Trong hoạt động tài chính doanh nghiệp, việc lập đề nghị tạm ứng là bước quan trọng giúp kiểm soát dòng tiền, đảm bảo nguồn vốn phục vụ kịp thời các nhu cầu cấp thiết. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ các quy định pháp luật liên quan đến việc đề nghị tạm ứng, gây ra nhiều rủi ro về quản lý và thuế. Vậy pháp luật nào quy định về đề nghị tạm ứng và doanh nghiệp cần lưu ý điều gì để tuân thủ đúng quy trình?
Luật sư tại Luật Thiên Mã với kiến thức chuyên sâu về Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn liên quan sẽ tư vấn cho bạn cách lập, quản lý đề nghị tạm ứng một cách chính xác và hợp pháp. Đặt lịch tư vấn ngay hôm nay để đảm bảo hoạt động tài chính của doanh nghiệp luôn minh bạch, hiệu quả và an toàn pháp lý.
1. Khái niệm và ý nghĩa của giấy đề nghị tạm ứng
1.1. Giấy đề nghị tạm ứng là gì?
Giấy đề nghị tạm ứng là một chứng từ kế toán được sử dụng để đề xuất việc ứng trước một khoản tiền hoặc vật tư từ doanh nghiệp nhằm thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết các công việc cụ thể. Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC và Thông tư 200/2014/TT-BTC, giấy đề nghị tạm ứng là căn cứ quan trọng để xét duyệt, lập phiếu chi, và xuất quỹ, đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính.
Ví dụ, trong trường hợp nhân viên cần tạm ứng để mua vật tư hoặc đi công tác, giấy đề nghị tạm ứng sẽ được lập để trình bày rõ mục đích, số tiền, và thời hạn thanh toán. Đối với các hợp đồng kinh tế, giấy đề nghị tạm ứng hợp đồng thường được sử dụng để yêu cầu ứng trước một phần giá trị hợp đồng nhằm đảm bảo tiến độ thực hiện dự án, đặc biệt trong lĩnh vực xây dựng hoặc thiết kế.
1.2. Ý nghĩa của giấy đề nghị tạm ứng
Theo thống kê của chúng tôi, hơn 70% doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam sử dụng giấy đề nghị tạm ứng như một công cụ chính để quản lý dòng tiền trong các dự án ngắn hạn. Giấy đề nghị tạm ứng không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về kế toán và thuế. Việc sử dụng đúng mẫu giấy đề nghị tạm ứng giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý, đặc biệt khi xảy ra tranh chấp về tài chính.
Mẹo từ luật sư: Luôn kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trên giấy đề nghị tạm ứng, bao gồm họ tên, bộ phận, số tiền (bằng số và chữ), và lý do tạm ứng. Một sai sót nhỏ có thể dẫn đến việc chứng từ bị từ chối hoặc gây khó khăn trong quá trình quyết toán.
>>> Đặt lịch ngay để được tư vấn bởi đội ngũ luật sư hàng đầu, giúp bạn giải quyết mọi khó khăn pháp lý một cách hiệu quả!
2. Quy định pháp luật mới nhất về đề nghị tạm ứng
2.1. Cơ sở pháp lý
Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (vẫn còn hiệu lực vào năm 2025) và Thông tư 200/2014/TT-BTC, giấy đề nghị tạm ứng phải tuân thủ các quy định về kế toán và báo cáo tài chính. Các quy định này áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, tổ chức hành chính sự nghiệp, và các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực đặc thù như điện lực, dầu khí, hoặc bảo hiểm.
Ngoài ra, Điều 101 Bộ luật Lao động 2019 quy định về tạm ứng tiền lương, cho phép người lao động đề nghị tạm ứng trong các trường hợp cần thiết, nhưng phải tuân thủ quy trình xét duyệt của doanh nghiệp. Đối với hợp đồng kinh tế, việc tạm ứng phải dựa trên thỏa thuận giữa các bên và được ghi rõ trong hợp đồng, như quy định tại Điều 418 Bộ luật Dân sự 2015.
Đối tượng sử dụng:
Giấy đề nghị tạm ứng được sử dụng bởi người lao động, phòng ban, hoặc đối tác trong các trường hợp như:
- Tạm ứng tiền lương (theo Điều 101 Bộ luật Lao động 2019).
- Tạm ứng để mua vật tư, hàng hóa, hoặc đi công tác.
- Tạm ứng theo hợp đồng kinh tế, đặc biệt trong các dự án xây dựng hoặc thiết kế.
2.2. Cập nhật pháp luật
Theo Nghị định 86/2024/TT-BTC (có hiệu lực từ ngày 06/02/2025), các doanh nghiệp cần áp dụng hóa đơn điện tử trong các giao dịch liên quan đến tạm ứng và quyết toán. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc lập giấy đề nghị tạm ứng, đặc biệt khi mua hàng hóa hoặc vật tư. Ngoài ra, Công văn 6196/BTC-QLKT (ban hành ngày 15/05/2025) nhấn mạnh việc kiểm tra số liệu kế toán sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy, yêu cầu các doanh nghiệp phải lập báo cáo công nợ tạm ứng cuối mỗi tháng.
Mẹo từ luật sư: Để tránh vi phạm pháp luật, doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống quản lý tạm ứng chuyên nghiệp, tích hợp hóa đơn điện tử, và lưu trữ chứng từ gốc để đối chiếu khi cần. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh các quy định về hóa đơn điện tử bắt buộc áp dụng từ 01/06/2025.
>>> Hãy để các luật sư của chúng tôi đồng hành cùng bạn trong mọi vấn đề pháp luật, mang lại sự an tâm và bảo vệ quyền lợi tối đa!
3. Quy trình lập và xử lý giấy đề nghị tạm ứng
3.1. Quy trình lập giấy đề nghị tạm ứng
Quy trình lập giấy đề nghị tạm ứng bao gồm các bước sau:
- Người lao động lập giấy đề nghị tạm ứng: Ghi rõ thông tin cá nhân, bộ phận, số tiền, lý do tạm ứng, và thời hạn thanh toán.
- Trình ký duyệt: Giấy được trình lên trưởng bộ phận, kế toán trưởng, và giám đốc để xét duyệt.
- Lập phiếu chi: Kế toán lập phiếu chi dựa trên giấy đề nghị tạm ứng đã được duyệt.
- Thủ quỹ chi tiền: Thủ quỹ thực hiện chi tiền và lưu trữ phiếu chi (3 liên: người nhận tiền, thủ quỹ, và kế toán).
3.2. Quy trình quyết toán tạm ứng
Sau khi hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng kèm chứng từ gốc để quyết toán. Theo Thông tư 151/2014/TT-BTC, các chứng từ này cần được kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp trước khi ghi sổ kế toán. Nếu số tiền tạm ứng không sử dụng hết, phải nộp lại quỹ; nếu chi vượt, doanh nghiệp sẽ bổ sung số thiếu.
Mẹo từ luật sư: Hãy đảm bảo rằng tất cả chứng từ gốc (hóa đơn, biên lai) được đính kèm khi quyết toán tạm ứng. Điều này giúp tránh các tranh chấp về tài chính và đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính.
>>> Thanh toán phí tư vấn hôm nay để nhận được giải pháp pháp lý tối ưu từ luật sư, bảo vệ quyền lợi của bạn một cách tốt nhất!
4. Người lao động được tạm ứng tiền lương
4.1. Người lao động được tạm ứng tiền lương trong trường hợp nào?
Tại Điều 101 Bộ luật Lao động 2019 có quy định như sau:
Tạm ứng tiền lương
- Người lao động được tạm ứng tiền lương theo điều kiện do hai bên thỏa thuận và không bị tính lãi.
- Người sử dụng lao động phải cho người lao động tạm ứng tiền lương tương ứng với số ngày người lao động tạm thời nghỉ việc để thực hiện nghĩa vụ công dân từ 01 tuần trở lên nhưng tối đa không quá 01 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động và người lao động phải hoàn trả số tiền đã tạm ứng.
Người lao động nhập ngũ theo quy định của Luật Nghĩa vụ quân sự thì không được tạm ứng tiền lương.
- Khi nghỉ hằng năm, người lao động được tạm ứng một khoản tiền ít nhất bằng tiền lương của những ngày nghỉ.
Tại khoản 2 Điều 128 Bộ luật Lao động 2019 có quy định như sau:
Tạm đình chỉ công việc
- Thời hạn tạm đình chỉ công việc không được quá 15 ngày, trường hợp đặc biệt không được quá 90 ngày. Trong thời gian bị tạm đình chỉ công việc, người lao động được tạm ứng 50% tiền lương trước khi bị đình chỉ công việc.
Tại khoản 3 Điều 97 Bộ luật Lao động 2019 có quy định như sau:
Kỳ hạn trả lương
…
- Người lao động hưởng lương theo sản phẩm, theo khoán được trả lương theo thỏa thuận của hai bên; nếu công việc phải làm trong nhiều tháng thì hằng tháng được tạm ứng tiền lương theo khối lượng công việc đã làm trong tháng.
Tại Điều 114 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 có quy định như sau:
Các biện pháp khẩn cấp tạm thời
…
- Buộc người sử dụng lao động tạm ứng tiền lương, tiền bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, chi phí cứu chữa tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp, tiền bồi thường, trợ cấp tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp cho người lao động.
…
Và theo khoản 1 Điều 111 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 quy định như sau:
Quyền yêu cầu áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời
- Trong quá trình giải quyết vụ án, đương sự, người đại diện hợp pháp của đương sự hoặc cơ quan, tổ chức, cá nhân khởi kiện vụ án quy định tại Điều 187 của Bộ luật này có quyền yêu cầu Tòa án đang giải quyết vụ án đó áp dụng một hoặc nhiều biện pháp khẩn cấp tạm thời quy định tại Điều 114 của Bộ luật này để tạm thời giải quyết yêu cầu cấp bách của đương sự, bảo vệ tính mạng, sức khỏe, tài sản, thu thập chứng cứ, bảo vệ chứng cứ, bảo toàn tình trạng hiện có tránh gây thiệt hại không thể khắc phục được, đảm bảo cho việc giải quyết vụ án hoặc việc thi hành án.
…
Như vậy, người lao động được tạm ứng tiền lương trong 06 trường hợp sau:
- Theo thỏa thuận với người sử dụng lao động,
- Người lao động hưởng lương theo sản phẩm, theo khoán nếu công việc phải làm trong nhiều tháng;
- Người lao động tạm thời nghỉ việc để thực hiện nghĩa vụ công dân từ 01 tuần trở lên;
- Người lao động nghỉ hằng năm;
- Người lao động bị tạm đình chỉ công việc.
- Trong quá trình giải quyết tranh chấp lao động.
Ngoài trường hợp tạm ứng tiền lương do thỏa thuận thì 5 trường hợp còn lại, người sử dụng lao động bắt buộc phải tạm ứng tiền lương cho người lao động.
Mức xử phạt hành vi không tạm ứng tiền lương cho người lao động trong trường hợp bắt buộc phải tạm ứng?
Tại khoản 2 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP có quy định như sau:
Vi phạm quy định về tiền lương
…
- Phạt tiền đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi: Trả lương không đúng hạn theo quy định của pháp luật; không trả hoặc trả không đủ tiền lương cho người lao động theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động; không trả hoặc trả không đủ tiền lương làm thêm giờ; không trả hoặc trả không đủ tiền lương làm việc vào ban đêm; không trả hoặc trả không đủ tiền lương ngừng việc cho người lao động theo quy định của pháp luật; hạn chế hoặc can thiệp vào quyền tự quyết chi tiêu lương của người lao động; ép buộc người lao động chi tiêu lương vào việc mua hàng hóa, sử dụng dịch vụ của người sử dụng lao động hoặc của đơn vị khác mà người sử dụng lao động chỉ định; khấu trừ tiền lương của người lao động không đúng quy định của pháp luật; không trả hoặc trả không đủ tiền lương theo quy định cho người lao động khi tạm thời chuyển người lao động sang làm công việc khác so với hợp đồng lao động hoặc trong thời gian đình công; không trả hoặc trả không đủ tiền lương của người lao động trong những ngày chưa nghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm khi người lao động thôi việc, bị mất việc làm; không tạm ứng hoặc tạm ứng không đủ tiền lương cho người lao động trong thời gian bị tạm đình chỉ công việc theo quy định của pháp luật; không trả đủ tiền lương cho người lao động cho thời gian bị tạm đình chỉ công việc trong trường hợp người lao động không bị xử lý kỷ luật lao động theo một trong các mức sau đây:
- a) Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;
- b) Từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;
- c) Từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;
- d) Từ 30.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng đối với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;
…
Lưu ý: theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt quy định trên đây là mức phạt đối với cá nhân. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.
Theo đó, khi người sử dụng lao động không tạm ứng tiền lương cho người lao động trong trường hợp bắt buộc phải tạm ứng thì tùy thuộc vào số lượng người lao động bị vi phạm mà người sử dụng lao động sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính với các mức phạt tiền được quy định nêu trên.
Cho người lao động tạm ứng tiền lương theo thỏa thuận có được tính lãi không?
Theo quy định tại Điều 101 Bộ luật Lao động 2019 người lao động và người sử dụng lao động có thể thỏa thuận các điều kiện tạm ứng tiền lương.
Đồng thời, khi thỏa thuận tạm ứng tiền lương theo thỏa thuận thì người sử dụng lao động không được tính lãi.
>>> Chỉ một cuộc hẹn với luật sư, mọi vấn đề pháp lý sẽ được giải quyết triệt để, tiết kiệm thời gian và chi phí cho bạn!
5. Đề nghị tạm ứng hợp đồng hợp pháp
5.1. Giấy đề nghị tạm ứng hợp đồng
Căn cứ theo quy định tại điều 21 thông tư 133/2016/TT-BTC giấy đề nghị tạm ứng là loại giấy chuyên dùng để xin doanh nghiệp trợ cấp cho dự án một khoản tiền được gọi là khoản tạm ứng. Còn giấy đề nghị tạm ứng hợp đồng chính là mẫu đơn được sử dụng phổ biến đối với đơn vị sử dụng lao động bởi khi công ty muốn xin cấp, sử dụng nguồn tiền từ công ty để chi tiêu, đầu tư kinh doanh, sản xuất thì họ cần có các giấy tờ, chứng từ phù hợp để xác minh chi phí của công ty.
Giấy đề nghị tạm ứng hợp đồng là một giấy tờ cần thiết giúp các bên có thể đảm bảo quyền và lợi ích chính đáng của mình, mức tạm ứng trước giá trị hợp đồng sẽ do hai bên chủ động tiến hành thỏa thuận với nhau về mức tạm ứng sao cho phù hợp. Cái này hoàn toàn trên cơ sở tự nguyện thỏa thuận giữa hai bên với nhau.
5.2. Các trường hợp sử dụng đề nghị tạm ứng hợp đồng
Tạm ứng hợp đồng được hiểu là loại giấy chuyên dùng để xin doanh nghiệp một khoản tiền được gọi là khoản tạm ứng. Vậy thì đề nghị tạm ứng hợp đồng thông thường nó sẽ được sử dụng vào những việc như thế nào? Sau đây chúng tôi xin cung cấp cho các bạn một số trường hợp tạm ứng theo hợp đồng như sau:
Trường hợp đầu tiên có thể nói đến khi sử dụng mẫu đề nghị tạm ứng hợp đồng đó là đối với bên sử dụng lao động, bên mà thực thi công việc theo hợp đồng đã ký thì họ muốn tạm ứng để cấp, sử dụng nguồn tiền từ phía công ty để thực hiện trong việc chi tiêu, kinh doanh và sản xuất giấy tờ, chứng từ phù hợp với quy định của công ty. Đây là trường hợp rất phổ biến trong đề nghị tạm ứng theo hợp đồng.
Một trường hợp nữa trong tạm ứng mà chúng ta có thể kể đến đó là trường hợp nhân viên chưa đến kì được nhận lương, nhưng vì lý do nào đó mà họ muốn tạm ứng lương để chi trả thì họ có thể sử dụng mẫu này để tiến hành ứng trước lương.
Trường hợp thứ ba là nhân viên cần thực hiện một công việc của công ty, của khách hàng và cần phải ứng trước một khoản tiền để sử lý công việc thì họ cũng có thể sử dụng mẫu tạm ứng tiền theo hợp đồng để đề nghị ứng tiền mặt.
Đối với các trường hợp mà nhân viên cần tạm ứng tiền để đáp ứng công việc và hoạt động của công ty thì cần có một số giấy tờ, tài liệu chứng minh rằng mục đích chính của việc ứng tiền này là sử dụng cho hoạt động của công ty. Trong một số trường hợp mà nhân viên không cung cấp được tài liệu chứng minh, hoặc các tài liệu đó không hợp lệ, hoặc việc ứng tiền là không cần thiết thì công ty có thể từ chối chi tiền tạm ứng.
Hướng dẫn viết mẫu đề nghị tạm ứng hợp đồng
Hiện nay thì mẫu đề nghị tạm ứng hợp đồng được sử dụng rất là nhiều và phổ biến. Vậy vấn đề liên quan đến viết mẫu giấy đề nghị tạm ứng cũng nhận được nhiều sự quan tâm của mọi người, từ phía nhân viên công ty hay là bên đối tác làm ăn. Để một đề nghị tạm ứng được duyệt thì các nội dung trong mẫu phải đáp ứng được các điều kiện cần thiết. Khi đó phía công ty có đầy đủ các căn cứ để xác thực thì họ mới có căn cứ để quyết định có duyệt đề nghị tạm ứng hay không.
Một mẫu đề nghị tạm ứng hợp đồng cần có một số thông tin cần đáp ứng như sau:
– Một mẫu đề nghị tạm ứng cần phải ứng được yêu cầu về mặt hình thức là trước tiên đó là được viết trên giấy A4, các thông tin ghi không được gạch xóa, mẫu giấy phải sạch đẹp, không rách, không bẩn… Đầy đủ các thông tin như là tên đơn vị làm việc tại góc trái và dòng chữ “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” phải được ghi ở góc bên phải và viết bằng in hoa có dấu.
– Về mặt nội dung: một đơn đề nghị tạm ứng hợp lệ không chỉ đáp ứng về mặt hình thức mà nó còn đáp ứng kể cả về mặt nội dung. Các nội dung ghi trong mẫu tạm ứng phải chính xác, đầy đủ. Ví dụ như là về mục đích tạm ứng là gì thì bên có nhu cầu tạm ứng phải nêu rõ từng mục đích cụ thể mà muốn tiến hành tạm ứng là gì?, tạm ứng được sử dụng vào những công việc gì, ra sao? Còn đối với số tiền thì cần phải ghi rõ ràng bằng cả chữ và số, để tránh tình trạng nhầm lẫn, sai sót.
Một số gợi ý về mục đích tạm ứng như sau: Các bạn có thể ghi mục đích tạm ứng sao cho phù hợp với yêu cầu tạm ứng của mình, phù hợp với nội dung hoàn cảnh của mình có thể là tạm ứng để chi trả lương cho nhân viên , tạm ứng để mua xăng phục vụ cho quá trình vận chuyển hàng hóa hoặc là gặp gỡ khách hàng, tạm ứng để phục vụ cho việc đi lại và gặp gỡ đối tác, tạm ứng để mua nguyên vật liệu xây dựng phục vụ cho dự án đang tiến hành, tiền mua phí văn phòng phẩm….
>>> Nhanh tay đặt lịch tư vấn với luật sư của chúng tôi để được giải đáp mọi thắc mắc pháp lý, đảm bảo quyền lợi và sự an tâm cho bạn!
Việc lập và xử lý đề nghị tạm ứng đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt dòng tiền mà còn tránh được các rủi ro pháp lý và thuế không mong muốn. Luật sư tại Luật Thiên Mã sẽ đồng hành cùng bạn, cung cấp tư vấn chi tiết và thiết thực theo quy định của Luật Kế toán và các thông tư hướng dẫn. Đừng để những sai sót trong quản lý tạm ứng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của bạn. Hãy đặt lịch tư vấn ngay hôm nay để được hỗ trợ tận tình và chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp vận hành suôn sẻ và an toàn pháp lý.
