Trong quản lý kho hàng của doanh nghiệp, phiếu xuất kho giữ vai trò quan trọng trong việc kiểm soát hàng hóa, nguyên vật liệu và minh bạch tài sản. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa nắm rõ các quy định pháp luật liên quan đến phiếu xuất kho, dẫn đến sai sót trong quản lý và kiểm toán. Vậy pháp luật nào quy định về phiếu xuất kho và doanh nghiệp cần lưu ý những điểm gì?
Luật sư tại Luật Thiên Mã sẽ giúp bạn hiểu rõ các quy định của Luật Kế toán, các thông tư hướng dẫn liên quan và tư vấn chi tiết cách lập, lưu trữ phiếu xuất kho đúng quy định pháp luật. Đặt lịch tư vấn ngay hôm nay để đảm bảo quy trình quản lý kho hàng của bạn luôn chính xác, minh bạch và hợp pháp.
1. Phiếu xuất kho là gì? khái niệm và vai trò trong quản lý doanh nghiệp
1.1. Định nghĩa phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho là một loại chứng từ kế toán được sử dụng để ghi nhận và theo dõi số lượng hàng hóa, vật tư, công cụ, dụng cụ, hoặc sản phẩm được xuất ra khỏi kho của doanh nghiệp hoặc cơ quan nhà nước. Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC, phiếu xuất kho là căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, dịch vụ, và kiểm soát định mức tiêu hao vật tư. Trong tiếng Anh, phiếu xuất kho được gọi là “Goods Delivery Note” hoặc “Inventory Delivery Voucher”.
1.2. Vai trò của phiếu xuất kho
- Theo dõi biến động hàng hóa: Phiếu xuất kho giúp doanh nghiệp kiểm soát chính xác số lượng hàng hóa xuất ra, từ đó điều chỉnh kế hoạch sản xuất và phân phối.
- Cơ sở hạch toán kế toán: Đây là chứng từ quan trọng để kế toán ghi nhận chi phí, đảm bảo minh bạch trong báo cáo tài chính.
- Chứng minh nguồn gốc hàng hóa: Đặc biệt, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được sử dụng để chứng minh nguồn gốc hàng hóa khi lưu thông trên thị trường, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Hỗ trợ kiểm toán: Phiếu xuất kho đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong quá trình kiểm toán nội bộ hoặc bên ngoài.
Mẹo từ luật sư: Để tránh rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần đảm bảo phiếu xuất kho được lập đúng quy định, có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan (người lập phiếu, thủ kho, kế toán trưởng, giám đốc). Việc sử dụng phần mềm kế toán như MISA AMIS hoặc MISA meInvoice giúp số hóa và lưu trữ chứng từ, giảm thiểu sai sót.
>>> Cơ hội thoát khỏi vòng xoáy mất tiền, mất sức và trì hoãn vì pháp lý! Đặt lịch tư vấn với Luật sư hôm nay – chỉ một phí nhỏ, bạn được luật sư hàng đầu hỗ trợ, bảo vệ lợi ích tối đa. Thanh toán ngay để thay đổi tình thế!
3. Quy trình lập phiếu xuất kho chuẩn theo pháp luật
3.1. Các bước lập phiếu xuất kho
Dựa trên thực tiễn tư vấn pháp lý và các quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC, quy trình lập phiếu xuất kho bao gồm:
- Nhận yêu cầu xuất kho: Bộ phận kinh doanh hoặc đơn vị sử dụng gửi yêu cầu xuất hàng kèm đơn hàng đến bộ phận kế toán.
- Kiểm tra tồn kho: Kế toán kiểm tra số lượng hàng tồn kho. Nếu đủ hàng, tiến hành lập phiếu xuất kho; nếu không, phản hồi để điều chỉnh yêu cầu.
- Lập phiếu xuất kho: Ghi đầy đủ thông tin theo mẫu quy định, bao gồm số lượng, đơn giá, và lý do xuất kho.
- Xác nhận và phê duyệt: Phiếu được ký bởi người lập phiếu, kế toán trưởng, và giám đốc hoặc người được ủy quyền.
- Xuất hàng: Thủ kho kiểm tra, ghi số lượng thực xuất, và ký xác nhận cùng người nhận hàng.
3.2. Hướng dẫn cách ghi mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 200
Căn cứ theo Phụ lục 3 ban hành kèm Thông tư 200/2014/TT-BTC thì mẫu phiếu xuất kho được ghi như sau:
– Góc bên trái của Phiếu xuất kho phải ghi rõ tên của đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận xuất kho. Phiếu xuất kho lập cho một hoặc nhiều thứ vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá cùng một kho dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng.
– Khi lập phiếu xuất kho phải ghi rõ: Họ tên người nhận hàng, tên, đơn vị (bộ phận): số và ngày, tháng, năm lập phiếu; lý do xuất kho và kho xuất vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.
– Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.
– Cột 1: Ghi số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá theo yêu cầu xuất kho của người (bộ phận) sử dụng.
– Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho (số lượng thực tế xuất kho chỉ có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu).
– Cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá (tuỳ theo qui định hạch toán của doanh nghiệp) và tính thành tiền của từng loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá xuất kho (cột 4 = cột 2 x cột 3).
– Dòng Cộng: Ghi tổng số tiền của số vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá thực tế đã xuất kho.
– Dòng “Tổng số tiền viết bằng chữ”: Ghi tổng số tiền viết bằng chữ trên Phiếu xuất kho.
Lưu ý: Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý, bộ phận kho lập (tuỳ theo tổ chức quản lý và quy định của từng doanh nghiệp) thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần). Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho giám đốc hoặc người được uỷ quyền duyệt (ghi rõ họ tên) giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ, ghi ngày, tháng, năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất (ghi rõ họ tên).
– Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu.
– Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào cột 3, 4 và ghi vào sổ kế toán.
– Liên 3: Người nhận vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng.
3.3. Hướng dẫn cách ghi mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 133
Căn cứ theo Phụ lục 3 ban hành kèm Thông tư 133/2016/TT-BTC có quy định về cách lập mẫu phiếu xuất kho như sau:
Góc bên trái của Phiếu xuất kho phải ghi rõ tên của đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận xuất kho. Phiếu xuất kho lập cho một hoặc nhiều thứ vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa cùng một kho dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng.
Khi lập phiếu xuất kho phải ghi rõ: Họ tên người nhận hàng, tên, đơn vị (bộ phận): số và ngày, tháng, năm lập phiếu; lý do xuất kho và kho xuất vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
– Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
– Cột 1: Ghi số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa theo yêu cầu xuất kho của người (bộ phận) sử dụng.
– Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho (số lượng thực tế xuất kho chỉ có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu).
– Cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá (tùy theo quy định hạch toán của doanh nghiệp) và tính thành tiền của từng loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho (cột 4 = cột 2 x cột 3).
Dòng Cộng: Ghi tổng số tiền của số vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa thực tế đã xuất kho.
Dòng “Tổng số tiền viết bằng chữ”: Ghi tổng số tiền viết bằng chữ trên Phiếu xuất kho.
Lưu ý: Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý, bộ phận kho lập (tùy theo tổ chức quản lý và quy định của từng doanh nghiệp) thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần). Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho giám đốc hoặc người được ủy quyền duyệt (ghi rõ họ tên) giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ, ghi ngày, tháng, năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất (ghi rõ họ tên).
– Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu.
– Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào cột 3, 4 và ghi vào sổ kế toán.
– Liên 3: Người nhận vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng.
Phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán phải lưu trữ bao nhiêu năm?
Căn cứ theo Điều 12 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 05 năm như sau:
Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm
- Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.
- Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
- Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 5 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.
Như vậy, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm.
Lưu ý: Trường hợp pháp luật khác quy định phải lưu trữ phiếu xuất kho trên 5 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.
>>> Liên hệ ngay để được hỗ trợ pháp lý tận tâm và chuyên nghiệp từ các luật sư, giúp bạn an tâm hơn trong mọi quyết định!
4. Bảng kê xuất kho: công cụ hỗ trợ quản lý hiệu quả
4.1. Bảng kê xuất kho là gì?
Bảng kê xuất kho là tài liệu tổng hợp chi tiết các phiếu xuất kho trong một khoảng thời gian nhất định, thường được sử dụng để theo dõi và báo cáo tình hình xuất kho. Bảng này bao gồm các thông tin như mã hàng, tên hàng, số lượng xuất, giá trị tồn kho, và thời gian xuất kho. Theo báo cáo của 1C Việt Nam, việc sử dụng bảng kê xuất kho bằng Excel hoặc phần mềm quản lý kho giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian quản lý.
4.2. Ứng dụng thực tiễn của bảng kê xuất kho
- Theo dõi hàng hóa theo lô/số seri: Đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp có nhiều kho hoặc chi nhánh.
- Tính toán giá trị tồn kho: Bảng kê xuất kho tích hợp công thức Excel giúp tính giá trị tồn kho dựa trên số lượng và đơn giá.
- Hỗ trợ báo cáo tài chính: Cung cấp dữ liệu cho báo cáo tồn kho, đánh giá hiệu quả kinh doanh, và dự báo nhu cầu hàng hóa.
Mẹo từ luật sư: Doanh nghiệp nên tích hợp bảng kê xuất kho với phần mềm quản lý bán hàng như Nhanh.vn để tự động đồng bộ dữ liệu, đảm bảo tính chính xác và giảm thiểu rủi ro gian lận. Ngoài ra, cần kiểm tra định kỳ để phát hiện sai lệch giữa số liệu thực tế và sổ sách.
>>> Đừng chần chừ, giải pháp pháp lý tốt nhất từ luật sư đang chờ bạn – đặt lịch tư vấn ngay hôm nay!
5. Tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa quản lý phiếu xuất kho
5.1. Quy định pháp luật mới nhất
- Thông tư 200/2014/TT-BTC: Áp dụng cho mọi doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực kinh tế.
- Thông tư 133/2016/TT-BTC: Áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Thông tư 88/2021/TT-BTC: Quy định mẫu phiếu xuất kho (04-VT) cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
- Nghị định 119/2018/NĐ-CP: Yêu cầu sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử thay cho chứng từ giấy.
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Quy định chi tiết về nội dung và sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
5.2. Rủi ro pháp lý và cách phòng ngừa
Theo Nghị định 49/2016/NĐ-CP, việc lập phiếu xuất kho sai quy định hoặc thiếu chữ ký có thể dẫn đến xử phạt hành chính. Doanh nghiệp cần:
- Đảm bảo đầy đủ các tiêu thức bắt buộc trên phiếu.
- Lưu trữ chứng từ đúng thời hạn quy định.
- Sử dụng chữ ký điện tử cho phiếu xuất kho điện tử để đảm bảo giá trị pháp lý.
Mẹo từ luật sư: Định kỳ kiểm tra và đối chiếu phiếu xuất kho với thực tế kho hàng để phát hiện sai sót kịp thời. Sử dụng các giải pháp công nghệ để quản lý phiếu xuất kho điện tử, đảm bảo tuân thủ Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
>>> Thanh toán nhanh, nhận tư vấn chất lượng từ luật sư, giải quyết vấn đề hiệu quả – tất cả chỉ trong một cuộc hẹn!
Phiếu xuất kho không chỉ là chứng từ nội bộ mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng trong việc quản lý tài sản, phục vụ kiểm toán và bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp. Việc lập phiếu xuất kho đúng mẫu, đầy đủ thông tin và tuân thủ quy định của pháp luật giúp doanh nghiệp tránh rủi ro về thuế và kiểm tra nội bộ. Luật sư tại Luật Thiên Mã sẽ tư vấn chi tiết, hỗ trợ bạn hoàn thiện quy trình này một cách bài bản và hiệu quả. Hãy đặt lịch tư vấn ngay hôm nay để được hỗ trợ kịp thời, giúp doanh nghiệp vận hành minh bạch và an toàn pháp lý..
