Thủ tục chứng thực di chúc tại UBND xã theo quy định của pháp luật

Thủ tục chứng thực di chúc tại UBND xã như thế nào? Di chúc là một trong những văn bản quan trọng trong cuộc đời mỗi người, thể hiện ý muốn và nguyện vọng về việc quản lý và phân chia tài sản sau khi mình ra đi. Để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của di chúc, việc chứng thực di chúc là một quy trình không thể thiếu. Tuy nhiên, đối với nhiều người, quá trình chứng thực di chúc vẫn còn là một điều gì đó xa lạ và phức tạp. Đội ngũ Luật sư giàu kinh nghiệm của Luật Thiên Mã xin gửi đến quý bạn đọc câu trả lời qua bài viết dưới đây! Để được đảm bảo quyền lợi, quý khách hàng có thể liên hệ với chúng tôi qua hotline 1900.6174 để được hỗ trợ.

>>> Liên hệ luật sư tư vấn miễn phí thủ tục chứng thực di chúc tại UBND xã? Gọi ngay: 1900.6174

Chứng thực di chúc là gì?

Căn cứ vào Điều 624 trong Bộ luật Dân sự năm 2015, di chúc có thể được trình bày dưới hai hình thức là văn bản hoặc lời nói, nhằm thể hiện ý chí và nguyện vọng của người đăng ký di chúc, muốn chuyển tài sản của mình cho người khác sau khi qua đời.

Chứng thực di chúc là quá trình xác nhận tính hợp pháp của nội dung di chúc của người để lại di sản. Thủ tục chứng thực di chúc được thực hiện bởi người có thẩm quyền chứng thực theo quy định của pháp luật về hình thức lập bản di chúc. Khi di chúc được chứng thực, nó được xem là đã có giá trị pháp lý và tuân thủ theo ý muốn của người đăng ký di chúc.

Để chứng thực di chúc, người có thẩm quyền chứng thực sẽ kiểm tra nội dung di chúc theo quy định của pháp luật và xác nhận tính chân thực của chữ ký trên di chúc.

>>> Xem thêm: Mẫu di chúc nhờ người viết hộ có hợp pháp không?

Chứng thực di chúc ở đâu

Dựa vào điểm e khoản 2 Điều 5 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, quy định như sau:

Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:

e) Chứng thực di chúc

Theo quy định này, người lập di chúc có thể yêu cầu Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện chứng thực cho di chúc mà họ đã lập. Việc chứng thực di chúc thuộc về thẩm quyền và trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp xã.

Ngoài ra, người lập di chúc cũng có thể chọn công chứng di chúc tại phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng nếu muốn. Tùy thuộc vào sự lựa chọn của người lập di chúc, việc chứng thực có thể được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc các cơ quan công chứng khác có thẩm quyền.

Thủ tục chứng thực di chúc tại UBND xã

Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ chứng thực di chúc

Hồ sơ yêu cầu chứng thực gồm các giấy tờ sau:

• Dự thảo di chúc: Đây là bản dự thảo của di chúc, thể hiện ý muốn của người lập di chúc về việc quản lý và phân chia tài sản sau khi qua đời. Dự thảo này phải được chuẩn bị kỹ càng và chính xác để tránh những hiểu lầm và tranh chấp sau này.
• Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân của người lập di chúc: Đây là giấy tờ xác thực danh tính của người lập di chúc. Bản sao này phải còn giá trị sử dụng và được xuất trình kèm theo bản chính để đối chiếu tính xác thực.
• Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng các tài sản của người lập di chúc: Đây là giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng các tài sản mà người lập di chúc sở hữu. Bản sao này cũng phải xuất trình kèm theo bản chính để đối chiếu tính hợp pháp của tài sản đó. Đối với trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa tính mạng, thì không cần xuất trình giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của họ.

Thẩm quyền chứng thực di chúc 

Theo khoản 5 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP:

“5. Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc quy định tại Điều này không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.”

Điều này cho thấy rõ rằng việc chứng thực di chúc không bị ràng buộc bởi nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực. Điều này mang lại sự linh hoạt và thuận tiện cho người lập di chúc, vì họ có thể chọn bất kỳ ủy ban nhân dân cấp xã nào để tiến hành chứng thực di chúc của mình.

Về địa điểm chứng thực

Người có yêu cầu chứng thực di chúc cần nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân cấp xã. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, người yêu cầu chứng thực có thể yêu cầu chứng thực tại nơi khác ngoài trụ sở của Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn. Điều này áp dụng cho những trường hợp sau:

• Người yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại được do sức khỏe yếu đuối.
• Người yêu cầu chứng thực đang bị tạm giữ hoặc tạm giam.
• Người yêu cầu chứng thực đang thi hành án phạt tù.
• Người yêu cầu chứng thực có lý do chính đáng khác mà không thể đến trực tiếp trụ sở của Ủy ban nhân dân cấp xã.

Thủ tục này được căn cứ theo khoản 1 Điều 10 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, điều này quy định rõ ràng về việc chứng thực di chúc và các giao dịch khác. Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực gặp các tình huống đặc biệt như đã liệt kê ở trên, họ được phép yêu cầu chứng thực tại một địa điểm khác phù hợp với hoàn cảnh của mình.

Bước 2: Nộp hồ sơ chứng thực

Sau khi đã chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, người có yêu cầu chứng thực di chúc cần đến nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã. Tại đây, người thực hiện chứng thực sẽ tiến hành kiểm tra các giấy tờ trong hồ sơ và xác nhận năng lực hành vi dân sự cũng như tính tự nguyện của người có yêu cầu chứng thực.

Theo quy định của khoản 1 điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, người yêu cầu chứng thực chữ ký phải xuất trình các giấy tờ sau:

a) Bản chính hoặc bản sao có chứng thực của Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;

b) Các giấy tờ hoặc văn bản mà người yêu cầu sẽ ký khi thực hiện chứng thực.

Điều này có nghĩa là khi đến Ủy ban nhân dân cấp xã yêu cầu chứng thực, người có yêu cầu cần đem theo bản chính hoặc bản sao có chứng thực của Giấy chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân còn giá trị sử dụng. Hơn nữa, họ cần chuẩn bị các bản di chúc mà muốn thực hiện chứng thực để người thực hiện chứng thực kiểm tra.

Các trường hợp không được chứng thực theo quy định tại Điều 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP gồm:

• Người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình tại thời điểm chứng thực. Điều này đảm bảo rằng người yêu cầu chứng thực có khả năng nhận thức và hiểu rõ hành vi mà họ đang thực hiện khi ký vào di chúc.
• Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo. Điều này đảm bảo rằng người yêu cầu chứng thực có giấy tờ hợp lệ và chính xác để xác nhận danh tính và văn bản được chứng thực đúng người.
• Giấy tờ hoặc văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp pháp luật có quy định khác. Điều này đảm bảo rằng việc chứng thực chỉ áp dụng cho di chúc và những văn bản có liên quan đến di chúc mà không bao gồm các loại hợp đồng và giao dịch khác.

Sau khi đã kiểm tra các giấy tờ của người yêu cầu chứng thực và đánh giá đủ năng lực hành vi dân sự, khả năng nhận thức và làm chủ hành vi, tính tự nguyện, không bị lừa dối, ép buộc, đe dọa; và không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, người thực hiện chứng thực sẽ tiến hành quy trình chứng thực cho di chúc.

Bước 3: Thực hiện chứng thực di chúc

Người có thẩm quyền thực hiện chứng thực chữ ký

Trong bước này, người có thẩm quyền thực hiện chứng thực di chúc sẽ thực hiện các thủ tục cần thiết để xác nhận tính hợp pháp của di chúc. Theo quy định tại khoản 2 điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, các bước chứng thực sẽ được thực hiện như sau:

• Người yêu cầu chứng thực phải ký và ghi rõ họ tên vào bản di chúc trước mặt người thực hiện chứng thực. Nếu người yêu cầu không thể ký được, thì phải thực hiện điểm chỉ. Nếu họ không đọc được, không nghe được, không ký hoặc không thể điểm chỉ được, thì cần có 02 người làm chứng nhân sự kiện này.
• Người thực hiện chứng thực ghi lời chứng theo mẫu quy định, sau đó ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực lên bản di chúc và ghi vào sổ chứng thực.
• Đối với di chúc có từ 02 trang trở lên, từng trang phải được đánh số thứ tự và có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực. Số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối của di chúc. Nếu di chúc có từ 02 tờ trở lên, thì cần đóng dấu giáp lai để đảm bảo tính toàn vẹn và chính xác của di chúc.

Chứng thực chữ ký theo cơ chế một cửa

Trong trường hợp chứng thực chữ ký được thực hiện tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, quy trình chứng thực sẽ được thực hiện một cách thuận tiện và nhanh chóng. Công chức tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra các giấy tờ trong hồ sơ và đánh giá xem người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện để tiến hành chứng thực hay không. Nếu người yêu cầu chứng thực đáp ứng đủ điều kiện, công chức sẽ yêu cầu người này ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển hồ sơ cho người có thẩm quyền tiến hành ký chứng thực.

Tuy nhiên, trong trường hợp người yêu cầu chứng thực bị từ chối, người thực hiện chứng thực sẽ phải giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quá trình chứng thực và cho phép người yêu cầu chứng thực hiểu rõ về lý do không được chấp nhận để có cơ hội điều chỉnh hoặc bổ sung hồ sơ nếu cần thiết. Từ đó, quy trình chứng thực sẽ diễn ra một cách trôi chảy và đảm bảo tính hiệu quả trong việc xác nhận tính hợp pháp của di chúc.

Bước 4: Nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ

Sau khi hoàn thành quá trình chứng thực, người yêu cầu chứng thực sẽ tiến hành nộp lệ phí chứng thực và các chi phí khác (nếu có). Người yêu cầu chứng thực nên xác định rõ các khoản phí cần phải thanh toán trước khi nộp hồ sơ để tránh những rắc rối không mong muốn sau này.

Sau khi đã thanh toán đầy đủ lệ phí và chi phí liên quan, người yêu cầu chứng thực sẽ được nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ.

>>> Chuyên viên tư vấn miễn phí chứng thực di chúc ở đâu? Gọi ngay: 1900.6174

Mẫu chứng thực di chúc tại UBND xã đầy đủ pháp lý

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

DI CHÚC

Hôm nay, ngày … tháng ….. năm …., tại ……………………………………

Tôi là: ………………………………………………………………………………………….

Ngày sinh: ………………………………………………..

CMND/CCCD/Hộ chiếu số: ………………. cấp ngày …/…/… tại ……………..

Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: ………………………………………..

Nay trong trạng thái tinh thần hoàn toàn minh mẫn, sáng suốt, không bị bất kỳ một sự lừa dối, đe dọa hoặc cưỡng ép nào, tôi lập di chúc này để định đoạt tài sản của tôi sau khi chết đi như sau:

Tài sản

Tài sản của tôi được định đoạt trong di chúc này bao gồm:

1/ ………………………………………………………………………………;

2/ ……………………………………………………………………………….;

Định đoạt tài sản

Sau khi tôi chết, toàn bộ tài sản nêu trên của tôi được để lại cho:

1/ ……………………………………………………………………………….;

2/ ……………………………………………………………………………….;

Ngoài ông/bà ………………, tôi không để lại tài sản nêu trên của mình cho bất cứ ai khác.

Sau khi tôi qua đời, ………………………  được toàn quyền làm các thủ tục theo quy định của pháp luật để được đứng tên số tài sản nói trên theo bản di chúc này.

Di chúc này được tự tay tôi viết, thể hiện đầy đủ, dứt khoát ý chí của tôi, được lập thành  …. (…) bản, mỗi bản gồm … (…) trang…. (…) tờ.

NGƯỜI LẬP DI CHÚC

Ngày….. tháng…… năm……. (Bằng chữ……….. ) Tại…………

Tôi ……………….. là ………..

Chứng thực

– Ông/bà…………. Giấy tờ tùy thân số……… cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của di chúc.

– Tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ yêu cầu và chứng thực, ông/bà……….. minh mẫn, sáng suốt, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện lập di chúc và đã ký/điểm chỉ vào di chúc này trước mặt ông/bà………… là người tiếp nhận hồ sơ.

Di chúc này được lập thành……. bản chính (mỗi bản chính gồm …. tờ, …trang); giao cho người lập di chúc….. bản; lưu tại…….. 01 (một) bản.

Số chứng thực…………. quyển số……………… – SCT/HĐ,GD

Người tiếp nhận hồ sơ ký, ghi rõ họ, tên

Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu

>>> Mẫu chứng thực di chúc tại UBND xã đầy đủ pháp lý? Gọi ngay: 1900.6174

Hướng dẫn viết lời chứng chứng thực di chúc

• Ghi rõ ngày, tháng, năm thực hiện chứng thực: Trong quá trình chứng thực di chúc, cần ghi rõ chính xác ngày, tháng, năm mà việc chứng thực được tiến hành. Nếu chứng thực diễn ra ngoài trụ sở cơ quan có thẩm quyền, cần ghi thời gian (giờ, phút), ngày, tháng, năm mà người yêu cầu chứng thực đã ký vào giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch cần được chứng thực.
• Ghi rõ địa điểm thực hiện chứng thực: Để đảm bảo tính chính xác và minh bạch, cần ghi rõ địa điểm thực hiện chứng thực. Ví dụ: “UBND xã A, huyện B, tỉnh C”. Trong trường hợp chứng thực diễn ra ngoài trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực, cần ghi rõ địa điểm thực hiện chứng thực ngoài trụ sở.
• Ghi rõ họ, chữ đệm và tên của người thực hiện chứng thực và chức danh của người thực hiện chứng thực: Trong phần này, cần nêu rõ thông tin của người thực hiện chứng thực, bao gồm họ, chữ đệm và tên của họ, cùng với chức danh mà họ đang giữ tại cơ quan thực hiện chứng thực. Ví dụ: “Chủ tịch UBND xã A, huyện B, tỉnh C” hoặc “Trưởng phòng Tư pháp huyện B, tỉnh C”.
• Ghi rõ tên của di chúc được chứng thực: Trong phần này, cần chỉ định rõ tên của di chúc mà người yêu cầu chứng thực muốn được chứng thực. Ví dụ: “Hợp đồng tặng cho căn nhà”.
• Ghi rõ loại giấy tờ tùy thân là chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu: Đầu tiên, cần ghi rõ thông tin về loại giấy tờ tùy thân mà người yêu cầu chứng thực đang sử dụng. Các loại giấy tờ tùy thân phổ biến bao gồm chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu.
• Ghi “ký” hoặc “điểm chỉ”: Để xác định tình trạng của việc ký vào giấy tờ, cần ghi rõ “ký” nếu người yêu cầu chứng thực đã ký vào giấy tờ, và “điểm chỉ” nếu người đó không thể ký và phải sử dụng phương pháp điểm chỉ.
• Ghi số quyển, năm thực hiện chứng thực và ký hiệu sổ chứng thực: Đối với sổ chứng thực, cần ghi rõ thông tin về số quyển và năm thực hiện chứng thực. Nếu sổ chứng thực sử dụng cho nhiều năm, thì ghi số thứ tự theo từng năm (ví dụ: quyển số 01/2019 + 01/2020 – SCT/HĐ,GD).
• Công chức tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông ký và ghi rõ họ, chữ đệm, tên: Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại bộ phận một cửa hoặc một cửa liên thông, người công chức tiếp nhận cần ký vào giấy tờ và ghi rõ thông tin cá nhân, bao gồm họ, chữ đệm và tên.
• Nếu thực hiện tại Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng hoặc Cơ quan đại diện, người có thẩm quyền tại đơn vị đó ký và đóng dấu: Tùy theo nơi thực hiện chứng thực, người có thẩm quyền tại từng đơn vị sẽ ký và đóng dấu tương ứng. Ví dụ: Trưởng phòng/Phó trưởng phòng ký, đóng dấu Phòng Tư pháp; Chủ tịch/Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân ký, đóng dấu Ủy ban nhân dân cấp xã; công chứng viên ký, đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng; viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký, đóng dấu Cơ quan đại diện. Người thực hiện chứng thực cần ghi rõ họ, chữ đệm và tên.

>>> Hướng dẫn viết lời chứng chứng thực di chúc? Gọi ngay: 1900.6174

Người không được công chứng, chứng thực di chúc

Theo quy định tại Điều 637 của Bộ luật Dân sự năm 2015, có thể hiểu rằng công chứng viên hoặc người có thẩm quyền thực hiện chứng thực di chúc không được phép thực hiện thủ tục công chứng/chứng thực đối với di chúc trong các trường hợp sau:

• Người thừa kế đã được xác định cụ thể trong nội dung di chúc hoặc theo quy định pháp luật của người lập di chúc. Điều này nhằm tránh tình trạng người lập di chúc thiên vị hoặc gây tranh cãi khi chỉ định thừa kế.
• Người lập di chúc có quan hệ gia đình với cha, mẹ, vợ hoặc chồng, con, và đã chỉ định họ làm người thừa kế theo di chúc hoặc theo quy định pháp luật. Điều này đảm bảo tính công bằng và tuân thủ ý muốn của người lập di chúc.
• Người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến tài sản có liên quan đến nội dung bản di chúc đã thực hiện thủ tục công chứng hoặc chứng thực. Việc này nhằm đảm bảo tính khách quan và tránh tình trạng có liên quan quá mức đối với việc thực hiện thủ tục chứng thực.

Qua đó, có thể kết luận rằng việc thực hiện thủ tục công chứng/chứng thực di chúc không nên được giao cho các chủ thể có liên quan với bản di chúc. Điều này bởi vì công chứng/chứng thực là hoạt động quan trọng trong việc xác thực tính hợp pháp của di chúc, và nếu thực hiện bởi các chủ thể liên quan, khó có thể đảm bảo tính chính xác, bảo mật và khách quan của di chúc.

Pháp luật đã quy định rõ các trường hợp mà các chủ thể không được thực hiện thủ tục công chứng/chứng thực di chúc, nhằm hỗ trợ và bảo vệ quyền và lợi ích của người lập di chúc, đồng thời đảm bảo tính công bằng và minh bạch cho những người thừa kế được chỉ định theo di chúc hoặc theo pháp luật.

>>> Xem thêm: Chứng thực di chúc ở đâu? Mẫu chứng thực di chúc mới nhất

Trên đây là toàn bộ thông tin về Thủ tục chứng thực di chúc tại UBND xã mà Đội ngũ luật sư của Luật Thiên Mã muốn cung cấp cho quý bạn đọc. Trong quá trình theo dõi, nếu có bất kỳ vướng mắc nào, quý bạn đọc vui lòng liên hệ 1900.6174 để được hỗ trợ kịp thời và đầy đủ nhất!