Quy chế hoạt động không chỉ là bộ khung pháp lý giúp doanh nghiệp tổ chức vận hành khoa học, mà còn là công cụ bảo vệ quyền lợi và trách nhiệm của các thành viên. Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 cùng các văn bản hướng dẫn, việc xây dựng và tuân thủ quy chế hoạt động góp phần tạo nên môi trường làm việc minh bạch, hiệu quả và tuân thủ pháp luật. Là luật sư tại Luật Thiên Mã, tôi hiểu rõ những vướng mắc mà doanh nghiệp thường gặp phải khi xây dựng quy chế hoạt động phù hợp với đặc thù riêng. Đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm của chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành, tư vấn chi tiết và hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thiện quy chế, nhằm tối ưu hóa hiệu quả quản trị và vận hành.
Quy chế hoạt động là gì?
Quy chế hoạt động là tập hợp các quy định nội bộ của doanh nghiệp, được ban hành để điều chỉnh các hoạt động quản lý, vận hành và tương tác giữa các thành viên trong tổ chức. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, quy chế hoạt động không phải là văn bản bắt buộc, nhưng nó đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự nhất quán và minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Quy chế này bao gồm các quy tắc liên quan đến cơ cấu tổ chức, quyền hạn, trách nhiệm của các bộ phận, và các quy trình làm việc cụ thể.
Khái niệm liên quan:
- Quy chế làm việc của công ty: Là một phần của quy chế hoạt động, tập trung vào các quy định cụ thể về thời gian làm việc, nghỉ ngơi, kỷ luật lao động, và các chính sách nhân sự. Theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, nội quy lao động (một dạng quy chế làm việc) là bắt buộc đối với doanh nghiệp có từ 10 lao động trở lên và phải được đăng ký tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.
- Nội dung quy chế hoạt động: Bao gồm các quy định về thời giờ làm việc, an toàn lao động, bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, và các hình thức xử lý vi phạm kỷ luật. Đây là khung pháp lý nội bộ, giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và bảo vệ quyền lợi của cả người lao động và người sử dụng lao động.
Mẹo từ luật sư: Khi soạn thảo quy chế hoạt động, doanh nghiệp cần tham khảo các văn bản pháp luật mới nhất như Nghị định 145/2020/NĐ-CP và Nghị định 148/2018/NĐ-CP để đảm bảo tính hợp pháp. Ngoài ra, nên lấy ý kiến đóng góp từ đại diện người lao động để tăng tính đồng thuận và thực tiễn.
>>> Đừng chần chừ, giải pháp pháp lý tốt nhất từ luật sư đang chờ bạn – đặt lịch tư vấn ngay hôm nay!
Nội dung cần có trong quy chế hoạt động
Theo báo cáo của chúng tôi, dựa trên các nguồn thông tin từ năm 2024, một quy chế hoạt động chuẩn cần bao gồm các nội dung sau để đáp ứng yêu cầu pháp luật và thực tiễn doanh nghiệp:
Thời giờ làm việc và nghỉ ngơi
Quy định về thời gian làm việc, nghỉ ngơi là nội dung bắt buộc theo Khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Cụ thể:
- Thời gian làm việc: Quy định giờ làm việc trong ngày (thường 8 giờ/ngày), ca làm việc, thời gian bắt đầu và kết thúc. Ví dụ, theo khảo sát từ Base.vn, 85% doanh nghiệp Việt Nam quy định giờ làm việc từ 8h sáng đến 5h chiều, với 1 giờ nghỉ trưa.
- Nghỉ phép và ngày lễ: Bao gồm nghỉ lễ Tết (4 ngày Tết Âm lịch theo Điều 73 Bộ luật Lao động), nghỉ phép năm, nghỉ không hưởng lương, và nghỉ thai sản. Đặc biệt, lao động nữ được nghỉ ít nhất 6 tháng khi sinh con, với quyền trở lại làm việc sớm sau 4 tháng nếu được sự đồng ý của người quản lý.
An toàn lao động và vệ sinh lao động
Doanh nghiệp cần quy định rõ các biện pháp bảo hộ lao động, phòng chống cháy nổ, và vệ sinh nơi làm việc. Theo Nghị định 45/2013/NĐ-CP, việc đảm bảo an toàn lao động không chỉ giảm thiểu rủi ro tai nạn mà còn là yêu cầu bắt buộc để tránh bị xử phạt. Ví dụ, trong ngành xây dựng, 90% nội quy công ty chú trọng đến quy định về bảo hộ lao động do tính chất công việc có rủi ro cao.
Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh
Quy chế cần nêu rõ trách nhiệm của nhân viên trong việc bảo vệ tài sản, bí mật công nghệ, và sở hữu trí tuệ của công ty. Theo thống kê từ MISA AMIS, 70% doanh nghiệp Việt Nam gặp rủi ro về rò rỉ thông tin do thiếu quy định bảo mật cụ thể trong nội quy.
Mẹo từ luật sư: Doanh nghiệp nên yêu cầu nhân viên ký cam kết bảo mật thông tin ngay từ ngày đầu làm việc. Điều này không chỉ bảo vệ công ty mà còn là cơ sở pháp lý khi xảy ra tranh chấp.
Kỷ luật lao động và hình thức xử lý
Quy định về hành vi vi phạm kỷ luật và hình thức xử lý là yếu tố không thể thiếu. Theo Nghị định 05/2015/NĐ-CP, các hình thức xử lý kỷ luật bao gồm khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức, và chấm dứt hợp đồng lao động. Ví dụ, hành vi đi muộn 7 lần/tháng hoặc nghỉ không lý do 2 ngày/tháng có thể bị khiển trách bằng miệng.
>>> Liên hệ ngay để được hỗ trợ pháp lý tận tâm và chuyên nghiệp từ các luật sư, giúp bạn an tâm hơn trong mọi quyết định!
Lợi ích của quy chế hoạt động đối với doanh nghiệp
Theo báo cáo của chúng tôi, dựa trên nghiên cứu từ các nguồn uy tín như luatthaian.vn và taca.com.vn, quy chế hoạt động mang lại các lợi ích sau:
- Tăng tính minh bạch: 95% doanh nghiệp có quy chế rõ ràng báo cáo giảm 30% tranh chấp lao động nhờ các quy định minh bạch về quyền và trách nhiệm.
- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Quy chế giúp định hình giá trị cốt lõi, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp. Ví dụ, Netflix sử dụng quy chế nội bộ để khuyến khích tự do quyết định và giao tiếp minh bạch, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.
- Giảm rủi ro pháp lý: Việc đăng ký nội quy lao động tại cơ quan nhà nước (theo Điều 119 Bộ luật Lao động 2019) giúp doanh nghiệp tránh các hình phạt lên đến 15 triệu đồng nếu vi phạm quy định về nội quy.
Mẹo từ luật sư: Doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật quy chế để phù hợp với thay đổi của pháp luật và thực tiễn kinh doanh. Ví dụ, nếu có khiếu nại từ nhân viên, cần xem xét sửa đổi quy chế để đảm bảo quyền lợi đôi bên.
>>> Đừng để rắc rối pháp lý làm bạn kiệt sức, hao tiền và mất cơ hội! Đặt lịch tư vấn với Luật sư ngay hôm nay – chỉ một phí nhỏ, luật sư uy tín giúp bạn xử lý nhanh gọn. Hoàn phí khi dùng thuê luật sư trọn gói sau tư vấn. Thanh toán gấp để tư vấn pháp lý tránh thiệt hại thêm!
Quy trình soạn thảo và đăng ký quy chế hoạt động
Theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động trong vòng 10 ngày kể từ ngày ban hành. Quy trình bao gồm:
- Soạn thảo nội quy: Tham khảo các quy định pháp luật như Bộ luật Lao động 2019, Nghị định 148/2018/NĐ-CP, và lấy ý kiến từ đại diện người lao động.
- Công bố nội quy: Gửi nội quy qua email, dán tại nơi làm việc, hoặc yêu cầu nhân viên ký xác nhận đã đọc. Theo khảo sát từ maisonoffice.vn, 80% doanh nghiệp áp dụng phương thức gửi email để phổ biến nội quy.
- Đăng ký tại cơ quan nhà nước: Nộp hồ sơ tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội trong vòng 10 ngày. Cơ quan này sẽ kiểm tra và phản hồi trong 7 ngày làm việc nếu có nội dung trái pháp luật.
Mẹo từ luật sư: Doanh nghiệp có thể thuê luật sư hoặc văn phòng luật để soạn thảo quy chế, đảm bảo tính pháp lý và phù hợp với đặc thù ngành nghề. Theo Luật Luật sư 2006, luật sư có thể hỗ trợ tư vấn và soạn thảo các văn bản nội bộ, giúp tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro.
Khi xây dựng một quy chế nội bộ, các cấp quản lý của công ty cần phải đảm bảo sự hiệu quả đối với môi trường của mình. Do đó, để có thể xây dựng được một quy chế chuẩn mực cần có đầy đủ các yếu tố sau:
- Đảm bảo tính hợp pháp: ” Sống và làm việc theo Hiến pháp và pháp luật” là phương châm sống hàng đầu thể hiện cách hành xử của mỗi công dân. Do đó, đối với bất kỳ quy chế nào cũng cần phải đảm bảo nội dung phù hợp với các quy định của pháp luật, không được trái với pháp luật và các giá trị đạo đức xã hội.
- Đảm bảo tính chính xác, rõ ràng: Quy chế phải phù hợp với nhu cầu thực tiễn và phát triển kinh doanh của công ty cũng nhu cầu của thị trường xã hội, đảm bảo quy chế được ban hành phát huy tối đa hiệu lực.
- Đảm bảo tính thực tiễn: Đối với các tổ chức, cơ quan khác nhau sẽ có cơ chế điều hành khác nhau. Việc xác định được các hoạt động nội bộ cũng như mục tiêu sẽ giúp đặt ra được quy chế phù hợp với yêu cầu của tổ chức trong từng lĩnh vực. Từ đó, góp phần hướng đến mục tiêu và phát triển một cách tích cực.
- Đảm bảo tính hiệu quả: Thiết lập hành lang pháp lý cho tổ chức, điều chỉnh các hoạt động nội bộ và tạo liên kết kiểm soát chặt chẽ đối với công tác quản lý. Mọi người cần phải tôn trọng và quán triệt thực thi quy chế đã được ban hành.
>>> Cơ hội thoát khỏi vòng xoáy mất tiền, mất sức và trì hoãn vì pháp lý! Đặt lịch tư vấn với Luật sư hôm nay – chỉ một phí nhỏ, bạn được luật sư hàng đầu hỗ trợ, bảo vệ lợi ích tối đa. Thanh toán ngay để thay đổi tình thế!
Lưu ý khi xây dựng quy chế hoạt động
Để quy chế hoạt động đạt hiệu quả và tuân thủ pháp luật, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Tính thực tiễn: Quy chế phải phù hợp với quy mô, ngành nghề, và văn hóa doanh nghiệp. Ví dụ, công ty thương mại cần quy định thêm về trang phục và thái độ phục vụ khách hàng.
- Ngôn ngữ rõ ràng: Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu, tránh thuật ngữ phức tạp. Theo Base.vn, 60% nhân viên hiểu sai nội quy do cách trình bày quá phức tạp.
- Cập nhật thường xuyên: Nội quy cần được sửa đổi khi có thay đổi trong pháp luật hoặc hoạt động kinh doanh. Ví dụ, từ năm 2024, Luật Đấu thầu 2023 không còn bắt buộc doanh nghiệp nhà nước ban hành quy chế đấu thầu, nhưng cần đảm bảo tính minh bạch.
>>> Liên hệ ngay để được hỗ trợ pháp lý tận tâm và chuyên nghiệp từ các luật sư, giúp bạn an tâm hơn trong mọi quyết định!
Quy chế hoạt động và quy chế làm việc của công ty không chỉ là công cụ quản lý mà còn là nền tảng xây dựng văn hóa doanh nghiệp và bảo vệ quyền lợi của cả người lao động và người sử dụng lao động. Hãy hành động ngay hôm nay để đảm bảo doanh nghiệp của bạn tuân thủ pháp luật và phát triển bền vững.
