.
- Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ tại Sở Công Thương hoặc Ban Quản lý khu công nghiệp (nếu trụ sở nằm trong khu công nghiệp).
- Hồ sơ có thể nộp trực tiếp, qua bưu điện hoặc trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
- Xử lý hồ sơ:
- Trong vòng 3-7 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, cơ quan sẽ yêu cầu bổ sung trong vòng 3 ngày.
- Đăng ký mã số thuế và khắc dấu:
- Trong vòng 10 ngày kể từ khi được cấp giấy phép, văn phòng đại diện phải đăng ký mã số thuế 10 số tại cơ quan thuế.
- Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ khắc dấu tại cơ quan công an nơi đặt trụ sở.
- Thông báo hoạt động:
- Sau khi nhận giấy phép, doanh nghiệp phải thông báo công khai thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Số liệu minh họa: Theo báo cáo của chúng tôi, 80% trường hợp hồ sơ bị trả lại là do thiếu giấy tờ hợp pháp hóa lãnh sự hoặc thông tin không nhất quán về địa chỉ trụ sở.
Mẹo từ luật sư: Hãy kiểm tra kỹ thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện, đặc biệt là giấy tờ pháp lý, để tránh sai sót. Nếu sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý, hãy chọn đơn vị uy tín để đảm bảo hồ sơ được xử lý nhanh chóng.
>>> Đặt lịch tư vấn với luật sư của chúng tôi và trải nghiệm dịch vụ pháp lý uy tín, nơi mọi vấn đề của bạn sẽ được giải quyết hiệu quả và nhanh chóng!
Chi phí thành lập văn phòng đại diện
Chi phí thành lập văn phòng đại diện bao gồm các khoản sau:
- Lệ phí cấp giấy phép:
- Doanh nghiệp trong nước: Khoảng 100.000 VNĐ (theo Thông tư 47/2019/TT-BTC).
- Thương nhân nước ngoài: 3.000.000 VNĐ cho giấy phép mới, 1.500.000 VNĐ cho điều chỉnh giấy phép (theo Thông tư 143/2016/TT-BTC).
- Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự (đối với thương nhân nước ngoài): Khoảng 2.000.000-5.000.000 VNĐ tùy thuộc vào quốc gia.
- Chi phí dịch vụ tư vấn (nếu có): Từ 900.000 VNĐ trở lên, tùy thuộc vào đơn vị cung cấp dịch vụ.
Mẹo từ luật sư: Để tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp nên tự chuẩn bị hồ sơ nếu có đội ngũ pháp lý nội bộ. Tuy nhiên, đối với thương nhân nước ngoài, việc thuê dịch vụ tư vấn có thể giảm thiểu rủi ro pháp lý và thời gian xử lý.
>>> Nhanh tay đặt lịch tư vấn với luật sư của chúng tôi để được giải đáp mọi thắc mắc pháp lý, đảm bảo quyền lợi và sự an tâm cho bạn!
Lưu ý pháp lý khi thành lập văn phòng đại diện
Dựa trên các quy định pháp luật mới nhất, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Thời hạn giấy phép:
- Đối với thương nhân nước ngoài, giấy phép có thời hạn 5 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của giấy đăng ký kinh doanh của công ty mẹ. Hồ sơ gia hạn phải nộp ít nhất 30 ngày trước khi giấy phép hết hạn.
- Nghĩa vụ thuế:
- Văn phòng đại diện chỉ phát sinh thuế thu nhập cá nhân cho nhân sự, không chịu thuế thu nhập doanh nghiệp do không thực hiện hoạt động kinh doanh.
- Người đứng đầu văn phòng đại diện:
- Đối với thương nhân nước ngoài, người đứng đầu cần đáp ứng điều kiện về trình độ chuyên môn (bằng đại học hoặc 3-5 năm kinh nghiệm) và có giấy phép lao động nếu là người nước ngoài.
- Báo cáo hoạt động:
- Văn phòng đại diện phải nộp báo cáo hoạt động hàng năm cho cơ quan cấp phép. Nếu không nộp trong 6 tháng sau khi có yêu cầu, giấy phép có thể bị thu hồi.
Mẹo từ luật sư: Hãy lưu giữ kỹ lưỡng các tài liệu liên quan đến giấy phép và báo cáo hoạt động để tránh bị phạt từ 10.000.000-20.000.000 VNĐ theo Nghị định 98/2020/NĐ-CP.
>>> Đặt lịch tư vấn với luật sư của chúng tôi và trải nghiệm dịch vụ pháp lý uy tín, nơi mọi vấn đề của bạn sẽ được giải quyết hiệu quả và nhanh chóng!
Thành lập văn phòng đại diện không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là chiến lược mở rộng và củng cố vị thế của doanh nghiệp trên thị trường. Việc tuân thủ đúng quy định pháp luật sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, tránh những rủi ro không đáng có. Hãy để Luật Thiên Mã đồng hành cùng bạn, mang đến giải pháp pháp lý toàn diện cho mọi bước đi của doanh nghiệp.
