Doanh nghiệp của bạn đang loay hoay với việc chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế để kịp thời hạn và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật? Những rủi ro về xử phạt hành chính, thanh tra thuế hay sai sót trong kê khai luôn là nỗi lo thường trực của bộ phận kế toán. Đừng để những vướng mắc về thủ tục làm gián đoạn hoạt động tài chính của doanh nghiệp bạn. Hãy đặt lịch tư vấn tại Luật Thiên Mã để được đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm đồng hành, hỗ trợ kịp thời và chính xác.

Bài viết dưới đây do luật sư của Luật Thiên Mã trực tiếp biên soạn, cung cấp thông tin chi tiết về thành phần hồ sơ quyết toán thuế và căn cứ pháp lý liên quan. Nội dung được xây dựng dựa trên Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Thông tư 80/2021/TT-BTC – giúp doanh nghiệp bạn nắm rõ quy trình, chuẩn bị đầy đủ chứng từ, giảm thiểu rủi ro pháp lý trong quá trình quyết toán thuế.

Quyết toán thuế và hồ sơ quyết toán thuế là gì?

Khái niệm quyết toán thuế

Quyết toán thuế là quá trình doanh nghiệp hoặc tổ chức tổng hợp, kê khai và xác định chính xác số thuế phải nộp hoặc được hoàn lại trong một kỳ tính thuế, thường là theo năm tài chính. Đây là bước quan trọng trong việc xác lập nghĩa vụ thuế cuối cùng với Nhà nước.

Khái niệm hồ sơ quyết toán thuế

Hồ sơ quyết toán thuế là bộ tài liệu do người nộp thuế lập và nộp cho cơ quan thuế để phục vụ việc kiểm tra, xác minh nghĩa vụ thuế đã phát sinh. Hồ sơ này bao gồm các báo cáo, bảng kê và tài liệu chứng minh các khoản doanh thu, chi phí, thu nhập chịu thuế, thuế đã nộp hoặc khấu trừ, v.v.

Thành phần phổ biến của hồ sơ quyết toán:

• Tờ khai quyết toán thuế GTGT, TNDN, TNCN (tùy loại thuế áp dụng)
• Báo cáo tài chính năm
• Bảng kê chi tiết hóa đơn đầu vào – đầu ra
• Tài liệu giải trình chi phí, lãi/lỗ (nếu có)
• Các phụ lục, tờ khai bổ sung (nếu có sai sót cần điều chỉnh)

Ý nghĩa của hồ sơ quyết toán thuế

• Tuân thủ pháp luật thuế: Giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý như bị xử phạt hành chính, truy thu hoặc cưỡng chế thuế.
• Cơ sở hoàn thuế hoặc khấu trừ: Hồ sơ đầy đủ và chính xác là điều kiện để được xem xét hoàn thuế GTGT hoặc khấu trừ thuế TNCN, TNDN.
• Đánh giá tình hình tài chính – thuế: Cơ quan thuế và doanh nghiệp đều sử dụng dữ liệu từ hồ sơ quyết toán để đánh giá kết quả kinh doanh và nghĩa vụ tài chính của năm.

Theo Tổng cục Thuế (2024), trong năm 2023, hơn 90% doanh nghiệp đã thực hiện quyết toán thuế qua cổng thông tin điện tử eTax. Tuy nhiên, có tới 30% hồ sơ bị trả lại do thiếu tài liệu hoặc kê khai sai thông tin, cho thấy tầm quan trọng của việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ quyết toán thuế.

>>> Đặt lịch ngay để được tư vấn bởi đội ngũ luật sư hàng đầu, giúp bạn giải quyết mọi khó khăn pháp lý một cách hiệu quả!

  Đặt lịch tư vấn

Quy định pháp luật về hồ sơ quyết toán thuế

Cơ sở pháp lý

Hồ sơ quyết toán thuế được quy định tại các văn bản pháp luật sau:

• Luật Quản lý thuế 2019
• Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008, sửa đổi, bổ sung năm 2013 và các văn bản hướng dẫn
• Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007, sửa đổi, bổ sung đến năm 2023
• Thông tư 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021: Hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế
• Thông tư 78/2014/TT-BTC và Thông tư 92/2015/TT-BTC (về khai thuế TNCN)

Các loại thuế cần quyết toán

1. Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN):
   • Tất cả doanh nghiệp đều phải lập và nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN hàng năm, kể cả khi không phát sinh thu nhập chịu thuế.
   • Thời hạn nộp: chậm nhất là 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
2. Thuế thu nhập cá nhân (TNCN):
   • Doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ và quyết toán TNCN thay cho người lao động.
   • Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công tự quyết toán trong các trường hợp được pháp luật quy định.
   • Thời hạn nộp: chậm nhất là 30/4 năm sau đối với cá nhân; 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính đối với tổ chức.

Theo báo cáo của Tổng cục Thuế năm 2024, có tới 70% doanh nghiệp gặp sai sót trong hồ sơ quyết toán thuế TNDN, nguyên nhân chủ yếu là thiếu phụ lục chi phí khấu trừ hoặc khai sai mã chi tiêu trên tờ khai.

Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ chưa cập nhật kịp thời phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK), dẫn đến lỗi định dạng và phải nộp lại hồ sơ.

Thủ tục chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế

Quy trình thực hiện

Việc quyết toán thuế là nghĩa vụ quan trọng hàng năm của doanh nghiệp và cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công. Quy trình cơ bản như sau:

• Thu thập, tổng hợp toàn bộ số liệu kế toán, hóa đơn và chứng từ liên quan trong kỳ tính thuế.
• Lập và nộp hồ sơ quyết toán thuế thông qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (eTax) hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý.

Các bước cụ thể

1. Lập báo cáo tài chính, bao gồm:
   • Bảng cân đối kế toán;
   • Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh;
   • Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (nếu thuộc đối tượng phải lập);
   • Thuyết minh báo cáo tài chính.
2. Chuẩn bị tờ khai quyết toán thuế phù hợp với loại thuế:
   • Mẫu 03/TNDN: Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
   • Mẫu 02/QTT-TNCN: Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (đối với cá nhân tự quyết toán hoặc doanh nghiệp quyết toán thay người lao động).
3. Nộp hồ sơ quyết toán qua cổng eTax (địa chỉ: https://thuedientu.gdt.gov.vn) hoặc tại cơ quan thuế theo phân cấp quản lý.
4. Theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ trên eTax để bổ sung thông tin, tài liệu khi được cơ quan thuế yêu cầu.

Theo số liệu từ Tổng cục Thuế (2024), hiện có đến 85% hồ sơ quyết toán thuế được nộp trực tuyến qua hệ thống eTax, giúp giảm tới 40% thời gian xử lý so với phương thức nộp hồ sơ trực tiếp. Việc ứng dụng công nghệ số đã góp phần nâng cao hiệu quả thực hiện nghĩa vụ thuế và giảm thiểu thủ tục hành chính cho doanh nghiệp và người nộp thuế.

>>> Thanh toán nhanh, nhận tư vấn chất lượng từ luật sư, giải quyết vấn đề hiệu quả – tất cả chỉ trong một cuộc hẹn!

  Đặt lịch tư vấn

Thành phần hồ sơ quyết toán thuế

Việc quyết toán thuế cuối năm là nghĩa vụ bắt buộc đối với doanh nghiệp và tổ chức chi trả thu nhập. Để tránh bị trả hồ sơ hoặc xử phạt, cần chuẩn bị đầy đủ các thành phần theo quy định.

Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Doanh nghiệp cần nộp các tài liệu sau:

• Tờ khai quyết toán thuế TNDN (Mẫu 03/TNDN ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC).
• Báo cáo tài chính năm, gồm: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính.
• Phụ lục chi phí được khấu trừ, chuyển lỗ (nếu doanh nghiệp có số lỗ từ các năm trước).
• Hóa đơn, chứng từ kế toán liên quan (cung cấp khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra, xác minh).

Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Tổ chức, doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN cần chuẩn bị:

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN (Mẫu 02/QTT-TNCN theo Thông tư 80/2021/TT-BTC).
• Bảng lương, danh sách chi trả thu nhập cho người lao động trong năm.
• Hợp đồng lao động, chứng từ khấu trừ thuế TNCN (chứng từ nộp thay, biên lai khấu trừ…).
• Giấy ủy quyền quyết toán (nếu người lao động ủy quyền doanh nghiệp quyết toán thay).

Theo thống kê của Tổng cục Thuế năm 2024, 60% hồ sơ quyết toán thuế bị trả lại do thiếu báo cáo tài chính hoặc sai thông tin trong các phụ lục đính kèm. Những sai sót phổ biến bao gồm:

• Không khớp số liệu giữa tờ khai và báo cáo tài chính.
• Bỏ sót phụ lục chuyển lỗ, chi phí không hợp lệ.
• Hồ sơ thiếu chứng từ chứng minh thu nhập, khấu trừ thuế TNCN.

>>> Liên hệ ngay để được hỗ trợ pháp lý tận tâm và chuyên nghiệp từ các luật sư, giúp bạn an tâm hơn trong mọi quyết định!

Đặt lịch tư vấn

Lưu ý và giải pháp khi chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế

Lưu ý quan trọng

• Đảm bảo số liệu kế toán khớp với hóa đơn, chứng từ và tờ khai thuế: Đây là yếu tố then chốt để hồ sơ quyết toán được chấp nhận. Việc sai lệch giữa số liệu kế toán và hồ sơ thuế sẽ dẫn đến nguy cơ bị truy thu hoặc phạt hành chính.
• Nộp hồ sơ đúng thời hạn: Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế là 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Với năm tài chính thông thường kết thúc vào ngày 31/12, thời hạn quyết toán sẽ là ngày 31/3 năm sau. Nộp trễ có thể bị xử phạt từ 2.000.000 đồng trở lên theo quy định pháp luật.

Giải pháp thực hiện

• Sử dụng phần mềm kế toán hoặc dịch vụ tư vấn thuế: Giải pháp này giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình tổng hợp số liệu, phát hiện sai lệch sớm và tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý thủ công. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có bộ phận kế toán chuyên sâu, sử dụng dịch vụ tư vấn thuế bên ngoài là cách đảm bảo an toàn pháp lý và tiết kiệm chi phí.
• Liên hệ luật sư khi gặp vấn đề về sai sót, tranh chấp hoặc yêu cầu giải trình từ cơ quan thuế: Khi bị thanh tra thuế hoặc hồ sơ bị “treo”, doanh nghiệp nên có sự hỗ trợ pháp lý chuyên sâu để soạn thảo văn bản giải trình, đối thoại hiệu quả với cơ quan thuế hoặc khiếu nại nếu có vi phạm về trình tự, thủ tục kiểm tra thuế.

Dịch vụ tư vấn tại Luật Thiên Mã

Luật Thiên Mã cung cấp dịch vụ tư vấn quyết toán thuế trọn gói, chuyên nghiệp và cam kết bảo mật. Với đội ngũ luật sư, kế toán viên, chuyên gia thuế nhiều năm kinh nghiệm, chúng tôi giúp doanh nghiệp giải quyết hiệu quả mọi vấn đề liên quan đến quyết toán thuế và hạn chế tối đa rủi ro pháp lý.

1. Tư vấn quy định và nghĩa vụ quyết toán thuế

Luật Thiên Mã tư vấn đầy đủ cho khách hàng về:

• Đối tượng phải quyết toán thuế: doanh nghiệp, hộ kinh doanh, tổ chức có phát sinh thu nhập chịu thuế
• Các loại thuế phải quyết toán: thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân, thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
• Thời hạn và chế tài pháp lý nếu chậm nộp hoặc kê khai sai
• Hướng dẫn áp dụng chính sách ưu đãi thuế, khấu trừ, miễn giảm (nếu đủ điều kiện)

2. Soát xét và chuẩn hóa số liệu kế toán – thuế

Luật Thiên Mã tiến hành kiểm tra:

• Tính khớp đúng giữa báo cáo tài chính, sổ sách kế toán, tờ khai thuế và hóa đơn chứng từ
• Các khoản chi phí có đủ điều kiện tính vào chi phí hợp lý hay không
• Các khoản thu nhập có được ghi nhận đầy đủ theo chuẩn mực kế toán
• Rủi ro phát sinh do kê khai thiếu, sai mã ngành, sai chỉ tiêu trên tờ khai

Mục tiêu là đảm bảo hồ sơ hoàn chỉnh, chính xác và sẵn sàng cho thanh tra, kiểm tra nếu có.

3. Lập và nộp hồ sơ quyết toán thuế đúng quy định

Chúng tôi hỗ trợ khách hàng lập đầy đủ các biểu mẫu như:

• Tờ khai quyết toán thuế TNDN (mẫu 03/TNDN), kèm các phụ lục chi tiết
• Tờ khai quyết toán thuế TNCN (mẫu 05/QTT-TNCN), bảng tổng hợp thu nhập – khấu trừ – đã nộp
• Thuyết minh báo cáo tài chính và bảng kê hóa đơn
• Các phụ lục đi kèm theo ngành nghề hoạt động (nếu có)

Hồ sơ sau khi lập sẽ được hỗ trợ nộp qua hệ thống thuế điện tử eTax đúng thời hạn, đúng định dạng.

4. Đại diện giải trình và làm việc với cơ quan thuế

Trong trường hợp doanh nghiệp bị yêu cầu bổ sung tài liệu, thanh tra, kiểm tra hoặc giải trình sau quyết toán, Luật Thiên Mã sẽ:

• Soạn thảo văn bản giải trình kèm tài liệu chứng minh
• Đại diện nộp hồ sơ và làm việc trực tiếp với cán bộ thuế
• Đưa ra phương án đối thoại phù hợp nhằm bảo vệ tối đa quyền lợi của khách hàng

5. Xử lý rủi ro sau quyết toán và hỗ trợ pháp lý

Khi bị truy thu, xử phạt hoặc phát sinh tranh chấp liên quan đến nghĩa vụ thuế, Luật Thiên Mã sẽ:

• Tư vấn khắc phục hậu quả, điều chỉnh số liệu quyết toán
• Soạn thảo đơn khiếu nại, kiến nghị hoặc khởi kiện hành chính (nếu cần)
• Hỗ trợ kiểm toán, báo cáo tài chính điều chỉnh hoặc tái cấu trúc kế toán

Lợi ích khi lựa chọn Luật Thiên Mã

• Hồ sơ được xử lý nhanh chóng, đúng quy trình pháp lý
• Hạn chế tối đa rủi ro bị phạt hoặc truy thu do sai sót
• Đội ngũ luật sư và chuyên viên thuế đồng hành xuyên suốt
• Tư vấn giải pháp quản lý kế toán – thuế hiệu quả lâu dài

>>> Đừng để rắc rối pháp lý làm bạn kiệt sức, hao tiền và mất cơ hội! Đặt lịch tư vấn với Luật sư ngay hôm nay – chỉ một phí nhỏ, luật sư uy tín giúp bạn xử lý nhanh gọn. Hoàn phí khi dùng thuê luật sư trọn gói sau tư vấn. Thanh toán gấp để tư vấn pháp lý tránh thiệt hại thêm!

  Đặt lịch tư vấn

Chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế đúng quy định là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế. Việc nắm rõ quy trình, chuẩn bị tài liệu đầy đủ, và sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp sẽ giúp tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro. Luật Thiên Mã sẵn sàng đồng hành cùng bạn với dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp. Liên hệ ngay hôm nay để được hỗ trợ chi tiết và hiệu quả theo quy định pháp luật mới nhất!