Tỷ lệ người lao động, doanh nghiệp bị truy thu hoặc nộp thừa thuế TNCN do kê khai sai vẫn ở mức cao. Báo cáo từ Tổng cục Thuế cho thấy, trong kỳ quyết toán thuế gần nhất, có tới hơn 300.000 cá nhân cần kê khai bổ sung do hồ sơ sai hoặc thiếu chứng từ khấu trừ. Việc không nắm rõ quy trình, thời điểm và cách kê khai đúng là nguyên nhân chủ yếu.
Bài viết do đội ngũ Luật sư – Chuyên gia Thuế tại Luật Thiên Mã thực hiện, nhằm cung cấp cái nhìn pháp lý đầy đủ, dễ hiểu nhất dành cho cá nhân và doanh nghiệp.
Bài viết tập trung hướng dẫn:
- Thời điểm và đối tượng cần quyết toán thuế TNCN
- Chi tiết từng bước lập hồ sơ quyết toán thuế
- Những lưu ý tránh sai sót thường gặp
>>> Chỉ một cuộc hẹn với luật sư, mọi vấn đề pháp lý sẽ được giải quyết triệt để, tiết kiệm thời gian và chi phí cho bạn!
QUYẾT TOÁN THUẾ LÀ GÌ? THỜI ĐIỂM QUYẾT TOÁN THUẾ TNCN LÀ KHI NÀO?
- Quyết toán thuế là gì?
Quyết toán thuế là quá trình kiểm tra, rà soát, và xác định chính xác số thuế mà cá nhân hoặc tổ chức phải nộp cho cơ quan thuế sau khi đã thực hiện nghĩa vụ kê khai và tạm nộp thuế trong suốt kỳ tính thuế. Đây là một thủ tục bắt buộc, nhằm đảm bảo rằng người nộp thuế đã thực hiện đầy đủ, đúng đắn nghĩa vụ thuế của mình theo quy định pháp luật.
Quyết toán thuế có thể áp dụng cho nhiều loại thuế khác nhau như thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế giá trị gia tăng.
- Thời điểm quyết toán thuế TNCN là khi nào?
Tại khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019 có quy định như sau:
Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế
- Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai theo tháng, theo quý được quy định như sau:
- a) Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo tháng;
- b) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo quý.
- Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm được quy định như sau:
- a) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ quyết toán thuế năm; chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ khai thuế năm;
- b) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế;
- c) Chậm nhất là ngày 15 tháng 12 của năm trước liền kề đối với hồ sơ khai thuế khoán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán; trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới kinh doanh thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế khoán chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày bắt đầu kinh doanh.
- Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai và nộp theo từng lần phát sinh nghĩa vụ thuế chậm nhất là ngày thứ 10 kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế.
- Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với trường hợp chấm dứt hoạt động, chấm dứt hợp đồng hoặc tổ chức lại doanh nghiệp chậm nhất là ngày thứ 45 kể từ ngày xảy ra sự kiện.
…
Theo đó, thời điểm quyết toán thuế TNCN được quy định cụ thể tùy theo từng trường hợp: cá nhân tự quyết toán hay tổ chức chi trả thu nhập thực hiện quyết toán thay, cụ thể như sau:
– Đối với tổ chức chi trả thu nhập
Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN chậm nhất là ngày 31/3 của năm sau năm tính thuế.
Ví dụ: Thời hạn quyết toán thuế TNCN cho năm 2024 chậm nhất là ngày 31/3/2025.
– Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế
Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN chậm nhất là ngày 30/4 của năm sau năm tính thuế.
Lưu ý: Theo quy định tại Điều 86 Thông tư 80/2021/TT-BTC, nếu ngày 30/4 là ngày lễ hoặc cuối tuần, thời hạn sẽ được kéo dài đến ngày làm việc tiếp theo.
Ví dụ: Năm 2025, ngày 30/4 rơi vào ngày nghỉ lễ, do đó thời hạn được kéo dài đến ngày 02/5/2025.
– Đối với cá nhân ủy quyền quyết toán thuế
Trường hợp cá nhân ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập quyết toán thuế thay, thời hạn vẫn là 31/3 của năm sau.
GIẤY TỜ CÁ NHÂN CẦN KHI TỰ QUYẾT TOÁN THUẾ TNCN SẼ BAO GỒM NHỮNG GÌ?
Căn cứ theo quy định tại tiết b tiểu mục 9.2 Mục 9 Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định về hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN.
Theo đó, hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN đối với cá nhân tự quyết toán thuế TNCN gồm có như sau:
– Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân mẫu 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.
– – Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.
– Bản sao (bản chụp từ bản chính) các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có). Trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế.
Trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử thì người nộp thuế sử dụng bản thể hiện của chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử (bản giấy do người nộp thuế tự in chuyển đổi từ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gốc do tổ chức, cá nhân trả thu nhập gửi cho người nộp thuế).
– Bản sao Giấy chứng nhận khấu trừ thuế (ghi rõ đã nộp thuế theo tờ khai thuế thu nhập nào) do cơ quan trả thu nhập cấp hoặc Bản sao chứng từ ngân hàng đối với số thuế đã nộp ở nước ngoài có xác nhận của người nộp thuế trong trường hợp theo quy định của luật pháp nước ngoài, cơ quan thuế nước ngoài không cấp giấy xác nhận số thuế đã nộp.
– Bản sao các hóa đơn chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học (nếu có).
– Tài liệu chứng minh về số tiền đã trả của đơn vị, tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài trong trường hợp cá nhân nhận thu nhập từ các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán và nhận thu nhập từ nước ngoài.
– Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc (nếu tính giảm trừ cho người phụ thuộc tại thời điểm quyết toán thuế đối với người phụ thuộc chưa thực hiện đăng ký người phụ thuộc)..
LƯU Ý VỀ CÁCH HƯỚNG DẪN QUYẾT TOÁN THUẾ TNCN CHUẨN XÁC
Việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) tuy không phức tạp, nhưng nếu không nắm rõ quy định và các điều kiện áp dụng, người nộp thuế có thể bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc bị từ chối hoàn thuế. Dưới đây là những lưu ý quan trọng trong cách hướng dẫn quyết toán thuế TNCN:
1. Phân biệt trường hợp phải – không phải quyết toán
– Cá nhân cư trú có thu nhập từ nhiều nơi hoặc có thu nhập vượt mức giảm trừ cần tự quyết toán.
– Cá nhân làm 1 nơi, đã khấu trừ đủ thuế có thể ủy quyền cho tổ chức chi trả thực hiện thay.
– Nếu muốn hoàn thuế, người nộp phải trực tiếp thực hiện quyết toán, không được ủy quyền.
2. Hồ sơ phải khớp thông tin
Mọi thông tin trong tờ khai, chứng từ khấu trừ thuế, hợp đồng lao động, bảng lương… phải trùng khớp về:
– Họ tên, mã số thuế, CMND/CCCD, địa chỉ
– Thời gian làm việc, số thu nhập, số thuế đã nộp
Nếu sai sót, hồ sơ sẽ bị trả lại hoặc bị cơ quan thuế yêu cầu điều chỉnh.
3. Không khai sai thời điểm cư trú hoặc nguồn thu nhập
Trường hợp có thu nhập từ nước ngoài hoặc thời gian làm việc không đủ 183 ngày, cần xác định rõ là cá nhân cư trú hay không cư trú, vì cách kê khai sẽ hoàn toàn khác.
4. Nộp đúng nơi, đúng thời hạn
– Cá nhân không ủy quyền: nộp tại chi cục thuế nơi cư trú.
– Cá nhân ủy quyền cho tổ chức chi trả: không cần tự nộp.
– Hạn nộp hồ sơ: Từ 1/3 đến 30/4 hàng năm, quá hạn sẽ bị xử phạt hành chính (nếu thuộc diện bắt buộc).
5. Cẩn trọng khi sử dụng phần mềm kê khai
– Không chỉnh tay file XML hoặc PDF sau khi kết xuất.
– Sử dụng phần mềm HTKK hoặc eTax đúng phiên bản.
– Sau khi nộp qua mạng, cần lưu mã số hồ sơ và biên nhận điện tử để tra cứu trạng thái.
Việc thực hiện đúng quy trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn giúp bạn hạn chế rủi ro bị truy thu, phạt chậm nộp, đồng thời nhanh chóng hoàn thuế nếu nộp thừa.
Đừng để hồ sơ thuế TNCN trở thành gánh nặng – Hãy để đội ngũ Luật sư & Kế toán Thuế của Luật Thiên Mã đồng hành cùng bạn!
>>> Thanh toán phí tư vấn hôm nay để nhận được giải pháp pháp lý tối ưu từ luật sư, bảo vệ quyền lợi của bạn một cách tốt nhất!
