Thủ tục hoàn thuế đang được đơn giản hóa, nhưng vẫn gây nhiều lúng túng cho doanh nghiệp
Theo thống kê từ Tổng cục Thuế, năm 2024 có hơn 95% hồ sơ hoàn thuế giá trị gia tăng được thực hiện qua hình thức hoàn thuế online. Tuy nhiên, vẫn có hàng ngàn hồ sơ bị trả lại do thiếu chứng từ, sai mẫu biểu hoặc khai báo không đúng quy định.
Bài viết do Luật Thiên Mã thực hiện sẽ giúp quý doanh nghiệp hiểu rõ thủ tục hoàn thuế online, hướng dẫn cách hoàn thuế online đúng chuẩn, tránh các lỗi phổ biến và rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ.
>>> Hãy để các luật sư của chúng tôi đồng hành cùng bạn trong mọi vấn đề pháp luật, mang lại sự an tâm và bảo vệ quyền lợi tối đa!
HOÀN THUẾ ONLINE LÀ GÌ?
Hoàn thuế online là hình thức người nộp thuế thực hiện toàn bộ quy trình hoàn thuế thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, thay vì nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại cơ quan thuế. Tất cả các bước – từ lập hồ sơ, ký điện tử, gửi hồ sơ, đến nhận phản hồi và theo dõi tiến trình giải quyết – đều được thực hiện trực tuyến, không cần đến cơ quan thuế.
Hình thức hoàn thuế online hiện áp dụng với các trường hợp như:
- Hoàn thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với doanh nghiệp xuất khẩu
- Hoàn thuế thu nhập cá nhân cho cá nhân có thu nhập từ nhiều nguồn
- Hoàn thuế nộp thừa các loại thuế khác (TNDN, thuế nhà thầu…)
Lợi ích của hoàn thuế online:
- Nhanh chóng, tiết kiệm thời gian đi lại
- Minh bạch, theo dõi dễ dàng trên hệ thống
- Có thể thực hiện mọi lúc – mọi nơi
THỦ TỤC HOÀN THUẾ ONLINE GỒM NHỮNG GÌ?
- Chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế online
Tùy theo đối tượng và loại thuế cần hoàn, hồ sơ sẽ khác nhau. Tuy nhiên, một bộ hồ sơ cơ bản bao gồm:
- Văn bản đề nghị hoàn thuế (theo mẫu 01/ĐNHT ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC)
- Tờ khai thuế liên quan đến kỳ hoàn thuế
- Chứng từ nộp thuế hoặc chứng từ khấu trừ thuế (bản scan đính kèm)
- Tài liệu chứng minh số thuế đề nghị hoàn (hóa đơn, hợp đồng, bảng kê, v.v.)
- Các phụ lục theo yêu cầu của từng trường hợp cụ thể (ví dụ: hoàn thuế GTGT với hàng hóa xuất khẩu cần có tờ khai hải quan, chứng từ thanh toán qua ngân hàng…)
- Gửi hồ sơ hoàn thuế online qua hệ thống
Người nộp thuế thực hiện:
- Truy cập: https://thuedientu.gdt.gov.vn
- Đăng nhập bằng tài khoản thuế điện tử (đã đăng ký chứng thư số)
- Vào mục: “Hoàn thuế điện tử” > “Gửi hồ sơ hoàn thuế”
- Tải lên các file hồ sơ (định dạng PDF, dung lượng không vượt quá quy định)
- Ký số điện tử và gửi đi
- Theo dõi, bổ sung hồ sơ và nhận kết quả
- Cơ quan thuế sẽ gửi phản hồi điện tử trong vòng 3 ngày làm việc để thông báo:
- Hồ sơ hợp lệ → bắt đầu xử lý
- Hồ sơ chưa hợp lệ → yêu cầu bổ sung hoặc điều chỉnh
- Người nộp thuế có thể:
- Theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ hoàn thuế online trên cổng thông tin
- Nhận thông báo kết quả hoàn thuế, quyết định hoàn thuế, thông báo chuyển khoản về tài khoản
Ghi chú quan trọng:
- Doanh nghiệp cần chữ ký số đang hoạt động hợp lệ
- Hồ sơ cần định danh đúng mã loại thuế và kỳ đề nghị hoàn
- Thời gian xử lý thông thường: 6–40 ngày tùy trường hợp (theo Luật Quản lý thuế)
CÁCH HOÀN THUẾ ONLINE TỪNG BƯỚC CHI TIẾT
Hoàn thuế TNCN online theo 02 cách sau:
CÁCH 1: Nộp thông qua Cổng thông tin Tổng cục thuế
Bước 1: Truy cập vào website: https://thuedientu.gdt.gov.vn/ -> Chọn mục cá nhân
Bước 2: Chọn tài khoản đăng nhập và điền thông tin
Bước 3: Chọn “Quyết toán thuế” –> Chọn “Kê khai thuế trực tuyến”
Bước 4: Chọn thông tin tờ khai
– Tên người nộp thuế: Tên người tự quyết toán
– Địa chỉ liên hệ: Địa chỉ thường trú hoặc tạm trú
– Điện thoại liên lạc: SĐT người tự quyết toán
– Địa chỉ email: Email người tự quyết toán
– Chọn tờ khai: 02/QTT-TNCN-Tờ khai quyết toán thuế TNCN(TT80/2021)
Hệ thống hiển thị màn hình kê khai giấy đề nghị hoàn để người nộp thuế nhập dữ liệu:
– Từ [01] đến [06]: Hệ thống tự động nhập.
– Từ [07] đến [08]: Chọn tỉnh, thành phố ở mục [08] trước, sau đó chọn quận huyện ở mục [07] (Địa chỉ thường trú)
– [09]: Điền số điện thoại của người nộp thuế (NTT) (Bắt buộc điền)
– [10]: Fax: Không bắt buộc
– [11]: Điền địa chỉ email của NNT. (Bắt buộc điền)
– Từ [12] đến [19] : Thông tin đại lý thuế (nếu không có thì bỏ qua).
– [20]: Tổng thu nhập chịu thuế (TNCT) trong kỳ [20]=[21]+[23]
– [21]: Tổng TNCT phát sinh tại Việt Nam: Thu nhập phát sinh ở đâu thì cơ quan chi trả thu nhập xuất chứng từ cho cá nhân, cá nhân lấy thông tin về thu nhập trên các chứng từ đó nhập vào tờ khai.
– [22]: Trong đó tổng TNCT phát sinh tại Việt Nam được miễn giảm theo Hiệp định (nếu có):
Tổng TNCT được miễn giảm theo Hiệp Định: Là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương; tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác; có tính chất tiền lương tiền công mà cá nhân nhận được thuộc diện miễn thuế theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (nếu có) (Không có thì không điền).
– [23]: Tổng TNCT phát sinh ngoài Việt Nam: Tổng TNCT phát sinh ngoài Việt Nam: là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương; tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác; có tính chất tiền lương tiền công phát sinh ngoài Việt Nam (Không có thì không điền)
– [24]: Số người phụ thuộc
Tự động tính khi được kê khai. Trường hợp đã có đăng ký người phụ thuộc với cơ quan thuế, bạn kéo xuống dưới cùng, nhấn vào 02-1/BK-QTT-TNCN để tiến hành kê khai.
– [25], [26], [27]: hệ thống tự điền
– [28]: Từ thiện, nhân đạo, khuyến học: là các khoản chi đóng góp vào các tổ chức, cơ sở chăm sóc, nuôi dưỡng trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn; người tàn tật; người già không nơi nương tựa; các khoản chi đóng góp vào các quỹ từ thiện; quỹ nhân đạo; quỹ khuyến học được thành lập và hoạt động theo quy định của cơ quan Nhà nước (Không có thì không điền).
– [29]: Các khoản đóng bảo hiểm được trừ: là các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; bảo hiểm thất nghiệp; bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đối với một số ngành nghề phải tham gia bảo hiểm bắt buộc.
– [30]: Khoản đóng quỹ hưu trí tự nguyện được trừ: là tổng các khoản đóng vào Quỹ hưu trí tự nguyện theo thực tế phát sinh tối đa không vượt quá ba (03) triệu đồng/tháng (Không có thì không điền
– [31], [32], [33]: Hệ thống tự động tính.
– [34] Số thuế đã khấu trừ tại tổ chức trả thu nhập: Là tổng số thuế mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ từ tiền lương, tiền công của cá nhân, căn cứ vào chứng từ khấu trừ thuế của tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp.
– [35] Số thuế đã nộp trong năm không qua tổ chức trả thu nhập: Là số thuế cá nhân trực tiếp kê khai với cơ quan thuế và đã nộp tại Việt Nam, căn cứ vào giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước của cá nhân.
– [36] Số thuế đã nộp ở nước ngoài được trừ (nếu có): Là số thuế đã nộp ở nước ngoài được xác định tối đa bằng số thuế phải nộp tương ứng với tỷ lệ thu nhập nhận được từ nước ngoài so với tổng thu nhập nhưng không vượt quá số thuế là [32] x {[23]/([20] –[22])}x 100%.
– [37] Số thuế đã khấu trừ, đã nộp ở nước ngoài trùng do quyết toán vắt năm: Là số thuế đã nộp ở nước ngoài trùng do quyết toán vắt năm. Số thuế đã nộp ở nước ngoài trùng do quyết toán vắt năm do cá nhân tự xác định nếu đã kê khai và nộp tại nước ngoài vào năm tính thuế thứ nhất.
Trường hợp không xác định có số thuế đã nộp ở nước ngoài trùng do quyết toán vắt năm thì không phải kê khai vào chỉ tiêu này.
– [38] Số thuế đã nộp trong năm không qua tổ chức trả thu nhập trùng do quyết toán vắt năm:
Cá nhân tự xác định số thuế đã nộp trong năm không qua tổ chức trả thu nhập trùng do quyết toán vắt năm nếu đã kê khai vào năm tính thuế thứ nhất. Trường hợp cá nhân xác định không có số thuế đã nộp trong năm không qua tổ chức trả thu nhập trùng do quyết toán vắt năm thì không phải khai chỉ tiêu này.
– [39] Tổng số thuế TNCN được giảm trong kỳ: [39]=[40]+[41]
– [40] Số thuế phải nộp trùng do quyết toán vắt năm: Cá nhân xác định số thuế trùng do quyết toán vắt năm tại tổ chức khấu trừ vào chỉ tiêu này.
– [41] Tổng số thuế TNCN được giảm khác: Cá nhân khai số thuế được giảm theo quy định của pháp luật không bao gồm trường hợp được giảm do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo ảnh hưởng đến khả năng nộp thuế.
– [42] Tổng số thuế còn phải nộp trong kỳ [42]=([32]-[33]-[39])>0: [42]=[32]-[33]-[39] trong trường hợp [42]=([32]-[33]-[39])>0
– [43] Số thuế được miễn do cá nhân có số tiền thuế phải nộp sau quyết toán từ 50.000 đồng trở xuống: Cá nhân chỉ ghi số thuế được miễn sau quyết toán bằng chỉ tiêu [42] trong trường hợp 0<[42]<=50.000 đồng.
– [44] Tổng số thuế nộp thừa trong kỳ: [44]=([32]-[33]-[39])<0, cá nhân có số thuế nộp thừa được ghi vào chỉ tiêu này theo số dương.
Khi khai tờ khai 02, hệ thống sẽ tự động tính:
+ Nếu chỉ tiêu [42] hiển thị bằng 0, chỉ tiêu [44] là một khoản nhất định, thì số tiền hiển thị là số tiền được hoàn thuế TNCN đã nộp dư tương ứng ở chỉ tiêu 44.
+ Ngược tại, nếu thuế TNCN đã đóng vẫn chưa đủ và cần phải nộp bù theo khoản phí hiển thị ở chỉ tiêu số [42]
– [45] Tổng số thuế đề nghị hoàn trả: [45]=[46]+[47]
– [46] Số thuế hoàn trả cho người nộp thuế: Cá nhân có số thuế nộp thừa và đề nghị hoàn thì ghi vào chỉ tiêu này.
– [47] Số thuế bù trừ cho khoản phải nộp ngân sách nhà nước khác: Cá nhân có số thuế nộp thừa và đề nghị bù trừ cho các khoản phải nộp Ngân sách nhà nước khác (bao gồm khoản nợ ngân sách, khoản phát sinh phải nộp của các loại thuế khác như giá trị gia tăng, môn bài, tiêu thụ đặc biệt..) thì ghi vào chỉ tiêu này (không vượt quá chỉ tiêu [45]).
– [48] Tổng số thuế bù trừ cho các phát sinh của kỳ sau: Chỉ tiêu [48]=[44]-[45
Bước 5: Bấm <Tiếp tục>
Bước 6: Nhập dữ liệu tờ khai
Bước 7: Chọn “Hoàn thành kê khai”
Bước 8: Hoàn tất
Chọn ” Tờ khai XML để kết xuất giấy đề nghị hoàn ra định dạng xml.
Sau đó, người nộp thuế chọn ” Ký và nộp tờ khai” thì hệ thống hiển thị màn hình để người nộp thuế nhập số PIN và kích “Chấp nhận” hệ thống thông báo “Ký tệp tờ khai thành công”.
Những lưu ý khi thực hiện hoàn thuế online
Đối với phiên bản mới nhất thì sau khi hoàn tất khai thuế theo hướng dẫn trên, cơ quan thuế sẽ tự động tiếp nhận yêu cầu hoàn thuế (nếu có) dựa trên thông tin tờ khai quyết toán
Lưu ý: Người thực hiện hoàn thuế TNCN đã nộp cần phải có tài khoản tại Cổng thông tin Tổng cục thuế mới tiến hành thực hiện được.
>>> Thanh toán nhanh, nhận tư vấn chất lượng từ luật sư, giải quyết vấn đề hiệu quả – tất cả chỉ trong một cuộc hẹn!
CÁCH 2: Nộp thông qua eTax Mobile
Bước 1: Đăng nhập ứng dụng eTax Mobile
Bước 2: Chọn Đề nghị xử lý khoản nộp thừa
Bước 3: Chọn Cục Thuế và Chi cục Thuế (nếu có) để gửi đơn đề nghị -> Chọn “Tiếp tục”
Bước 4: Điền các thông tin của người làm đơn đề nghị xử lý khoản nộp thừa -> Chọn “Tiếp tục”
Lưu ý: Dấu * là phần bắt buộc phải điền
Bước 5: Xác minh lại thông tin số tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa -> Chọn “Tiếp tục”
Bước 6: Điền các khoản tiền phải nộp, khoản tiền còn phải nộp đề nghị bù trừ với số tiền nộp thừa, khoản tiền còn phải nộp sau bù trừ cũng như các thông tin bắt buộc -> Chọn “Tiếp tục”
Lưu ý: Dấu * là phần bắt buộc phải điền
Bước 7: Xác minh lại thông tin các khoản đề nghị xử lý khoản nộp thừa -> Chọn “Tiếp tục”
Bước 8: Đặt tên tài liệu đính kèm và chọn đơn đề nghị hoàn thuế -> Chọn “Tiếp tục”
Chọn tờ khai: 02/QTT-TNCN-Tờ khai quyết toán thuế TNCN(TT80/2021)
CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP
- Mất bao lâu để nhận được tiền hoàn thuế qua hình thức online?
Tối đa 06 ngày nếu hoàn thuế không cần kiểm tra trước; 40 ngày nếu thuộc diện kiểm tra trước – hoàn sau.
- Cơ quan thuế có gửi phản hồi bằng văn bản giấy khi hoàn thuế online không?
Không. Toàn bộ phản hồi sẽ gửi qua hệ thống điện tử. Doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra tài khoản thuế điện tử.
- Hồ sơ hoàn thuế online bị từ chối có thể nộp lại không?
Có. Doanh nghiệp cần sửa lỗi theo yêu cầu và nộp lại trong vòng 10 ngày.
- Có bắt buộc sử dụng phần mềm HTKK để tạo tờ khai hoàn thuế không?
Không bắt buộc. Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm kế toán tích hợp hoặc HTKK tùy vào thói quen sử dụng.
- Cá nhân có thu nhập từ nước ngoài có thể hoàn thuế online không?
Có thể, nhưng cần đính kèm đầy đủ chứng từ nộp thuế tại nước ngoài và chứng minh cư trú tại Việt Nam.
Hoàn thuế online là xu hướng tất yếu trong cải cách thủ tục hành chính thuế. Tuy nhiên, do đặc thù pháp lý và kỹ thuật, doanh nghiệp và cá nhân cần thực hiện đúng quy trình, đúng biểu mẫu và theo dõi sát phản hồi của cơ quan thuế.
Luật Thiên Mã cung cấp trọn gói dịch vụ hoàn thuế online, bao gồm:
- Soát lỗi hồ sơ
- Lập hồ sơ đúng quy định
- Nộp và theo dõi tiến trình hoàn
- Đại diện xử lý với cơ quan thuế
Đặt lịch tư vấn miễn phí cùng chuyên viên Luật Thiên Mã để bắt đầu hồ sơ hoàn thuế online hôm nay!
>>> Đừng chần chừ, giải pháp pháp lý tốt nhất từ luật sư đang chờ bạn – đặt lịch tư vấn ngay hôm nay!
