Theo cập nhật mới nhất từ các văn bản pháp luật doanh nghiệp năm 2025, người đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các giao dịch, ký kết hợp đồng và đại diện pháp lý thay mặt doanh nghiệp trong nhiều tình huống. Việc hiểu rõ quyền hạn, trách nhiệm và quy định về người đại diện theo ủy quyền sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý và nâng cao hiệu quả quản trị.
Bài viết do Luật Thiên Mã cung cấp sẽ làm rõ các quy định pháp luật về người đại diện theo ủy quyền, cách thức ủy quyền, phạm vi và trách nhiệm của đại diện doanh nghiệp.
>>> Đừng để vấn đề pháp lý làm bạn mất thời gian, hao tiền bạc và mệt mỏi thêm nữa! Hãy đặt lịch tư vấn với luật sư ngay hôm nay – Chỉ một khoản phí nhỏ, bạn tiết kiệm công sức và nhận giải pháp chuẩn tốt nhất từ luật sư.
THỰC TRẠNG VỀ NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO ỦY QUYỀN CỦA DOANH NGHIỆP TẠI VIỆT NAM
- Tầm quan trọng của người đại diện theo ủy quyền
Người đại diện theo ủy quyền giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động liên tục, đặc biệt trong các tình huống cần ký kết hợp đồng, nộp hồ sơ, hoặc tham gia tố tụng. Theo thống kê từ Bộ Kế hoạch và Đầu tư năm 2024, Việt Nam có hơn 900,000 doanh nghiệp đang hoạt động, với khoảng 70% sử dụng giấy ủy quyền để chỉ định người đại diện trong các giao dịch hoặc thủ tục hành chính. Vai trò này mang lại:
- Tính linh hoạt trong quản lý và thực hiện giao dịch.
- Đảm bảo tuân thủ pháp luật khi ủy quyền đúng quy trình.
- Giảm áp lực cho người đại diện theo pháp luật.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lập giấy ủy quyền thiếu thông tin hoặc không đúng quy định, gây rủi ro pháp lý.
- Thực trạng khó khăn trong việc ủy quyền đại diện doanh nghiệp
Quá trình chỉ định người đại diện theo ủy quyền thường gặp nhiều trở ngại, đặc biệt với các doanh nghiệp nhỏ. Theo báo cáo của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) năm 2023, 25% doanh nghiệp nhỏ và vừa gặp vấn đề khi lập giấy ủy quyền, với các khó khăn chính:
- Thiếu thông tin cần thiết như phạm vi ủy quyền, thời hạn, hoặc thông tin người được ủy quyền.
- Không nắm rõ yêu cầu công chứng/chứng thực trong các trường hợp đặc thù.
- Lạm dụng giấy ủy quyền, dẫn đến tranh chấp nội bộ hoặc thiệt hại tài chính.
Những vấn đề này làm chậm trễ giao dịch hoặc khiến giấy ủy quyền bị từ chối bởi cơ quan nhà nước.
- Thách thức trong việc áp dụng quy định về người đại diện theo ủy quyền
Nhiều doanh nghiệp chưa hiểu rõ quy định pháp luật về ủy quyền đại diện. Theo khảo sát của Bộ Tư pháp năm 2023, 35% doanh nghiệp không biết rằng giấy ủy quyền phải công chứng trong một số trường hợp hoặc phải nêu rõ phạm vi ủy quyền để có hiệu lực pháp lý. Các thách thức phổ biến:
- Thiếu hướng dẫn chi tiết về nội dung và trình tự lập giấy ủy quyền.
- Không cập nhật thông tin người được ủy quyền khi có thay đổi, dẫn đến sai lệch pháp lý.
- Thiếu mẫu giấy ủy quyền chuẩn, gây khó khăn trong việc trình bày thông tin.
ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁC QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT MỚI NHẤT VỀ NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO ỦY QUYỀN
- Người đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp là gì?
Người đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp là cá nhân được doanh nghiệp (thông qua người đại diện theo pháp luật) ủy quyền để thực hiện một hoặc nhiều công việc thay mặt công ty, như ký hợp đồng, nộp hồ sơ, hoặc đại diện trước tòa án. Giấy ủy quyền là văn bản pháp lý ghi nhận việc ủy quyền, bao gồm thông tin về bên ủy quyền, bên được ủy quyền, phạm vi ủy quyền, và thời hạn ủy quyền.
- Các quy định pháp luật mới nhất về người đại diện theo ủy quyền
Quy định về người đại diện theo ủy quyền được nêu trong Luật Doanh nghiệp 2020, Bộ luật Dân sự 2015, và các văn bản hướng dẫn như Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Dưới đây là các nội dung chính:
- Nội dung giấy ủy quyền:
- Thông tin bên ủy quyền: Tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, thông tin người đại diện theo pháp luật.
- Thông tin bên được ủy quyền: Họ tên, số CMND/CCCD/hộ chiếu, địa chỉ thường trú.
- Phạm vi ủy quyền: Công việc cụ thể (ký hợp đồng, nộp hồ sơ, đại diện tố tụng, v.v.).
- Thời hạn ủy quyền: Thời gian cụ thể hoặc đến khi hoàn thành công việc.
- Chữ ký và con dấu: Chữ ký của người đại diện theo pháp luật, đóng dấu doanh nghiệp.
- Trình tự lập và sử dụng giấy ủy quyền:
- Bước 1: Soạn thảo giấy ủy quyền – Lập văn bản theo mẫu, nêu rõ phạm vi và thời hạn ủy quyền.
- Bước 2: Ký và đóng dấu – Người đại diện theo pháp luật ký tên, đóng dấu doanh nghiệp.
- Bước 3: Công chứng/chứng thực (nếu cần) – Công chứng tại văn phòng công chứng hoặc chứng thực tại UBND cho các trường hợp như ủy quyền giao dịch bất động sản, đại diện tố tụng.
- Bước 4: Sử dụng hoặc nộp – Gửi giấy ủy quyền cho cơ quan liên quan (Sở Kế hoạch và Đầu tư, tòa án, ngân hàng) hoặc sử dụng trong giao dịch.
- Yêu cầu pháp lý:
- Người được ủy quyền phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, không thuộc trường hợp bị cấm theo pháp luật (ví dụ: đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự).
- Phạm vi ủy quyền không được vượt quá quyền hạn của người đại diện theo pháp luật.
- Giấy ủy quyền phải được lưu trữ tại doanh nghiệp ít nhất 5 năm kể từ ngày lập.
- Hậu quả vi phạm:
- Giấy ủy quyền thiếu thông tin hoặc không công chứng khi cần thiết sẽ bị cơ quan nhà nước từ chối hoặc mất hiệu lực pháp lý.
- Lạm dụng ủy quyền hoặc sử dụng giấy ủy quyền giả mạo có thể bị phạt từ 5-50 triệu đồng theo Nghị định 98/2020/NĐ-CP.
- Các trường hợp đặc thù trong ủy quyền đại diện doanh nghiệp
- Ủy quyền cho nhiều người: Doanh nghiệp có thể ủy quyền cho nhiều cá nhân, nhưng phải nêu rõ phạm vi ủy quyền của từng người để tránh chồng chéo.
- Ủy quyền trong tố tụng: Giấy ủy quyền đại diện tại tòa án phải công chứng và nêu rõ quyền khởi kiện, hòa giải, hoặc thi hành án.
- Ủy quyền cho chi nhánh: Chi nhánh có thể được ủy quyền sử dụng con dấu và thực hiện giao dịch, nhưng cần giấy ủy quyền từ trụ sở chính.
>>> Hành động ngay để không mất thêm thời gian, tiền của và sức lực vì rắc rối pháp lý! Đặt lịch tư vấn với Luật sư hôm nay – chỉ một khoản phí nhỏ mang lại giá trị lớn: giải pháp nhanh, lợi ích tối ưu. Hoàn phí nếu chọn gói trọn gói khi thuê luật sư sau thanh toán. Thanh toán và đặt lịch ngay!
HƯỚNG DẪN LẬP VÀ SỬ DỤNG GIẤY ỦY QUYỀN ĐẠI DIỆN DOANH NGHIỆP
Bước 1 – Thu thập thông tin cần thiết
- Thu thập thông tin bên ủy quyền: Tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, thông tin người đại diện theo pháp luật (họ tên, chức danh).
- Thu thập thông tin bên được ủy quyền: Họ tên, số CMND/CCCD/hộ chiếu, địa chỉ thường trú, năng lực hành vi dân sự.
- Xác định phạm vi và thời hạn ủy quyền: Công việc cụ thể (ký hợp đồng, nộp hồ sơ), thời gian thực hiện (1 tháng, 1 năm, hoặc đến khi hoàn thành).
Bước 2 – Soạn thảo giấy ủy quyền theo mẫu
- Sử dụng mẫu giấy ủy quyền, điền đầy đủ thông tin: Tên doanh nghiệp, thông tin người được ủy quyền, phạm vi ủy quyền, thời hạn, chữ ký.
- Kiểm tra kỹ thông tin để tránh sai sót, đặc biệt là số CMND/CCCD và phạm vi ủy quyền.
- Đóng dấu doanh nghiệp và ký tên người đại diện theo pháp luật.
Bước 3 – Công chứng/chứng thực (nếu cần)
- Đối với các giao dịch yêu cầu công chứng (như chuyển nhượng bất động sản, đại diện tố tụng), mang giấy ủy quyền đến văn phòng công chứng hoặc UBND để chứng thực.
- Chuẩn bị bản sao CMND/CCCD của người được ủy quyền và hồ sơ doanh nghiệp (giấy đăng ký kinh doanh, điều lệ công ty).
- Thời gian công chứng: 1-2 ngày làm việc, tùy cơ quan.
Bước 4 – Sử dụng và lưu trữ giấy ủy quyền
- Sử dụng giấy ủy quyền trong các giao dịch hoặc nộp cho cơ quan liên quan (Sở Kế hoạch và Đầu tư, ngân hàng, tòa án).
- Lưu trữ giấy ủy quyền (bản cứng hoặc bản mềm) ít nhất 5 năm tại trụ sở công ty.
- Cập nhật hoặc hủy giấy ủy quyền khi có thay đổi về người được ủy quyền hoặc phạm vi ủy quyền, thông báo cho cơ quan liên quan (nếu cần).
FAQ – CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO ỦY QUYỀN
- Người đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp là gì?
Người đại diện theo ủy quyền là cá nhân được doanh nghiệp ủy quyền thực hiện công việc thay mặt công ty, như ký hợp đồng hoặc nộp hồ sơ.
- Giấy ủy quyền có cần công chứng không?
Tùy trường hợp, như ủy quyền giao dịch bất động sản hoặc đại diện tố tụng, giấy ủy quyền cần công chứng/chứng thực.
- Ai có thể được ủy quyền làm đại diện doanh nghiệp?
Người được ủy quyền phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, không bị cấm theo pháp luật.
- Giấy ủy quyền có thời hạn bao lâu?
Thời hạn ủy quyền do doanh nghiệp quy định trong giấy ủy quyền, có thể là thời gian cụ thể hoặc đến khi hoàn thành công việc.
- Vi phạm quy định về ủy quyền bị phạt bao nhiêu?
Lạm dụng ủy quyền hoặc sử dụng giấy ủy quyền giả mạo có thể bị phạt từ 5-50 triệu đồng.
Người đại diện theo ủy quyền là cầu nối pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ một cách linh hoạt và hiệu quả. Việc hiểu đúng, vận dụng chuẩn quy định pháp luật về đại diện theo ủy quyền sẽ giúp doanh nghiệp phòng tránh rủi ro tranh chấp, đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong hoạt động quản trị.
Luật Thiên Mã cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc xây dựng, rà soát và áp dụng chính xác các quy định về người đại diện theo ủy quyền, bảo vệ tối đa quyền lợi của doanh nghiệp bạn.
>>> Nhanh tay đặt lịch tư vấn với luật sư của chúng tôi để được giải đáp mọi thắc mắc pháp lý, đảm bảo quyền lợi và sự an tâm cho bạn!
