Bạn cần thực hiện quyết toán thuế nhưng chưa rõ cách làm qua hình thức online? Việc thiếu hiểu biết về quy trình, hồ sơ hoặc thao tác trên hệ thống có thể dẫn đến sai sót, bị trả lại hồ sơ hoặc thậm chí bị xử phạt vì nộp sai, nộp chậm. Trong khi đó, quyết toán thuế đúng hạn và đúng quy định là nghĩa vụ quan trọng giúp cá nhân và doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và tài chính.

Bài viết dưới đây, do đội ngũ luật sư của Luật Thiên Mã biên soạn, cung cấp thông tin chi tiết, dễ hiểu và cập nhật về thủ tục quyết toán thuế online theo Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nếu bạn cần hỗ trợ thực hiện đúng quy trình và đảm bảo mọi bước được hoàn tất chính xác, hãy đặt lịch tư vấn với Luật Thiên Mã để được hướng dẫn cụ thể, nhanh chóng và đúng luật.

Quyết toán thuế online là gì?

1. Khái niệm quyết toán thuế

Quyết toán thuế là quá trình tổng hợp, kê khai, xác định số thuế thực tế phải nộp hoặc được hoàn lại của tổ chức, cá nhân trong một kỳ tính thuế – thông thường là theo năm.

Thực hiện online tức là sử dụng cổng thông tin thuế điện tử (eTax) của Tổng cục Thuế, giúp người nộp thuế hoàn thành toàn bộ thủ tục quyết toán một cách trực tuyến, không cần đến cơ quan thuế.

2. Ý nghĩa của quyết toán thuế online

• Tuân thủ quy định pháp luật: Là nghĩa vụ bắt buộc đối với tổ chức, cá nhân có thu nhập chịu thuế trong năm.
• Minh bạch và chính xác: Giúp xác nhận đúng số thuế đã nộp, số còn phải nộp hoặc được hoàn trả.
• Tiện lợi và tiết kiệm: Giảm thiểu thời gian, công sức đi lại; tránh ùn tắc vào thời điểm cao điểm cuối năm.

Theo Tổng cục Thuế (2024):

• Trong năm 2023, hơn 90% doanh nghiệp và 70% cá nhân đã thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) qua cổng eTax.
• Đây là một bước tiến quan trọng trong chuyển đổi số ngành thuế, hướng đến nền hành chính công hiện đại và thân thiện với người nộp thuế.

>>> Đặt lịch tư vấn với luật sư của chúng tôi và trải nghiệm dịch vụ pháp lý uy tín, nơi mọi vấn đề của bạn sẽ được giải quyết hiệu quả và nhanh chóng!

  Đặt lịch tư vấn

Quy định pháp luật liên quan đến quyết toán thuế online

1. Cơ sở pháp lý (quy định pháp luật mới nhất)

• Luật Quản lý thuế 2019 (Luật số 38/2019/QH14):

Quy định chung về quản lý thuế, bao gồm nghĩa vụ kê khai, nộp và quyết toán thuế của người nộp thuế.

• Thông tư số 80/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính:

Hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế, trong đó quy định chi tiết về quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN), cũng như phương thức nộp hồ sơ điện tử.

2. Đối tượng phải quyết toán

• Doanh nghiệp:
  • Phải quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) hàng năm, chậm nhất là ngày 31/3 năm sau (đối với doanh nghiệp có năm tài chính trùng năm dương lịch).
  • Nếu doanh nghiệp có chi trả thu nhập cho cá nhân thì còn phải thực hiện quyết toán thuế TNCN thay cho người lao động.
• Cá nhân:
  • Phải tự thực hiện quyết toán thuế TNCN nếu có thu nhập từ nhiều nơi, hoặc có số thuế nộp thừa cần hoàn.
  • Thời hạn nộp tờ khai quyết toán thường rơi vào ngày 30/4 hàng năm.

Theo báo cáo của Tổng cục Thuế (2024):

• 85% hồ sơ quyết toán thuế TNCN nộp online được xử lý trong 3–5 ngày làm việc, nhanh hơn đáng kể so với hình thức nộp trực tiếp (trung bình từ 7–10 ngày).
• Tỷ lệ sử dụng dịch vụ thuế điện tử (eTax) để quyết toán thuế tăng 30% so với năm 2022, chủ yếu đến từ cá nhân làm việc tự do, nhân viên văn phòng và doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Quy trình quyết toán thuế online

Quyết toán thuế là một khâu quan trọng trong việc xác định nghĩa vụ thuế cuối cùng của cá nhân và tổ chức đối với Nhà nước. Hiện nay, việc quyết toán thuế online qua cổng thông tin điện tử eTax đang dần trở thành phương thức phổ biến nhờ sự nhanh chóng, thuận tiện và giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý hồ sơ.

1. Các bước thực hiện

Việc thực hiện quyết toán thuế online bao gồm các bước sau:

• Bước 1: Đăng nhập hệ thống eTax

Truy cập www.gdt.gov.vn, chọn cổng thông tin eTax và đăng nhập bằng tài khoản cá nhân, hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số hợp lệ để xác thực hồ sơ.

• Bước 2: Lập tờ khai quyết toán thuế
  • Cá nhân sử dụng Mẫu 02/QTT-TNCN để quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
  • Doanh nghiệp sử dụng Mẫu 03/TNDN để quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

Các biểu mẫu được hỗ trợ trên phần mềm HTKK hoặc trực tiếp trên hệ thống eTax.

• Bước 3: Nộp hồ sơ quyết toán

Sau khi hoàn thiện, nộp tờ khai kèm phụ lục, bảng kê và chứng từ điện tử (nếu có) qua cổng eTax. Hệ thống sẽ tiếp nhận và phản hồi tình trạng xử lý hồ sơ.

• Bước 4: Theo dõi kết quả và phản hồi

Cá nhân, doanh nghiệp có thể tra cứu trạng thái hồ sơ tại mục “Tra cứu” trên hệ thống. Trường hợp cần bổ sung, giải trình, cơ quan thuế sẽ gửi yêu cầu trực tiếp qua tài khoản eTax hoặc email đã đăng ký.

2. Yêu cầu cần đáp ứng

Để thực hiện quyết toán thuế online hiệu quả, cần đảm bảo các điều kiện sau:

• Tài khoản eTax hợp lệ đã được đăng ký với cơ quan thuế.
• Chữ ký số (token) còn hiệu lực đối với doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh có nghĩa vụ khai thuế điện tử.
• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ kế toán, hóa đơn, bảng kê thu nhập và các khoản chi phí, miễn giảm (nếu có).
• Hồ sơ kê khai phải chính xác, đúng mẫu biểu theo quy định của Tổng cục Thuế.

3. Lưu ý khi quyết toán thuế online

• Nộp hồ sơ đúng thời hạn quyết toán thuế:
  • Đối với cá nhân: thường là chậm nhất ngày 30/4 hàng năm.
  • Đối với doanh nghiệp: chậm nhất 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
• Trường hợp cá nhân có thu nhập từ nhiều nơi, phải tự thực hiện kê khai và quyết toán với cơ quan thuế quản lý trực tiếp nơi cư trú.
• Nếu có phát sinh số thuế phải nộp thêm, cần nộp trước hoặc ngay sau khi nộp hồ sơ quyết toán để tránh tiền phạt do chậm nộp.
• Có thể ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay nếu đủ điều kiện (áp dụng với cá nhân làm công ăn lương tại một nơi).

Theo số liệu của Tổng cục Thuế (2024):

• 80% doanh nghiệp sử dụng cổng eTax để quyết toán thuế TNDN, giúp giảm 50% thời gian xử lý so với phương pháp truyền thống.
• Tỷ lệ chấp thuận hồ sơ tự động tăng 35% nhờ áp dụng khai báo điện tử và hỗ trợ từ phần mềm kê khai.
• Cá nhân và tổ chức thực hiện quyết toán thuế online giảm đáng kể nguy cơ sai sót, thiếu sót và chậm nộp

>>> Chỉ một cuộc hẹn với luật sư, mọi vấn đề pháp lý sẽ được giải quyết triệt để, tiết kiệm thời gian và chi phí cho bạn!

  Đặt lịch tư vấn

Hồ sơ cần chuẩn bị để quyết toán thuế online

Việc quyết toán thuế cuối năm là nghĩa vụ bắt buộc đối với tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân có thu nhập chịu thuế. Theo quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC và hướng dẫn của Tổng cục Thuế, người nộp thuế cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ trước khi nộp qua cổng thuế điện tử (https://thuedientu.gdt.gov.vn).

Thành phần hồ sơ

1. Đối với thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

• Tờ khai quyết toán thuế TNDN (Mẫu 03/TNDN)
• Báo cáo tài chính năm (gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính…)
• Phụ lục chi tiết thu nhập, chi phí được khấu trừ, lỗ chuyển kỳ sau (nếu có)
• Sổ sách kế toán, hóa đơn, chứng từ liên quan (cung cấp khi cơ quan thuế yêu cầu)

2. Đối với thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN (Mẫu 02/QTT-TNCN)
• Bảng lương, hợp đồng lao động, chứng từ khấu trừ thuế đã nộp
• Phụ lục người phụ thuộc, khoản miễn giảm, xác nhận thu nhập tại tổ chức trả thu nhập (nếu có)

Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ

• Số liệu trong tờ khai phải khớp với sổ sách kế toán, báo cáo tài chính và chứng từ.
• Trường hợp sử dụng phần mềm kế toán, cần đồng bộ dữ liệu với file XML trước khi nộp qua eTax.
• Không nộp thiếu phụ lục (đặc biệt với TNDN: chi phí khấu trừ, chuyển lỗ, thu nhập miễn thuế…).
• Nộp đúng hạn:
  • Thuế TNCN: Trước ngày 31/3 của năm sau.
  • Thuế TNDN: Trong vòng 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

Theo Tổng cục Thuế (2024):

• 60% hồ sơ quyết toán bị trả lại do:
  • Thiếu phụ lục chi tiết thu nhập/chi phí.
  • Kê khai sai thông tin mã số thuế, số thu nhập, hoặc không đúng biểu mẫu.
  • Gửi file XML không đúng định dạng yêu cầu trên eTax.

Lưu ý và giải pháp khi quyết toán thuế online

Việc quyết toán thuế qua cổng thông tin điện tử (eTax) mang lại nhiều tiện ích, đặc biệt là tiết kiệm thời gian và chi phí. Tuy nhiên, nếu không chuẩn bị kỹ, người nộp thuế dễ mắc lỗi dẫn đến điều chỉnh nhiều lần hoặc bị xử phạt hành chính. Dưới đây là những lưu ý quan trọng và giải pháp hiệu quả để thực hiện đúng quy định.

Lưu ý quan trọng

1. Kiểm tra kỹ số liệu trước khi nộp để tránh điều chỉnh nhiều lần

Số liệu về doanh thu, chi phí, thuế đã tạm nộp trong năm cần được đối chiếu chặt chẽ với sổ sách kế toán, hóa đơn, chứng từ gốc. Việc nộp sai có thể dẫn đến truy thu, bị xử phạt hoặc mất thời gian điều chỉnh lại hồ sơ.

2. Lưu trữ bản sao tờ khai và biên lai nộp thuế điện tử để đối chiếu khi cần

Dù hệ thống eTax lưu thông tin, người nộp thuế vẫn nên tải về và lưu trữ các tài liệu quan trọng phòng khi cần giải trình hoặc kiểm tra sau này.

Giải pháp thực hiện

1. Sử dụng dịch vụ tư vấn thuế để xử lý các trường hợp phức tạp hoặc sai sót
   Với hồ sơ có nhiều khoản khấu trừ, điều chỉnh hoặc phát sinh thu nhập bất thường, việc tham khảo ý kiến chuyên gia sẽ giúp kê khai chính xác và tận dụng đúng các ưu đãi thuế theo luật.
2. Liên hệ luật sư khi cần giải trình hoặc xử lý tranh chấp với cơ quan thuế
   Trong trường hợp bị yêu cầu giải trình, thanh tra hoặc bị áp mức thuế không phù hợp, luật sư sẽ là người đại diện hợp pháp để bảo vệ quyền lợi và đưa ra hướng xử lý hiệu quả.

Dịch vụ tư vấn tại Luật Thiên Mã

Luật Thiên Mã cung cấp dịch vụ hỗ trợ quyết toán thuế online trọn gói, bao gồm:

• Kiểm tra sổ sách, hóa đơn, chứng từ để đảm bảo số liệu đúng quy định
• Lập tờ khai quyết toán thuế trên hệ thống eTax
• Hướng dẫn nộp tờ khai, biên lai, và lưu trữ tài liệu điện tử
• Đại diện giải trình hoặc hỗ trợ pháp lý nếu bị cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra

Ưu điểm nổi bật:

• Tối ưu số thuế phải nộp theo đúng quy định
• Đảm bảo nộp đúng hạn, tránh phạt
• Hỗ trợ xuyên suốt từ khâu kiểm tra đến hoàn tất nghĩa vụ thuế

>>> Chỉ một cuộc hẹn với luật sư, mọi vấn đề pháp lý sẽ được giải quyết triệt để, tiết kiệm thời gian và chi phí cho bạn!

  Đặt lịch tư vấn

Quyết toán thuế online qua cổng eTax là giải pháp hiện đại, giúp doanh nghiệp và cá nhân tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, nắm rõ quy trình, và sử dụng dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp là yếu tố then chốt. Luật Thiên Mã sẵn sàng đồng hành cùng bạn với dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp. Liên hệ ngay hôm nay để được hỗ trợ chi tiết và hiệu quả theo quy định pháp luật mới nhất!